Kako ustvariti sledilnik nalog v Excelu (prenesite brezplačno predlogo)

Hugh West

16-10-2023 Osnove programa Excel
  • Deliti To
Hugh West

Čeprav v Excelu ni neposrednega orodja za sledenje nalogam, lahko s kombinacijo različnih funkcij in formul ustvarimo lasten dinamični sledilnik nalog. V tem vodniku boste spoznali hitre in preproste korake za vzpostavitev sledilnika nalog s poročili o njegovem trenutnem stanju v Excelu.

S spodnje povezave prenesite sledilnik opravil, ustvarjen v tem primeru. Lahko ga že uporabite kot svoj sledilnik opravil ali pa ga uporabite kot referenco za korake, opisane v nadaljevanju.

Predloga za sledenje nalogam.xlsx

Postopek korak za korakom za ustvarjanje sledilnika opravil v Excelu

Če želite v Excelu ustvariti lasten sledilnik opravil, sledite naslednjim 5 korakom. Vsak korak je podrobno opisan v svojem podpoglavju.

Korak 1: Ustvarite nabor podatkov za sledenje nalogam v Excelu

Najprej bomo izdelali podatkovno zbirko, ki naj bi se samodejno posodabljala. Izdelali bomo seznam opravil z njihovim vnosom in imenom, ki mu bodo sledili kategorija, nujnost, pomembnost in stanje dokončanja Po naslednjih korakih boste podatkovno zbirko naredili dinamično, tako da se bo ob dodajanju novega opravila samodejno posodobila v preglednici.

  • Najprej v naboru podatkov izberemo naslednje glave.

  • Nato izberite celico B5 in pojdite v Domov Zdaj izberite Pogojno oblikovanje iz Stili in izberite zavihek Novo pravilo s spustnega seznama.

  • Nato v Novo pravilo za oblikovanje izberite Oblikujte samo celice, ki vsebujejo v Izberite vrsto pravila Nato izberite vrednost celice kot ni enak in izberite prazno celico za vrednost. Ko končate, kliknite na Format .

  • Zdaj pojdite v Meja v zavihku Oblikovanje celic in izberite Osnutek kot je prikazano na sliki.

  • Nato kliknite na V REDU v obeh poljih.
  • Zdaj pojdite v Domov z izbrano oblikovano celico in izberite Format Painter .

  • Nato izberite območje, kjer želite shraniti nabor podatkov.
  • Poimenujmo preglednico AllTaskList . In nato ustvarite novo z imenom Tabele .
  • Tukaj ustvarite različne vrednosti za kategorije, nujnost, pomembnost in stanje.

  • Zdaj se vrnite v AllTaskList in izberite celico D5 .
  • Nato pojdite v Podatki in izberite zavihek Potrjevanje podatkov iz Podatkovna orodja skupina.

  • Zaradi tega je Potrjevanje podatkov se bo pojavilo okno. Zdaj pojdite v Nastavitve in izberite zavihek Seznam na spletnem mestu . Omogočite .

  • Nato izberite Vir: in nato izberite različne vrednosti v polju Tabele

  • Nato kliknite na V REDU v Potrjevanje podatkov
  • Posledično se doda polje s seznamom kategorij v izbrani celici. Izberite ustrezno kategorijo zanjo.

  • Podobno s pomočjo drugega lista dodajte polja seznama pod druge stolpce. In nato izberite njihove vrednosti.

  • Zdaj izpolnite vsa opravila v naboru podatkov. Na tej točki se bodo formati samodejno dodali in kopirali sezname, ustvarjene z Potrjevanje podatkov za naslednje vrstice. Dopolnjen seznam bi bil videti takole.

Več nalog lahko dodate tudi pozneje.

  • Na koncu izberite stolpce B:G, in v polje ime napišite ime podatkovnega niza, Recimo, Seznam opravil .

Če želite iz tega nabora podatkov pridobiti bolj organizirane podatke, preidite na naslednje korake.

Korak 2: Ustvarite nov list za spremljanje nerešenih nalog iz podatkovnega niza

Zdaj moramo organizirati nedokončana opravila, morda na podlagi kategorij ali drugih želenih parametrov. funkcija FILTER in odvisno od tega, kako ga želite funkcija SORT .

  • Najprej ustvarite novo preglednico za ta namen. In jo poimenujte Naloge v obravnavi . Tukaj zapišite glave kot v izvirnem podatkovnem nizu.

  • Zdaj izberite celico B5 in zapišite naslednjo formulo.

=FILTER(Seznam opravil,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Ni dokončano"))

  • Zdaj pritisnite Vnesite na tipkovnici. Tako boste imeli vsa nerešena opravila na voljo v tej preglednici.

  • Na splošno bo razvrščen kot serijska številka. Če želite, da je razvrščen po drugih parametrih, najprej potrebujete ukaz SORT Za razvrščanje po kategorijah uporabite naslednjo formulo v celici B5 namesto tega.

=SORT(FILTER(Seznam opravil,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Ni dokončano")),3)

  • Nato pritisnite Vnesite na tipkovnici. Neizvršena opravila bodo razvrščena po kategorijah.

🔍 Razčlenitev formule

=FILTER(Seznam opravil,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Ni dokončano"))

👉 AllTaskList!B:B0 je formula za izražanje pogoja in vrne logično vrednost.

👉 Podobno, AllTaskList!G:G="Ni dokončano" je pogoj in vrne logično vrednost.

👉 FILTER(Seznam opravil,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Ni dokončano")) vrne vse vrednosti vrstic, v katerih sta bila oba zgornja pogoja TRUE.

Korak 3: Ustvarjanje čakajočih opravil z uporabo različnih parametrov

Če želite vse nerešene naloge določene kategorije ali vse nujne nerešene naloge. Ali morda pomembne/nepomembne naloge. Če jih želite dobiti v novi preglednici, sledite naslednjim korakom.

  • Najprej ustvarite nov list in v njem ustvarite vse glave. Naloge, ki čakajo na obravnavo, po kategorijah .

  • Zdaj izberite celico D4 in pojdite v Podatki
  • Na podlagi Podatkovna orodja izberite Potrjevanje podatkov .

  • Nato v Potrjevanje podatkov izberite polje Seznam na spletnem mestu . Omogočite v Nastavitve zavihek.

  • Zdaj izberite različne vrednosti kategorij iz Tabele list in pritisnite Vnesite . Nato kliknite na V REDU .

  • V njem izberite kategorijo.
  • Nato izberite celico B7 in zapišite naslednjo formulo.

=FILTER(Seznam opravil,(AllTaskList!G:G="Ni dokončano")*(AllTaskList!D:D="Nerešena opravila po kategorijah"!D4))

  • Zdaj pritisnite Vnesite . Videli boste vse vrednosti z izbrano kategorijo.

Podobno lahko spremenite kategorijo v celici D4 da si ogledate nerešena opravila drugih kategorij. Odslej se bo seznam samodejno posodabljal.

Podobno lahko ustvarite nerešene naloge glede na nujnost in pomembnost teh nalog.

Korak 4: Sestavite seznam podrobnosti o nalogi

Zdaj bomo ustvarili preglednico, v kateri bomo poznali podrobnosti o določeni nalogi, ki jo želimo opraviti. Sledite tem korakom in si oglejte, kako ustvariti takšne preglednice. To bomo dosegli s pomočjo . Funkcija VLOOKUP in v zadnjem primeru . Funkcija IF .

  • Najprej ustvarite novo preglednico, Poimenujmo jo Podrobnosti o nalogi .
  • Nato izberite podrobnosti in usmerjenost grafikona, ki vsebuje vaše podrobnosti.

  • V celico vnesite serijsko številko C4 .
  • Nato pojdite v celico C6 in tip:
=C4

  • Nato pojdite v celico C7 in zapišite naslednjo formulo. Zdaj pritisnite Vnesite .

=VLOOKUP($C$4,Seznam opravil,2)

  • Podobno pojdite v celico C8 in zapišite naslednjo formulo. Nato pritisnite Vnesite .

=VLOOKUP($C$4,Seznam opravil,3)

  • Na podoben način pojdite v celico C9 in zapišite naslednjo formulo. Nato pritisnite Vstopite.

=VLOOKUP($C$4,Seznam opravil,4)

  • Nato pojdite v celico C10 in zapišite naslednjo formulo. Nato pritisnite Vstopite.

=VLOOKUP($C$4,Seznam opravil,5)

  • Na koncu pojdite v celico C11, zapišite naslednjo formulo in pritisnite Vnesite .

=IF(VLOOKUP($C$4,Seznam opravil,6)="Opravljeno", "Zaključeno", "Delo v teku")

Tako si lahko podrobnosti o nalogi preprosto ogledate v preglednici.

Če spremenite serijsko številko v celici C4 , si lahko ogledate podrobnosti tega posebnega opravila.

🔍 Razčlenitev formule

=IF(VLOOKUP($C$4,Seznam opravil,6)="Opravljeno", "Zaključeno", "Delo v teku")

👉 VLOOKUP($C$4,Seznam opravil,6) išče vrednost v celici C4 v šestem stolpcu prvotnega nabora podatkov z imenom "Tasklist". .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Seznam opravil,6)="Opravljeno", "Zaključeno", "Delo v teku") preveri, ali je vrednost, ki se je pojavila, "Done". Če je to ta vrednost, izpiše "Completed", v nasprotnem primeru izbere vrednost "Work in Progress".

Korak 5: Ustvarjanje dinamičnega poročila o sledenju nalogam

Zdaj pa nadaljujemo z naslednjim delom, da ustvarimo povzetek prvotnega nabora podatkov in ga vizualiziramo z grafi za dokončane in nedokončane naloge. Uporabili bomo formulo za štetje in dodali nekaj grafov z uporabo orodij Excel tukaj. COUNTIFS in . SUM v tem koraku vam bodo prišle prav.

  • Najprej ustvarite novo preglednico. Poimenujmo jo Povzetek .
  • Nato ustvarite nabor podatkov, v katerem ločite dokončane in nedokončane naloge za različne kategorije.

  • Zdaj pojdite v celico C5 v preglednici in zapišite naslednjo formulo ter pritisnite Vnesite .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

  • Zdaj ponovno izberite celico, nato pa kliknite in povlecite ikono za zapolnitev navzdol, da zapolnite formulo za preostale kategorije.

  • Nato kliknite in povlecite ikono ročaja za zapolnitev v desno, da z isto formulo zapolnite celice naslednjega stolpca.

  • Zdaj v celico zapišite naslednjo formulo E5 . In nato pritisnite Vnesite .

=SUM(C5:D5)

  • Ponovno izberite celico ter kliknite in povlecite ikono ročaja za zapolnitev navzdol.

  • Podobno ponovno izberite celico ter kliknite in povlecite ikono ročaja za zapolnitev navzdol do konca stolpca.

  • Na podoben način in z isto formulo poiščite skupno število opravljenih in neopravljenih nalog v celicah C9 in . D9 .

  • Po oblikovanju bo končni povzetek videti takole.

  • Nato izberite območje B5:E9 in pojdite v Vstavite V zavihku izberite Priporočena shema .

  • Zaradi tega je Vstavite diagram Odprlo se bo okno. Zdaj pojdite v Vsi grafikoni zavihek v njem.
  • Nato izberite želeni grafikon. Za predstavitev bomo uporabili stolpčni grafikon. To storite tako, da izberete Stolpec z leve in izberite diagram z desne, kot je prikazano na spodnji sliki.

  • Nato kliknite na V REDU . Tako se bo prikazal stolpčni diagram.

  • Končno bo grafikon po nekaj spremembah videti nekako takole.

  • Če želite vstaviti krožni diagram za dokončane naloge, v podatkovnem nizu izberite stolpec kategorije in stolpec "Končano".

  • Zdaj pojdite v Vstavite in izberite zavihek Priporočena shema iz Diagrami

  • Nato v Vstavite diagram v oknu, ki se je odprlo, pojdite v Vsi grafikoni in izberite zavihek Pita z leve strani polja. Z desne strani izberite želeni kolutni diagram.

  • Na koncu kliknite na V REDU in na vrhu preglednice se bo pojavil tortni diagram. Če spremenite slog diagrama, bo videti nekako takole.

  • Enak postopek lahko izvedete tudi po izbiri stolpca "Kategorija" in stolpca "Nedokončano" ter dobite krožni diagram za nedokončane naloge.

  • Na koncu preuredite grafikone z naborom podatkov, da bodo videti prijetno in da boste z naborom podatkov zlahka dobili idejo o svojem sledilniku opravil.

Če kar koli spremenite v prvotnem naboru podatkov, ustvarjenem v prvem koraku, se bodo zdaj vsi podatki v drugih listih in grafikoni samodejno posodobili. S temi preprostimi načini lahko v Excelu ustvarite sledilnik opravil.

Preberite več: Ustvarjanje popolnoma funkcionalnega seznama opravil v Excelu (4 priročne metode)

Zaključek

To je bil postopek korak za korakom za ustvarjanje sledilnika nalog v Excelu. Upam, da se vam je ta vodnik zdel koristen in informativen. Če imate vprašanja ali predloge, nam jih sporočite spodaj. Za več podobnih vodnikov obiščite Exceldemy.com .

Prejšnja objava Kako uporabiti funkcijo COUNTIF v Excelu z več merili
Naslednja objava Kako oblikovati število v tisočih K in milijonih M v Excelu (4 načini)

Hugh West je zelo izkušen trener Excela in analitik z več kot 10-letnimi izkušnjami v industriji. Po izobrazbi je diplomirani računovodstvo in finance ter magisterij poslovne administracije. Hugh ima strast do poučevanja in je razvil edinstven pristop k poučevanju, ki ga je enostavno slediti in razumeti. Njegovo strokovno znanje o Excelu je pomagalo na tisoče študentom in strokovnjakom po vsem svetu, da so izboljšali svoje sposobnosti in se izkazali v karieri. Prek svojega bloga Hugh deli svoje znanje s svetom, ponuja brezplačne vadnice za Excel in spletno usposabljanje, ki posameznikom in podjetjem pomaga doseči njihov polni potencial.