Bár nincs közvetlen eszköz a feladatok nyomon követésére az Excelben, különböző függvények és képletek kombinációjával létrehozhatunk egy saját dinamikus feladatkövetőt. Ez a bemutató megmutatja a gyors és egyszerű lépéseket a feladatkövető beállításához, az aktuális állapotáról szóló jelentésekkel együtt az Excelben.

Sablon letöltése

Töltse le a példában létrehozott feladatkövetőt az alábbi linkről. Már most is használhatja feladatkövetőként, vagy referenciaként használhatja az alább leírt lépésekhez.

Feladatkövető sablon.xlsx

Lépésről lépésre történő eljárás egy feladatkövető létrehozásához Excelben

Kövesse az alábbi 5 lépést, hogy létrehozza saját feladatkövetőjét az Excelben. Mindegyik lépést a saját alfejezetében részletesen ismertetjük.

1. lépés: Adatkészlet létrehozása a Task Tracker számára Excelben

Először egy adathalmazt készítünk, amelynek automatikusan frissíthetőnek kell lennie. Készítünk egy feladatlistát a bejegyzésekkel és nevükkel, a kategória, a sürgősség, a fontosság és a befejezési állapot után Kövesse az alábbi lépéseket, hogy az adathalmazt dinamikussá tegye, hogy amikor új feladatot ad hozzá, az automatikusan frissüljön a táblázatban.

• Először a következő fejléceket választjuk ki az adatállományban.

• Ezután válassza ki a cellát B5 és menj a Home Most válassza ki Feltételes formázás a Stílusok lapot, és válassza a Új szabály a legördülő listából.

• Ezután a Új formázási szabály mezőben válassza a Csak olyan cellák formázása, amelyek a Szabálytípus kiválasztása Ezután válassza ki a cella értékét nem egyenlő és válasszon ki egy üres cellát az értékhez. Ha itt végzett, kattintson a Formátum .

• Most menj a Határ fülön a Cellák formázása mezőt, és válassza ki a Vázlat az ábrán látható módon.

• Ezután kattintson a OK mindkét dobozban.
• Most menj a Home lapon a formázott cella kijelölésével, és válassza a Format Painter .

• Ezután válasszon ki egy területet, ahol az adatkészletet tárolni szeretné.
• Nevezzük el a táblázatot AllTaskList . majd hozzon létre egy újat a következő névvel Táblák .
• Itt különböző értékeket hozhat létre a kategóriák, a sürgősség, a fontosság és a státusz számára.

• Most menj vissza a AllTaskList lap és válassza ki a cellát D5 .
• Ezután menjen a Adatok lapot, és válassza a Adatérvényesítés a Adateszközök csoport.

• Ennek eredményeként a Adatérvényesítés doboz fog felugrani. Most menj a Beállítások lapot, és válassza a Lista a címen Engedélyezze a .

• Ezután válassza ki a Forrás mezőt, majd válassza ki a különböző értékeket a Táblák

• Ezután kattintson a OK a Adatérvényesítés
• Ennek következtében egy listadoboz jelenik meg a kiválasztott cellában lévő kategóriákkal. Válassza ki a megfelelő kategóriát.

• Hasonlóképpen, a másik lap segítségével adjunk hozzá listadobozokat a többi oszlop alá. Majd válasszuk ki az értékeiket.

• Most töltse ki az összes feladatot az adatkészletben. Ekkor a formátumok automatikusan hozzáadódnak, és másolják a listákat, amelyeket a Adatérvényesítés Az elkészült lista valahogy így nézne ki.

Később további feladatokat is hozzáadhat.

• Végül válassza ki az oszlopokat B:G, és a name mezőbe írja be az adatkészlet nevét, mondjuk, Feladatlista .

Most lépjen tovább a következő lépésekhez, hogy rendezettebb adatokat kapjon ebből az adatkészletből.

2. lépés: Új lap létrehozása a függőben lévő feladatok nyomon követésére az adatállományból

Most a befejezetlen feladatokat kell rendszereznünk, esetleg a kategóriák vagy más paraméterek alapján. Szükségünk lesz a következő használatára a FILTER funkció és attól függően, hogy hogyan akarod a SORT funkció .

• Először is hozzunk létre egy új táblázatot erre a célra. És nevezzük el úgy, hogy Függő feladatok Tegye le a fejléceket, mint az eredeti adatkészletet itt.

• Most válassza ki a cellát B5 és írja le a következő képletet.

=FILTER(Feladatlista,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nem kész"))

• Most nyomja meg Írja be a címet. Ennek eredményeképpen az összes függőben lévő feladat itt lesz ebben a táblázatban.

• Általában sorszám szerint lesz rendezve. Ha azt szeretné, hogy más paraméterek szerint legyen rendezve, akkor először szükség van a SORT A kategória szerinti rendezéshez használja a következő képletet a cellában B5 helyette.

=SORT(FILTER(Feladatlista,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nem kész")),3)

• Majd nyomja meg a Írja be a címet. A függőben lévő feladatokat kategóriák szerint rendezi.

🔍 A képlet bontása

=FILTER(Feladatlista,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nem kész"))

👉 AllTaskList!B:B0 egy feltétel kifejezésére szolgáló formula, és egy bólus értéket ad vissza.

👉 Hasonlóképpen, AllTaskList!G:G="Nem kész" egy feltétel, és egy bóluszi értéket ad vissza.

👉 FILTER(Feladatlista,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nem kész")) visszaadja az összes olyan sorértéket, ahol mindkét fenti feltétel TRUE volt.

3. lépés: Függő feladatok létrehozása különböző paraméterek használatával

Ha egy adott kategória összes függőben lévő feladatát vagy az összes sürgős függőben lévő feladatot szeretné, vagy esetleg a fontos/nem fontos feladatokat. Ha ezeket egy új táblázatban szeretné megkapni, kövesse az alábbi lépéseket.

• Először is hozzunk létre egy új lapot, és hozzuk létre benne az összes fejlécet. Nevezzük el a lapot Függő feladatok kategóriánként .

• Most válassza ki a cellát D4 és menj a Adatok
• A Adateszközök csoport, válassza a Adatérvényesítés .

• Ezután a Adatérvényesítés doboz kiválasztása Lista a címen Engedélyezze a a Beállítások tab.

• Most válasszon különböző kategóriaértékeket a Táblák lapot és nyomja meg Írja be a címet. Ezután kattintson a OK .

• Válasszon ki belőle egy kategóriát.
• Ezután válassza ki a cellát B7 és írja le a következő képletet.

=FILTER(Feladatlista,(AllTaskList!G:G="Nem kész")*(AllTaskList!D:D='Függő feladatok kategória szerint'!D4)))

• Most nyomja meg Írja be a címet. A kiválasztott kategóriához tartozó összes értéket látni fogja.

Hasonlóképpen megváltoztathatja a kategóriát a cellában D4 a többi kategória függőben lévő feladatainak megtekintéséhez. Ezentúl a lista automatikusan frissül.

Hasonlóképpen létrehozhat függőben lévő feladatokat a feladatok sürgőssége és fontossága szerint.

4. lépés: Feladat részleteket tartalmazó lista összeállítása

Most egy táblázatot fogunk létrehozni, hogy megismerjük egy adott feladat részleteit, amit szeretnénk. Kövessük az alábbi lépéseket, hogy lássuk, hogyan lehet ilyen táblázatokat létrehozni. Ezt a következők segítségével fogjuk elérni a VLOOKUP funkció és a végső esetben a IF funkció .

• Először is, hozzon létre egy új táblázatot, Nevezzük meg Feladat részletei .
• Ezután válassza ki a részleteket és a részleteket tartalmazó diagram tájolását.

• Most írjon be egy sorszámot a cellába C4 .
• Ezután menj a cellába C6 és típus:

• Ezután menj a cellába C7 és írja le a következő képletet. Most nyomja meg a Írja be a címet. .

=VLOOKUP($C$4,Feladatlista,2)

• Hasonlóképpen, menj a cellába C8 és írja le a következő képletet. Ezután nyomja meg a Írja be a címet. .

=VLOOKUP($C$4,Feladatlista,3)

• Hasonló módon menjünk a cellába C9 és írja fel a következő képletet. Majd nyomja meg a Lépjen be.

=VLOOKUP($C$4,Feladatlista,4)

• Ezután menj a cellába C10 és írja fel a következő képletet. Majd nyomja meg a Lépjen be.

=VLOOKUP($C$4,Feladatlista,5)

• Végül menjen a cellába C11, írja le a következő képletet, majd nyomja meg a Írja be a címet. .

=IF(VLOOKUP($C$4,Feladatlista,6)="Kész", "Befejezett", "Folyamatban lévő munka")

Ennek eredményeképpen a táblázatból könnyen láthatja a feladat részleteit.

Ha megváltoztatja a sorszámot a cellában C4 , láthatja az adott feladat részleteit.

🔍 A képlet bontása

=IF(VLOOKUP($C$4,Feladatlista,6)="Kész", "Befejezett", "Folyamatban lévő munka")

👉 VLOOKUP($C$4,Feladatlista,6) a cellában lévő értéket keresi C4 az eredeti "Tasklist" nevű adatkészlet 6. oszlopában .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Feladatlista,6)="Kész", "Befejezett", "Folyamatban lévő munka") ellenőrzi, hogy a megjelenő érték "Kész"-e. Ha ez az érték, akkor kiírja a "Befejezve" értéket, ellenkező esetben a "Folyamatban lévő munka" értéket keresi.

5. lépés: Dinamikus jelentés készítése a Task Trackerről

Most a következő részre térünk át, hogy létrehozzuk az eredeti adatállomány összefoglalóját, és grafikonokkal vizualizáljuk a teljesített és a befejezetlen feladatokat. Egy képletet fogunk használni a számoláshoz, és néhány grafikont fogunk hozzáadni az Excel eszközeinek segítségével. COUNTIFS és SUM funkciók hasznosak lesznek ebben a lépésben.

• Először is hozzunk létre egy új táblázatot. Nevezzük el Összefoglaló .
• Ezután hozzon létre egy adatkészletet a különböző kategóriák teljes és befejezetlen feladatainak elkülönítésére.

• Most menj a cellába C5 a táblázatkezelőben, és írja le a következő képletet, majd nyomja meg a Írja be a címet. .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Most jelölje ki ismét a cellát. Majd kattintson a kitöltési fogantyú ikonra, és húzza lefelé, hogy kitöltse a többi kategória képletét.

• Ezután kattintson a kitöltési fogantyú ikonra, és húzza azt jobbra, hogy a következő oszlop celláit is kitöltse ugyanazzal a képlettel.

• Most írja a következő képletet a cellába E5 . majd nyomja meg a Írja be a címet. .

=SUM(C5:D5)

• Ismét jelölje ki a cellát, majd kattintson és húzza lefelé a kitöltési fogantyú ikonját.

• Hasonlóképpen jelölje ki ismét a cellát, majd kattintson a kitöltési fogantyú ikonjára, és húzza lefelé az oszlop végéig.

• Hasonló módon és ugyanazzal a képlettel keresse meg az összes elvégzett és el nem végzett feladatot a cellákban. C9 és D9 .

• Némi formázás után a végső összefoglaló így fog kinézni.

• Ezután válassza ki a tartományt B5:E9 és menj a Beillesztés A lapon válassza a Ajánlott táblázat .

• Ennek eredményeként a Diagram beillesztése mező fog megnyílni. Most menjünk a Minden Charts lapot.
• Ezután válassza ki a kívánt diagramot. Mi a bemutatóhoz oszlopdiagramot használunk. Ehhez válassza ki a Oszlop balról, és válassza ki a diagramot a jobb oldalon, ahogy az alábbi képen látható.

• Ezután kattintson a OK Ennek eredményeképpen az oszlopdiagram fog megjelenni.

• Végül a diagram néhány módosítás után valahogy így fog kinézni.

• A befejezett feladatok kördiagramjának beillesztéséhez jelölje ki az adatállományban a kategória oszlopot és a "Kész" oszlopot.

• Most menj a Beillesztés lapot, és válassza a Ajánlott táblázat a Diagramok

• Ezt követően a Diagram beillesztése dobozban, menjen a Minden Charts lapot, és válassza a Pite a doboz bal oldalán. Válassza ki a kívánt kördiagramot a jobb oldalon.

• Végül kattintson a OK és a táblázat tetején megjelenik a kördiagram. Ha megváltoztatja a diagram stílusát, akkor valami ilyesmi lesz.

• Ezután ugyanezt az eljárást követheti a "Kategória" oszlop és a "Nem kész" oszlop kiválasztása után is, és kaphat egy kördiagramot a befejezetlen feladatokról.

• Végül rendezze át a diagramokat az adatkészlettel úgy, hogy az tetszetősen nézzen ki, és az adatkészlettel könnyen el tudja képzelni a feladatkövetőjét.

Ha bármit megváltoztat az első lépésben létrehozott eredeti adatkészletben, akkor a többi lapon és a diagramokban lévő összes adat mostantól automatikusan frissül. Ezekkel az egyszerű módszerekkel létrehozhat egy feladatkövető programot az Excelben.

Bővebben: Teljesen funkcionális feladatlista létrehozása Excelben (4 praktikus módszer)

Következtetés

Ez egy lépésről-lépésre történő folyamat volt egy feladatkövető létrehozásához Excelben. Reméljük, hogy hasznosnak és informatívnak találta ezt az útmutatót. Ha bármilyen kérdése vagy javaslata van, ossza meg velünk az alábbiakban. További ilyen útmutatókért látogasson el a következő oldalra Exceldemy.com .