Том файлтай харьцах нь маш их цаг хугацаа шаарддаг тул маш чухал юм. Том файлыг нээхэд хэтэрхий их цаг зарцуулдаг. Том файлын аливаа өөрчлөлтийг шинэчлэхэд удаан хугацаа шаардагддаг. Тиймээс файлын хэмжээг багасгах нь чухал юм. Энэ нийтлэлд бид Excel файлын хэмжээг хэрхэн багасгах/шахах талаар үзэх болно. Үүнийг хийх олон арга бий. Бид эндээс хамгийн сайн сонголтуудыг сонгох болно.

Бид дүн шинжилгээ хийхдээ супер дэлгүүрийн борлуулалтын жишээ өгөгдлийг ашигладаг. Дээжийг //community.tableau.com/docs/DOC-1236 холбоосоос татаж авсан.

Энэ түүврийн анхны файлын хэмжээ 3,191 КБ байна.

Том Excel файлын хэмжээг багасгах/шахах 3 шилдэг арга

Энэ хэсэгт бид том Excel файлын хэмжээг багасгах/шахах 3 батлагдсан аргын талаар ярилцах болно. Одоо шалгаж үзье!

1. Файлын хэмжээг багасгахын тулд өгөгдлийг устгах

Өгөгдөл эсвэл форматыг устгахаас өөр сонголт байхгүй хэд хэдэн тохиолдол байдаг. Энд бид тэдгээрийг хэлэлцэх болно.

1.1. Excel-ийн хоосон нүднүүдийг устгах/цэвэрлэх

Та Excel-ийн ажлын дэвтэр дээрх ажлыг гүйцэтгэсний дараа таны ажлын дэвтэрт ямар ч ашиггүй, ашиглагдаагүй маш олон нүд байна. Заримдаа та эдгээр ашиглагдаагүй нүднүүдэд санамсаргүйгээр форматлах нь таны файлын хэмжээг нэмэгдүүлдэг. Эдгээр хоосон нүднүүдийн форматыг устгаснаар таны файлын хэмжээ багасна.

• Хэрэв та хоосон нүднүүдийг бүхэлд нь сонгохыг хүсвэл CTRL+Shift+ ↓+ → товчийг дарна уу.Сумтай тэмдгүүд нь таны тушаалыг хаана оруулахыг хүсч байгааг харуулж байна.

• Хоосон нүднүүдийг сонгосны дараа Нүүр хуудас таб дээр Clear сонголтыг дарна уу Бүгдийг арилгах. Энэ нь нүднүүдийг цэвэрлэх болно .

Үүнийг хийх өөр арга бий.

• Нүүр таб дээрээс Олох & -г сонгоод Тусгай руу очих гэснийг товшино уу.

• Энэ нь Тусгай -руу очих харилцах цолцог нээнэ. Тэр нүдэн дээрх Хоосон зай -г тэмдэглээд OK дарна уу. Энэ нь таны Excel ажлын номны хоосон хэсгийг автоматаар олох болно. Үүний дараа бидний өмнөх шиг хоосон нүднүүдийг цэвэрлэ.

Дэлгэрэнгүй унших: Өгөгдлийг устгахгүйгээр Excel файлын хэмжээг хэрхэн багасгах вэ (9 шуурхай зөвлөгөө)

1.2. Шаардлагагүй далд нүднүүдийг шалгах, устгах

Заримдаа шаардлагагүй далд нүднүүд Excel файлуудыг томруулах шалтгаан болдог. Та өөрийн ажиллаж байгаа Excel ажлын хуудасны зарим мөр, баганыг санамсаргүйгээр нууж болно. Гэнэт та таны файлд танд шаардлагагүй зарим далд элементүүд байгааг ойлгов. Таны хийж чадах зүйл бол Excel-ийн ажлын хуудасны мөр, багануудыг ил гаргаж, танд хэрэгтэй эсэхийг харах явдал юм. Хэрэв танд хэрэггүй бол бүгдийг нь устгана уу.

Дэлгэрэнгүй унших: Имэйл илгээх Excel файлыг хэрхэн шахах вэ (13 хурдан арга )

2. Өгөгдлийг устгахгүйгээр файлын хэмжээг багасгах

Заримдаа файлын өгөгдлийг устгах шаардлагагүйэсвэл Excel файлын хэмжээг багасгахын тулд форматлах. Зарим техникийг ашигласнаар файлын хэмжээг багасгах боломжтой.

2.1. Файлыг Excel хоёртын форматаар хадгалах

Excel файлыг ( .xlsx ) форматаас Excel хоёртын формат ( .xlsb ) болгон хадгалах нь таны файлын хэмжээг ойролцоогоор 40% . Энэ бол таны файлын хэмжээг багасгах хамгийн хялбар бөгөөд үр дүнтэй арга юм. Процедурыг доор өгөв.

• Юуны өмнө өөрийн жишээ Excel файлыг ( .xlsx ) форматаар тодорхой хавтсанд хадгална уу.

• Дараа нь өмнөх ( .xlsx ) хавтсанд хадгалсан ижил файлыг ( .xlsb ) форматаар хадгална уу. ) форматтай файл байна.

• Одоо хоёр файл нэг санд хадгалагдаж байна.
• Энд бид файлыг шалгана. ( .xlsb ) файлын хэмжээг жижигрүүлсэн эсэхээс үл хамааран ( .xlsx ) форматтай харьцуулна уу.

Бид ( .xlsb ) файлыг 1,666 КБ агуулж байгааг харж болно, ( .xlsx ) файл нь 3,191 КБ<2 агуулж байна>. Тиймээс файлын хэмжээ их хэмжээгээр багасдаг.

Excel Binary Workbook-ийн давуу болон сул талууд

Файлыг (. xlsb -д хадгалах үед). ) форматтай бол Excel-ийн ажлын номыг хоёртын форматаар хадгалах нь бүх зүйлтэй адил давуу болон сул талуудтай гэдгийг та санаж байх хэрэгтэй.

Дуу тал

• Excel хоёртын файл ( .xlsx )-аас хадгалах явцад мэдэгдэхүйц бага зай ашигладаг.файлууд.
• Хоёртын өгөгдлийг ачаалах нь текст ( .xml ) файлууд эсвэл ( .xlsx ) файлуудыг задлахаас хурдан юм.
• Макро, VBA кодыг бүрэн дэмждэг.

Сөрөг талууд

• ( .xlsb -д тууз өөрчлөхийг зөвшөөрөхгүй. ) форматууд. Та буцаад
• ( .xlsm )
• руу хөрвүүлж, туузаа өөрчилсний дараа ( .xlsb ) руу буцах ёстой.
• Excel 2003 болон өмнөх хувилбаруудтай таарахгүй.
• ( .xlsb ) нь нээлттэй  ( .xml)-ээс ялгаатай нь хоёртын файлын формат юм. ), ( .xlsx ),  ( .xlsm ) файлууд. Иймээс та  ( .xlsb ) файлуудыг хаа сайгүй ажиллаж байгааг харахгүй.

Тиймээс файлыг хоёртын форматаар хадгалахдаа болгоомжтой байгаарай. Үүний давуу тал нь сул талаас нь хамаагүй их байвал та үүнийг хийж чадна.

Дэлгэрэнгүй унших: 100МБ-аас дээш хэмжээтэй Excel файлыг хэрхэн шахах вэ (7 ашигтай арга)

2.2. Нөхцөлт форматыг шалгах

Excel-д Нөхцөлт форматлах нь өгөгдлийг дүрслэн харуулж, ажлын хуудсыг ойлгоход хялбар болгодог. Гэхдээ бид нөхцөлт форматыг ашиглахдаа заримдаа алдаа гаргадаг. Заримдаа бид бүхэл хуудас эсвэл бүхэл бүлэг мөр, баганад форматыг ашигладаг. Алдааг багасгахын тулд бид Нөхцөлт формат > Дүрэм -г удирдаж, дүрэм бүрийн нүдний мужийг шалгана уу. Дахин хэлэхэд бид Excel-ийн ажлын дэвтэрт нөхцөлт форматыг ямар нэгэн байдлаар ашиглаад, бидэнд хэрэггүй гэдгийг гэнэт ойлговолБид бүх ажлын хуудаснаас дүрмийг устгаснаар нөхцөлт форматыг буцаах боломжтой.

Дэлгэрэнгүй унших: Том Excel-ийн шалтгааныг хэрхэн тодорхойлох вэ Файлын хэмжээ

2.3. Excel-ийн томьёог оновчтой болгох

Файлын хэмжээг шууд багасгахаас гадна бид Excel-ийн томьёог оновчтой болгож, тооцооллыг хурдан хийж, улмаар файлын хэмжээг багасгах боломжтой. Үүнийг хийх маш олон арга бий.

2.3.1. Дэгдэмхий томьёо ашиглахаас зайлсхий

Excel дээр RAND , ОДОО , ӨНӨӨДӨР , OFFSET гэсэн долоон тогтворгүй функц байдаг. , ЭС , ШУУД БУС , МЭДЭЭЛЭЛ . Excel файлд өөрчлөлт гарсан тохиолдолд эдгээр томъёог дахин тооцоолно. Хэрэв таны ажлын хуудсанд тогтворгүй томьёо их байгаа бол тооцоолол удааширч, файлын хэмжээ нэмэгддэг. Тиймээс, шийдлүүд нь энгийн тул бид дэгдэмхий томъёог ашиглахаас зайлсхийх хэрэгтэй. Дэгдэмхий томъёоны зарим хувилбарууд байдаг. Тэдгээрийг доор өгөв

• OFFSET функцийн оронд бид INDEX -г ашиглаж болно.
• Ажлын хуудасны дотор INDEX функцийг ШУУД БУС функцийг орлуулахын тулд үсгийн оронд баганын дугаарыг ашиглаж болно.
• ОДОО ба ӨНӨӨДӨР -аас өөр хувилбар байхгүй функцууд. Гэхдээ VBA кодыг тэдгээрийг орлуулахад ашиглаж болно.

Одоо функцүүдийн нэгэн адил бид-

9388

<1-д ашиглах боломжтой>TODAY функцийг бид хийх боломжтойашиглах

1684

• RAND функцууд ихэнх тохиолдолд шаардлагагүй байдаг. Гэсэн хэдий ч, хэрэв бидэнд санамсаргүй шинэ тоо шаардлагатай бол бид үүнийг үүсгэхийн тулд VBA функцийг ашиглаж болно.

3874

• INFO болон CELL нь тийм ч нийтлэг томьёо биш юм. Тэд систем, ажлын ном, эсийн төлөвийн мэдээллийг өгдөг. Тэдгээрийг ашиглахын оронд бид VBA ашиглан файлын зам эсвэл нүдний өнгөний лавлах дугаарыг ашиглаж болно.

2.3.2. Пивот хүснэгт эсвэл Excel хүснэгтийг ашиглах

Пивот хүснэгт эсвэл Excel хүснэгтийг ашиглан цуврал томъёоны оронд үр дүнг харуулах үр дүнтэй арга юм

2.3.3. Бүх мөр, баганыг лавлахаас зайлсхий

SUMIF эсвэл VLOOKUP функц нь бүхэл бүтэн багана эсвэл мөрөнд өгөгдлийг хайдаг. Шаардлагатай бол бид бүхэл бүтэн өгөгдлийн лавлагааны оронд цөөн хэдэн нүдийг дурдаж болно. Like-

= SUMIF (A: A, $C4, B: B)-ийн оронд

Бид = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Энд бид A баганын 1-р 50 нүдийг хэлж байна.

2.3.4. Давтагдсан тооцооллоос зайлсхий

Танд “ =$A$3+$B$3 ” агуулсан томьёо байна гэж бодъё, та тэр томьёог тавин нүдэнд хуулж ав. Энд эсийн лавлагааны нийт тоо зуу байна, гэхдээ өвөрмөц нүдний тоо ердөө хоёр байна. Харин C3 нь =A3+B3 гэсэн томьёотой бөгөөд та өөр 50 нүдэн дээрх эдгээрийг нүд рүү чиглүүлэх замаар шинэчлэхийг хүсвэлЭдгээр 50 нүдэнд C3 -г та лавлагааны тоог 50 болгож чадна, харин таны өмнөх лавлагаанд зуун нүд шаардлагатай байсан.

Дэлгэрэнгүй унших: Хэрхэн Пивот хүснэгтээр Excel файлын хэмжээг багасгах

2.4. Excel програмын гарын авлагын тооцоолол

Энэ нь Excel дээр илүү хурдан тооцоолоход тусална. Гэхдээ заримдаа том Excel файлуудад гараар тооцоолол хийх нь таны файлын хэмжээг багасгахад тусалдаг.

2.5. Пивот хүснэгтүүдийг тохируулах

Пивот хүснэгт нь өгөгдлийг хурдан шалгах эсвэл тоймтой танилцахад зориулагдсан. Эдгээр пивот хүснэгтүүд нь танд хэрэггүй бол файлын хэмжээг нэмэгдүүлэх боломжтой. Хэрэв та дараагийн тооцоололдоо пивот хүснэгт шаардлагагүй бол дараах алхмуудыг хийж болно.

• Эх өгөгдлийг файлтай хамт бүү хадгал.
• Хулганы баруун товчийг дарна уу. пивот хүснэгтээс Пивот хүснэгтийн сонголтууд дээр товшино уу.
• Өгөгдөл таб дээрх ' Эх мэдээллийг файлаар хадгалах гэснийг арилгана уу. '.

2.6. Excel файлын хэмжээг зургаар багасгах

Заримдаа Excel-ийн ажлын хуудсанд зураг нэмэхэд Excel-ийн файлын хэмжээ автоматаар нэмэгддэг. Та Excel-ийн гадна эсвэл Excel доторх зургийн хэмжээг багасгаж болно. Хэрэв та Excel-д үүнийг хийхийг хүсвэл зургийг сонгоод хулганы баруун товчийг дараад Хэмжээ ба шинж чанарууд -г сонго.

A Зургийг форматлах цонх баруун талд нээгдэнэExcel-ийн ажлын хуудасны. Одоо та зургийнхаа өндөр, өргөнийг гараар сонгох боломжтой.

Та өөрийн зургийн хэмжээг Excel-ээс гадуур гараар өөрчлөх боломжтой. Үүнийг хийх маш олон журам байдаг.

Дэлгэрэнгүй унших: Excel файлын хэмжээг зургаар хэрхэн багасгах (2 хялбар арга)

3. Excel файлын хэмжээг нээхгүйгээр багасгах

Файлыг нээх эсвэл файлын өгөгдлийг устгах шаардлагагүй. Excel нь файлыг нээхгүйгээр файлын хэмжээг багасгах боломжийг олгодог.

3.1. Файлын шинж чанараас файлыг форматлах

Excel дээрх бүх ажлыг хийсний дараа файлын шинж чанараас Excel файлын хэмжээг нягтруулах нь илүү хялбар болно. Энэ нь Windows-ийн онцлог бөгөөд Excel-тэй шууд холбоогүй юм. Процедурыг доор өгөв.

• Файл дээр хулганы баруун товчийг дарна уу.
• Properties-г сонго.
• Дараа нь Нарийвчилсан товчийг сонгоно.
• Эцэст нь , "дискний зай хэмнэхийн тулд контентыг шахах" гэснийг сонгоод OK дарна уу.

Дэлгэрэнгүй унших: Excel файлын хэмжээг нээхгүйгээр хэрхэн багасгах вэ (хялбар алхмаар)

3.2. Excel файлыг ZIP/RAR руу шахах

Олон үг боловсруулах баримт бичгийг өөр өөр шахагдсан хэрэглүүр ашиглан анхны хэмжээнээсээ 10 хувь хүртэл шахаж болно. Файлуудыг шахах замаар хуваалцах нь сайн туршлага юм. Энэ нь зөвхөн файлын хэмжээг багасгаад зогсохгүй файлыг вирусээс хамгаалдаг. Энд бид файлыг шахахын тулд WinRAR ашиглах болно. Процедурыг доор өгөв.

• Файл дээрээ хулганы баруун товчийг дарна уу.
• Архивт нэмэх товчийг дарна уу.
• Харилцах цонх гарч ирнэ. дээш RAR/ZIP -г Архивын формат болгон сонгоно уу.

• Харилцах цонх гарч ирнэ. RAR/ZIP -г Архивын формат болгон сонгох.

Дэлгэрэнгүй унших: Excel файлыг zip болгон шахах арга (2 тохиромжтой арга)

Дүгнэлт

Ихэнх хүмүүс жижиг хэмжээтэй файлуудыг хуваалцахад хялбар байдаг. Бидний харж байгаагаар үүнийг хийх олон арга бий. Файлын хэмжээг шахах нь Excel-ийн тооцоог хурдасгахад хялбар болгодог. Бид файлын хэмжээг багасгахын тулд эдгээр аргуудыг тусад нь эсвэл хамтдаа ашиглаж болно.