Aunque no existe una herramienta directa para el seguimiento de tareas en Excel, podemos utilizar una combinación de diferentes funciones y fórmulas para crear un rastreador de tareas dinámico propio. Este tutorial le mostrará los pasos rápidos y sencillos para configurar su rastreador de tareas con informes sobre su estado actual de la misma en Excel.

Descargar plantilla

Descargue el seguidor de tareas creado en este ejemplo desde el siguiente enlace. Puede utilizarlo ya como su seguidor de tareas o utilizarlo como referencia para los pasos que se describen a continuación.

Plantilla de seguimiento de tareas.xlsx

Procedimiento Paso a Paso para Crear un Seguimiento de Tareas en Excel

Siga estos 5 pasos para crear su propio gestor de tareas en Excel. Cada paso se describe detalladamente en su propia subsección.

Paso 1: Crear un conjunto de datos para el Rastreador de Tareas en Excel

En primer lugar, vamos a hacer un conjunto de datos, que debe ser actualizable automáticamente. Vamos a hacer una lista de tareas con su entrada y nombre, siguiendo la categoría, la urgencia, la importancia y el estado de finalización Siga estos pasos para hacer el conjunto de datos dinámico, de modo que cuando se añade una nueva tarea se actualiza automáticamente a la tabla.

• En primer lugar, seleccionamos las siguientes cabeceras en el conjunto de datos.

• A continuación, seleccione la celda B5 e ir a la Inicio Seleccione ahora Formato condicional del Estilos y seleccione Nueva norma de la lista desplegable.

• A continuación, en el Nueva regla de formato seleccione Formatear sólo las celdas que contienen en el Seleccione un tipo de regla A continuación, seleccione el valor de la celda como no igual a y seleccione una celda en blanco para el valor. Una vez que haya terminado aquí, haga clic en Formato .

• Ahora, vaya al Frontera en la pestaña Formatear celdas y seleccione Esquema como se muestra en la figura.

• A continuación, haga clic en OK en ambas cajas.
• Ahora ve al Inicio con la celda formateada seleccionada y seleccione Pintor de formatos .

• A continuación, seleccione un área en la que desee guardar el conjunto de datos.
• Nombremos la hoja de cálculo AllTaskList Y luego crear uno nuevo con el nombre Tablas .
• Cree aquí diferentes valores para las categorías, las urgencias, las importancias y el estado.

• Ahora vuelve al AllTaskList y seleccione la celda D5 .
• A continuación, vaya al Datos y seleccione Validación de datos del Herramientas de datos grupo.

• En consecuencia, el Validación de datos Ahora vaya a la sección Ajustes y seleccione Lista en Permitir .

• A continuación, seleccione la opción Fuente y, a continuación, seleccione los distintos valores del campo Tablas

• A continuación, haga clic en OK en el Validación de datos
• En consecuencia, se añadirá un cuadro de lista con las categorías de la celda seleccionada. Seleccione la categoría adecuada para ella.

• Del mismo modo, añada cuadros de lista bajo las demás columnas con ayuda de la otra hoja y seleccione sus valores.

• En este punto, los formatos se añadirán automáticamente y copiarán las listas creadas por Validación de datos La lista completa tendría este aspecto.

También puedes añadir más tareas más adelante.

• Por último, seleccione las columnas B:G, y en el cuadro de nombre, escriba el nombre del conjunto de datos, Digamos, Lista de tareas .

Continúe ahora con los siguientes pasos para obtener datos más organizados de este conjunto de datos.

Paso 2: Crear una nueva hoja para realizar el seguimiento de las tareas pendientes a partir del conjunto de datos

Ahora tenemos que organizar las tareas incompletas, tal vez en función de las categorías u otros parámetros que desee. Vamos a necesitar el uso de la función FILTRO y dependiendo de cómo lo quieras la función SORT .

• En primer lugar, creemos una nueva hoja de cálculo para este fin. Y pongámosle por nombre Tareas pendientes Pon aquí las cabeceras como en el conjunto de datos original.

• Seleccione ahora la celda B5 y escribe la siguiente fórmula.

=FILTER(ListaTareas,(ListaTodasTareas!B:B0)*(ListaTodasTareas!G:G="No Hecho"))

• Ahora pulse Entre en del teclado. Como resultado, tendrás todas las tareas pendientes aquí, en esta hoja de cálculo.

• Por lo general, se ordenará por número de serie. Si desea que se ordene por otros parámetros, primero necesita el parámetro ORDENAR Para ordenar por categoría, utilice la siguiente fórmula en la celda B5 en su lugar.

=SORT(FILTER(ListaTareas,(ListaTodasTareas!B:B0)*(ListaTodasTareas!G:G="NoHecho")),3)

• Y luego pulse Entre en en tu teclado. Tendrás las tareas pendientes ordenadas por categorías.

🔍 Desglose de la fórmula

=FILTER(ListaTareas,(ListaTodasTareas!B:B0)*(ListaTodasTareas!G:G="No Hecho"))

👉 AllTaskList!B:B0 es una fórmula para expresar una condición y devuelve un valor booleano.

👉 Del mismo modo, AllTaskList!G:G="No Hecho" es una condición y devuelve un valor booleano.

👉 FILTRO(ListaTareas,(ListaTodasTareas!B:B0)*(ListaTodasTareas!G:G="No Hecho")) devuelve todos los valores de fila en los que las dos condiciones anteriores eran TRUE.

Paso 3: Crear tareas pendientes utilizando diferentes parámetros

Si quieres todas las tareas pendientes de una categoría específica o todas las tareas pendientes urgentes. O tareas importantes/no importantes tal vez. Para obtenerlas en una nueva hoja de cálculo, sigue estos pasos.

• En primer lugar, cree una nueva hoja y cree todas las cabeceras en ella. Nombremos la hoja Tareas pendientes por categoría .

• Ahora, seleccione la celda D4 e ir a la Datos
• En virtud de la Herramientas de datos grupo, seleccione Validación de datos .

• A continuación, en el Validación de datos cuadro de selección Lista en Permitir en el Ajustes ficha.

• Seleccione ahora diferentes valores de categoría en el campo Tablas hoja y pulse Entre en A continuación, haga clic en OK .

• Seleccione una categoría.
• A continuación, seleccione la celda B7 y escribe la siguiente fórmula.

=FILTER(ListaTareas,(AllTaskList!G:G="No Hecho")*(AllTaskList!D:D='Tareas Pendientes por Categoria'!D4))

• Ahora pulse Entre en Verá todos los valores con la categoría que haya seleccionado.

Del mismo modo, puede cambiar la categoría en la celda D4 para ver las tareas pendientes de otras categorías. En adelante, la lista se actualizará automáticamente.

Del mismo modo, puede crear tareas pendientes por urgencia e importancia de las mismas.

Paso 4: Elaborar la lista de tareas

Ahora vamos a crear una hoja de cálculo para conocer los detalles de una tarea concreta que queramos. Sigue estos pasos para ver cómo crear este tipo de hojas de cálculo. Lo conseguiremos con la ayuda de el Función VLOOKUP y en el caso final el Función IF .

• En primer lugar, cree una nueva hoja de cálculo, llamémosla Detalles de la tarea .
• A continuación, seleccione los datos y la orientación del gráfico que contiene sus datos.

• Ahora introduzca un número de serie en la celda C4 .
• A continuación, vaya a la celda C6 y tipo:

• Después, vaya a la celda C7 y anota la siguiente fórmula. Ahora pulsa Entre en .

=VLOOKUP($C$4,Lista de tareas,2)

• Del mismo modo, vaya a la celda C8 y escriba la siguiente fórmula. A continuación, pulse Entre en .

=VLOOKUP($C$4,Lista de tareas,3)

• De forma similar, vaya a la celda C9 y escriba la siguiente fórmula. Y luego pulse Entra.

=VLOOKUP($C$4,Lista de tareas,4)

• A continuación, vaya a la celda C10 y escriba la siguiente fórmula. Y luego pulse Entra.

=VLOOKUP($C$4,Lista de tareas,5)

• Por último, vaya a la celda C11, escriba la siguiente fórmula y pulse Entre en .

=IF(VLOOKUP($C$4,Lista de tareas,6)="Hecho", "Completado", "Trabajo en curso")

Como resultado, puede ver fácilmente los detalles de la tarea desde la hoja de cálculo.

Si cambia el número de serie en la celda C4 puede ver los detalles de esa tarea específica.

🔍 Desglose de la fórmula

=IF(VLOOKUP($C$4,Lista de tareas,6)="Hecho", "Completado", "Trabajo en curso")

👉 VLOOKUP($C$4,Lista de tareas,6) busca el valor en la celda C4 en la 6ª columna del conjunto de datos original denominado "Lista de tareas". .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Lista de tareas,6)="Hecho", "Completado", "Trabajo en curso") comprueba si el valor que apareció es "Hecho". Si es el valor, entonces imprime "Completado", de lo contrario va por el valor "Trabajo en curso".

Paso 5: Generar informe dinámico en Task Tracker

Ahora pasamos a la siguiente parte para crear un resumen del conjunto de datos original y visualizarlo con gráficos para las tareas completas e incompletas. Vamos a utilizar una fórmula para contar eso y añadir algunos gráficos utilizando las herramientas de Excel aquí. El CONSEJOS y SUM serán muy útiles en este paso.

• En primer lugar, cree una nueva hoja de cálculo. Vamos a llamarla Resumen .
• A continuación, cree un conjunto de datos para separar las tareas completas e incompletas de las distintas categorías.

• Ahora ve a la celda C5 en la hoja de cálculo y escriba la siguiente fórmula y, a continuación, pulse Entre en .

=COUNTIFS(ListaTareas!$D:$D,Resumen!$B5,ListaTareas!$G:$G,C$4)

• Ahora selecciona la celda de nuevo y haz clic y arrastra el icono del tirador de relleno hacia abajo para rellenar la fórmula para el resto de las categorías.

• A continuación, haga clic y arrastre el icono de asa de relleno hacia la derecha para rellenar las celdas de la columna siguiente con la misma fórmula.

• Ahora escribe la siguiente fórmula en la celda E5 Y luego pulse Entre en .

=SUMA(C5:D5)

• De nuevo, selecciona la celda y haz clic y arrastra el icono del tirador de relleno hacia abajo.

• Del mismo modo, seleccione de nuevo la celda y haga clic y arrastre el icono de asa de relleno hasta el final de la columna.

• De forma similar y con la misma fórmula, encuentre el total de tareas realizadas y no realizadas en las celdas C9 y D9 .

• Y después de formatear un poco, el resumen final tendrá este aspecto.

• A continuación, seleccione el intervalo B5:E9 e ir a la Inserte En la pestaña, seleccione Cuadro recomendado .

• Como resultado, el Insertar gráfico Ahora, vaya a la sección Todos los gráficos en ella.
• A continuación, seleccione el gráfico que prefiera. Para la demostración utilizaremos un gráfico de columnas. Para ello, seleccione Columna de la izquierda y elija el gráfico de la derecha, como se muestra en la imagen siguiente.

• A continuación, haga clic en OK Como resultado, aparecerá el gráfico de columnas.

• Finalmente, el gráfico tendrá este aspecto después de algunas modificaciones.

• Para insertar un gráfico circular de las tareas completadas, seleccione la columna de categoría y la columna "Realizado" en el conjunto de datos.

• Ahora ve al Inserte y seleccione Cuadro recomendado del Gráficos

• Después, en el Insertar gráfico que ha aparecido, vaya a Todos los gráficos y seleccione Pastel Seleccione el gráfico circular que desee en la parte derecha.

• Por último, haga clic en OK y tendrás el gráfico circular emergiendo en la parte superior de la hoja de cálculo. Si cambias el estilo del gráfico, se verá algo como esto.

• También puede seguir el mismo procedimiento tras seleccionar la columna "Categoría" y la columna "No realizado" y obtener un gráfico circular de las tareas incompletas.

• Por último, reorganice los gráficos con el conjunto de datos para que tenga un aspecto agradable y pueda hacerse una idea fácilmente con el conjunto de datos sobre su rastreador de tareas.

Si cambia algo en el conjunto de datos original creado en el primer paso, todos los datos de otras hojas y los gráficos se actualizarán automáticamente ahora. Con estas sencillas formas, puede crear un seguidor de tareas en Excel.

Más información: Crear una lista de tareas totalmente funcional en Excel (4 métodos prácticos)

Conclusión

Este fue un proceso paso a paso para crear un rastreador de tareas en Excel. Espero que haya encontrado esta guía útil e informativa. Si tiene alguna pregunta o sugerencia, háganoslo saber a continuación. Para más guías como esta, visite Exceldemy.com .