Iako ne postoji direktan alat za praćenje zadataka u Excelu, možemo koristiti kombinaciju različitih funkcija i formula za kreiranje vlastitog dinamičkog alata za praćenje zadataka. Ovaj vodič će vam pokazati brze i jednostavne korake za postavljanje vašeg task trackera s izvještajima o njegovom trenutnom statusu u Excelu.

Preuzmi predložak

Preuzmite program za praćenje zadataka kreiran u ovom primjeru sa link ispod. Već ga možete koristiti kao svoj program za praćenje zadataka ili ga koristiti kao referencu za dolje opisane korake.

Task Tracker Template.xlsx

Procedura korak po korak za kreiranje Task Tracker-a u Excel-u

Slijedite ovih 5 koraka u nastavku da biste kreirali vlastiti alat za praćenje zadataka u Excel-u. Svaki korak je detaljno opisan u svom pododjeljku.

Korak 1: Napravite skup podataka za Task Tracker u Excelu

U početku ćemo napraviti skup podataka koji bi trebao biti automatski ažuriran . Napravit ćemo listu zadataka s njihovim unosom i imenom, prateći kategoriju, hitnost, važnost i status završetka Slijedite ove korake da skup podataka bude dinamičan tako da se kada dodate novi zadatak automatski ažurira u tablicu.

• Prvo, biramo sljedeća zaglavlja u skupu podataka.

• Zatim odaberite ćeliju B5 i idite na Početna Sada odaberite Uvjetno oblikovanje sa kartice Stilovi i odaberite Novo pravilo sa padajućeg izbornikalistu.

• Sljedeće, u polju Novo pravilo oblikovanja , odaberite Formatiraj samo ćelije koje sadrže u Odaberite vrstu pravila Zatim odaberite vrijednost ćelije kao nije jednako i odaberite praznu ćeliju za vrijednost. Kada završite ovdje, kliknite na Format .

• Sada idite na karticu Granica u okviru Format Cells i odaberite Outline obrub kao što je prikazano na slici.

• Nakon toga kliknite na OK u oba polja.
• Sada idite na karticu Početna sa odabranom formatiranom ćelijom i odaberite Format Painter .

• Nakon toga, odaberite područje u kojem želite zadržati skup podataka.
• Imenujmo tabelu AllTaskList . Zatim kreirajte novu s imenom Tabele .
• Ovdje kreirajte različite vrijednosti za kategorije, hitnosti, važnosti i status.

• Sada se vratite na list AllTaskList i odaberite ćeliju D5 .
• Zatim idite na Podaci karticu i odaberite Provjera valjanosti podataka iz grupe Alati za podatke .

• Kao rezultat, Provjera valjanosti podataka . Sada idite na karticu Postavke i odaberite Lista pod Dozvoli .

• Zatim odaberite polje Izvor , a zatim odaberite različite vrijednosti iz Tabela

• Nakon toga kliknitena OK u Provjera valjanosti podataka
• Slijedom toga, popisni okvir će biti dodan sa kategorijama u odabranoj ćeliji. Odaberite odgovarajuću kategoriju za to.

• Slično, dodajte okvire sa listom ispod ostalih kolona uz pomoć drugog lista. A zatim odaberite njihove vrijednosti.

• Sada ispunite sve zadatke u skupu podataka. U ovom trenutku, formati će se automatski dodati i kopirati liste kreirane pomoću Provjera valjanosti podataka za sljedeće redove. Završena lista bi izgledala otprilike ovako.

Možete i kasnije dodati više zadataka.

• Konačno, odaberite stupce B:G, i u polje za ime upišite naziv skupa podataka, recimo, Tasklist .

Pređite sada na sljedeće korake da dobijete više organiziranih podataka iz ovog skupa podataka.

Korak 2: Kreirajte novi list za praćenje zadataka na čekanju iz skupa podataka

Sada moramo organizirati nedovršene zadatke, možda na osnovu kategorija ili drugih parametara koje želite. Trebat će nam upotreba funkcije FILTER i ovisno o tome kako to želite funkcije SORT .

• Prvo, kreirajte novu tabelu za ovu svrhu . I nazovimo ga Zadaci na čekanju . Ovdje zapišite zaglavlja poput originalnog skupa podataka.

• Sada odaberite ćeliju B5 i zapišite sljedećeformula.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Sada pritisnite Enter na vašoj tastaturi. Kao rezultat, imat ćete sve zadatke na čekanju ovdje u ovoj proračunskoj tabeli.

• Općenito će biti sortirano kao serijski broj. Ako želite da se prvo sortira po drugim parametrima, potrebna vam je funkcija SORT . Za sortiranje po kategoriji umjesto toga koristite sljedeću formulu u ćeliji B5 .

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• A zatim pritisnite Enter na tastaturi. Imat ćete zadatke na čekanju razvrstane po kategorijama.

🔍 Raščlamba formule

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Nije urađeno”))

👉 AllTaskList!B:B0 je formula za izražavanje uslova i vraća logičku vrijednost.

👉 Slično, AllTaskList!G:G=”Not Done” je uslov i vraća logičku vrijednost.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) vraća sve vrijednosti reda u kojima su oba gornja uslova bila TRUE.

Korak 3: Kreirajte zadatke na čekanju koristeći različite parametre

Ako želite sve zadatke na čekanju određene kategorije ili sve hitne zadatke na čekanju. Ili važni/nevažni zadaci možda. Da biste ih dobili u novoj tabeli, slijedite ove korake.

• Prvo, kreirajte novi list i kreirajte sva zaglavlja u njemu. Nazovimo list Zadaci na čekanju poKategorija .

• Sada odaberite ćeliju D4 i idite na Podaci
• U grupi Alati za podatke , odaberite Provjera valjanosti podataka .

• Sljedeće, u u okviru Provjera valjanosti podataka odaberite Lista pod Dozvoli na kartici Postavke .

• Sada odaberite različite vrijednosti kategorije sa lista Tabele i pritisnite Enter . Zatim kliknite na OK .

• Izaberite kategoriju iz nje.
• Nakon toga odaberite ćeliju B7 i zapišite sljedeću formulu.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Sada pritisnite Enter . Vidjet ćete sve vrijednosti sa kategorijom koju ste odabrali.

Slično, možete promijeniti kategoriju u ćeliji D4 da vidite nerešeni zadaci drugih kategorija. Od sada, lista će se automatski ažurirati.

Slično, možete kreirati zadatke na čekanju prema hitnosti i važnosti tih zadataka.

Korak 4: Napravite detalje zadatka Lista

Sada ćemo kreirati tabelu da bismo znali detalje jednog određenog zadatka koji želimo. Slijedite ove korake da vidite kako da kreirate takve tabele. To ćemo postići uz pomoć VLOOKUP funkcije i u konačnom slučaju IF funkcije .

• Prvo, kreirajte novu tabelu, nazovimo je Detalji zadatka .
• Zatim odaberite detalje iorijentacija grafikona koji sadrži vaše detalje.

• Sada unesite serijski broj u ćeliju C4 .
• Zatim idite na ćeliju C6 i upišite:

• Nakon toga , idite na ćeliju C7 i zapišite sljedeću formulu. Sada pritisnite Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Slično, idite na ćeliju C8 i zapišite sljedeću formulu. Zatim pritisnite Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Na sličan način idite na ćeliju C9 i zapišite sljedeću formulu. A zatim pritisnite Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Zatim idite na ćeliju C10 i zapišite sljedeću formulu. A zatim pritisnite Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Konačno, idite na ćeliju C11, zapišite sljedeću formulu i zatim pritisnite Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Kao rezultat toga, možete lako vidjeti detalje zadatka iz proračunske tablice.

Ako promijenite serijski broj u ćeliji C4 , možete vidjeti pojedinosti o tom specifičnom zadatku.

🔍 Raščlamba formula

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Gotovo”,”Završeno”,”Rad u toku”)

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) traži vrijednost u ćeliji C4 u 6. koloni originalnog skupa podataka pod nazivom “Tasklist” .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Gotovo”,”Završeno”,”Rad u toku”) provjerava da li je vrijednost koja se pojavila “Gotovo”. Ako je to vrijednost, onda ispisuje “Completed”, u suprotnom vrijedi za vrijednost “Work in Progress”.

Korak 5: Generirajte dinamički izvještaj na Task Tracker-u

Sada na sljedeći dio za kreiranje sažetka originalnog skupa podataka i njegovu vizualizaciju sa grafikonima za potpune i nepotpune zadatke. Koristit ćemo formulu za to brojanje i dodati neke grafikone koristeći Excel alate ovdje. Funkcije COUNTIFS i SUM će biti korisne u ovom koraku.

• Prvo, kreirajte novu tabelu. Nazovimo ga Sažetak .
• Zatim kreirajte skup podataka da odvojite potpune i nepotpune zadatke za različite kategorije.

• Sada idite na ćeliju C5 u proračunskoj tabeli i zapišite sljedeću formulu, a zatim pritisnite Enter .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Sada ponovo odaberite ćeliju. Zatim kliknite i povucite ikonu ručke za popunjavanje prema dolje da popunite formulu za ostale kategorije.

• Nakon toga kliknite i povucite ikona ručke za popunjavanje s desne strane da popunite ćelije sljedeće kolone istom formulom.

• Sada upišite sljedeću formulu u ćeliju E5 . Zatim pritisnite Enter .

=SUM(C5:D5)

• Ponovo odaberite ćeliju i kliknite i dragikona ručke za popunjavanje prema dolje.

• Slično, ponovo odaberite ćeliju i kliknite i povucite ikonu ručke za popunjavanje dolje do kraja kolone.

• Na sličan način i po istoj formuli pronađite ukupan broj obavljenih i neizvršenih zadataka u ćelijama C9 i D9 .

• I nakon nekog formatiranja, konačni sažetak će izgledati ovako.

• Sljedeće, odaberite raspon B5:E9 i idite na Insert Na kartici odaberite Preporučeni grafikon .

• Kao rezultat, otvorit će se okvir Ubaci grafikon . Sada idite na karticu Svi grafikoni u njoj.
• Zatim odaberite željeni grafikon. Za demonstraciju koristimo dijagram stupaca. Da biste to učinili, odaberite Kolona s lijeve strane i odaberite grafikon s desne strane kao što je prikazano na slici ispod.

• Nakon toga kliknite na OK . Kao rezultat, pojavit će se dijagram stupaca.

• Konačno, grafikon će izgledati otprilike ovako nakon nekih modifikacija.

• Da biste umetnuli tortni grafikon za završene zadatke, odaberite stupac kategorije i stupac “Gotovo” u skupu podataka.

• Sada idite na karticu Umetanje i odaberite Preporučeni grafikon sa Grafikoni

• Nakon toga, u okviru Umetni grafikon koji se pojavio, idite na Svi grafikoni tab i odaberite Pie sa lijeve strane okvira. Odaberite tortni grafikon koji želite s desne strane.

• Konačno, kliknite na OK i pojavit će se tortni grafikon na vrhu tabele. Ako promijenite stil grafikona, izgledat će otprilike ovako.

• Opet, možete slijediti istu proceduru nakon što odaberete “Kategorija” kolonu i kolonu “Nije urađeno” i dobijete tortni grafikon za nedovršene zadatke.

• Konačno, preuredite grafikone sa skupom podataka tako da izgleda ugodno i lako možete dobiti ideju sa skupom podataka o vašem alatu za praćenje zadataka.

Ako promijenite bilo što u originalnom skupu podataka kreiranom u prvom koraku, sve podataka u drugim listovima i grafikoni će se sada automatski ažurirati. Na ove jednostavne načine možete kreirati praćenje zadataka u Excelu.

Pročitajte više: Kreirajte potpuno funkcionalnu listu obaveza u Excelu (4 zgodne metode)

Zaključak

Ovo je bio korak po korak proces kreiranja alata za praćenje zadataka u Excelu. Nadamo se da vam je ovaj vodič bio koristan i informativan. Ako imate bilo kakvih pitanja ili prijedloga, javite nam u nastavku. Za više ovakvih vodiča posjetite Exceldemy.com .