જો કે Excel માં કાર્યોને ટ્રૅક કરવા માટે કોઈ સીધું સાધન નથી, અમે અમારા પોતાના ડાયનેમિક ટાસ્ક ટ્રેકર બનાવવા માટે વિવિધ કાર્યો અને સૂત્રોના સંયોજનનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ. આ ટ્યુટોરીયલ તમને તમારા ટાસ્ક ટ્રેકરને એક્સેલમાં તેની વર્તમાન સ્થિતિ અંગેના અહેવાલો સાથે સેટ કરવા માટેના ઝડપી અને સરળ પગલાં બતાવશે.

ટેમ્પલેટ ડાઉનલોડ કરો

આ ઉદાહરણમાં બનાવેલ ટાસ્ક ટ્રેકર ડાઉનલોડ કરો નીચેની લિંક. તમે પહેલાથી જ તમારા ટાસ્ક ટ્રેકર તરીકે તેનો ઉપયોગ કરી શકો છો અથવા નીચે વર્ણવેલ પગલાં માટે સંદર્ભ તરીકે તેનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

ટાસ્ક ટ્રેકર ટેમ્પલેટ.xlsx

એક્સેલમાં ટાસ્ક ટ્રેકર બનાવવા માટેની સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ પ્રક્રિયા

એક્સેલમાં તમારું પોતાનું ટાસ્ક ટ્રેકર બનાવવા માટે નીચે આપેલા 5 સ્ટેપ્સને અનુસરો. દરેક પગલાનું તેના પોતાના પેટા-વિભાગમાં વિગતવાર વર્ણન કરવામાં આવ્યું છે.

પગલું 1: Excel માં ટાસ્ક ટ્રેકર માટે ડેટાસેટ બનાવો

પ્રથમ તો, અમે ડેટાસેટ બનાવીશું, જે આપમેળે અપડેટ થઈ શકે તેવું હોવું જોઈએ. . અમે કેટેગરી, તાકીદ, મહત્વ અને પૂર્ણતાની સ્થિતિને અનુસરીને તેમની એન્ટ્રી અને નામ સાથે કાર્ય સૂચિ બનાવીશું, ડેટાસેટને ગતિશીલ બનાવવા માટે આ પગલાં અનુસરો જેથી તમે જ્યારે નવું કાર્ય ઉમેરો ત્યારે તે ટેબલ પર આપમેળે અપડેટ થાય.

• પ્રથમ, અમે ડેટાસેટમાં નીચેના હેડરો પસંદ કરીએ છીએ.

• પછી સેલ પસંદ કરો B5 અને પર જાઓ હોમ હવે શૈલીઓ ટેબમાંથી શરતી ફોર્મેટિંગ પસંદ કરો અને ડ્રોપ-ડ્રોપ ડાઉનમાંથી નવો નિયમ પસંદ કરોયાદી.

• આગળ, નવા ફોર્મેટિંગ નિયમ બોક્સમાં, ફક્ત કોષોને ફોર્મેટ કરો કે જેમાં હોય તે પસંદ કરો. એક નિયમનો પ્રકાર પસંદ કરો પછી સેલ વેલ્યુને ની બરાબર નથી તરીકે પસંદ કરો અને મૂલ્ય માટે ખાલી કોષ પસંદ કરો. એકવાર તમે અહીં પૂર્ણ કરી લો, પછી ફોર્મેટ પર ક્લિક કરો.

• હવે, બોર્ડર ટેબ પર જાઓ કોષોને ફોર્મેટ કરો બોક્સ પર અને આકૃતિમાં બતાવ્યા પ્રમાણે રૂપરેખા બોર્ડર પસંદ કરો.

• તે પછી બંને બોક્સમાં ઓકે પર ક્લિક કરો.
• હવે પસંદ કરેલ ફોર્મેટ કરેલ સેલ સાથે હોમ ટેબ પર જાઓ અને ફોર્મેટ પેઇન્ટર પસંદ કરો.

• તે પછી, એક વિસ્તાર પસંદ કરો જ્યાં તમે ડેટાસેટ રાખવા માંગો છો.
• ચાલો સ્પ્રેડશીટને નામ આપીએ AllTaskList . અને પછી ટેબલ્સ નામ સાથે એક નવું બનાવો.
• અહીં શ્રેણીઓ, તાકીદ, મહત્વ અને સ્થિતિ માટે વિવિધ મૂલ્યો બનાવો.

• હવે AllTaskList શીટ પર પાછા જાઓ અને સેલ D5 પસંદ કરો.
• પછી ડેટા પર જાઓ. ટેબ અને ડેટા ટૂલ્સ જૂથમાંથી ડેટા માન્યતા પસંદ કરો.

• પરિણામે, ડેટા વેલિડેશન બોક્સ પોપ અપ થશે. હવે સેટિંગ્સ ટેબ પર જાઓ અને મંજૂરી આપો હેઠળ સૂચિ પસંદ કરો.

• ત્યારબાદ સ્રોત ફિલ્ડ પસંદ કરો અને પછી કોષ્ટકો

22>

• તે પછી વિવિધ મૂલ્યો પસંદ કરો ક્લિક કરો ઓકે પર ડેટા વેલિડેશન
• પરિણામે, પસંદ કરેલ કોષમાં શ્રેણીઓ સાથે યાદી બોક્સ ઉમેરવામાં આવશે. તેના માટે યોગ્ય કેટેગરી પસંદ કરો.

• તે જ રીતે, અન્ય શીટની મદદથી અન્ય કૉલમ હેઠળ સૂચિ બોક્સ ઉમેરો. અને પછી તેમની કિંમતો પસંદ કરો.

• હવે ડેટાસેટમાં તમામ કાર્યો ભરો. આ બિંદુએ, ફોર્મેટ્સ આપમેળે ઉમેરવામાં આવશે અને આગલી પંક્તિઓ માટે ડેટા માન્યતા દ્વારા બનાવેલ સૂચિની નકલ કરશે. પૂર્ણ કરેલ સૂચિ કંઈક આના જેવી દેખાશે.

તમે પછીથી પણ વધુ કાર્યો ઉમેરી શકો છો.

• છેવટે, કૉલમ્સ પસંદ કરો B:G, અને નામ બોક્સમાં, ડેટાસેટનું નામ લખો, ચાલો કહીએ, ટાસ્કલિસ્ટ .

આ ડેટાસેટમાંથી વધુ વ્યવસ્થિત ડેટા મેળવવા માટે હવે આગળના પગલાઓ પર આગળ વધો.

પગલું 2: ડેટાસેટમાંથી બાકી કાર્યોને ટ્રૅક કરવા માટે નવી શીટ બનાવો

હવે આપણે અપૂર્ણ કાર્યોને ગોઠવવાની જરૂર છે, કદાચ તમને જોઈતી શ્રેણીઓ અથવા અન્ય પરિમાણો પર આધારિત છે. અમારે ફિલ્ટર ફંક્શન ના ઉપયોગની જરૂર પડશે અને તમે તેને કેવી રીતે ઇચ્છો છો તેના આધારે સોર્ટ ફંક્શન .

• પ્રથમ, આ હેતુ માટે એક નવી સ્પ્રેડશીટ બનાવો . અને ચાલો તેને બાકી કાર્યો નામ આપીએ. અહીં મૂળ ડેટાસેટની જેમ હેડરો નીચે મૂકો.

• હવે સેલ પસંદ કરો B5 અને નીચે લખોફોર્મ્યુલા.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• હવે Enter <7 દબાવો> તમારા કીબોર્ડ પર. પરિણામે, તમારી પાસે અહીં આ સ્પ્રેડશીટમાં બાકી રહેલા તમામ કાર્યો હશે.

• સામાન્ય રીતે, તેને સીરીયલ નંબર તરીકે સૉર્ટ કરવામાં આવશે. જો તમે તેને અન્ય પરિમાણો દ્વારા સૉર્ટ કરવા માંગતા હોવ તો તમારે પહેલા SORT ફંક્શનની જરૂર છે. શ્રેણી પ્રમાણે સૉર્ટ કરવા માટે તેના બદલે સેલ B5 માં નીચેના સૂત્રનો ઉપયોગ કરો.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• અને પછી તમારા કીબોર્ડ પર Enter દબાવો. તમારી પાસે કેટેગરી દ્વારા ક્રમાંકિત બાકી કાર્યો હશે.

🔍 ફોર્મ્યુલાનું વિરામ

=FILTER(ટાસ્કલિસ્ટ,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Don Done”))

👉 AllTaskList!B:B0 એક શરત વ્યક્ત કરવા માટેનું એક સૂત્ર છે અને બુલિયન મૂલ્ય પરત કરે છે.

👉 એ જ રીતે, AllTaskList!G:G=”Don Done” એ શરત છે અને બુલિયન મૂલ્ય પરત કરે છે.

👉 ફિલ્ટર(ટાસ્કલિસ્ટ,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Don Done”)) પંક્તિના તમામ મૂલ્યો પરત કરે છે જ્યાં ઉપરની બંને શરતો સાચી હતી.

પગલું 3: વિવિધ પરિમાણોનો ઉપયોગ કરીને પેન્ડિંગ કાર્યો બનાવો

જો તમે ચોક્કસ કેટેગરીના તમામ પેન્ડિંગ કાર્યો અથવા તમામ તાત્કાલિક પેન્ડિંગ કાર્યો કરવા માંગો છો. અથવા કદાચ મહત્વપૂર્ણ/મહત્વના ન હોય તેવા કાર્યો. તેને નવી સ્પ્રેડશીટમાં મેળવવા માટે, આ પગલાં અનુસરો.

• પ્રથમ, એક નવી શીટ બનાવો અને તેમાં બધા હેડર બનાવો. ચાલો શીટને નામ આપીએ બાકી કાર્યોશ્રેણી .

• હવે, સેલ પસંદ કરો D4 અને ડેટા <12 પર જાઓ
• ડેટા ટૂલ્સ જૂથ હેઠળ, ડેટા માન્યતા પસંદ કરો.

• આગળ, માં ડેટા માન્યતા બોક્સ સેટિંગ્સ ટેબમાં સૂચિ ની નીચે મંજૂરી આપો પસંદ કરો.

• હવે ટેબલ્સ શીટમાંથી વિવિધ શ્રેણીના મૂલ્યો પસંદ કરો અને એન્ટર દબાવો. પછી ઓકે પર ક્લિક કરો.

• તેમાંથી એક કેટેગરી પસંદ કરો.
• તે પછી, સેલ પસંદ કરો B7 અને નીચેનું સૂત્ર લખો.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• હવે Enter દબાવો. તમે પસંદ કરેલ કેટેગરી સાથેના તમામ મૂલ્યો જોશો.

એવી જ રીતે, તમે કોષ D4 જોવા માટે કેટેગરી બદલી શકો છો. અન્ય શ્રેણીઓના બાકી કાર્યો. હવેથી, સૂચિ આપમેળે અપડેટ થશે.

તે જ રીતે, તમે તે કાર્યોની તાકીદ અને મહત્વ દ્વારા બાકી કાર્યો બનાવી શકો છો.

પગલું 4: કાર્ય વિગતો બનાવો યાદી

હવે આપણે એક ચોક્કસ કાર્યની વિગતો જાણવા માટે સ્પ્રેડશીટ બનાવીશું. આવી સ્પ્રેડશીટ્સ કેવી રીતે બનાવવી તે જોવા માટે આ પગલાં અનુસરો. અમે તેને VLOOKUP ફંક્શન ની મદદથી અને અંતિમ કિસ્સામાં the IF ફંક્શન ની મદદથી પૂર્ણ કરીશું.

• સૌ પ્રથમ, એક નવી સ્પ્રેડશીટ બનાવો, ચાલો તેને નામ આપીએ કાર્ય વિગતો .
• પછી વિગતો પસંદ કરો અનેતમારી વિગતો ધરાવતા ચાર્ટનું ઓરિએન્ટેશન.

• હવે સેલ C4 માં સીરીયલ નંબર દાખલ કરો.
• પછી સેલ C6 પર જાઓ અને ટાઇપ કરો:

• તે પછી , સેલ C7 પર જાઓ અને નીચેનું સૂત્ર લખો. હવે Enter દબાવો.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• તેવી જ રીતે, સેલ C8 પર જાઓ અને નીચેનું સૂત્ર લખો. પછી Enter દબાવો.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• એવી જ રીતે, સેલ C9 પર જાઓ અને નીચેનું સૂત્ર લખો. અને પછી Enter દબાવો.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• પછી સેલ C10 પર જાઓ અને નીચેનું સૂત્ર લખો. અને પછી Enter દબાવો.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• છેલ્લે, સેલ C11 પર જાઓ, નીચેનું સૂત્ર લખો અને પછી Enter દબાવો.

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

પરિણામે, તમે સ્પ્રેડશીટમાંથી કાર્યની વિગતો સરળતાથી જોઈ શકો છો.

જો તમે બદલો છો સેલ C4 માં સીરીયલ નંબર, તમે તે ચોક્કસ કાર્યની વિગતો જોઈ શકો છો.

🔍 નું વિરામ ફોર્મ્યુલા

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="પૂર્ણ","પૂર્ણ","કામ ચાલુ છે")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) “ટાસ્કલિસ્ટ” નામના મૂળ ડેટાસેટની 6ઠ્ઠી કૉલમમાં સેલ C4 માં મૂલ્ય શોધે છે.

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Done”,”Completed”,”work in Progress”) તપાસ કરે છે કે જે વેલ્યુ સામે આવી છે તે “થઈ ગયું” છે. જો તે મૂલ્ય છે, તો તે "પૂર્ણ" પ્રિન્ટ કરે છે, અન્યથા "વર્ક ઇન પ્રોગ્રેસ" મૂલ્ય માટે જાય છે.

પગલું 5: ટાસ્ક ટ્રેકર પર ડાયનેમિક રિપોર્ટ જનરેટ કરો

હવે આગલા પર મૂળ ડેટાસેટનો સારાંશ બનાવવા અને સંપૂર્ણ અને અપૂર્ણ કાર્યો માટે આલેખ સાથે તેને વિઝ્યુઅલાઈઝ કરવાનો ભાગ. અમે તેને ગણવા માટે એક સૂત્રનો ઉપયોગ કરીશું અને અહીં એક્સેલ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરીને કેટલાક ગ્રાફ ઉમેરીશું. આ પગલામાં COUNTIFS અને SUM ફંક્શન્સ કામમાં આવશે.

• પ્રથમ, નવી સ્પ્રેડશીટ બનાવો. ચાલો તેને સારાંશ નામ આપીએ.
• પછી વિવિધ શ્રેણીઓ માટે સંપૂર્ણ અને અપૂર્ણ કાર્યોને અલગ કરવા માટે ડેટાસેટ બનાવો.

• હવે સ્પ્રેડશીટમાં સેલ C5 પર જાઓ અને નીચે આપેલ ફોર્મ્યુલા લખો અને પછી Enter દબાવો.

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• હવે ફરીથી સેલ પસંદ કરો. અને પછી બાકીની કેટેગરીઝ માટે ફોર્મ્યુલા ભરવા માટે ફિલ હેન્ડલ આઇકોનને ક્લિક કરીને નીચે ખેંચો.

• તે પછી, ક્લિક કરો અને ખેંચો આગલી કૉલમના કોષોને સમાન સૂત્ર સાથે ભરવા માટે જમણી બાજુએ હેન્ડલ આયકન ભરો.

• હવે નીચેનું સૂત્ર કોષમાં લખો E5 . અને પછી Enter દબાવો.

=SUM(C5:D5)

• ફરીથી, સેલ પસંદ કરો અને ક્લિક કરો અને ખેંચોફિલ હેન્ડલ આયકન નીચે કરો.

• તેમજ રીતે, ફરીથી સેલ પસંદ કરો અને ફિલ હેન્ડલ આઇકન પર ક્લિક કરીને કોલમના અંત સુધી નીચે ખેંચો.

• સમાન રીતે અને સમાન ફોર્મ્યુલામાં, કોષો C9 અને માં પૂર્ણ થયેલ અને ન કરેલ કુલ કાર્યો શોધો D9 .

• અને અમુક ફોર્મેટિંગ પછી, અંતિમ સારાંશ આના જેવો દેખાશે.

<51

• આગળ, શ્રેણી પસંદ કરો B5:E9 અને ટેબમાં શામેલ કરો પર જાઓ, ભલામણ કરેલ ચાર્ટ પસંદ કરો.

• પરિણામે, ચાર્ટ દાખલ કરો બોક્સ ખુલશે. હવે, તેમાં બધા ચાર્ટ્સ ટેબ પર જાઓ.
• પછી તમારો મનપસંદ ચાર્ટ પસંદ કરો. અમે નિદર્શન માટે કૉલમ ચાર્ટનો ઉપયોગ કરી રહ્યા છીએ. તે કરવા માટે, ડાબી બાજુથી કૉલમ પસંદ કરો અને નીચેના ચિત્રમાં બતાવ્યા પ્રમાણે જમણી બાજુથી ચાર્ટ પસંદ કરો.

• તે પછી, ઓકે પર ક્લિક કરો. પરિણામે, કૉલમ ચાર્ટ પોપ અપ થશે.

• છેવટે, કેટલાક ફેરફારો પછી ચાર્ટ કંઈક આવો દેખાશે.

• પૂર્ણ કાર્યો માટે પાઇ ચાર્ટ દાખલ કરવા માટે કેટેગરી કૉલમ અને ડેટાસેટમાં "થઈ ગયું" કૉલમ પસંદ કરો.

<56

• હવે શામેલ કરો ટેબ પર જાઓ અને ચાર્ટ્સ

માંથી ભલામણ કરેલ ચાર્ટ પસંદ કરો

• તે પછી, પોપ અપ થતા ચાર્ટ દાખલ કરો બોક્સમાં, બધા ચાર્ટ પર જાઓબોક્સની ડાબી બાજુથી ટેબ અને પાઇ પસંદ કરો. તમને જમણી બાજુથી જોઈતો પાઈ ચાર્ટ પસંદ કરો.

• છેવટે, ઓકે પર ક્લિક કરો અને તમારી પાસે પાઈ ચાર્ટ દેખાશે. સ્પ્રેડશીટની ટોચ પર. જો તમે ચાર્ટની શૈલી બદલો છો, તો તે કંઈક આના જેવું દેખાશે.

• પછી ફરીથી, તમે "કેટેગરી" પસંદ કર્યા પછી તે જ પ્રક્રિયાને અનુસરી શકો છો. કૉલમ અને "નટ ડન" કૉલમ અને અધૂરા કાર્યો માટે પાઇ ચાર્ટ મેળવો.

• છેલ્લે, ડેટાસેટ સાથે ચાર્ટને ફરીથી ગોઠવો જેથી તે આનંદદાયક લાગે છે અને તમે તમારા ટાસ્ક ટ્રેકર વિશે ડેટાસેટ સાથે સરળતાથી વિચાર મેળવી શકો છો.

જો તમે પ્રથમ પગલામાં બનાવેલ મૂળ ડેટાસેટમાં કંઈપણ બદલો છો, તો બધા અન્ય શીટ્સ અને ચાર્ટમાંનો ડેટા હવે આપમેળે અપડેટ થશે. આ સરળ રીતો વડે, તમે એક્સેલમાં ટાસ્ક ટ્રેકર બનાવી શકો છો.

વધુ વાંચો: એક્સેલમાં સંપૂર્ણ કાર્યાત્મક કરવા માટેની સૂચિ બનાવો (4 સરળ પદ્ધતિઓ) <1

નિષ્કર્ષ

એક્સેલમાં ટાસ્ક ટ્રેકર બનાવવા માટે આ એક પગલું-દર-પગલાની પ્રક્રિયા હતી. આશા છે કે તમને આ માર્ગદર્શિકા મદદરૂપ અને માહિતીપ્રદ લાગી. જો તમારી પાસે કોઈ પ્રશ્નો અથવા સૂચનો હોય, તો અમને નીચે જણાવો. આના જેવી વધુ માર્ગદર્શિકાઓ માટે, Exceldemy.com .