Även om det inte finns något direkt verktyg för att spåra uppgifter i Excel kan vi använda en kombination av olika funktioner och formler för att skapa en egen dynamisk uppgiftsregistrering. Den här handledningen visar dig hur du snabbt och enkelt kan konfigurera din uppgiftsregistrering med rapporter om dess aktuella status i Excel.

Ladda ner mallen

Ladda ner den aktivitetsregistrerare som skapades i det här exemplet från länken nedan. Du kan använda den som din aktivitetsregistrerare eller använda den som referens för de steg som beskrivs nedan.

Mall för uppföljning av uppgifter.xlsx

Steg-för-steg-förfarande för att skapa en uppgiftsregistrering i Excel

Följ de fem stegen nedan för att skapa en egen uppgiftsregistrering i Excel. Varje steg beskrivs i detalj i ett eget underavsnitt.

Steg 1: Skapa datamängden för Task Tracker i Excel

Först ska vi skapa ett dataset som ska kunna uppdateras automatiskt. Vi ska skapa en lista över uppgifter med deras post och namn, följt av kategori, brådska, betydelse och färdigställandestatus Följ dessa steg för att göra datasetetet dynamiskt, så att när du lägger till en ny uppgift uppdateras den automatiskt i tabellen.

• Först väljer vi ut följande rubriker i datasetet.

• Välj sedan cell B5 och gå till Hem Välj nu Villkorlig formatering från Stilar och välj Ny regel från rullgardinslistan.

• Därefter, i Ny formateringsregel väljer du Formatera endast celler som innehåller i den Välj en regeltyp Välj sedan cellvärde som inte är lika med och välj en tom cell för värdet. När du är klar här klickar du på Format .

• Gå nu till Gränsen på fliken Formatera celler och välj Översikt som visas i figuren.

• Klicka sedan på OK i båda lådorna.
• Gå nu till Hem med den formaterade cellen markerad och välj Format Painter .

• Därefter väljer du ett område där du vill spara datasetet.
• Låt oss namnge kalkylbladet AllTaskList och sedan skapa en ny med namnet Tabeller .
• Skapa olika värden för kategorier, angelägenheter, betydelser och status här.

• Gå nu tillbaka till AllTaskList ark och välj cell D5 .
• Gå sedan till Uppgifter och välj Validering av data från Verktyg för data grupp.

• Som ett resultat av detta har Validering av data öppnas. Gå nu till rutan Inställningar och välj Lista under Tillåt .

• Välj sedan Källa fältet och välj sedan de olika värdena från fältet Tabeller

• Klicka sedan på OK i den Validering av data
• En listrutan läggs till med kategorierna i den valda cellen. Välj lämplig kategori för den.

• På samma sätt lägger du till listrutor under de andra kolumnerna med hjälp av det andra bladet. Välj sedan deras värden.

• Fyll nu i alla uppgifter i datasetet. Vid denna tidpunkt kommer formaten att läggas till automatiskt och kopiera de listor som skapats av Validering av data för de följande raderna. Den färdiga listan skulle se ut ungefär så här.

Du kan lägga till fler uppgifter senare.

• Slutligen väljer du kolumner B:G, och i namnrutan skriver du namnet på datasetet, låt oss säga, Uppgiftslista .

Gå vidare till nästa steg för att få mer organiserade data från den här datamängden.

Steg 2: Skapa ett nytt ark för att spåra pågående uppgifter från datamängden

Nu måste vi organisera de ofullständiga uppgifterna, kanske baserat på kategorier eller andra parametrar som du vill ha. Vi behöver använda följande FILTER-funktionen och beroende på hur du vill ha det funktionen SORT .

• Skapa först ett nytt kalkylblad för detta ändamål och låt oss kalla det för Pågående uppgifter Skriv ner rubrikerna som i det ursprungliga datasetet här.

• Välj nu cell B5 och skriv ned följande formel.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Tryck nu på Gå in på Resultatet är att du har alla pågående uppgifter här i kalkylbladet.

• I allmänhet sorteras det som ett serienummer. Om du vill att det ska sorteras efter andra parametrar behöver du först SORT För en sortering efter kategori använder du följande formel i cellen B5 i stället.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Tryck sedan på Gå in på på tangentbordet. Du får de pågående uppgifterna sorterade efter kategori.

🔍 Uppdelning av formeln

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

👉 AllTaskList!B:B0 är en formel för att uttrycka ett villkor och returnerar ett boolskt värde.

👉 På samma sätt, AllTaskList!G:G="Inte klar" är ett villkor och returnerar ett boolskt värde.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")) returnerar alla radvärden där båda ovanstående villkor är VARA.

Steg 3: Skapa pågående uppgifter med olika parametrar

Om du vill ha alla pågående uppgifter i en viss kategori eller alla brådskande pågående uppgifter. Eller kanske Viktiga/oviktiga uppgifter. För att få dem i ett nytt kalkylblad följer du de här stegen.

• Skapa först ett nytt ark och skapa alla rubriker i det. Vi kallar arket för Pågående uppgifter per kategori .

• Välj nu cell D4 och gå till Uppgifter
• I enlighet med Verktyg för data grupp, välj Validering av data .

• Därefter, i Validering av data Välj i rutan Lista under Tillåt i den Inställningar fliken.

• Välj nu olika kategorivärden från Tabeller bladet och tryck på Gå in på Klicka sedan på OK .

• Välj en kategori från den.
• Därefter väljer du cell B7 och skriv ned följande formel.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D="Pending Tasks by Categroy"!D4))

• Tryck nu på Gå in på Du får se alla värden med den kategori som du har valt.

På samma sätt kan du ändra kategorin i cellen D4 för att se de pågående uppgifterna i andra kategorier. Listan kommer att uppdateras automatiskt.

På samma sätt kan du skapa pågående uppgifter efter hur brådskande och viktiga de är.

Steg 4: Skapa en lista med detaljer om uppgiften

Nu ska vi skapa ett kalkylblad för att få information om en viss uppgift som vi vill ha. Följ de här stegen för att se hur man skapar sådana kalkylblad. Vi kommer att göra det med hjälp av VLOOKUP-funktionen och i det sista fallet IF-funktion .

• Först av allt, skapa ett nytt kalkylblad, låt oss kalla det Uppgifter om uppgiften .
• Välj sedan detaljerna och inriktningen på det diagram som innehåller dina detaljer.

• Ange nu ett serienummer i cellen C4 .
• Gå sedan till cellen C6 och typ:

• Därefter går du till cellen C7 och skriv ner följande formel. Tryck nu på Gå in på .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• På samma sätt ska du gå till cellen C8 och skriv ner följande formel. Tryck sedan på Gå in på .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• På samma sätt går du till cell C9 och skriv ned följande formel. Tryck sedan på Ange.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Gå sedan till cellen C10 och skriv ner följande formel. Tryck sedan på Ange.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Gå slutligen till cell C11, skriva ner följande formel och sedan trycka på Gå in på .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Klar", "Avslutad", "Pågående arbete")

Du kan därför enkelt se uppgifterna i kalkylbladet.

Om du ändrar serienumret i cellen C4 kan du se detaljerna för den specifika uppgiften.

🔍 Uppdelning av formeln

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Klar", "Avslutad", "Pågående arbete")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) letar efter värdet i cellen C4 i den sjätte kolumnen i det ursprungliga datasetet som heter "Tasklist". .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Klar", "Avslutad", "Pågående arbete") kontrollerar om värdet som kom fram är "Done" (klar). Om det är värdet skrivs "Completed" (klar) ut, annars skrivs värdet "Work in Progress" (pågående arbete).

Steg 5: Generera en dynamisk rapport om Task Tracker

Nu till nästa del för att skapa en sammanfattning av den ursprungliga datamängden och visualisera den med grafer för de avslutade och ofullständiga uppgifterna. Vi kommer att använda en formel för att räkna dem och lägga till några grafer med hjälp av Excel-verktygen här. COUNTIFS och SUMMA funktioner kommer att vara till nytta i det här steget.

• Skapa först ett nytt kalkylblad. Vi kallar det för Sammanfattning .
• Skapa sedan ett dataset för att separera fullständiga och ofullständiga uppgifter för olika kategorier.

• Gå nu till cellen C5 i kalkylbladet och skriv ned följande formel och tryck sedan på Gå in på .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Markera cellen igen och klicka sedan på och dra ikonen för fyllningshandtaget nedåt för att fylla ut formeln för resten av kategorierna.

• Därefter klickar du på och drar ikonen för fyllningshandtaget till höger för att fylla cellerna i nästa kolumn med samma formel.

• Skriv nu följande formel i cell E5 och tryck sedan på Gå in på .

=SUMMA(C5:D5)

• Markera cellen igen, klicka och dra ikonen för fyllningshandtaget nedåt.

• Markera cellen igen, klicka och dra ikonen för fyllningshandtaget ner till kolumnens slut.

• På liknande sätt och med samma formel kan du hitta de totala utförda och icke utförda uppgifterna i cellerna C9 och D9 .

• Efter viss formatering kommer den slutliga sammanfattningen att se ut så här.

• Välj sedan intervallet B5:E9 och gå till Infoga På fliken väljer du Rekommenderat diagram .

• Som ett resultat av detta har Infoga diagram öppnas. Gå nu till Alla diagram i den.
• Välj sedan det diagram du vill ha. Vi använder ett kolumndiagram för demonstrationen. Välj därför Kolumn från vänster och välj diagrammet från höger som visas i bilden nedan.

• Klicka sedan på OK Resultatet är att kolumndiagrammet visas.

• Slutligen kommer diagrammet att se ut så här efter några ändringar.

• Om du vill infoga ett cirkeldiagram för slutförda uppgifter väljer du kolumnen kategori och kolumnen "Klar" i datasetet.

• Gå nu till Infoga och välj Rekommenderat diagram från Diagram

• Därefter, i den Infoga diagram rutan som dök upp, gå till Alla diagram och välj Paj från den vänstra sidan av rutan. Välj det cirkeldiagram du vill ha från den högra sidan.

• Slutligen klickar du på OK så kommer cirkeldiagrammet att dyka upp ovanpå kalkylbladet. Om du ändrar diagramstilen kommer det att se ut ungefär så här.

• Du kan också följa samma procedur efter att ha valt kolumnen "Kategori" och kolumnen "Ej utförd" för att få ett cirkeldiagram över de ofullständiga uppgifterna.

• Ordna slutligen om diagrammen med datasetet så att de ser tilltalande ut och du enkelt kan få en uppfattning om din uppgiftsregistrerare med hjälp av datasetet.

Om du ändrar något i det ursprungliga datasetet som skapades i det första steget kommer alla data i andra ark och diagrammen att uppdateras automatiskt nu. Med dessa enkla metoder kan du skapa en uppgiftsregistrering i Excel.

Läs mer: Skapa en fullt fungerande att göra-lista i Excel (4 praktiska metoder)

Slutsats

Detta var en steg-för-steg-process för att skapa en uppgiftsregistrering i Excel. Hoppas att du fann den här guiden användbar och informativ. Om du har några frågor eller förslag, låt oss veta nedan. För fler guider som denna, besök Exceldemy.com .