Si të krijoni një gjurmues detyrash në Excel (Shkarko modelin falas)

Hugh West

16-10-2023 Bazat e Excel
  • Shperndaje Kete
Hugh West

Megjithëse nuk ka asnjë mjet të drejtpërdrejtë për të gjurmuar detyrat në Excel, ne mund të përdorim një kombinim funksionesh dhe formulash të ndryshme për të krijuar një gjurmues dinamik detyrash tonën. Ky udhëzues do t'ju tregojë hapat e shpejtë dhe të thjeshtë për të konfiguruar gjurmuesin tuaj të detyrave me raporte mbi statusin aktual të tij në Excel.

Shkarkoni shabllonin

Shkarko gjurmuesin e detyrave të krijuar në këtë shembull nga linkun e mëposhtëm. Mund ta përdorni tashmë si gjurmues detyrash ose ta përdorni si referencë për hapat e përshkruar më poshtë.

Task Tracker Template.xlsx

Procedura hap pas hapi për të krijuar një gjurmues detyrash në Excel

Ndiq këto 5 hapa më poshtë për të krijuar një gjurmues detyrash tëndin në Excel. Secili hap përshkruhet në detaje në nën-seksionin e tij.

Hapi 1: Krijoni grupin e të dhënave për gjurmuesin e detyrave në Excel

Në fillim, ne do të bëjmë një grup të dhënash, i cili duhet të përditësohet automatikisht . Ne do të bëjmë një listë detyrash me hyrjen dhe emrin e tyre, duke ndjekur kategorinë, urgjencën, rëndësinë dhe statusin e përfundimit Ndiqni këto hapa për ta bërë dinamikën e grupit të të dhënave në mënyrë që kur të shtoni një detyrë të re, ajo të përditësohet automatikisht në tabelë.

  • Së pari, ne zgjedhim titujt e mëposhtëm në grupin e të dhënave.

  • Më pas zgjidhni qelizën B5 dhe shkoni te Shtëpia Tani zgjidhni Formatimi i kushtëzuar nga skeda Stilet dhe zgjidhni Rregulli i ri nga drop-downlistë.

  • Më pas, në kutinë Rregulli i ri i formatimit , zgjidhni Formatoni vetëm qelizat që përmbajnë në Zgjidhni një lloj rregulli Pastaj zgjidhni vlerën e qelizës si jo e barabartë me dhe zgjidhni një qelizë bosh për vlerën. Pasi të keni mbaruar këtu, klikoni në Format .

  • Tani, shkoni te skedari Kufiri në kutinë Formatoni qelizat dhe zgjidhni kufirin Outline siç tregohet në figurë.

  • Pas kësaj klikoni në OK në të dyja kutitë.
  • Tani shkoni te skeda Home me qelizën e formatuar të zgjedhur dhe zgjidhni Formatoni Piktorin .

  • Pas kësaj, zgjidhni një zonë ku dëshironi të mbani grupin e të dhënave.
  • Le të emërtojmë tabelën AllTaskList . Dhe më pas krijoni një të re me emrin Tabela .
  • Krijoni vlera të ndryshme për kategoritë, urgjencat, rëndësitë dhe statusin këtu.

  • Tani kthehuni te fleta AllTaskList dhe zgjidhni qelizën D5 .
  • Më pas shkoni te Data skedën dhe zgjidhni Vleresimi i të dhënave nga grupi Mjetet e të dhënave .

  • Si rezultat, Kutia Vlerifikimi i të dhënave do të shfaqet. Tani shkoni te skedari Cilësimet dhe zgjidhni Lista nën Lejo .

  • Më pas zgjidhni fushën Burimi dhe më pas zgjidhni vlerat e ndryshme nga Tabelat

  • Pas kësaj klikoninë OK në Vleresimi i të dhënave
  • Rrjedhimisht, një kuti liste do të shtohet me kategoritë në qelizën e zgjedhur. Zgjidhni kategorinë e duhur për të.

  • Në mënyrë të ngjashme, shtoni kutitë e listës nën kolonat e tjera me ndihmën e fletës tjetër. Dhe pastaj zgjidhni vlerat e tyre.

  • Tani plotësoni të gjitha detyrat në grupin e të dhënave. Në këtë pikë, formatet do të shtohen automatikisht dhe do të kopjojnë listat e krijuara nga Vleresimi i të dhënave për rreshtat e ardhshëm. Lista e plotësuar do të duket diçka si kjo.

Mund të shtoni më shumë detyra më vonë gjithashtu.

  • Më në fund, zgjidhni kolonat B:G, dhe në kutinë e emrit, shkruani emrin e grupit të të dhënave, Le të themi, Lista e detyrave .

Vazhdoni te hapat e mëtejshëm tani për të marrë të dhëna më të organizuara nga ky grup të dhënash.

Hapi 2: Krijo një fletë të re për të gjurmuar detyrat në pritje nga grupi i të dhënave

Tani duhet të organizojmë detyrat e paplota, ndoshta bazuar në kategoritë ose parametrat e tjerë që dëshironi. Ne do të kemi nevojë për përdorimin e funksionit FILTER dhe në varësi të mënyrës se si e dëshironi funksionin SORT .

  • Së pari, krijoni një tabelë të re për këtë qëllim . Dhe le ta emërtojmë Detyrat në pritje . Vendosni titujt si grupi origjinal i të dhënave këtu.

  • Tani zgjidhni qelizën B5 dhe shkruani sa vijonformula.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

  • Tani shtypni Enter në tastierën tuaj. Si rezultat, do të keni të gjitha detyrat në pritje këtu në këtë fletëllogaritëse.

  • Në përgjithësi, ai do të renditet si numër serial. Nëse dëshironi që ai të renditet sipas parametrave të tjerë, së pari ju nevojitet funksioni SORT . Për një renditje sipas kategorisë, përdorni formulën e mëposhtme në qelizën B5 në vend.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

  • Dhe më pas shtypni Enter në tastierën tuaj. Do t'i keni detyrat në pritje të renditura sipas kategorisë.

🔍 Zbërthimi i Formulës

=FILTER(Lista e detyrave,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nuk u krye"))

👉 AllTaskList!B:B0 është një formulë për të shprehur një kusht dhe kthen një vlerë boolean.

👉 Në mënyrë të ngjashme, AllTaskList!G:G="Not Done" është një kusht dhe kthen një vlerë boolean.

👉 FILTER(Lista e detyrave,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nuk u krye")) kthen të gjitha vlerat e rreshtit ku të dy kushtet e mësipërme ishin TË VËRTETA.

Hapi 3: Krijoni detyra në pritje duke përdorur parametra të ndryshëm

Nëse dëshironi të gjitha detyrat në pritje të një kategorie specifike ose të gjitha detyrat urgjente në pritje. Ose detyra të rëndësishme/jo të rëndësishme ndoshta. Për t'i marrë ato në një fletëllogaritëse të re, ndiqni këto hapa.

  • Së pari, krijoni një fletë të re dhe krijoni të gjitha titujt në të. Le ta emërtojmë fletën Detyrat në pritje sipasKategoria .

  • Tani, zgjidhni qelizën D4 dhe shkoni te Të dhënat
  • Nën grupin Mjetet e të dhënave , zgjidhni Vleresimi i të dhënave .

  • Tjetra, në kutia Vlerifikimi i të dhënave zgjidhni Lista nën Lejo në skedën Cilësimet .

  • Tani zgjidhni vlera të ndryshme kategorie nga fleta Tabela dhe shtypni Enter . Pastaj klikoni në OK .

  • Zgjidhni një kategori prej saj.
  • Pas kësaj, zgjidhni qelizën B7 dhe shkruani formulën e mëposhtme.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

  • Tani shtypni Enter . Ju do të shihni të gjitha vlerat me kategorinë që keni zgjedhur.

Në mënyrë të ngjashme, ju mund të ndryshoni kategorinë në qelizën D4 për të parë detyrat në pritje të kategorive të tjera. Tani e tutje, lista do të përditësohet automatikisht.

Në mënyrë të ngjashme, ju mund të krijoni detyra në pritje sipas urgjencës dhe rëndësisë së atyre detyrave.

Hapi 4: Ndërtoni Detajet e Detyrës Lista

Tani do të krijojmë një tabelë për të ditur detajet e një detyre të veçantë që duam. Ndiqni këto hapa për të parë se si të krijoni tabela të tilla. Ne do ta arrijmë këtë me ndihmën e funksionit VLOOKUP dhe në rastin përfundimtar funksionit IF .

  • Së pari, krijoni një fletëllogaritëse të re, le ta emërtojmë atë Detajet e detyrës .
  • Më pas zgjidhni detajet dheorientimi i grafikut që përmban të dhënat tuaja.

  • Tani vendosni një numër serial në qelizën C4 .
  • Pastaj shkoni te qeliza C6 dhe shkruani:
=C4

  • Pas kësaj , shkoni te qeliza C7 dhe shkruani formulën e mëposhtme. Tani shtypni Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

  • Në mënyrë të ngjashme, shkoni te qeliza C8 dhe shkruani formulën e mëposhtme. Më pas shtypni Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

  • Në mënyrë të ngjashme, shkoni te qeliza C9 dhe shkruani formulën e mëposhtme. Dhe më pas shtypni Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

  • Më pas shkoni te qeliza C10 dhe shkruani formulën e mëposhtme. Dhe më pas shtypni Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

  • Më në fund, shkoni te qeliza C11, shkruani formulën e mëposhtme dhe më pas shtypni Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Si rezultat, ju mund t'i shihni lehtësisht detajet e detyrës nga tabela.

Nëse ndryshoni numrin serial në qelizën C4 , mund të shihni të dhënat e asaj detyre specifike.

🔍 Zbërthimi i formula

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”U krye”,”Përfunduar”,”Puna në vazhdim”)

👉 VLOOKUP($C$4,lista e detyrave,6) kërkon vlerën në qelizën C4 në kolonën e 6-të të grupit të të dhënave origjinale të quajtur "Lista e detyrave" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,lista e detyrave,6)="U krye","Përfunduar","Puna në vazhdim") kontrollon nëse vlera që doli është "U krye". Nëse është vlera, atëherë printohet "Përfunduar", përndryshe shkon për vlerën "Puna në vazhdim".

Hapi 5: Gjeneroni raport dinamik në gjurmuesin e detyrave

Tani në tjetrin pjesë për të krijuar një përmbledhje të të dhënave origjinale dhe duke e vizualizuar atë me grafikë për detyrat e plota dhe jo të plota. Ne do të përdorim një formulë për ta numëruar atë dhe do të shtojmë disa grafikë duke përdorur mjetet e Excel këtu. Funksionet COUNTIFS dhe SUM do të jenë të dobishme në këtë hap.

  • Së pari, krijoni një tabelë të re. Le ta emërojmë Përmbledhje .
  • Më pas krijoni një grup të dhënash për të ndarë detyrat e plota dhe të paplota për kategori të ndryshme.

  • Tani shkoni te qeliza C5 në fletëllogaritëse dhe shkruani formulën e mëposhtme dhe më pas shtypni Enter .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

  • Tani zgjidhni përsëri qelizën. Dhe pastaj kliko dhe tërhiq poshtë ikonën e dorezës së mbushjes për të plotësuar formulën për pjesën tjetër të kategorive.

  • Pas kësaj, kliko dhe tërhiq ikonën e dorezës së mbushjes në të djathtë për të mbushur qelizat e kolonës tjetër me të njëjtën formulë.

  • Tani shkruani formulën e mëposhtme në qelizën E5 . Dhe më pas shtypni Enter .

=SUM(C5:D5)

  • Përsëri, zgjidhni qelizën dhe klikoni dhe zvarritposhtë ikonën e dorezës së mbushjes.

  • Në mënyrë të ngjashme, zgjidhni përsëri qelizën dhe klikoni dhe tërhiqni ikonën e dorezës së mbushjes poshtë deri në fund të kolonës.

  • Në një mënyrë të ngjashme dhe të njëjtën formulë, gjeni totalin e detyrave të kryera dhe të pa kryera në qelizat C9 dhe D9 .

  • Dhe pas disa formatimit, përmbledhja përfundimtare do të duket kështu.

  • Më pas, zgjidhni intervalin B5:E9 dhe shkoni te Fut Në skedën, zgjidhni Grafiku i rekomanduar .

  • Si rezultat, kutia Fut grafikun do të hapet. Tani, shkoni te skeda Të gjitha grafikët në të.
  • Më pas zgjidhni grafikun tuaj të preferuar. Ne jemi duke përdorur një tabelë kolone për demonstrim. Për ta bërë këtë, zgjidhni Kollona nga e majta dhe zgjidhni grafikun nga e djathta siç tregohet në foton më poshtë.

  • Pas kësaj, klikoni në OK . Si rezultat, grafiku i kolonës do të shfaqet.

  • Më në fund, grafiku do të duket diçka e tillë pas disa modifikimeve.

  • Për të futur një grafik byrek për detyrat e përfunduara, zgjidhni kolonën e kategorisë dhe kolonën "U krye" në grupin e të dhënave.

  • Tani shkoni te skeda Fut dhe zgjidhni Grafiku i rekomanduar nga Grafikët

  • Pas kësaj, në kutinë Fut grafikun që u shfaq, shkoni te Të gjitha grafikët tab dhe zgjidhni Pie nga ana e majtë e kutisë. Zgjidhni grafikun me byrek që dëshironi nga e djathta.

  • Më në fund, klikoni në OK dhe do të keni të dalë grafiku me byrek në krye të tabelës. Nëse ndryshoni stilin e grafikut, do të duket diçka si kjo.

  • Pastaj përsëri, mund të ndiqni të njëjtën procedurë pasi të zgjidhni "Kategoria" kolona dhe kolona "Nuk u krye" dhe merrni një grafik byrek për detyrat jo të plota.

  • Së fundi, riorganizoni grafikët me grupin e të dhënave në mënyrë që të duket e këndshme dhe mund ta merrni lehtësisht idenë me grupin e të dhënave për gjurmuesin tuaj të detyrave.

Nëse ndryshoni ndonjë gjë në grupin e të dhënave origjinale të krijuar në hapin e parë, të gjitha e të dhënave në fletët e tjera dhe grafikët do të përditësohen automatikisht tani. Me këto mënyra të thjeshta, ju mund të krijoni një gjurmues detyrash në Excel.

Lexo më shumë: Krijoni listën e detyrave plotësisht funksionale në Excel (4 metoda praktike)

Përfundim

Ky ishte një proces hap pas hapi për të krijuar një gjurmues detyrash në Excel. Shpresoj se e keni gjetur këtë udhëzues të dobishëm dhe informues. Nëse keni ndonjë pyetje ose sugjerim, na tregoni më poshtë. Për më shumë udhëzues si ky, vizitoni Exceldemy.com .

Postimi i mëparshëm Si të aplikoni funksionin COUNTIF në Excel me kritere të shumta
Postimi i radhës Si të formatoni një numër në mijëra K dhe miliona M në Excel (4 mënyra)

Hugh West është një trajner dhe analist me përvojë të lartë në Excel me mbi 10 vjet përvojë në industri. Ai ka një diplomë Bachelor në Kontabilitet dhe Financë dhe një Master në Administrim Biznesi. Hugh ka një pasion për mësimdhënien dhe ka zhvilluar një qasje unike të mësimdhënies që është e lehtë për t'u ndjekur dhe kuptuar. Njohuritë e tij eksperte të Excel-it kanë ndihmuar mijëra studentë dhe profesionistë në mbarë botën të përmirësojnë aftësitë e tyre dhe të shkëlqejnë në karrierën e tyre. Nëpërmjet blogut të tij, Hugh ndan njohuritë e tij me botën, duke ofruar mësime falas në Excel dhe trajnime në internet për të ndihmuar individët dhe bizneset të arrijnë potencialin e tyre të plotë.