Nors tiesioginės užduočių stebėjimo priemonės "Excel" programoje nėra, galime naudoti įvairių funkcijų ir formulių derinį, kad sukurtume savo dinaminį užduočių stebėjimo įrankį. Šioje pamokoje parodysime greitus ir paprastus veiksmus, kaip "Excel" programoje sukurti užduočių stebėjimo įrankį su dabartinės jo būklės ataskaitomis.

Atsisiųsti šabloną

Iš toliau pateiktos nuorodos atsisiųskite šiame pavyzdyje sukurtą užduočių sekimo priemonę. Ją jau galite naudoti kaip savo užduočių sekimo priemonę arba naudoti kaip nuorodą toliau aprašytiems veiksmams atlikti.

Užduočių stebėjimo šablonas.xlsx

Žingsnis po žingsnio užduočių sekimo programos "Excel" kūrimo procedūra

Atlikite šiuos 5 žingsnius, kad "Excel" programoje sukurtumėte savo užduočių stebėjimo programą. Kiekvienas žingsnis išsamiai aprašytas atskirame poskyryje.

1 žingsnis: sukurkite užduočių sekimo programos "Excel" duomenų rinkinį

Iš pradžių sukursime duomenų rinkinį, kuris turėtų būti automatiškai atnaujinamas. Sudarysime užduočių sąrašą su jų įrašu ir pavadinimu, po kategorija, skuba, svarba ir užbaigimo būkle Atlikite šiuos veiksmus, kad duomenų rinkinys taptų dinamiškas, kad pridėjus naują užduotį ji būtų automatiškai atnaujinama lentelėje.

• Pirmiausia duomenų rinkinyje pasirenkame šias antraštes.

• Tada pasirinkite langelį B5 ir eikite į Pagrindinis Dabar pasirinkite Sąlyginis formatavimas iš Stiliai skirtuką ir pasirinkite Nauja taisyklė iš išskleidžiamojo sąrašo.

• Toliau, į Nauja formatavimo taisyklė langelį, pasirinkite formatuokite tik tas ląsteles, kuriose yra į Pasirinkite taisyklės tipą Tada pasirinkite ląstelės vertę kaip nelygus ir pasirinkite tuščią ląstelę reikšmei įrašyti. Kai baigsite, spustelėkite Formatas .

• Dabar eikite į Pasienis skirtukas Formuoti ląsteles langelį ir pasirinkite Kontūras riba, kaip parodyta paveikslėlyje.

• Po to spustelėkite GERAI abiejuose langeliuose.
• Dabar eikite į Pagrindinis skirtuką, kuriame pažymėta formatuota ląstelė, ir pasirinkite Format Painter .

• Po to pasirinkite sritį, kurioje norite laikyti duomenų rinkinį.
• Pavadinkime skaičiuoklę AllTaskList . Ir tada sukurkite naują pavadinimą Lentelės .
• Čia sukurkite skirtingas kategorijų, skubos, svarbos ir būsenos reikšmes.

• Dabar grįžkite į AllTaskList lapą ir pasirinkite ląstelę D5 .
• Tada eikite į Duomenys skirtuką ir pasirinkite Duomenų patvirtinimas iš Duomenų įrankiai grupė.

• Dėl to Duomenų patvirtinimas pasirodys langas. Dabar eikite į Nustatymai skirtuką ir pasirinkite Sąrašas pagal Leisti .

• Tada pasirinkite Šaltinis lauką ir pasirinkite skirtingas reikšmes iš Lentelės

• Po to spustelėkite GERAI į Duomenų patvirtinimas
• Todėl bus pridėtas sąrašo langelis su pasirinktame langelyje esančiomis kategorijomis. Pasirinkite jam tinkamą kategoriją.

• Panašiai, naudodamiesi kitu lapu, po kitais stulpeliais pridėkite sąrašo langelius. Ir tada pasirinkite jų reikšmes.

• Dabar užpildykite visas duomenų rinkinio užduotis. Šiuo metu formatai bus automatiškai pridėti ir nukopijuoti sąrašai, sukurti Duomenų patvirtinimas kitų eilučių. Sudarytas sąrašas atrodytų taip.

Vėliau galite pridėti daugiau užduočių.

• Galiausiai pasirinkite stulpelius B:G, ir į pavadinimo langelį įrašykite duomenų rinkinio pavadinimą, Tarkime, Užduočių sąrašas .

Pereikite prie kitų veiksmų, kad iš šio duomenų rinkinio gautumėte labiau organizuotus duomenis.

2 veiksmas: sukurti naują lapą, kuriame būtų galima stebėti laukiančias užduotis iš duomenų rinkinio

Dabar reikia sutvarkyti nebaigtas užduotis, galbūt pagal kategorijas ar kitus norimus parametrus. funkcija FILTRAS ir, priklausomai nuo to, kaip norite. SORT funkcija .

• Pirmiausia šiam tikslui sukurkite naują skaičiuoklę. Pavadinkime ją Neįvykdytos užduotys . Įrašykite antraštes, kaip ir originaliame duomenų rinkinyje čia.

• Dabar pasirinkite ląstelę B5 ir užrašykite šią formulę.

=FILTER(Užduočių sąrašas,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Neatlikta"))

• Dabar paspauskite Įveskite klaviatūroje. Dėl to šioje skaičiuoklėje turėsite visas laukiančias užduotis.

• Paprastai jis bus surūšiuotas pagal serijos numerį. Jei norite, kad jis būtų surūšiuotas pagal kitus parametrus, pirmiausia reikia SORT norėdami rūšiuoti pagal kategoriją, ląstelėje naudokite šią formulę B5 vietoj to.

=SORT(FILTER(Užduočių sąrašas,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Neatlikta")),3)

• Tada paspauskite Įveskite klaviatūroje. Nebaigtos užduotys bus surūšiuotos pagal kategorijas.

🔍 Formulės suskirstymas

=FILTER(Užduočių sąrašas,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Neatlikta"))

👉 AllTaskList!B:B0 yra formulė sąlygai išreikšti, grąžinanti loginę reikšmę.

👉 Panašiai, AllTaskList!G:G="Neatlikta" yra sąlyga ir grąžina loginę reikšmę.

👉 FILTER(Užduočių sąrašas,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Neatlikta")) grąžina visas eilučių reikšmes, kai abi minėtos sąlygos buvo TRUE.

3 veiksmas: kurti laukiančias užduotis naudojant skirtingus parametrus

Jei norite gauti visas konkrečios kategorijos nebaigtas užduotis arba visas neatidėliotinas nebaigtas užduotis. Arba galbūt svarbias / nesvarbias užduotis. Norėdami jas gauti naujoje skaičiuoklėje, atlikite šiuos veiksmus.

• Pirmiausia sukurkite naują lapą ir jame sukurkite visas antraštes. Pavadinkime lapą Neįvykdytos užduotys pagal kategoriją .

• Dabar pasirinkite ląstelę D4 ir eikite į Duomenys
• Pagal Duomenų įrankiai grupę, pasirinkite Duomenų patvirtinimas .

• Toliau, į Duomenų patvirtinimas pasirinkite langelį Sąrašas pagal Leisti į Nustatymai skirtukas.

• Dabar pasirinkite skirtingas kategorijų vertes iš Lentelės lapą ir paspauskite Įveskite . Tada spustelėkite GERAI .

• Iš jos pasirinkite kategoriją.
• Po to pasirinkite ląstelę B7 ir užrašykite šią formulę.

=FILTER(Užduočių sąrašas,(AllTaskList!G:G="Neatlikta")*(AllTaskList!D:D="Nebaigtos užduotys pagal kategoriją"!D4)))

• Dabar paspauskite Įveskite . Pamatysite visas pasirinktas kategorijos reikšmes.

Panašiai galite pakeisti kategoriją ląstelėje D4 norėdami matyti kitų kategorijų nebaigtas užduotis. Nuo šiol sąrašas bus atnaujinamas automatiškai.

Panašiai galite kurti laukiančias užduotis pagal jų skubumą ir svarbą.

4 veiksmas: sudarykite užduočių detalių sąrašą

Dabar sukursime skaičiuoklę, kad sužinotume išsamią informaciją apie vieną konkrečią užduotį, kurią norime atlikti. Atlikite šiuos veiksmus, kad sužinotumėte, kaip sukurti tokias skaičiuokles. Tai atliksime naudodamiesi . VLOOKUP funkcija ir galutiniu atveju . IF funkcija .

• Pirmiausia sukurkite naują skaičiuoklę, Pavadinkime ją Užduoties informacija .
• Tada pasirinkite informaciją ir diagramos, kurioje yra jūsų informacija, orientaciją.

• Dabar ląstelėje įveskite serijos numerį C4 .
• Tada eikite į langelį C6 ir tipą:

• Po to eikite į langelį C7 ir užrašykite šią formulę. Dabar paspauskite Įveskite .

=VLOOKUP($C$4,Užduočių sąrašas,2)

• Panašiai eikite į langelį C8 ir užrašykite šią formulę. Tada paspauskite Įveskite .

=VLOOKUP($C$4,Užduočių sąrašas,3)

• Panašiai eikite į langelį C9 ir užrašykite šią formulę. Tada paspauskite Įveskite.

=VLOOKUP($C$4,Užduočių sąrašas,4)

• Tada eikite į langelį C10 ir užrašykite šią formulę. Tada paspauskite Įveskite.

=VLOOKUP($C$4,Užduočių sąrašas,5)

• Galiausiai eikite į langelį C11, užrašykite šią formulę ir paspauskite Įveskite .

=IF(VLOOKUP($C$4,Užduočių sąrašas,6)="Atlikta", "Baigta", "Nebaigtas darbas")

Todėl galite lengvai peržiūrėti užduoties informaciją iš skaičiuoklės.

Jei pakeisite serijinį numerį ląstelėje C4 , galite matyti konkrečios užduoties duomenis.

🔍 Formulės suskirstymas

=IF(VLOOKUP($C$4,Užduočių sąrašas,6)="Atlikta", "Baigta", "Nebaigtas darbas")

👉 VLOOKUP($C$4,Užduočių sąrašas,6) ieško vertės ląstelėje C4 pradinio duomenų rinkinio, pavadinto "Užduočių sąrašas", 6-ajame stulpelyje. .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Užduočių sąrašas,6)="Atlikta", "Baigta", "Nebaigtas darbas") patikrina, ar pasirodžiusi reikšmė yra "Done" (Atlikta). Jei tai yra reikšmė, tuomet spausdina "Completed" (Atlikta), priešingu atveju - reikšmę "Work in Progress" (Nebaigta).

5 veiksmas: Dinaminės ataskaitos generavimas "Task Tracker

Dabar pereikite prie kitos dalies, kad sukurtumėte pradinio duomenų rinkinio santrauką ir vizualizuotumėte ją naudodami užbaigtų ir neužbaigtų užduočių grafikus. Naudosime formulę, skirtą tam suskaičiuoti, ir pridėsime keletą grafikų naudodami čia esančius "Excel" įrankius. COUNTIFS ir SUMA funkcijos bus naudingos šiame etape.

• Pirmiausia sukurkite naują skaičiuoklę. Pavadinkime ją Santrauka .
• Tada sukurkite duomenų rinkinį, kad galėtumėte atskirti užbaigtas ir neužbaigtas skirtingų kategorijų užduotis.

• Dabar eikite į kamerą C5 skaičiuoklėje ir įrašykite šią formulę, tada paspauskite Įveskite .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Dabar vėl pasirinkite langelį. Tada spustelėkite ir vilkite užpildymo rankenos piktogramą žemyn, kad užpildytumėte likusių kategorijų formulę.

• Po to spustelėkite ir vilkite užpildymo rankenos piktogramą į dešinę, kad kitos skilties ląstelės būtų užpildytos ta pačia formule.

• Dabar ląstelėje įrašykite šią formulę E5 . Tada paspauskite Įveskite .

=SUMA(C5:D5)

• Vėl pasirinkite ląstelę, spustelėkite ir vilkite užpildymo rankenos piktogramą žemyn.

• Panašiai dar kartą pasirinkite langelį, spustelėkite ir vilkite užpildymo rankenos piktogramą žemyn iki stulpelio pabaigos.

• Panašiai ir pagal tą pačią formulę raskite bendrą atliktų ir neatliktų užduočių skaičių ląstelėse C9 ir D9 .

• Po tam tikro formatavimo galutinė santrauka atrodys taip.

• Tada pasirinkite diapazoną B5:E9 ir eikite į Įdėkite Skirtuke pasirinkite Rekomenduojama diagrama .

• Dėl to Įterpti diagramą Atsidarys langas. Dabar eikite į Visos diagramos skirtukas jame.
• Tada pasirinkite norimą diagramą. Demonstracijoje naudosime stulpelinę diagramą. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Stulpelis iš kairės ir pasirinkite diagramą iš dešinės, kaip parodyta toliau pateiktame paveikslėlyje.

• Po to spustelėkite GERAI . Dėl to atsiras stulpelinė diagrama.

• Galiausiai, atlikus tam tikrus pakeitimus, diagrama atrodys maždaug taip.

• Norėdami įterpti atliktų užduočių skritulinę diagramą, duomenų rinkinyje pasirinkite kategorijos stulpelį ir stulpelį "Atlikta".

• Dabar eikite į Įdėkite skirtuką ir pasirinkite Rekomenduojama diagrama iš Diagramos

• Po to Įterpti diagramą atsiradusį langą, eikite į Visos diagramos skirtuką ir pasirinkite Pyragas iš kairės lango pusės. Iš dešinės pusės pasirinkite norimą skritulinę diagramą.

• Galiausiai spustelėkite GERAI ir skaičiuoklės viršuje atsiras skritulinė diagrama. Jei pakeisite diagramos stilių, ji atrodys maždaug taip.

• Tuomet vėl galite atlikti tą pačią procedūrą pasirinkę stulpelį "Kategorija" ir stulpelį "Neatlikta" ir gauti nebaigtų užduočių skritulinę diagramą.

• Galiausiai pertvarkykite diagramas su duomenų rinkiniu taip, kad jos atrodytų patraukliai ir kad iš duomenų rinkinio galėtumėte lengvai suprasti savo užduočių seklio idėją.

Jei ką nors pakeisite pirmajame žingsnyje sukurtame pradiniame duomenų rinkinyje, visi duomenys kituose lapuose ir diagramos dabar bus atnaujinami automatiškai. Šiais paprastais būdais galite sukurti užduočių stebėjimo programą "Excel" programoje.

Skaityti daugiau: Sukurti visiškai funkcionalų darbų sąrašą "Excel" programoje (4 patogūs metodai)

Išvada

Tai buvo žingsnis po žingsnio užduočių sekimo programos "Excel" kūrimo procesas. Tikimės, kad šis vadovas jums buvo naudingas ir informatyvus. Jei turite klausimų ar pasiūlymų, praneškite mums apie tai toliau. Daugiau tokių vadovų kaip šis rasite apsilankę Exceldemy.com .