Suuren tiedoston käsittely on tärkeää, koska sen siirtäminen vie valtavasti aikaa. Suuren tiedoston avaaminen vie liikaa aikaa. Minkä tahansa muutoksen päivittäminen suuressa tiedostossa kestää kauan. Tiedoston koon pienentäminen on siis tärkeää. Tässä artikkelissa tarkastelemme seuraavia seikkoja miten Excel-tiedoston kokoa voidaan pienentää / pakata Siihen on monia menetelmiä, ja me valitsemme tässä parhaat vaihtoehdot.

Analyysissämme käytämme supermyymälöiden myyntiä koskevia otostietoja, jotka on ladattu tästä linkistä //community.tableau.com/docs/DOC-1236.

Tämän näytteen alkuperäinen tiedostokoko on 3,191 KB .

3 huippumenetelmää suurten Excel-tiedostojen koon pienentämiseksi / pakkaamiseksi

Tässä jaksossa käsittelemme 3 todistettua menetelmää suurten Excel-tiedostojen koon pienentämiseksi/pakkaamiseksi. Tarkistetaan ne nyt!

1. Tietojen poistaminen tiedostokoon pienentämiseksi

On useita tapauksia, joissa sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin tietojen poistaminen tai muotoilu. Seuraavassa käsitellään niitä.

1.1. Tyhjien solujen poistaminen/tyhjentäminen Excelissä

Kun olet suorittanut tehtävän Excel-työkirjassa, työkirjassa on paljon käyttämättömiä soluja, joista ei ole hyötyä. Joskus teet vahingossa muotoiluja näihin käyttämättömiin soluihin, mikä itse asiassa kasvattaa tiedostokokoa. Muotoilujen poistaminen näistä tyhjistä soluista pienentää tiedostokokoa.

• Jos haluat valita koko tyhjän solun, napsauta vain kohtaa CTRL+Shift+ ↓+ → Yhdessä. Nuolimerkit osoittavat, mihin haluat sijoittaa komennon.

• Kun olet valinnut tyhjät solut, Valitse Etusivu välilehti Kirkas valintanäppäin Tyhjennä kaikki. Tämä tyhjentää solut .

Siihen on toinenkin tapa.

• On Etusivu välilehti, Paina Etsi & valitse ja paina sitten Siirry erikoisohjelmaan.

• Se avaa Siirry erikoisohjelmaan Rastita siinä valintaikkunassa rasti kohtaan Aihiot ja paina SELVÄ. Tämä etsii automaattisesti Excel-työkirjasi tyhjät alueet. Tämän jälkeen tyhjennä tyhjät solut, kuten aiemmin teimme.

Lue lisää: Excel-tiedoston koon pienentäminen poistamatta tietoja (9 nopeaa vinkkiä)

1.2. Tarkista ja poista tarpeettomat piilotetut solut.

Joskus tarpeettomat piilotetut solut ovat syynä suurempiin Excel-tiedostoihin. Saatat piilottaa vahingossa joitakin rivejä tai sarakkeita Excel-taulukkoon, jota työstät. Yhtäkkiä huomaat, että tiedostosi sisältää joitain piilotettuja elementtejä, joita et tarvitse. Voit vain poistaa Excel-taulukon rivit ja sarakkeet ja katsoa, tarvitsetko niitä vai et. Jos et tarvitse niitä, poista ne.kaikki.

Lue lisää: Kuinka pakata Excel-tiedosto sähköpostiin (13 nopeaa menetelmää)

2. Tiedoston koon pienentäminen poistamatta tietoja

Joskus Excel-tiedoston koon pienentämiseksi ei tarvitse poistaa tiedoston tietoja tai muotoiluja, vaan voit pienentää tiedostokokoa vain soveltamalla joitakin tekniikoita.

2.1. Tiedoston tallentaminen Excelin binäärimuodossa

Excel-tiedoston tallentaminen osoitteesta ( .xlsx ) muodossa Excelin binäärimuotoon ( .xlsb ) pienentää tiedostosi kokoa noin 40% Tämä on helpoin ja tehokkain tapa pienentää tiedostokokoa. Menettelytapa on esitetty alla.

• Tallenna ensin Excel-näytetiedostosi osoitteeseen ( .xlsx ) muodossa tietyssä kansiossa.

• Tallenna sitten sama tiedosto osoitteeseen ( .xlsb ) muodossa samaan kansioon, johon olet tallentanut edellisen ( .xlsx ) muotoinen tiedosto.

• Nyt nämä kaksi tiedostoa on tallennettu samaan hakemistoon.
• Tässä tarkistamme tiedoston koon ( .xlsb ) tiedosto ja vertaa sitä ( .xlsx ) muodossa riippumatta siitä, onko se pienennetty vai ei.

Voimme nähdä ( .xlsb ) tiedosto sisältää 1,666 KB jossa ( .xlsx ) tiedosto sisältää 3,191 KB Näin tiedostokoko pienenee huomattavasti.

Excelin binäärisen työkirjan edut ja haitat

Tallentaessasi tiedostoa (. xlsb ) -muodossa, kannattaa pitää mielessä, että kuten kaikessa, Excel-työkirjan tallentaminen binäärimuodossa tuo mukanaan hyviä ja huonoja puolia.

Plussaa

• Excelin binääritiedosto käyttää huomattavasti vähemmän tilaa tallennettaessa kuin ( .xlsx ) tiedostot.
• Binaaridatan lataaminen on nopeampaa kuin tekstin jäsentäminen ( .xml ) tiedostoja tai ( .xlsx ) tiedostot.
• Makrot, VBA koodi on täysin tuettu.

Miinukset

• Nauhan muuttaminen ei ole sallittua ( .xlsb ) formaatit. Sinun on muunnettava takaisin
• ( .xlsm )
• , tee nauhan muutokset ja palaa sitten takaisin ( .xlsb ).
• Ei yhteensopiva Excel 2003 ja aiemmat versiot.
• ( .xlsb ) on binäärinen tiedostomuoto, toisin kuin open ( .xml ), ( .xlsx ), ja ( .xlsm ) tiedostoja. Näin ollen et useinkaan näe ( .xlsb ) tiedostot toimivat kaikkialla.

Ole siis varovainen tallentaessasi tiedostoa binäärimuodossa. Voit varmasti tehdä näin, kun sen tarjoamat edut ovat paljon suuremmat kuin sen haitat.

Lue lisää: Miten pakata Excel-tiedosto yli 100MB (7 hyödyllisiä tapoja)

2.2 Ehdollisen muotoilun tarkistaminen

Excelissä, Ehdollinen muotoilu visualisoi tietoja ja tekee työarkista helpommin ymmärrettävän. Joskus teemme kuitenkin virheitä soveltaessamme ehdollista muotoilua. Joskus sovellamme muotoilua koko arkille tai koko rivien tai sarakkeiden ryhmälle. Virheen minimoimiseksi voimme mennä osoitteeseen Ehdollinen muotoilu> Sääntöjen hallinta ja tarkista kunkin säännön solualue. Jos taas jotenkin sovellamme ehdollista muotoilua Excel-työkirjassa ja yhtäkkiä huomaamme, ettemme tarvitse sitä, voimme peruuttaa ehdollisen muotoilun poistamalla säännöt koko työarkista.

Lue lisää: Miten määritetään, mikä aiheuttaa suuren Excel-tiedoston koon?

2.3. Excel-kaavojen optimointi

Sen lisäksi, että voimme suoraan pienentää tiedostokokoa, voimme optimoida Excel-kaavoja niin, että laskenta voidaan tehdä nopeammin ja näin ollen tiedostokokoa voidaan pienentää. Siihen on monia tapoja.

2.3.1. Vältä haihtuvien kaavojen käyttöä.

Excelissä on seitsemän haihtuvaa toimintoa, jotka ovat seuraavat RAND , NYT , TÄNÄÄN , OFFSET , CELL , INDIRECT ja INFO Nämä kaavat lasketaan uudelleen aina, kun Excel-tiedostossa tapahtuu muutos. Jos laskentataulukkosi sisältää paljon haihtuvia kaavoja, laskutoimitukset hidastuvat ja tiedostokoko kasvaa. Ratkaisu on siis yksinkertainen: meidän on vältettävä haihtuvien kaavojen käyttöä. Haihtuville kaavoille on joitakin vaihtoehtoja, jotka on esitetty alla.

• Sen sijaan, että OFFSET funktiota, voimme käyttää INDEX .
• Työarkin sisällä INDEX funktiota voidaan käyttää käyttämällä sarakkeiden numeroita kirjainten sijasta korvaamaan INDIRECT toiminnot.
• Vaihtoehtoa ei ole NYT ja TÄNÄÄN toimintoja. VBA koodia voidaan käyttää niiden korvaamiseen.

Kuten Nyt toimintoja, voimme käyttää-

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub 

Osoitteessa TÄNÄÄN toimintoja voimme käyttää

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub 

• The RAND funktioita ei useimmiten tarvita. Jos kuitenkin tarvitsemme uuden satunnaisluvun, voimme käyttää funktiota VBA funktio sen tuottamiseksi.

 Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub 

• INFO ja CELL eivät ole erityisen yleisiä kaavoja. Ne antavat järjestelmän, työkirjan ja solun tilatietoja. Niiden sijaan voimme käyttää tiedostopolun tai solun värin viitenumeroa käyttämällä komentoa VBA .

2.3.2. Pivot-taulukoiden tai Excel-taulukoiden käyttö

Pivot-taulukoiden tai Excel-taulukoiden käyttäminen on tehokas tapa näyttää tuloksesi kaavojen sarjan sijasta.

2.3.3 Vältä viittaamista kokonaisiin riveihin tai sarakkeisiin.

The SUMIF tai VLOOKUP funktiot etsivät tietoja koko sarakkeista tai riveistä. Sen sijaan, että viitattaisiin koko dataan, voimme tarvittaessa viitata vain muutamaan soluun. Like-

Sen sijaan, että käytettäisiin = SUMIF (A: A, $C4, B: B)

Voimme käyttää = SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

Tässä viitataan 1. 50 sarakkeen solut A .

2.3.4 Vältä toistuvia laskutoimituksia.

Sanotaan, että sinulla on kaava, joka sisältää " =$A$3+$B$3 ", ja kopioit kaavan viiteenkymmeneen soluun. Tässä tapauksessa soluviittauksia on yhteensä sata, vaikka yksittäisten solujen määrä on vain kaksi. Mutta jos C3 on kaava, joka on =A3+B3 ja haluat päivittää ne 50 muuhun soluun vain viittaamalla solun C3 näissä 50 solussa voit itse asiassa tehdä viittausten määrän 50, kun taas aiempi viittaus vaati sata solua.

Lue lisää: Kuinka vähentää Excel-tiedoston kokoa Pivot-taulukon avulla

2.4. Excel-käsikirjaan perustuva käsinlaskenta käskeminen

Tämä todella auttaa sinua laskemaan Excelissä nopeammin. Joskus suurissa Excel-tiedostoissa manuaalisten laskutoimitusten tekeminen voi kuitenkin myös auttaa sinua pienentämään tiedostokokoa.

2.5. Pivot-taulukoiden mukauttaminen

Pivot-taulukot luodaan tietojen nopeaa tarkistamista tai yleiskuvan saamista varten. Nämä pivot-taulukot saattavat kasvattaa tiedostokokoa, jos et tarvitse niitä enää. Jos et tarvitse pivot-taulukoita seuraavissa laskelmissasi, voit tehdä seuraavat toimet.

• Älä tallenna lähdetietoja tiedoston mukana.
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella Pivot-taulukkoa ja valitse sitten Pivot-taulukon vaihtoehdot .
• On Tiedot poista rasti välilehdeltä ' Tallenna lähdetiedot tiedostoon '.

2.6. Excel-tiedoston koon pienentäminen kuvien avulla

Joskus kun lisäät kuvia Excel-taulukkoon, Excelin tiedostokoko kasvaa automaattisesti. Voit pienentää kuvan kokoa Excelin ulkopuolella tai Excelissä. Jos haluat tehdä sen Excelissä, valitse kuva ja napsauta hiiren oikeaa painiketta ja valitse sitten Koko ja ominaisuudet .

A Formaatti Kuva ikkuna avautuu Excel-taulukon oikealle puolelle. Nyt voit valita kuvan korkeuden ja leveyden manuaalisesti.

Voit muuttaa kuvan kokoa manuaalisesti Excelin ulkopuolella. Siihen on olemassa monia menettelyjä.

Lue lisää: Kuinka vähentää Excel-tiedoston kokoa kuvien avulla (2 helppoa tapaa)

3. Excel-tiedoston koon pienentäminen avaamatta

Aina ei ole tarpeen avata tiedostoa tai poistaa tiedoston tietoja. Excelin avulla voit pienentää tiedostokokoa avaamatta tiedostoa.

3.1. Tiedoston muotoileminen tiedoston ominaisuuksissa

Kun olet tehnyt kaikki tehtävät Excelissä, on helpompaa pienentää Excel-tiedoston kokoa tiedoston ominaisuuksista. Se on Windows-ominaisuus eikä liity suoraan Exceliin. Menettelytapa on esitetty alla.

• Napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella.
• Valitse Ominaisuudet.
• Seuraava Valitse Lisäasetukset-painike.
• Valitse lopuksi "Pakkaa sisältö säästääkseen levytilaa" ja paina OK.

Lue lisää: Excel-tiedoston koon pienentäminen avaamatta (helpoilla ohjeilla)

3.2. Pakkaa Excel-tiedosto ZIP/RAR-tiedostoksi

Monet sanankäsittelydokumentit voidaan pakata 10 prosenttiin niiden alkuperäisestä koosta käyttämällä erilaisia pakkaustyökaluja. On hyvä käytäntö jakaa tiedostoja pakkaamalla ne. Se ei ainoastaan pienennä tiedostokokoa, vaan myös suojaa tiedostoa viruksilta. Tässä käytämme seuraavia työkaluja WinRAR pakata tiedosto. Menettelytapa on esitetty alla.

• Napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella.
• Paina Lisää arkistoon .
• Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit valita RAR/ZIP kuin Arkistomuoto .

• Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit valita RAR/ZIP kuin Arkistomuoto .

Lue lisää: Miten pakata Excel-tiedosto Zipiin (2 sopivaa tapaa)

Päätelmä

Useimmat ihmiset pitävät pienikokoisten tiedostojen jakamista helppona. Kuten näemme, siihen on monia menetelmiä. Tiedoston koon pakkaaminen helpottaa myös excel-laskennan nopeuttamista. Voimme käyttää näitä tekniikoita erikseen tai yhdessä tiedostokoon pienentämiseksi.