Selv om der ikke findes noget direkte værktøj til at spore opgaver i Excel, kan vi bruge en kombination af forskellige funktioner og formler til at skabe vores egen dynamiske opgavetæller. Denne vejledning viser dig de hurtige og nemme trin til at oprette din opgavetæller med rapporter om dens aktuelle status i Excel.

Hent skabelon

Download den opgavesporer, der er oprettet i dette eksempel, fra linket nedenfor. Du kan allerede bruge den som din opgavesporer eller bruge den som reference for de trin, der er beskrevet nedenfor.

Skabelon til opgavetælling.xlsx

Trin-for-trin procedure for at oprette en opgavetæller i Excel

Følg de 5 trin nedenfor for at oprette din egen opgavesporer i Excel. Hvert trin er beskrevet i detaljer i sit eget underafsnit.

Trin 1: Lav datasæt til Task Tracker i Excel

I første omgang vil vi lave et datasæt, som skal kunne opdateres automatisk. Vi vil lave en opgaveliste med deres post og navn, efterfulgt af kategori, hastende, vigtig og færdiggørelsesstatus Følg disse trin for at gøre datasættet dynamisk, så når du tilføjer en ny opgave, opdateres den automatisk i tabellen.

• Først udvælger vi følgende overskrifter i datasættet.

• Vælg derefter celle B5 og gå til den Hjem Vælg nu Betinget formatering fra den Stilarter og vælg Ny regel fra drop-down-listen.

• Dernæst, i den Ny formateringsregel boksen, vælg Formater kun celler, der indeholder i den Vælg en regeltype Vælg derefter celleværdi som ikke er ikke lig med og vælg en tom celle som værdi. Når du er færdig her, skal du klikke på Format .

• Gå nu til Grænse på fanen i Formater celler boksen, og vælg Oversigt som vist i figuren.

• Klik derefter på OK i begge kasser.
• Gå nu til Hjem med den formaterede celle markeret og vælg Format Painter .

• Derefter skal du vælge et område, hvor du vil gemme datasættet.
• Lad os navngive regnearket AllTaskList . og opretter derefter en ny med navnet Tabeller .
• Her kan du oprette forskellige værdier for kategorier, hastesager, vigtighed og status.

• Gå nu tilbage til AllTaskList ark og vælg celle D5 .
• Derefter skal du gå til Data og vælg Validering af data fra den Dataværktøjer gruppe.

• Som følge heraf har Validering af data boksen vil dukke op. Gå nu til Indstillinger og vælg Liste under Tillad .

• Vælg derefter den Kilde feltet og derefter vælge de forskellige værdier fra feltet Tabeller

• Klik derefter på OK i den Validering af data
• Der vil derfor blive tilføjet en listeboks med kategorierne i den valgte celle. Vælg den relevante kategori for den.

• Tilføj på samme måde listefelter under de andre kolonner ved hjælp af det andet ark, og vælg derefter deres værdier.

• Udfyld nu alle opgaverne i datasættet. På dette tidspunkt vil formaterne automatisk blive tilføjet og kopiere de lister, der er oprettet af Validering af data for de næste rækker. Den færdige liste vil se nogenlunde sådan ud.

Du kan også tilføje flere opgaver senere hen.

• Endelig skal du vælge kolonner B:G, og skriv navnet på datasættet i feltet navn, Lad os sige, Opgaveliste .

Gå videre til de næste trin nu for at få mere organiserede data fra dette datasæt.

Trin 2: Opret et nyt ark til at spore afventende opgaver fra datasættet

Nu skal vi organisere de ufuldstændige opgaver, måske baseret på kategorier eller andre parametre, som du ønsker. Vi skal bruge brugen af funktionen FILTER og afhængigt af, hvordan du ønsker det funktionen SORT .

• Først skal du oprette et nyt regneark til dette formål. Og lad os kalde det Afventende opgaver . sæt overskrifterne som det originale datasæt her.

• Vælg nu celle B5 og skriv følgende formel ned.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Ikke færdig"))

• Tryk nu på Gå ind på Du vil derfor få alle de udestående opgaver her i dette regneark.

• Generelt vil den blive sorteret som et serienummer. Hvis du ønsker at sortere den efter andre parametre, skal du først bruge SORTERE For en sortering efter kategori skal du bruge følgende formel i celle B5 i stedet.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Ikke færdig")),3)

• Og tryk derefter på Indtast på dit tastatur. Du får de udestående opgaver sorteret efter kategori.

🔍 Opdeling af formlen

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Ikke færdig"))

👉 AllTaskList!B:B0 er en formel til at udtrykke en betingelse og returnerer en boolsk værdi.

👉 Tilsvarende, AllTaskList!G:G="Ikke færdig" er en betingelse og returnerer en boolsk værdi.

👉 FILTER(Opgaveliste,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")) returnerer alle de rækkeværdier, hvor begge ovenstående betingelser var SANDE.

Trin 3: Opret ventende opgaver ved hjælp af forskellige parametre

Hvis du vil have alle de udestående opgaver i en bestemt kategori eller alle de hastende udestående opgaver eller måske vigtige/ikke vigtige opgaver, skal du følge disse trin for at få dem i et nyt regneark.

• Først skal du oprette et nyt ark og oprette alle overskrifter i det. Lad os navngive arket Afventende opgaver efter kategori .

• Vælg nu celle D4 og gå til den Data
• Under den Dataværktøjer gruppe, vælg Validering af data .

• Dernæst, i den Validering af data boks vælge Liste under Tillad i den Indstillinger fanebladet.

• Vælg nu forskellige kategoriværdier fra Tabeller ark, og tryk på Gå ind på Klik derefter på OK .

• Vælg en kategori herfra.
• Derefter skal du vælge celle B7 og skriv følgende formel ned.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4)))

• Tryk nu på Gå ind på Du vil se alle værdierne med den kategori, du har valgt.

På samme måde kan du ændre kategorien i celle D4 for at se de udestående opgaver i andre kategorier. Fremover vil listen blive opdateret automatisk.

På samme måde kan du oprette ventende opgaver efter deres hastende karakter og vigtighed.

Trin 4: Opbyg en liste over opgavedetaljer

Nu vil vi oprette et regneark for at få oplysninger om en bestemt opgave, som vi ønsker at udføre. Følg disse trin for at se, hvordan du opretter sådanne regneark. Vi vil gøre det ved hjælp af VLOOKUP-funktion og i det sidste tilfælde IF-funktion .

• Først og fremmest skal du oprette et nyt regneark, Lad os kalde det Oplysninger om opgaven .
• Vælg derefter detaljerne og orienteringen af det diagram, der indeholder dine detaljer.

• Indtast nu et løbenummer i celle C4 .
• Gå derefter til celle C6 og og og type:

• Derefter skal du gå til celle C7 og skriv følgende formel ned. Tryk nu på Gå ind på .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• På samme måde skal du gå til celle C8 og skriv følgende formel ned. Tryk derefter på Gå ind på .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• På samme måde skal du gå til celle C9 og skriv følgende formel ned, og tryk derefter på Indtast.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Gå derefter til celle C10 og skriv følgende formel ned, og tryk derefter på Indtast.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Til sidst skal du gå til celle C11, skrive følgende formel og derefter trykke på Gå ind på .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Færdig", "Afsluttet", "Igangværende arbejde")

Som følge heraf kan du nemt se opgavedetaljerne fra regnearket.

Hvis du ændrer serienummeret i celle C4 kan du se detaljerne for den specifikke opgave.

🔍 Opdeling af formlen

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Færdig", "Afsluttet", "Igangværende arbejde")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) leder efter værdien i celle C4 i den 6. kolonne i det oprindelige datasæt, der hedder "Tasklist" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Færdig", "Afsluttet", "Igangværende arbejde") kontrollerer, om den værdi, der kom frem, er "Færdig". Hvis det er værdien, udskrives "Afsluttet", ellers vises værdien "I gangværende arbejde".

Trin 5: Generer dynamisk rapport om Task Tracker

Nu til næste del, hvor vi skal lave et resumé af det oprindelige datasæt og visualisere det med grafer for de komplette og ufuldstændige opgaver. Vi skal bruge en formel til at tælle dem og tilføje nogle grafer ved hjælp af Excel-værktøjerne her. COUNTIFS og SUM funktioner vil være nyttige i dette trin.

• Først skal du oprette et nyt regneark. Lad os kalde det Resumé .
• Opret derefter et datasæt for at adskille komplette og ufuldstændige opgaver for forskellige kategorier.

• Gå nu til cellen C5 i regnearket og skriv følgende formel ned og tryk derefter på Gå ind på .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Vælg nu cellen igen, og klik og træk ikonet med udfyldningshåndtaget nedad for at udfylde formlen for resten af kategorierne.

• Derefter skal du klikke og trække ikonet med udfyldningshåndtaget til højre for at udfylde cellerne i den næste kolonne med den samme formel.

• Skriv nu følgende formel i celle E5 og derefter på Indtast .

=SUM(C5:D5)

• Igen skal du vælge cellen og klikke og trække ikonet for udfyldningshåndtaget nedad.

• Vælg cellen igen, og klik på og træk ikonet med udfyldningshåndtaget ned til kolonnens ende.

• På samme måde og med den samme formel finder du de samlede udførte og ikke udførte opgaver i cellerne C9 og D9 .

• Og efter en vis formatering vil det endelige resumé se således ud.

• Vælg derefter området B5:E9 og gå til den Indsæt Under fanen skal du vælge Anbefalet skema .

• Som følge heraf har Indsæt diagram boksen åbnes. Gå nu til Alle diagrammer fanen i den.
• Vælg derefter dit foretrukne diagram. Vi bruger et kolonnediagram til demonstrationen. For at gøre det skal du vælge Kolonne fra venstre og vælg diagrammet fra højre, som vist på billedet nedenfor.

• Derefter skal du klikke på OK Som følge heraf vises kolonnediagrammet.

• Endelig vil diagrammet se sådan ud efter nogle ændringer.

• Hvis du vil indsætte et cirkeldiagram for de afsluttede opgaver, skal du vælge kategorikolonnen og kolonnen "Færdig" i datasættet.

• Gå nu til Indsæt og vælg Anbefalet skema fra den Diagrammer

• Herefter, i den Indsæt diagram boksen, der dukkede op, skal du gå til Alle diagrammer og vælg Tærte i venstre side af boksen. Vælg det ønskede cirkeldiagram i højre side.

• Endelig skal du klikke på OK og du får cirkeldiagrammet frem øverst i regnearket. Hvis du ændrer diagramstilen, vil det se nogenlunde sådan her ud.

• Du kan også følge den samme procedure efter at have valgt kolonnen "Kategori" og kolonnen "Ikke udført" og få et cirkeldiagram over de ufuldstændige opgaver.

• Til sidst skal du omarrangere diagrammerne med datasættet, så det ser tiltalende ud, og du nemt kan få et overblik over din opgavetracker med datasættet.

Hvis du ændrer noget i det oprindelige datasæt, der blev oprettet i det første trin, opdateres alle dataene i andre ark og diagrammerne automatisk nu. Med disse enkle metoder kan du oprette en opgavetælling i Excel.

Læs mere: Opret en fuldt funktionel to do-liste i Excel (4 praktiske metoder)

Konklusion

Dette var en trin-for-trin proces til at oprette en opgavetæller i Excel. Jeg håber, at du fandt denne vejledning nyttig og informativ. Hvis du har spørgsmål eller forslag, så lad os vide det nedenfor. For flere vejledninger som denne, besøg Exceldemy.com .