Manipularea unui fișier mare este importantă, deoarece durează foarte mult timp pentru a fi transferat. Un fișier mare durează prea mult timp pentru a fi deschis. Orice fel de modificare într-un fișier mare durează mult timp pentru a fi actualizat. Prin urmare, reducerea dimensiunii fișierului este importantă. În acest articol, vom vedea cum să reduceți/comprimați dimensiunea fișierului Excel Există mai multe metode de a face acest lucru. Vom alege aici cele mai bune opțiuni.

În analiza noastră, folosim un eșantion de date privind vânzările din supermagazine. Eșantionul a fost descărcat de pe acest link //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Mărimea fișierului original al acestui eșantion este 3,191 KB .

3 Metode de top pentru a reduce / comprima dimensiunea mare a fișierului Excel

În această secțiune, vom discuta 3 metode dovedite de reducere/comprimare a dimensiunii mari a fișierelor Excel. Să le verificăm acum!

1. Ștergerea datelor pentru a reduce dimensiunea fișierului

Există mai multe cazuri în care nu aveți altă opțiune decât să ștergeți datele sau să formatați. Aici le vom discuta.

1.1. Ștergerea/eliminarea celulelor goale în Excel

După ce finalizați o sarcină în registrul de lucru Excel, există atât de multe celule nefolosite care nu au nicio utilitate în registrul de lucru. Uneori, din greșeală, efectuați o formatare în aceste celule nefolosite, ceea ce, de fapt, crește dimensiunea fișierului dvs. Eliminarea formatării din aceste celule goale reduce dimensiunea fișierului dvs.

• Dacă doriți să selectați toate celulele goale, faceți clic pe CTRL+Shift+ ↓+ → Semnele cu săgeți indică locul în care doriți să plasați comanda.

• După selectarea celulelor goale, în fereastra Acasă în fila Clar apăsați opțiunea Eliberați totul. Acest lucru va curăța celulele .

Există o altă modalitate de a face acest lucru.

• Pe Acasă fila , Apăsați Găsiți & Selectați și apoi apăsați Mergeți la Special.

• Se va deschide Mergeți la Special În caseta de dialog respectivă, bifați caseta de dialog Blanks și apăsați BINE. Acest lucru va găsi automat zonele goale din registrul de lucru Excel. După aceasta, ștergeți celulele goale, așa cum am făcut mai devreme.

Citește mai mult: Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel fără a șterge datele (9 sfaturi rapide)

1.2. Verificați și ștergeți celulele ascunse inutile

Uneori, celulele ascunse inutile sunt motivul pentru care fișierele Excel sunt mai mari. Este posibil să ascundeți din greșeală unele rânduri sau coloane din foaia de lucru Excel la care lucrați. Dintr-o dată vă dați seama că fișierul dvs. conține unele elemente ascunse de care nu aveți nevoie. Tot ce puteți face este să dezascundeți rândurile și coloanele din foaia de lucru Excel și să vedeți dacă aveți nevoie de ele sau nu. Dacă nu aveți nevoie de ele, ștergeți-le pur și simplutoate.

Citește mai mult: Cum să comprimați fișierul Excel pentru e-mail (13 metode rapide)

2. Reduceți dimensiunea fișierului fără a șterge datele

Uneori, nu este nevoie să ștergeți datele din fișier sau formatarea pentru a reduce dimensiunea unui fișier Excel. Simpla aplicare a unor tehnici vă va permite să reduceți dimensiunea fișierului.

2.1. Salvarea unui fișier în format binar Excel

Salvarea fișierului Excel din ( .xlsx ) în formatul binar Excel ( .xlsb ) reduce dimensiunea fișierului dvs. cu aproximativ 40% Aceasta este cea mai simplă și mai eficientă modalitate de a reduce dimensiunea fișierului. Procedura este prezentată mai jos.

• Mai întâi de toate, salvați fișierul Excel de probă în ( .xlsx ) într-un anumit dosar.

• Apoi, salvați același fișier în ( .xlsb ) în același dosar în care ați salvat formatul anterior ( .xlsx ).

• Acum, cele două fișiere sunt salvate în același director.
• Aici, vom verifica dimensiunea fișierului ( .xlsb ) și îl comparăm cu fișierul ( .xlsx ), indiferent dacă acesta este redus sau nu.

Putem observa că ( .xlsb ) conține 1,666 KB în cazul în care ( .xlsx ) conține 3,191 KB Astfel, dimensiunea fișierului este redusă pe scară largă.

Excel Binary Workbook Pro și contra

În timpul salvării unui fișier în format (. xlsb ), trebuie să țineți cont de faptul că, la fel ca orice altceva, salvarea unui registru de lucru Excel în format binar are câteva avantaje și dezavantaje.

Pro

• Fișierul binar Excel utilizează un spațiu sensibil mai mic în timpul salvării decât ( .xlsx ).
• Încărcarea datelor binare este mai rapidă decât analizarea textului ( .xml ) sau ( .xlsx ).
• Macros, VBA este pe deplin acceptat.

Contra

• Nu este permisă nicio modificare a panglicii pentru ( .xlsb ). Trebuie să convertiți înapoi în format
• ( .xlsm )
• , efectuați modificările la panglică, apoi reveniți la ( .xlsb ).
• Nu este compatibil cu Excel 2003 și versiunile anterioare.
• ( .xlsb ) este un format de fișier binar, spre deosebire de fișierul deschis ( .xml ), ( .xlsx ) și ( .xlsm ). Prin urmare, de multe ori nu veți vedea fișierele ( .xlsb ) care funcționează peste tot.

Așadar, aveți grijă când salvați un fișier în format binar. Cu siguranță puteți face acest lucru atunci când avantajul pe care îl oferă este mult mai mare decât dezavantajele.

Citește mai mult: Cum să comprimați fișierul Excel mai mult de 100MB (7 moduri utile)

2.2. Verificarea formatării condiționate

În Excel, Formatarea condiționată vizualizează datele și face ca o foaie de lucru să fie mai ușor de înțeles. Dar uneori facem greșeli în timp ce aplicăm formatarea condiționată. Uneori aplicăm formatarea la o foaie întreagă sau la un întreg grup de rânduri sau coloane. Pentru a minimiza greșeala, putem merge la Formatare condiționată> Gestionați regulile și verificați intervalul de celule al fiecăreia dintre reguli. Din nou, dacă aplicăm cumva formatarea condiționată în registrul de lucru Excel și ne dăm seama brusc că nu avem nevoie de aceasta, putem anula formatarea condiționată prin ștergerea regulilor din întreaga foaie de lucru.

Citește mai mult: Cum să determinați ce cauzează dimensiunea mare a fișierului Excel

2.3. Optimizarea formulelor Excel

În afară de reducerea directă a dimensiunii fișierului, putem optimiza formulele Excel astfel încât calculul să fie mai rapid și, prin urmare, dimensiunea fișierului să fie redusă. Există atât de multe modalități de a face acest lucru.

2.3.1. Evitați utilizarea formulelor volatile

Există șapte funcții volatile în Excel, care sunt următoarele RAND , ACUM , AZI , OFFSET , CELULĂ , INDIRECT , și INFO Aceste formule sunt recalculate ori de câte ori există o modificare în fișierul Excel. Dacă foaia de lucru are multe formule volatile, atunci calculele devin lente, prin urmare, dimensiunea fișierului crește. Deci, soluțiile sunt simple, ar trebui să evităm utilizarea formulelor volatile. Există câteva alternative la formulele volatile. Acestea sunt prezentate mai jos

• În loc de OFFSET putem folosi funcția INDEX .
• În cadrul unei foi de calcul INDEX poate fi utilizată folosind numere de coloane în loc de litere pentru a înlocui INDIRECT funcții.
• Nu există alternativă pentru ACUM și AZI funcții. Dar VBA poate fi folosit pentru a le înlocui.

Ca și pentru Acum putem folosi-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Pentru AZI putem folosi funcțiile

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• The RAND nu sunt necesare de cele mai multe ori. Cu toate acestea, dacă avem nevoie de un nou număr aleatoriu, putem folosi o funcție VBA pentru a o genera.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO și CELULĂ nu sunt formule deosebit de comune. Ele furnizează informații despre starea sistemului, a registrului de lucru și a celulei. În loc să le folosim, putem folosi calea fișierului sau numărul de referință al culorii celulei folosind VBA .

2.3.2. Utilizați tabele pivot sau tabele Excel

În loc de o serie de formule, utilizarea tabelelor pivot sau a tabelelor Excel este o modalitate eficientă de a afișa rezultatul.

2.3.3. Evitați să faceți referire la rânduri sau coloane întregi

The SUMIF sau VLOOKUP caută date în coloane sau rânduri întregi. În loc să facem referire la toate datele, putem face referire doar la câteva celule, dacă este necesar. Cum ar fi-

În loc de a folosi = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Putem folosi = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Aici ne referim la primul 50 celule de coloană A .

2.3.4. Evitați calculele repetate

Să spunem că aveți o formulă care conține " =$A$3+$B$3 ", și copiați formula respectivă în cincizeci de celule. Aici, numărul total de referințe de celule este de o sută, în ciuda faptului că numărul de celule unice este de numai două. Dar dacă C3 are o formulă care este =A3+B3 , și doriți să le actualizați pe cele din alte 50 de celule, doar prin referire la celula C3 în aceste 50 de celule puteți face de fapt 50 de referințe, în timp ce referințele anterioare necesitau o sută de celule.

Citește mai mult: Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel cu tabelul pivotant

2.4. Comandarea calculului manual în Excel

Acest lucru vă ajută de fapt să calculați mai repede în Excel. Dar, uneori, în fișierele Excel mari, efectuarea manuală a calculelor vă poate ajuta să reduceți dimensiunea fișierului.

2.5. Personalizarea tabelelor pivotante

Tabele pivotante sunt create pentru verificarea rapidă a datelor sau pentru a obține o imagine de ansamblu. Aceste tabele pivot pot crește dimensiunea fișierului dacă nu mai aveți nevoie de ele. Dacă nu aveți nevoie de tabelele pivot în următoarele calcule, puteți efectua următorii pași.

• Nu salvați datele sursă împreună cu fișierul.
• Faceți clic dreapta pe tabelul pivotant și apoi faceți clic pe Opțiuni pentru tabelul pivot .
• Pe Date fila eliminați bifarea din Salvați datele sursă cu fișierul '.

2.6. Reduceți dimensiunea fișierului Excel cu ajutorul imaginilor

Uneori, atunci când adăugați imagini într-o foaie de calcul Excel, dimensiunea fișierului Excel crește automat. Puteți reduce dimensiunea imaginii în afara Excel sau în Excel. Dacă doriți să faceți acest lucru în Excel, selectați imaginea și faceți clic dreapta pe butonul mouse-ului, apoi selectați Dimensiuni și proprietăți .

A Format Imagine se va deschide în partea dreaptă a foii de lucru Excel. Acum puteți selecta manual înălțimea și lățimea imaginii.

Puteți redimensiona manual imaginea în afara Excel. Există atât de multe proceduri pentru a face acest lucru.

Citește mai mult: Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel cu imagini (2 moduri simple)

3. Reduceți dimensiunea fișierului Excel fără a deschide

Nu este întotdeauna necesar să deschideți fișierul sau să ștergeți datele din fișier. Excel vă permite să reduceți dimensiunea fișierului fără a deschide fișierul.

3.1. Formatarea fișierului din proprietățile fișierului

După ce ați efectuat toate sarcinile în Excel, este mai ușor să compactați dimensiunea unui fișier Excel din proprietățile fișierului. Este o caracteristică Windows și nu este direct legată de Excel. Procedura este prezentată mai jos.

• Faceți clic dreapta pe fișier.
• Selectați Properties (Proprietăți).
• Apoi, selectați butonul Advanced (Avansat).
• În cele din urmă, selectați "Comprimați conținutul pentru a economisi spațiu pe disc" și apăsați OK.

Citește mai mult: Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel fără deschidere (cu pași simpli)

3.2. Comprimarea fișierului Excel în ZIP/RAR

Multe documente de procesare a cuvintelor pot fi comprimate până la 10% din dimensiunea lor originală folosind diferite instrumente de comprimare. Este o bună practică să partajați fișiere prin comprimarea lor. Aceasta nu numai că reduce dimensiunea fișierului, dar îl face și sigur împotriva virușilor. Aici vom folosi WinRAR pentru a comprima fișierul. Procedura este prezentată mai jos.

• Faceți clic dreapta pe fișierul dvs.
• Apăsați Adăugați la arhivă .
• Va apărea o casetă de dialog pentru a alege RAR/ZIP ca un Format de arhivă .

• Va apărea o casetă de dialog pentru a alege RAR/ZIP ca un Format de arhivă .

Citește mai mult: Cum să comprimați fișierul Excel în Zip (2 moduri adecvate)

Concluzie

Majoritatea oamenilor consideră că este ușor să partajeze fișiere de dimensiuni mici. După cum putem vedea, există mai multe metode de a face acest lucru. Comprimarea dimensiunii fișierelor facilitează, de asemenea, accelerarea calculului în Excel. Putem utiliza aceste tehnici separat sau împreună pentru a reduce dimensiunea fișierelor noastre.