Obwohl es kein direktes Tool zur Verfolgung von Aufgaben in Excel gibt, können wir eine Kombination verschiedener Funktionen und Formeln verwenden, um einen eigenen dynamischen Aufgabentracker zu erstellen. Dieses Tutorial zeigt Ihnen die schnellen und einfachen Schritte, um Ihren Aufgabentracker mit Berichten über seinen aktuellen Status in Excel einzurichten.

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Laden Sie den in diesem Beispiel erstellten Task Tracker über den unten stehenden Link herunter. Sie können ihn bereits als Ihren Task Tracker verwenden oder ihn als Referenz für die unten beschriebenen Schritte nutzen.

Aufgaben-Tracker-Vorlage.xlsx

Schritt-für-Schritt-Verfahren zum Erstellen eines Task-Trackers in Excel

Befolgen Sie die folgenden 5 Schritte, um einen eigenen Aufgaben-Tracker in Excel zu erstellen. Jeder Schritt wird in einem eigenen Unterabschnitt ausführlich beschrieben.

Schritt 1: Datensatz für Task Tracker in Excel erstellen

Zunächst erstellen wir einen Datensatz, der automatisch aktualisierbar sein soll. Wir erstellen eine Aufgabenliste mit ihrem Eintrag und Namen, gefolgt von der Kategorie, der Dringlichkeit, der Wichtigkeit und dem Erledigungsstatus. Folgen Sie diesen Schritten, um den Datensatz dynamisch zu machen, so dass die Tabelle automatisch aktualisiert wird, wenn Sie eine neue Aufgabe hinzufügen.

• Zunächst wählen wir die folgenden Überschriften im Datensatz aus.

• Wählen Sie dann die Zelle B5 und gehen Sie zum Startseite Wählen Sie nun Bedingte Formatierung von der Stile und wählen Sie Neue Vorschrift aus der Drop-Down-Liste.

• Als nächstes wird in der Neue Formatierungsvorschrift Feld, wählen Sie Nur Zellen formatieren, die im Wählen Sie einen Regeltyp Wählen Sie dann den Zellwert als nicht gleich und wählen Sie eine leere Zelle für den Wert. Wenn Sie hier fertig sind, klicken Sie auf Format .

• Gehen Sie nun zum Grenze auf der Registerkarte Zellen formatieren Feld und wählen Sie Gliederung Rand wie in der Abbildung gezeigt.

• Danach klicken Sie auf OK in beiden Boxen.
• Gehen Sie nun zum Startseite mit markierter formatierter Zelle und wählen Sie Format Painter .

• Wählen Sie anschließend einen Bereich aus, in dem Sie den Datensatz speichern möchten.
• Benennen wir das Arbeitsblatt AllTaskList und erstellen Sie dann eine neue Datei mit dem Namen Tische .
• Legen Sie hier verschiedene Werte für Kategorien, Dringlichkeiten, Wichtigkeiten und den Status an.

• Gehen Sie nun zurück zum AllTaskList Blatt und wählen Sie die Zelle D5 .
• Gehen Sie dann zum Daten und wählen Sie Validierung von Daten von der Daten-Tools Gruppe.

• Infolgedessen ist die Validierung von Daten Gehen Sie nun in das Feld Einstellungen und wählen Sie Liste unter Erlauben Sie .

• Wählen Sie dann die Quelle und wählen Sie dann die verschiedenen Werte aus den Feldern Tische

• Danach klicken Sie auf OK im Validierung von Daten
• Daraufhin wird ein Listenfeld mit den Kategorien in der ausgewählten Zelle eingeblendet, aus dem Sie die entsprechende Kategorie auswählen können.

• Fügen Sie in ähnlicher Weise mit Hilfe des anderen Blattes Listenfelder unter den anderen Spalten hinzu und wählen Sie dann deren Werte aus.

• Füllen Sie nun alle Aufgaben im Datensatz aus. An dieser Stelle werden die Formate automatisch hinzugefügt und kopieren die Listen, die von Validierung von Daten Die fertige Liste würde dann etwa so aussehen.

Sie können auch später noch weitere Aufgaben hinzufügen.

• Wählen Sie schließlich die Spalten B:G, und schreiben Sie in das Feld Name den Namen des Datensatzes, z.B, Aufgabenliste .

Gehen Sie jetzt zu den nächsten Schritten über, um mehr organisierte Daten aus diesem Datensatz zu erhalten.

Schritt 2: Erstellen eines neuen Blatts zum Verfolgen ausstehender Aufgaben aus dem Datensatz

Jetzt müssen wir die unvollständigen Aufgaben organisieren, vielleicht auf der Grundlage von Kategorien oder anderen Parametern, die Sie wünschen. Wir brauchen die Verwendung von die Funktion FILTER und je nachdem, wie Sie es wünschen die Funktion SORT .

• Erstellen Sie zunächst ein neues Arbeitsblatt für diesen Zweck und nennen Sie es Ausstehende Aufgaben Tragen Sie hier die Kopfzeilen wie im Originaldatensatz ein.

• Wählen Sie nun die Zelle B5 und schreiben Sie die folgende Formel auf.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Jetzt drücken Eingabe Auf diese Weise haben Sie alle anstehenden Aufgaben in diesem Arbeitsblatt.

• Im Allgemeinen wird sie nach der Seriennummer sortiert. Wenn Sie sie nach anderen Parametern sortieren möchten, benötigen Sie zuerst die SORT Für eine Sortierung nach Kategorien verwenden Sie die folgende Formel in der Zelle B5 stattdessen.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Und dann drücken Sie Eingabe Sie erhalten dann die ausstehenden Aufgaben nach Kategorien sortiert.

🔍 Aufschlüsselung der Formel

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

👉 AllTaskList!B:B0 ist eine Formel, die eine Bedingung ausdrückt und einen booleschen Wert zurückgibt.

👉 Ähnlich, AllTaskList!G:G="Nicht Erledigt" ist eine Bedingung und gibt einen booleschen Wert zurück.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")) gibt alle Zeilenwerte zurück, bei denen die beiden oben genannten Bedingungen WAHR waren.

Schritt 3: Anstehende Aufgaben mit verschiedenen Parametern erstellen

Wenn Sie alle ausstehenden Aufgaben einer bestimmten Kategorie oder alle dringenden ausstehenden Aufgaben oder vielleicht wichtige/unwichtige Aufgaben haben möchten, gehen Sie wie folgt vor, um diese in einem neuen Arbeitsblatt zu erhalten.

• Erstellen Sie zunächst ein neues Blatt und legen Sie darin alle Überschriften an. Benennen wir das Blatt Ausstehende Aufgaben nach Kategorie .

• Wählen Sie nun die Zelle D4 und gehen Sie zum Daten
• Im Rahmen der Daten-Tools Gruppe, wählen Sie Validierung von Daten .

• Als nächstes wird in der Validierung von Daten Box auswählen Liste unter Erlauben Sie im Einstellungen tab.

• Wählen Sie nun verschiedene Kategoriewerte aus dem Feld Tische Blatt und drücken Sie Eingabe Dann klicken Sie auf OK .

• Wählen Sie eine Kategorie aus.
• Wählen Sie anschließend die Zelle B7 und schreiben Sie die folgende Formel auf.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Jetzt drücken Eingabe Sie sehen dann alle Werte mit der von Ihnen gewählten Kategorie.

In ähnlicher Weise können Sie die Kategorie in der Zelle D4 um die ausstehenden Aufgaben anderer Kategorien zu sehen. Die Liste wird von nun an automatisch aktualisiert.

Ebenso können Sie ausstehende Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit dieser Aufgaben erstellen.

Schritt 4: Erstellen einer Liste mit Aufgabendetails

Jetzt werden wir ein Arbeitsblatt erstellen, um die Details einer bestimmten Aufgabe zu erfahren. Folgen Sie diesen Schritten, um zu sehen, wie man solche Arbeitsblätter erstellt. Wir werden dies mit Hilfe von die VLOOKUP-Funktion und im letzten Fall die IF-Funktion .

• Erstellen Sie zunächst ein neues Arbeitsblatt, nennen wir es Details zur Aufgabe .
• Wählen Sie dann die Details und die Ausrichtung der Karte, die Ihre Details enthält.

• Geben Sie nun eine Seriennummer in die Zelle C4 .
• Dann gehen Sie zu Zelle C6 und Typ:

• Danach gehen Sie zu Zelle C7 und schreiben Sie die folgende Formel auf. Drücken Sie nun Eingabe .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Gehen Sie in ähnlicher Weise zur Zelle C8 und schreiben Sie die folgende Formel auf. Drücken Sie dann Eingabe .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Gehen Sie in ähnlicher Weise zur Zelle C9 und schreiben Sie die folgende Formel auf, und drücken Sie dann Eintreten.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Dann gehen Sie zu Zelle C10 und schreiben Sie die folgende Formel auf, und drücken Sie dann Eintreten.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Gehen Sie schließlich zur Zelle C11, schreiben Sie die folgende Formel auf und drücken Sie dann Eingabe .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Erledigt", "Abgeschlossen", "In Arbeit")

Auf diese Weise können Sie die Aufgabendetails in der Kalkulationstabelle leicht erkennen.

Wenn Sie die Seriennummer in der Zelle C4 können Sie die Einzelheiten dieser speziellen Aufgabe sehen.

🔍 Aufschlüsselung der Formel

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Erledigt", "Abgeschlossen", "In Arbeit")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) sucht nach dem Wert in der Zelle C4 in der 6. Spalte des Originaldatensatzes mit der Bezeichnung "Tasklist" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Erledigt", "Abgeschlossen", "In Arbeit") prüft, ob es sich bei dem angezeigten Wert um "Done" handelt; wenn ja, wird "Completed" gedruckt, andernfalls wird der Wert "Work in Progress" angezeigt.

Schritt 5: Dynamischen Bericht auf Task Tracker generieren

Im nächsten Teil geht es darum, eine Zusammenfassung des Originaldatensatzes zu erstellen und ihn mit Diagrammen für die vollständigen und unvollständigen Aufgaben zu visualisieren. Wir werden eine Formel für die Zählung verwenden und einige Diagramme mit den Excel-Tools hinzufügen. Die COUNTIFS und SUMME Funktionen werden in diesem Schritt nützlich sein.

• Erstellen Sie zunächst ein neues Arbeitsblatt, das wir folgendermaßen benennen Zusammenfassung .
• Erstellen Sie dann einen Datensatz, um vollständige und unvollständige Aufgaben für verschiedene Kategorien zu trennen.

• Jetzt geht die Zelle C5 im Arbeitsblatt und schreiben Sie die folgende Formel auf und drücken Sie dann Eingabe .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Zusammenfassung!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Wählen Sie nun die Zelle erneut aus, und klicken Sie auf das Symbol für den Füllgriff und ziehen Sie es nach unten, um die Formel für die übrigen Kategorien auszufüllen.

• Klicken Sie anschließend auf das Füllgriffsymbol und ziehen Sie es nach rechts, um die Zellen der nächsten Spalte mit derselben Formel zu füllen.

• Schreiben Sie nun die folgende Formel in die Zelle E5 und drücken Sie dann Eingabe .

=SUMME(C5:D5)

• Wählen Sie erneut die Zelle aus, klicken Sie auf das Symbol für den Füllgriff und ziehen Sie es nach unten.

• Wählen Sie die Zelle erneut aus, klicken Sie auf das Füllgriffsymbol und ziehen Sie es nach unten an das Ende der Spalte.

• Ermitteln Sie auf ähnliche Weise und mit der gleichen Formel die Summe der erledigten und nicht erledigten Aufgaben in den Zellen C9 und D9 .

• Nach einiger Formatierung sieht die endgültige Zusammenfassung wie folgt aus.

• Wählen Sie dann den Bereich B5:E9 und gehen Sie zum einfügen. Wählen Sie auf der Registerkarte Empfohlene Tabelle .

• Infolgedessen ist die Tabelle einfügen Gehen Sie nun in das Feld Alle Diagramme Registerkarte darin.
• Wählen Sie dann das gewünschte Diagramm aus. Wir verwenden für die Demonstration ein Säulendiagramm. Wählen Sie dazu Säule auf der linken Seite und wählen Sie das Diagramm auf der rechten Seite, wie in der Abbildung unten dargestellt.

• Danach klicken Sie auf OK Daraufhin wird das Säulendiagramm eingeblendet.

• Nach einigen Änderungen wird das Diagramm in etwa so aussehen.

• Um ein Tortendiagramm für die erledigten Aufgaben einzufügen, wählen Sie die Spalte Kategorie und die Spalte "Erledigt" im Datensatz aus.

• Gehen Sie nun zum einfügen. und wählen Sie Empfohlene Tabelle von der Diagramme

• Danach, in der Tabelle einfügen Box, die sich öffnete, gehen Sie zum Alle Diagramme und wählen Sie Kuchen Wählen Sie auf der linken Seite des Feldes das gewünschte Kreisdiagramm aus.

• Klicken Sie schließlich auf OK und das Tortendiagramm erscheint oben auf dem Arbeitsblatt. Wenn Sie den Stil des Diagramms ändern, wird es etwa so aussehen.

• Auf die gleiche Weise können Sie auch die Spalte "Kategorie" und die Spalte "Nicht erledigt" auswählen, um ein Tortendiagramm für die unvollständigen Aufgaben zu erhalten.

• Ordnen Sie schließlich die Diagramme mit dem Datensatz so an, dass sie ansprechend aussehen und Sie sich anhand des Datensatzes ein Bild von Ihrem Task Tracker machen können.

Wenn Sie im ursprünglichen Datensatz, der im ersten Schritt erstellt wurde, etwas ändern, werden alle Daten in den anderen Blättern und die Diagramme automatisch aktualisiert. Mit diesen einfachen Methoden können Sie einen Aufgaben-Tracker in Excel erstellen.

Lesen Sie mehr: Voll funktionsfähige Aufgabenliste in Excel erstellen (4 praktische Methoden)

Schlussfolgerung

Dies war eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Task-Trackers in Excel. Ich hoffe, Sie fanden diese Anleitung hilfreich und informativ. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, lassen Sie es uns wissen. Weitere Anleitungen wie diese finden Sie unter Exceldemy.com .