મોટી ફાઇલને હેન્ડલ કરવી મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે તે ટ્રાન્સફર કરવામાં ઘણો સમય લે છે. મોટી ફાઇલ ખોલવામાં ઘણો સમય લાગે છે. મોટી ફાઇલમાં કોઈપણ પ્રકારનો ફેરફાર અપડેટ થવામાં ઘણો સમય લે છે. તેથી, ફાઇલનું કદ ઘટાડવું મહત્વપૂર્ણ છે. આ લેખમાં, આપણે જોઈશું કે એક્સેલ ફાઇલનું કદ કેવી રીતે ઘટાડવું/કોમ્પ્રેસ કરવું . તે કરવાની ઘણી રીતો છે. અમે અહીં શ્રેષ્ઠ વિકલ્પો પસંદ કરીશું.

અમારા વિશ્લેષણમાં, અમે સુપરસ્ટોર વેચાણના નમૂના ડેટાનો ઉપયોગ કરીએ છીએ. નમૂના આ લિંક પરથી ડાઉનલોડ કરવામાં આવ્યો હતો //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

આ નમૂનાની મૂળ ફાઇલ કદ 3,191 KB છે.

મોટા એક્સેલ ફાઇલનું કદ ઘટાડવા/સંકુચિત કરવાની 3 ટોચની પદ્ધતિઓ

આ વિભાગમાં, અમે મોટી એક્સેલ ફાઇલનું કદ ઘટાડવા/સંકુચિત કરવા માટે 3 સાબિત પદ્ધતિઓની ચર્ચા કરીશું. ચાલો હવે તેમને તપાસીએ!

1. ફાઇલનું કદ ઘટાડવા માટે ડેટા કાઢી નાખવું

એવા ઘણા કિસ્સાઓ છે જેમાં તમારી પાસે ડેટા અથવા ફોર્મેટને કાઢી નાખવા સિવાય બીજો કોઈ વિકલ્પ નથી. અહીં, અમે તેમની ચર્ચા કરીશું.

1.1. એક્સેલમાં ખાલી કોષો કાઢી નાખવું/સાફ કરવું

તમે એક્સેલ વર્કબુકમાં કોઈ કાર્ય પૂર્ણ કરી લો તે પછી, ઘણા બધા નહિ વપરાયેલ કોષો છે જેની તમારી વર્કબુકમાં કોઈ ઉપયોગિતા નથી. ક્યારેક તમે આકસ્મિક રીતે આ બિનઉપયોગી કોષોમાં કેટલાક ફોર્મેટિંગ કરો છો જે ખરેખર તમારી ફાઇલનું કદ વધારે છે. આ ખાલી કોષોમાંથી ફોર્મેટિંગ દૂર કરવાથી તમારી ફાઇલનું કદ ઘટે છે.

• જો તમે સંપૂર્ણ ખાલી કોષો પસંદ કરવા માંગતા હોવ તો ફક્ત CTRL+Shift+ ↓+ → એકસાથે ક્લિક કરો.તીરના ચિહ્નો સૂચવે છે કે તમે તમારો આદેશ ક્યાં મૂકવા માંગો છો.

• ખાલી કોષો પસંદ કર્યા પછી, હોમ ટેબ પર સાફ કરો વિકલ્પ દબાવો બધું સાફ કરો. આ કોષોને સાફ કરશે .

તે કરવાની બીજી રીત છે.

• હોમ ટેબ પર, શોધો & પસંદ કરો અને પછી દબાવો વિશેષ પર જાઓ.

• તે ખુલશે વિશેષ પર જાઓ સંવાદ બોક્સ. તે બોક્સ પર ખાલી જગ્યાઓ પર ટિક કરો અને ઓકે દબાવો. આ તમારી એક્સેલ વર્કબુકના ખાલી વિસ્તારોને આપમેળે શોધી કાઢશે. આ પછી ખાલી કોષોને સાફ કરો જેમ આપણે પહેલા કર્યું હતું.

વધુ વાંચો: ડેટા કાઢી નાખ્યા વિના એક્સેલ ફાઇલનું કદ કેવી રીતે ઘટાડવું (9 ઝડપી ટીપ્સ)

1.2. બિનજરૂરી છુપાયેલા કોષોને તપાસો અને કાઢી નાખો

કેટલીકવાર બિનજરૂરી છુપાયેલા કોષો મોટી એક્સેલ ફાઇલોનું કારણ હોય છે. તમે જે એક્સેલ વર્કશીટ પર કામ કરી રહ્યા છો તેની કેટલીક પંક્તિઓ અથવા કૉલમ તમે અકસ્માતે છુપાવી શકો છો. અચાનક તમને ખ્યાલ આવે છે કે તમારી ફાઇલમાં કેટલાક છુપાયેલા તત્વો છે જેની તમને જરૂર નથી. તમે ફક્ત એક્સેલ વર્કશીટની પંક્તિઓ અને કૉલમ્સને છુપાવી શકો છો અને જુઓ કે તમને તેમની જરૂર છે કે નહીં. જો તમને તેની જરૂર ન હોય તો તે બધાને કાઢી નાખો.

વધુ વાંચો: ઈમેલ માટે એક્સેલ ફાઇલને કેવી રીતે સંકુચિત કરવી (13 ઝડપી પદ્ધતિઓ )

2. ડેટા કાઢી નાખ્યા વિના ફાઇલનું કદ ઘટાડવું

ક્યારેક, તમારે ફાઇલ ડેટા કાઢી નાખવાની જરૂર નથીઅથવા એક્સેલ ફાઇલનું કદ ઘટાડવા માટે ફોર્મેટિંગ. ફક્ત કેટલીક તકનીકો લાગુ કરવાથી તમે ફાઇલનું કદ ઘટાડી શકશો.

2.1. એક્સેલ બાઈનરી ફોર્મેટ

એક્સેલ ફાઈલને ( .xlsx ) ફોર્મેટમાંથી એક્સેલ બાઈનરી ફોર્મેટમાં સાચવવાથી ( .xlsb ) ઘટે છે તમારી ફાઇલનું કદ લગભગ 40% . તમારી ફાઇલનું કદ ઘટાડવાની આ સૌથી સહેલી અને સૌથી અસરકારક રીત છે. પ્રક્રિયા નીચે આપેલ છે.

• સૌ પ્રથમ, તમારી સેમ્પલ એક્સેલ ફાઇલને ( .xlsx ) ફોર્મેટમાં ચોક્કસ ફોલ્ડરમાં સાચવો.

• પછી, તે જ ફાઇલને તે જ ફોલ્ડરમાં ( .xlsb ) ફોર્મેટમાં સાચવો જેમાં તમે પહેલાની ( .xlsx ) સાચવી છે. ) ફોર્મેટ કરેલી ફાઇલ.

• હવે, બે ફાઇલો એક જ ડિરેક્ટરીમાં સાચવવામાં આવી છે.
• અહીં, આપણે ફાઇલને તપાસીશું. ( .xlsb ) ફાઇલનું કદ અને ( .xlsx ) ફોર્મેટ સાથે તેની સરખામણી કરો પછી ભલે તે ઘટેલી હોય કે ન હોય.

અમે જોઈ શકીએ છીએ કે ( .xlsb ) ફાઇલમાં 1,666 KB છે જ્યાં ( .xlsx ) ફાઇલમાં 3,191 KB<2 છે>. તેથી, ફાઈલનું કદ મોટા પાયે ઘટાડી દેવામાં આવ્યું છે.

Excel બાઈનરી વર્કબુકના ફાયદા અને ગેરફાયદા

ફાઈલને (. xlsb માં સાચવતી વખતે ) ફોર્મેટ, એક બાબત તમારે ધ્યાનમાં રાખવી જોઈએ કે, દરેક વસ્તુની જેમ, એક્સેલ વર્કબુકને બાઈનરી ફોર્મેટમાં સાચવવાથી કેટલાક ફાયદા અને ગેરફાયદા થાય છે.

ફાયદો

• એક્સેલ બાઈનરી ફાઇલ ( .xlsx ) કરતાં બચત કરતી વખતે નોંધપાત્ર રીતે ઓછી જગ્યા વાપરે છે.ફાઇલો.
• બાઈનરી ડેટા લોડ કરવું એ ટેક્સ્ટ ( .xml ) ફાઇલો અથવા ( .xlsx ) ફાઇલોને પાર્સિંગ કરતાં વધુ ઝડપી છે.
• મેક્રો, VBA કોડ સંપૂર્ણપણે સપોર્ટેડ છે.

વિપક્ષ

• ( .xlsb માટે કોઈ રિબન ફેરફારની મંજૂરી નથી ) ફોર્મેટ્સ. તમારે પાછા
• ( .xlsm )
• માં કન્વર્ટ કરવું પડશે, તમારા રિબન ફેરફારો કરો અને પછી પાછા ( .xlsb ).<12
• Excel 2003 અને અગાઉના વર્ઝન સાથે સુસંગત નથી.
• ( .xlsb ) એ બાઈનરી ફાઇલ ફોર્મેટ છે, ઓપન ( .xml)થી વિપરીત ), ( .xlsx ), અને  ( .xlsm ) ફાઇલો. આથી, તમે ઘણી વાર તમારી ( .xlsb ) ફાઇલો બધે કામ કરતી જોઈ શકશો નહીં.

તેથી, બાઈનરી ફોર્મેટમાં ફાઇલ સાચવતી વખતે સાવચેત રહો. ચોક્કસ તમે આ ત્યારે કરી શકો છો જ્યારે તે આપેલો ફાયદો ગેરફાયદા કરતાં ઘણો વધારે હોય.

વધુ વાંચો: 100MB કરતાં વધુ એક્સેલ ફાઇલને કેવી રીતે સંકુચિત કરવી (7 ઉપયોગી રીતો)<2

2.2. શરતી ફોર્મેટિંગ તપાસવું

એક્સેલમાં, શરતી ફોર્મેટિંગ ડેટાને વિઝ્યુઅલાઈઝ કરે છે અને વર્કશીટને સમજવામાં સરળ બનાવે છે. પરંતુ કેટલીકવાર અમે શરતી ફોર્મેટિંગ લાગુ કરતી વખતે ભૂલો કરીએ છીએ. કેટલીકવાર આપણે સંપૂર્ણ શીટ અથવા પંક્તિઓ અથવા કૉલમ્સના સંપૂર્ણ જૂથ પર ફોર્મેટિંગ લાગુ કરીએ છીએ. ભૂલ ઘટાડવા માટે, અમે શરતી ફોર્મેટિંગ > પર જઈ શકીએ છીએ. નિયમોનું સંચાલન કરો અને દરેક નિયમોની સેલ શ્રેણી તપાસો. ફરીથી જો આપણે એક્સેલ વર્કબુકમાં શરતી ફોર્મેટિંગ લાગુ કરીએ અને અચાનક ખ્યાલ આવે કે આપણને તેની જરૂર નથીકે અમે સમગ્ર વર્કશીટમાંથી નિયમો સાફ કરીને શરતી ફોર્મેટિંગને પૂર્વવત્ કરી શકીએ છીએ.

વધુ વાંચો: મોટા એક્સેલનું કારણ શું છે તે કેવી રીતે નક્કી કરવું ફાઇલનું કદ

2.3. એક્સેલ ફોર્મ્યુલાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવું

ફાઇલનું કદ સીધું ઘટાડવા સિવાય, અમે એક્સેલ ફોર્મ્યુલાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરી શકીએ છીએ જેથી કરીને ગણતરી ઝડપથી કરી શકાય તેથી ફાઇલનું કદ ઘટાડી શકાય. તે કરવા માટે ઘણી બધી રીતો છે.

2.3.1. અસ્થિર ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરવાનું ટાળો

એક્સેલમાં સાત અસ્થિર કાર્યો છે જે RAND , NOW , TODAY , OFFSET છે , સેલ , પ્રત્યક્ષ , અને માહિતી . જ્યારે પણ એક્સેલ ફાઇલમાં ફેરફાર થાય છે ત્યારે આ સૂત્રોની પુનઃ ગણતરી કરવામાં આવે છે. જો તમારી વર્કશીટમાં ઘણાં વોલેટાઈલ ફોર્મ્યુલા હોય તો ગણતરીઓ ધીમી થઈ જાય છે તેથી ફાઈલનું કદ વધે છે. તેથી, ઉકેલો સરળ છે, આપણે અસ્થિર સૂત્રોનો ઉપયોગ કરવાનું ટાળવું જોઈએ. અસ્થિર સૂત્રોના કેટલાક વિકલ્પો છે. તે નીચે આપેલ છે

• OFFSET ફંક્શનને બદલે, અમે INDEX નો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.
• વર્કશીટની અંદર INDEX ફંક્શનનો ઉપયોગ INDIRECT ફંક્શન્સને બદલવા માટે અક્ષરોને બદલે કૉલમ નંબરનો ઉપયોગ કરીને કરી શકાય છે.
• NOW અને TODAY માટે કોઈ વિકલ્પ નથી. કાર્યો પરંતુ VBA કોડનો ઉપયોગ તેમને બદલવા માટે કરી શકાય છે.

જેમ કે Now ફંક્શન માટે, અમે ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ-

2328

<1 માટે>આજે કાર્યો આપણે કરી શકીએ છીએ

6952

• નો ઉપયોગ કરો RAND ફંક્શન મોટાભાગે જરૂરી નથી. જો કે, જો અમને નવા રેન્ડમ નંબરની જરૂર હોય તો અમે તેને જનરેટ કરવા માટે VBA ફંક્શનનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.

5402

• INFO અને CELL એ ખાસ કરીને સામાન્ય સૂત્રો નથી. તેઓ સિસ્ટમ, વર્કબુક અને સેલ સ્ટેટસ માહિતી પ્રદાન કરે છે. તેનો ઉપયોગ કરવાને બદલે, અમે VBA નો ઉપયોગ કરીને ફાઇલ પાથ અથવા સેલ રંગ સંદર્ભ નંબરનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.

2.3.2. પીવટ કોષ્ટકો અથવા એક્સેલ કોષ્ટકોનો ઉપયોગ કરો

સૂત્રોની શ્રેણીને બદલે પીવટ કોષ્ટકો અથવા એક્સેલ કોષ્ટકોનો ઉપયોગ કરીને તમારું પરિણામ બતાવવાની એક કાર્યક્ષમ રીત છે

2.3.3. સમગ્ર પંક્તિઓ અથવા કૉલમનો સંદર્ભ આપવાનું ટાળો

SUMIF અથવા VLOOKUP ફંક્શન્સ સમગ્ર કૉલમ અથવા પંક્તિઓમાં ડેટા શોધે છે. સમગ્ર ડેટાને સંદર્ભિત કરવાને બદલે, જો જરૂરી હોય તો અમે ફક્ત થોડા કોષોનો સંદર્ભ લઈ શકીએ છીએ. લાઈક-

= SUMIF (A: A, $C4, B: B)

નો ઉપયોગ કરવાને બદલે અમે = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

અહીં આપણે કૉલમ A ના 1લા 50 સેલનો ઉલ્લેખ કરી રહ્યા છીએ.

2.3.4. પુનરાવર્તિત ગણતરીઓ ટાળો

ચાલો કે તમારી પાસે એક સૂત્ર છે જેમાં “ =$A$3+$B$3 ” છે, અને તમે તે સૂત્રને પચાસ કોષોમાં નકલ કરો. અનન્ય કોષોની સંખ્યા માત્ર બે હોવા છતાં, અહીં કોષ સંદર્ભોની કુલ સંખ્યા સો છે. પરંતુ જો C3 પાસે ફોર્મ્યુલા છે જે =A3+B3 છે, અને તમે તેને 50 અન્ય કોષો પર અપડેટ કરવા માંગો છો, ફક્ત સેલનો સંદર્ભ લઈને C3 તે 50 કોષોમાં તમે ખરેખર સંદર્ભની સંખ્યા 50 કરી શકો છો, જ્યારે તમારા અગાઉના સંદર્ભ માટે સો કોષોની જરૂર હતી.

વધુ વાંચો: કેવી રીતે પીવટ ટેબલ સાથે એક્સેલ ફાઇલનું કદ ઘટાડવું

2.4. એક્સેલ મેન્યુઅલ કેલ્ક્યુલેશન કમાન્ડિંગ

આ ખરેખર તમને એક્સેલમાં ઝડપથી ગણતરી કરવામાં મદદ કરે છે. પરંતુ કેટલીકવાર મોટી એક્સેલ ફાઇલોમાં મેન્યુઅલ ગણતરીઓ કરવાથી પણ તમારી ફાઇલનું કદ ઘટાડવામાં મદદ મળી શકે છે.

2.5. પિવટ કોષ્ટકોને કસ્ટમાઇઝ કરી રહ્યા છીએ

પીવટ કોષ્ટકો ઝડપથી ડેટા તપાસવા અથવા વિહંગાવલોકન મેળવવા માટે બનાવવામાં આવ્યા છે. જો તમને હવે તેમની જરૂર ન હોય તો આ પિવટ કોષ્ટકો તમારી ફાઇલનું કદ વધારી શકે છે. જો તમને તમારી આગલી ગણતરીમાં તમારા પિવટ કોષ્ટકોની જરૂર ન હોય, તો તમે નીચેના પગલાંઓ કરી શકો છો.

• સ્રોત ડેટાને ફાઇલ સાથે સાચવશો નહીં.
• રાઇટ-ક્લિક કરો પીવટ ટેબલ પર અને પછી પીવટ ટેબલ વિકલ્પો પર ક્લિક કરો.
• ડેટા ટેબ પર ' ફાઇલ સાથે સ્રોત ડેટા સાચવો માંથી ટિક દૂર કરો. '.

2.6. ચિત્રો સાથે એક્સેલ ફાઇલનું કદ ઘટાડો

કેટલીકવાર જ્યારે તમે એક્સેલ વર્કશીટમાં ચિત્રો ઉમેરો છો ત્યારે એક્સેલની ફાઇલનું કદ આપોઆપ વધી જાય છે. તમે Excel ની બહાર અથવા Excel ની અંદર ચિત્રનું કદ ઘટાડી શકો છો. જો તમે તેને Excel માં કરવા માંગતા હો, તો ચિત્ર પસંદ કરો અને માઉસ બટન પર જમણું ક્લિક કરો, અને માપ અને ગુણધર્મો પસંદ કરો.

A ફોર્મેટ પિક્ચર વિન્ડો જમણી બાજુએ ખુલશેએક્સેલ વર્કશીટની. હવે તમે તમારા ચિત્રની ઊંચાઈ અને પહોળાઈ મેન્યુઅલી પસંદ કરી શકો છો.

તમે એક્સેલની બહાર તમારા ચિત્રનું માપ મેન્યુઅલી બદલી શકો છો. તે કરવા માટે ઘણી બધી પ્રક્રિયાઓ છે.

વધુ વાંચો: ચિત્રો સાથે એક્સેલ ફાઇલનું કદ કેવી રીતે ઘટાડવું (2 સરળ રીતો)

3. ખોલ્યા વિના એક્સેલ ફાઇલનું કદ ઘટાડવું

ફાઇલ ખોલવી અથવા ફાઇલ ડેટા કાઢી નાખવો હંમેશા જરૂરી નથી. એક્સેલ તમને ફાઇલ ખોલ્યા વિના પણ ફાઇલનું કદ ઘટાડવાની મંજૂરી આપે છે.

3.1. ફાઇલ પ્રોપર્ટીઝમાંથી ફાઇલનું ફોર્મેટિંગ

એક્સેલમાં તમામ કાર્યો કર્યા પછી ફાઇલ પ્રોપર્ટીઝમાંથી એક્સેલ ફાઇલના કદને કોમ્પેક્ટ કરવાનું સરળ છે. તે વિન્ડોઝ ફીચર છે અને એક્સેલ સાથે સીધું સંબંધિત નથી. પ્રક્રિયા નીચે આપેલ છે.

• ફાઇલ પર જમણું-ક્લિક કરો.
• પ્રોપર્ટીઝ પસંદ કરો.
• આગળ એડવાન્સ બટન પસંદ કરો.
• આખરે , "ડિસ્ક જગ્યા બચાવવા માટે સામગ્રીને સંકુચિત કરો" પસંદ કરો અને ઓકે દબાવો.

વધુ વાંચો: ઓપન કર્યા વિના એક્સેલ ફાઈલનું કદ કેવી રીતે ઘટાડવું (સરળ પગલાંઓ સાથે)

3.2. એક્સેલ ફાઇલને ઝીપ/આરએઆર પર સંકુચિત કરો

વિવિધ કમ્પ્રેસ્ડ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરીને ઘણા શબ્દો પ્રોસેસિંગ દસ્તાવેજોને તેમના મૂળ કદના 10 ટકા સુધી સંકુચિત કરી શકાય છે. ફાઇલોને સંકુચિત કરીને શેર કરવાની સારી પ્રથા છે. તે માત્ર ફાઈલનું કદ ઘટાડતું નથી પણ વાયરસથી પણ ફાઈલને સુરક્ષિત બનાવે છે. અહીં આપણે ફાઇલને સંકુચિત કરવા માટે WinRAR નો ઉપયોગ કરીશું. પ્રક્રિયા નીચે આપેલ છે.

• તમારી ફાઇલ પર રાઇટ-ક્લિક કરો.
• આર્કાઇવમાં ઉમેરો દબાવો.
• એક સંવાદ બોક્સ આવશે. RAR/ZIP ને આર્કાઇવ ફોર્મેટ તરીકે પસંદ કરવા માટે.

• એક સંવાદ બોક્સ આવશે RAR/ZIP ને આર્કાઇવ ફોર્મેટ તરીકે પસંદ કરવા માટે.

વધુ વાંચો: એક્સેલ ફાઇલને ઝિપમાં કેવી રીતે સંકુચિત કરવી (2 યોગ્ય રીતો)

નિષ્કર્ષ

મોટા ભાગના લોકોને નાની-કદની ફાઇલો શેર કરવાનું સરળ લાગે છે. જેમ આપણે જોઈ શકીએ છીએ તેમ કરવાની ઘણી પદ્ધતિઓ છે. ફાઇલનું કદ સંકુચિત કરવું એ એક્સેલ ગણતરીને ઝડપી બનાવવા માટે પણ સરળ બનાવે છે. અમે અમારી ફાઇલનું કદ ઘટાડવા માટે આ તકનીકોનો અલગથી અથવા એકસાથે ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.