Kuigi Excelis ei ole otsest vahendit ülesannete jälgimiseks, saame kasutada erinevate funktsioonide ja valemite kombinatsiooni, et luua oma dünaamiline ülesannete jälgimisseade. See õpetus näitab teile kiireid ja lihtsaid samme, kuidas luua oma ülesannete jälgimisseade koos aruannetega selle praeguse seisu kohta Excelis.

Lae mall alla

Laadige allolevalt lingilt alla selles näites loodud ülesannete jälgimisseade. Te võite seda juba kasutada oma ülesannete jälgimisseade või kasutada seda allpool kirjeldatud sammude võrdlusena.

Ülesannete jälgimise mall.xlsx

Samm-sammult protseduur Exceli ülesannete jälgimise süsteemi loomiseks

Järgige allpool toodud 5 sammu, et luua Excelis oma ülesannete jälgimisseade. Iga sammu on üksikasjalikult kirjeldatud oma alajaotuses.

Samm 1: Tehke Exceli ülesannete jälgimise jaoks andmekogum

Esmalt teeme andmekogu, mis peaks olema automaatselt uuendatav. Teeme ülesannete nimekirja, kus on nende kanne ja nimi, järgnevad kategooria, kiireloomulisus, tähtsus ja lõpetamise staatus Järgige neid samme, et muuta andmekogu dünaamiliseks, nii et uue ülesande lisamisel uuendab see automaatselt tabelit.

• Kõigepealt valime andmekogumisse järgmised pealkirjad.

• Seejärel valige lahter B5 ja minna Kodu Nüüd valige Tingimuslik vormindamine alates Stiilid vahekaart ja valige Uus reegel rippmenüüst.

• Järgnevalt on Uus vormindamise reegel kasti, valige Vormindage ainult lahtrid, mis sisaldavad aastal Valige reegli tüüp Seejärel valige lahtri väärtuseks ei ole võrdne ja valige väärtuse jaoks tühi lahter. Kui olete siin valmis, klõpsake nuppu Formaat .

• Nüüd minge Piiril vahekaart Lahtrite vormindamine kasti ja valige Ümbrised piir, nagu on näidatud joonisel.

• Pärast seda klõpsake OK mõlemas kastis.
• Nüüd mine Kodu vahekaart vormindatud lahtri valimisel ja valige Format Painter .

• Seejärel valige ala, kus soovite andmekogumit hoida.
• Anname tabelile nime AllTaskList . ja seejärel luua uus nimega Tabelid .
• Looge siin erinevaid väärtusi kategooriatele, kiireloomulisusele, tähtsusele ja staatusele.

• Nüüd mine tagasi AllTaskList leht ja valige lahter D5 .
• Siis mine Andmed vahekaart ja valige Andmete valideerimine alates Andmetöötlusvahendid rühm.

• Selle tulemusena on Andmete valideerimine avaneb kast. Nüüd mine Seaded vahekaart ja valige Loetelu aadressil Luba .

• Seejärel valige Allikas väli ja seejärel valige erinevad väärtused väljal Tabelid

• Pärast seda klõpsake OK aastal Andmete valideerimine
• Sellest tulenevalt lisatakse valitud lahtrisse loeteluraam, kus on kategooriad. Valige sobiv kategooria.

• Samamoodi lisage teise lehe abiga teiste veergude alla loendikastid. Ja seejärel valige nende väärtused.

• Nüüd täitke kõik andmekogumi ülesanded. Siinkohal lisatakse automaatselt formaadid ja kopeeritakse nimekirjad, mis on loodud Andmete valideerimine järgmiste ridade jaoks. Valmis nimekiri näeb välja umbes nii.

Hiljem saate lisada ka rohkem ülesandeid.

• Lõpuks valige veerud B:G, ja kirjutage nime lahtrisse andmekogumi nimi, ütleme, Ülesannete nimekiri .

Liikuge nüüd järgmiste sammude juurde, et saada sellest andmestikust rohkem organiseeritud andmeid.

2. samm: Uue lehe loomine, et jälgida andmekogumi pooleliolevaid ülesandeid

Nüüd peame organiseerima lõpetamata ülesandeid, võib-olla kategooriate või muude soovitud parameetrite alusel. Me vajame kasutamist funktsioon FILTER ja sõltuvalt sellest, kuidas te seda soovite funktsioon SORT .

• Kõigepealt loome selleks uue tabelarvutuse. Ja nimetame selle järgmiselt Ootel olevad ülesanded Pange pealkirjad nagu algne andmekogum siia.

• Nüüd valige lahter B5 ja kirjutage üles järgmine valem.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Nüüd vajutage Sisesta klaviatuuril. Selle tulemusena on kõik pooleliolevad ülesanded siin tabelis.

• Üldjuhul sorteeritakse see seerianumbri järgi. Kui soovite, et see sorteeritaks esmalt muude parameetrite järgi, siis on vaja SORT Kasutage lahtris järgmine valem, et sorteerida kategooriate kaupa. B5 selle asemel.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Ja siis vajutage Sisesta klaviatuuril. Saate pooleliolevad ülesanded sorteeritud kategooriate kaupa.

🔍 Valemi jaotus

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

👉 AllTaskList!B:B0 on tingimuse väljendamiseks kasutatav valem, mis tagastab booluse väärtuse.

👉 Samamoodi, AllTaskList!G:G="Ei ole tehtud" on tingimus ja tagastab boole'i väärtuse.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")) tagastab kõik rea väärtused, mille puhul mõlemad ülaltoodud tingimused olid TRUE.

3. samm: Erinevate parameetrite abil ootavate ülesannete loomine

Kui soovite kõiki konkreetse kategooria pooleliolevaid ülesandeid või kõiki kiireloomulisi pooleliolevaid ülesandeid. Või tähtsaid/ei tähtsaid ülesandeid võib-olla. Et saada need uude tabelisse, järgige järgmisi samme.

• Kõigepealt loome uue lehe ja loome sinna kõik päised. Anname lehele nime Ootel olevad ülesanded kategooriate kaupa .

• Nüüd valige lahter D4 ja minna Andmed
• Vastavalt Andmetöötlusvahendid rühma, valige Andmete valideerimine .

• Järgnevalt on Andmete valideerimine kasti valige Loetelu aadressil Luba aastal Seaded vahekaart.

• Nüüd valige erinevad kategooria väärtused valikust Tabelid leht ja vajutage Sisesta . Seejärel klõpsake OK .

• Valige sellest kategooria.
• Pärast seda valige lahter B7 ja kirjutage üles järgmine valem.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Nüüd vajutage Sisesta Näete kõiki valitud kategooria väärtusi.

Samamoodi saate muuta kategooriat lahtris D4 et näha teiste kategooriate pooleliolevaid ülesandeid. Edaspidi uuendab nimekiri automaatselt.

Samamoodi saate luua pooleliolevaid ülesandeid nende kiireloomulisuse ja tähtsuse järgi.

4. samm: ülesande üksikasjade loetelu koostamine

Nüüd loome arvutustabeli, et teada saada ühe konkreetse ülesande üksikasjad, mida me tahame. Järgime neid samme, et näha, kuidas selliseid arvutustabeleid luua. Me saavutame selle abil, et . VLOOKUP funktsioon ja viimasel juhul . IF-funktsioon .

• Kõigepealt loome uue tabeli, Nimetagem seda Ülesande üksikasjad .
• Seejärel valige üksikasjad ja teie andmeid sisaldava diagrammi orientatsioon.

• Nüüd sisestage lahtrisse järjekorranumber C4 .
• Siis mine lahtrisse C6 ja tüüp:

• Pärast seda minge lahtrisse C7 ja kirjutage üles järgmine valem. Nüüd vajutage Sisesta .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Samamoodi mine lahtrisse C8 ja kirjutage üles järgmine valem. Seejärel vajutage Sisesta .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Samamoodi minge lahtrisse C9 ja kirjutage üles järgmine valem. Ja seejärel vajutage Sisestage.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Siis mine lahtrisse C10 ja kirjutage üles järgmine valem. Ja seejärel vajutage Sisestage.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Lõpuks mine lahtrisse C11, kirjutada järgmine valem ja seejärel vajutada Sisesta .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress")

Selle tulemusena näete ülesannete üksikasju tabelist hõlpsasti.

Kui te muudate lahtris oleva järjekorranumbri C4 näete selle konkreetse ülesande üksikasju.

🔍 Valemi jaotus

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress")

👉 VLOOKUP($C$4,Ülesannete nimekiri,6) otsib väärtust lahtris C4 algse andmekogumi 6. veerus nimega "Tasklist". .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress") kontrollib, kas ilmunud väärtus on "Valmis". Kui see on väärtus, siis prindib ta "Lõpetatud", vastasel juhul läheb väärtuseks "Töö pooleli".

5. samm: Loo dünaamiline aruanne ülesannete jälgimise kohta

Nüüd järgmisele osale, et luua kokkuvõte algsest andmestikust ja visualiseerida see graafikutega lõpuleviidud ja lõpetamata ülesannete kohta. Kasutame selle loendamise jaoks valemit ja lisame mõned graafikud, kasutades siinkohal Exceli vahendeid. COUNTIFS ja SUM funktsioonid tulevad selles etapis kasuks.

• Kõigepealt loome uue tabeli. Anname sellele nimeks Kokkuvõte .
• Seejärel looge andmekogum, et eristada lõpetatud ja lõpetamata ülesanded eri kategooriate jaoks.

• Nüüd läheb rakk C5 tabelisse ja kirjutage järgmine valem ning seejärel vajutage nuppu Sisesta .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Nüüd valige lahter uuesti. Ja seejärel klõpsake ja lohistage täitekäepidemete ikooni alla, et täita valemiga ülejäänud kategooriad.

• Pärast seda klõpsake ja lohistage täitekäepideme ikooni paremale, et täita järgmise veeru lahtrid sama valemiga.

• Nüüd kirjutage lahtrisse järgmine valem E5 . Ja siis vajutage Sisesta .

=SUM(C5:D5)

• Valige taas lahter ning klõpsake ja lohistage täitekäepidemete ikooni alla.

• Samamoodi valige lahter uuesti ning klõpsake ja lohistage täitekäepideme ikoon alla veeru lõppu.

• Leidke sarnaselt ja sama valemiga tehtud ja tegemata ülesannete kogusumma lahtrites C9 ja D9 .

• Ja pärast mõningast vormistamist näeb lõplik kokkuvõte välja selline.

• Seejärel valige vahemik B5:E9 ja minna Sisesta Vahelehel valige Soovitatav skeem .

• Selle tulemusena on Sisesta skeem avaneb kast. Nüüd minge aadressile Kõik graafikud vahekaart.
• Seejärel valige oma eelistatud diagramm. Me kasutame demonstratsiooniks tulpdiagrammi. Selleks valige Veerg vasakult ja valige paremalt diagramm, nagu on näidatud alloleval pildil.

• Pärast seda klõpsake nuppu OK Selle tulemusena ilmub esile tulpdiagramm.

• Lõpuks näeb graafik pärast mõningaid muudatusi välja umbes nii.

• Lõpetatud ülesannete ringdiagrammi sisestamiseks valige andmekogumis kategooria veerg ja veerg "Tehtud".

• Nüüd mine Sisesta vahekaart ja valige Soovitatav skeem alates Graafikud

• Pärast seda on Sisesta skeem kasti, mis avanes, mine Kõik graafikud vahekaart ja valige Pirukas vasakult. Valige paremalt soovitud pirukadiagramm.

• Lõpuks klõpsake nuppu OK ja teil tekib arvutustabeli peal pirukadiagramm. Kui te muudate diagrammi stiili, näeb see välja umbes nii.

• Seejärel saate jällegi sama protseduuri järgida pärast veeru "Kategooria" ja veeru "Lõpetamata" valimist ja saada lõpetamata ülesannete ringdiagrammi.

• Lõpuks korraldage diagrammid andmekogumiga ümber nii, et see näeks meeldiv välja ja te saaksite andmekogumiga hõlpsasti aimu oma ülesannete jälgimise kohta.

Kui te muudate midagi esimeses etapis loodud algses andmekogumis, uuendatakse nüüd automaatselt kõiki andmeid teistel lehtedel ja graafikutes. Nende lihtsate viiside abil saate Excelis luua ülesannete jälgimise süsteemi.

Loe edasi: Täielikult toimiva ülesannete nimekirja loomine Excelis (4 praktilist meetodit)

Kokkuvõte

See oli samm-sammult protsess, kuidas luua ülesannete jälgimisseade Excelis. Loodan, et see juhend oli teile kasulik ja informatiivne. Kui teil on küsimusi või ettepanekuid, andke meile allpool teada. Rohkem selliseid juhendeid leiate siit. Exceldemy.com .