Büyük bir dosyayı işlemek önemlidir çünkü aktarılması çok fazla zaman alır. Büyük bir dosyanın açılması çok fazla zaman alır. Büyük bir dosyadaki her türlü değişikliğin güncellenmesi uzun zaman alır. Bu nedenle, dosya boyutunu küçültmek önemlidir. Bu makalede, şunları göreceğiz Excel dosya boyutu nasıl küçültülür / sıkıştırılır Bunu yapmanın birçok yöntemi var. Biz burada en iyi seçenekleri seçeceğiz.

Analizimizde, süpermarket satışlarına ilişkin örnek verileri kullandık. Örnek bu bağlantıdan indirilmiştir //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Bu örneğin orijinal dosya boyutu 3,191 KB .

3 Büyük Excel Dosyasının Boyutunu Azaltmak/Sıkıştırmak için En İyi Yöntemler

Bu bölümde, büyük Excel dosya boyutunu küçültmek/sıkıştırmak için kanıtlanmış 3 yöntemi tartışacağız. Şimdi bunları kontrol edelim!

1. Dosya Boyutunu Azaltmak için Verileri Silme

Verileri silmek veya biçimlendirmekten başka seçeneğinizin olmadığı birkaç durum vardır. Burada bunları tartışacağız.

1.1. Excel'de Boş Hücreleri Silme/Temizleme

Excel çalışma kitabında bir görevi tamamladıktan sonra, çalışma kitabınızda hiçbir işe yaramayan çok sayıda kullanılmayan hücre vardır. Bazen bu kullanılmayan hücrelerde yanlışlıkla bazı biçimlendirmeler yaparsınız ve bu da aslında dosya boyutunuzu artırır. Bu boş hücrelerden biçimlendirmeyi kaldırmak dosya boyutunuzu azaltır.

• Boş hücrelerin tamamını seçmek istiyorsanız CTRL+Shift+ ↓+ → birlikte. Ok işaretleri komutunuzu nereye koymak istediğinizi gösterir.

• Boş hücreleri seçtikten sonra Ev sekmesindeki Temiz seçenek tuşuna basın Hepsini temizle. Bu hücreleri temizleyecektir .

Bunu yapmanın başka bir yolu daha var.

• Üzerinde Ev sekmesi, Basın Bul & Seç ve ardından Özel'e git.

• Açılacak Özel'e Git iletişim kutusunu işaretleyin. Boşluklar ve basın TAMAM. Bu, Excel çalışma kitabınızdaki boş alanları otomatik olarak bulacaktır. Bundan sonra, daha önce yaptığımız gibi boş hücreleri temizleyin.

Daha fazlasını okuyun: Verileri Silmeden Excel Dosya Boyutu Nasıl Küçültülür (9 Hızlı İpucu)

1.2. Gereksiz Gizli Hücreleri Kontrol Edin ve Silin

Bazen gereksiz gizli hücreler daha büyük Excel dosyalarının nedenidir. Üzerinde çalıştığınız Excel çalışma sayfasının bazı satırlarını veya sütunlarını yanlışlıkla gizleyebilirsiniz. Birdenbire dosyanızın ihtiyaç duymadığınız bazı gizli öğeler içerdiğini fark edersiniz. Tek yapabileceğiniz Excel çalışma sayfasının satırlarını ve sütunlarını gizlemek ve bunlara ihtiyacınız olup olmadığına bakmaktır. İhtiyacınız yoksa bunları silinHepsi.

Daha fazlasını okuyun: E-posta için Excel Dosyası Nasıl Sıkıştırılır (13 Hızlı Yöntem)

2. Verileri Silmeden Dosya Boyutunu Azaltın

Bazen, bir Excel dosyasının boyutunu küçültmek için dosya verilerini veya biçimlendirmesini silmeniz gerekmez. Sadece bazı teknikleri uygulamak dosya boyutunu küçültmenizi sağlayacaktır.

2.1. Bir Dosyayı Excel İkili Biçiminde Kaydetme

Excel dosyasını şuradan kaydetme ( .xlsx ) biçiminden Excel ikili biçimine ( .xlsb ) dosyanızın boyutunu yaklaşık olarak küçültür 40% Bu, dosya boyutunuzu küçültmenin en kolay ve en etkili yoludur. Prosedür aşağıda verilmiştir.

• Öncelikle, örnek Excel dosyanızı ( .xlsx ) biçiminde belirli bir klasöre yerleştirin.

• Ardından, aynı dosyayı ( .xlsb ) biçiminde önceki ( .xlsx ) biçimlendirilmiş dosya.

• Şimdi, iki dosya aynı dizine kaydedilir.
• Burada, dosya boyutunu kontrol edeceğiz ( .xlsb ) dosyası ile karşılaştırın ve ( .xlsx ) formatına indirgenmiş olsun ya da olmasın.

( .xlsb ) dosyası şunları içerir 1,666 KB burada ( .xlsx ) dosyası şunları içerir 3,191 KB Böylece dosya boyutu büyük ölçüde küçültülmüş olur.

Excel İkili Çalışma Kitabı Artıları ve Eksileri

Bir dosyayı kaydederken (. xlsb ) biçiminde kaydederken, her şey gibi bir Excel çalışma kitabını ikili biçimde kaydetmenin de bazı artıları ve eksileri olduğunu aklınızda bulundurmalısınız.

Artıları

• Excel ikili dosyası kaydedilirken ( .xlsx ) dosyaları.
• İkili veri yüklemek, metin ayrıştırmaktan daha hızlıdır ( .xml ) dosyaları veya ( .xlsx ) dosyaları.
• Makrolar, VBA kodu tamamen desteklenmektedir.

Eksiler

• için Şerit değişikliğine izin verilmez ( .xlsb ) formatlarına geri dönüştürmeniz gerekir.
• ( .xlsm )
• 'ye gidin, Şerit değişikliklerinizi yapın ve ardından ( .xlsb ).
• İle uyumlu değil Excel 2003 ve önceki sürümler.
• ( .xlsb ) ikili bir dosya formatıdır, open ( .xml ), ( .xlsx ), ve ( .xlsm ) dosyalarını göremezsiniz. .xlsb ) dosyaları her yerde çalışıyor.

Bu nedenle, bir dosyayı ikili formatta kaydederken dikkatli olun. Elbette, sağladığı avantaj dezavantajlarından çok daha fazla olduğunda bunu yapabilirsiniz.

Daha fazlasını okuyun: Excel Dosyası 100MB'tan Fazla Nasıl Sıkıştırılır (7 Faydalı Yol)

2.2. Koşullu Biçimlendirmeyi Kontrol Etme

Excel'de, Koşullu Biçimlendirme verileri görselleştirir ve bir çalışma sayfasının anlaşılmasını kolaylaştırır. Ancak bazen koşullu biçimlendirme uygularken hata yaparız. Bazen biçimlendirmeyi tüm bir sayfaya veya tüm bir satır veya sütun grubuna uygularız. Hatayı en aza indirmek için Koşullu Biçimlendirme> Kuralları Yönetme ve kuralların her birinin hücre aralığını kontrol edin. Yine Excel çalışma kitabında bir şekilde koşullu biçimlendirme uygularsak ve aniden buna ihtiyacımız olmadığını fark edersek, kuralları tüm çalışma sayfasından temizleyerek koşullu biçimlendirmeyi geri alabiliriz.

Daha fazlasını okuyun: Büyük Excel Dosya Boyutuna Neyin Sebep Olduğu Nasıl Belirlenir?

2.3. Excel formüllerini optimize etme

Doğrudan dosya boyutunu azaltmanın yanı sıra, Excel formüllerini optimize edebiliriz, böylece hesaplama daha hızlı yapılabilir ve dolayısıyla dosya boyutu azaltılabilir. Bunu yapmanın pek çok yolu vardır.

2.3.1. Uçucu Formüller Kullanmaktan Kaçının

Excel'de yedi adet uçucu işlev vardır ve bunlar RAND , ŞİMDİ , BUGÜN , OFFSET , HÜCRE , DOLAYLI ve BİLGİ Excel dosyasında bir değişiklik olduğunda bu formüller yeniden hesaplanır. Çalışma sayfanızda çok sayıda uçucu formül varsa, hesaplamalar yavaşlar ve dolayısıyla dosya boyutu artar. Bu nedenle çözüm basittir, uçucu formülleri kullanmaktan kaçınmalıyız. Uçucu formüllere bazı alternatifler vardır. Bunlar aşağıda verilmiştir

• Bunun yerine OFFSET fonksiyonunu kullanabilirsek İNDEKS .
• Bir çalışma sayfası içinde İNDEKS fonksiyonu, harfler yerine sütun numaraları kullanılarak kullanılabilir. DOLAYLI fonksiyonlar.
• Bunun için bir alternatif yok ŞİMDİ ve BUGÜN fonksiyonlar. Ama VBA kodu bunların yerine kullanılabilir.

Mesela Şimdi fonksiyonlarını kullanabiliriz-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

İçin BUGÜN fonksiyonlarını kullanabiliriz

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• Bu RAND fonksiyonları çoğu zaman gerekli değildir. Bununla birlikte, yeni bir rastgele sayıya ihtiyaç duyarsak, bir VBA işlevini kullanarak oluşturabilirsiniz.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• BİLGİ ve HÜCRE sistem, çalışma kitabı ve hücre durum bilgisi sağlarlar. Bunları kullanmak yerine, dosya yolunu veya hücre rengi referans numarasını kullanarak VBA .

2.3.2. Pivot Tablolar veya Excel Tabloları Kullanın

Bir dizi formül yerine Pivot tablolar veya Excel tabloları kullanmak sonucunuzu göstermenin etkili bir yoludur

2.3.3. Satırların veya Sütunların Tamamına Referans Vermekten Kaçının

Bu SUMIF veya VLOOKUP fonksiyonları tüm sütunlarda veya satırlarda veri arar. Tüm veriye başvurmak yerine, gerekirse yalnızca birkaç hücreye başvurabiliriz. gibi-

Kullanmak yerine = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Kullanabiliriz = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Burada 1. maddeye atıfta bulunuyoruz 50 Sütun hücreleri A .

2.3.4. Tekrarlanan Hesaplamalardan Kaçının

Diyelim ki bir formülünüz var ve içinde " =$A$3+$B$3 " ve bu formülü elli hücreye kopyalarsınız. Burada, benzersiz hücre sayısı yalnızca iki olmasına rağmen, toplam hücre başvurusu sayısı yüzdür. C3 olan bir formüle sahiptir. =A3+B3 hücresine atıfta bulunarak diğer 50 hücredekileri güncellemek istiyorsunuz. C3 Bu 50 hücrede aslında referans sayısını 50 yapabilirsiniz, oysa önceki referansınız yüz hücre gerektiriyordu.

Daha fazlasını okuyun: Pivot Tablo ile Excel Dosya Boyutu Nasıl Küçültülür

2.4. Excel Manuel Hesaplama Komutu

Bu aslında Excel'de daha hızlı hesaplama yapmanıza yardımcı olur. Ancak bazen büyük Excel dosyalarında manuel hesaplamalar yapmak da dosya boyutunuzu azaltmanıza yardımcı olabilir.

2.5. Pivot Tabloları Özelleştirme

Pivot Tablolar verileri hızlı bir şekilde kontrol etmek veya genel bir bakış elde etmek için oluşturulur. Bu pivot tablolara artık ihtiyacınız yoksa dosya boyutunuzu artırabilir. Sonraki hesaplamalarınızda pivot tablolarınıza ihtiyacınız yoksa aşağıdaki adımları uygulayabilirsiniz.

• Kaynak verileri dosyayla birlikte kaydetmeyin.
• Pivot Tablo'ya sağ tıklayın ve ardından Pivot Tablo Seçenekleri .
• Üzerinde Veri sekmesinden tik işaretini kaldırın Kaynak verileri dosya ile kaydetme '.

2.6. Resimlerle Excel Dosya Boyutunu Azaltın

Bazen bir Excel çalışma sayfasına resim eklediğinizde Excel'in dosya boyutu otomatik olarak artar. Resmin boyutunu Excel dışında veya Excel içinde küçültebilirsiniz. Bunu Excel içinde yapmak istiyorsanız, resmi seçin ve fare düğmesine sağ tıklayın ve Boyut ve Özellikler .

A Format Resmi penceresi Excel çalışma sayfasının sağ tarafında açılacaktır. Şimdi resminizin yüksekliğini ve genişliğini manuel olarak seçebilirsiniz.

Resminizi Excel dışında manuel olarak yeniden boyutlandırabilirsiniz. Bunu yapmak için pek çok prosedür vardır.

Daha fazlasını okuyun: Resimlerle Excel Dosya Boyutu Nasıl Küçültülür (2 Kolay Yol)

3. Excel Dosya Boyutunu Açmadan Küçültün

Dosyayı açmak veya dosya verilerini silmek her zaman gerekli değildir. Excel, dosyayı açmadan bile dosya boyutunu küçültmenize olanak tanır.

3.1. Dosya Özelliklerinden Dosya Biçimlendirme

Excel'deki tüm görevleri yaptıktan sonra, dosya özelliklerinden bir Excel dosyasının boyutunu sıkıştırmak daha kolaydır. Bu bir Windows özelliğidir ve doğrudan Excel ile ilgili değildir. Prosedür aşağıda verilmiştir.

• Dosya üzerine sağ tıklayın.
• Özellikler öğesini seçin.
• Sonraki Gelişmiş düğmesini seçin.
• Son olarak, "disk alanından tasarruf etmek için içeriği sıkıştır" seçeneğini seçin ve Tamam'a basın.

Daha fazlasını okuyun: Excel Dosya Boyutu Açılmadan Nasıl Küçültülür (Kolay Adımlarla)

3.2. Excel Dosyasını ZIP/RAR Olarak Sıkıştırın

Birçok kelime işleme belgesi, farklı sıkıştırma araçları kullanılarak orijinal boyutlarının yüzde 10'una kadar sıkıştırılabilir. Dosyaları sıkıştırarak paylaşmak iyi bir uygulamadır. Yalnızca dosya boyutunu küçültmekle kalmaz, aynı zamanda dosyayı virüslere karşı da güvenli hale getirir. WinRAR Dosyayı sıkıştırmak için prosedür aşağıda verilmiştir.

• Dosyanızın üzerine sağ tıklayın.
• Basın Arşive ekle .
• Seçmek için bir diyalog kutusu açılacaktır RAR/ZIP olarak Arşiv formatı .

• Seçmek için bir diyalog kutusu açılacaktır RAR/ZIP olarak Arşiv formatı .

Daha fazlasını okuyun: Excel Dosyası Zip'e Nasıl Sıkıştırılır (2 Uygun Yol)

Sonuç

Çoğu insan küçük boyutlu dosyaları paylaşmayı kolay bulur. Gördüğümüz gibi bunu yapmanın birçok yöntemi var. Dosya boyutunu sıkıştırmak, excel hesaplamasını hızlandırmayı da kolaylaştırır. Dosya boyutumuzu küçültmek için bu teknikleri ayrı ayrı veya birlikte kullanabiliriz.