Хоча в Excel немає прямого інструменту для відстеження завдань, ми можемо використовувати комбінацію різних функцій і формул для створення власного динамічного трекера завдань. Цей посібник покаже вам швидкі та прості кроки для налаштування вашого трекера завдань зі звітами про його поточний стан в Excel.

Завантажити шаблон

Завантажте створений у цьому прикладі трекер завдань за посиланням нижче. Ви можете вже використовувати його як свій трекер завдань або використовувати його як довідник для кроків, описаних нижче.

Шаблон трекера завдань.xlsx

Покрокова процедура створення таск-трекера в Excel

Щоб створити власний трекер завдань в Excel, виконайте наведені нижче 5 кроків. Кожен крок детально описаний у відповідному підрозділі.

Крок 1: Створіть набір даних для Task Tracker в Excel

Спочатку ми створимо набір даних, який повинен автоматично оновлюватися. Ми створимо список завдань з їх введенням та назвою, дотримуючись категорії, терміновості, важливості та статусу завершення Виконавши ці кроки, ми зробимо набір даних динамічним, щоб при додаванні нового завдання він автоматично оновлювався в таблиці.

• Спочатку виділимо наступні заголовки в наборі даних.

• Потім виберіть комірку B5 і поїдемо до Головна сторінка Тепер виберіть Умовне форматування від Стилі і виберіть вкладку Нове правило з випадаючого списку.

• Далі, в рамках Нове правило форматування у вікні, виберіть Відформатуйте тільки ті клітинки, які містять в Виберіть тип правила Потім виберіть значення комірки як не дорівнює і виберіть порожню комірку для значення. Закінчивши, натисніть на кнопку Формат .

• Тепер перейдіть до Кордон на вкладці Формат комірок і виберіть Конспект кордон, як показано на рисунку.

• Після цього натисніть на ГАРАЗД. в обох коробках.
• Тепер перейдіть до Головна сторінка вкладку з виділеною відформатованою коміркою і виберіть Format Painter .

• Після цього виберіть область, де ви хочете зберегти набір даних.
• Назвемо електронну таблицю AllTaskList А потім створити нову з назвою Таблиці .
• Створіть тут різні значення для категорій, терміновості, важливості та статусу.

• А тепер повернімося до AllTaskList аркуша і виберіть комірку D5 .
• Потім перейдіть до розділу Дані і виберіть вкладку Перевірка даних від Інструменти даних група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних Тепер перейдіть на сторінку Налаштування і виберіть вкладку Список під Дозволити .

• Потім виберіть пункт Джерело а потім виберіть різні значення з поля Таблиці

• Після цього натисніть на ГАРАЗД. в Перевірка даних
• Як наслідок, у виділеній комірці з'явиться список з категоріями, в якому необхідно вибрати відповідну категорію.

• Аналогічно, за допомогою іншого аркуша, додайте поля зі списком під іншими стовпчиками, а потім виберіть їх значення.

• Тепер заповніть всі завдання в наборі даних. На цьому етапі формати будуть автоматично додані і скопіюють списки, створені за допомогою Перевірка даних для наступних рядків. Заповнений список виглядатиме приблизно так.

Пізніше ви також можете додавати нові завдання.

• Нарешті, виберіть колонки Б:Г, і в полі назви написати назву набору даних, скажімо, "DataSet", Список завдань .

Перейдіть до наступних кроків, щоб отримати більш організовані дані з цього набору даних.

Крок 2: Створіть новий аркуш для відстеження незавершених завдань з набору даних

Тепер нам потрібно впорядкувати незавершені завдання, можливо, на основі категорій або інших параметрів, які ви хочете. Нам знадобиться використання функція ФІЛЬТР і в залежності від того, як ви цього хочете функція SORT .

• Спочатку створимо для цього нову електронну таблицю і назвемо її Невиконані завдання Помістіть заголовки, як у вихідному наборі даних тут.

• Тепер виділіть комірку B5 і запишемо наступну формулу.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Не виконано"))

• Тепер натисніть Увійдіть В результаті ви отримаєте всі незавершені завдання тут, в цій таблиці.

• Як правило, він буде відсортований за серійним номером. Якщо ви хочете, щоб він був відсортований за іншими параметрами, спочатку потрібно натиснути кнопку СОРТУВАННЯ Для сортування за категоріями використовуйте наступну формулу в комірці B5 натомість.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Не виконано")),3)

• А потім натисніть Увійдіть На екрані з'являться відкладені завдання, відсортовані за категоріями.

🔍 Розбивка формули

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Не виконано"))

👉 AllTaskList!B:B0 є формулою для вираження умови і повертає логічне значення.

👉 Аналогічно, AllTaskList!G:G="Не виконано" є умовою і повертає логічне значення.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Не виконано")) повертає всі значення рядків, для яких обидві вищевказані умови були істинними.

Крок 3: Створення відкладених завдань з різними параметрами

Якщо вам потрібні всі незавершені завдання певної категорії або всі термінові незавершені завдання, або, можливо, важливі/неважливі завдання. Щоб отримати їх у новій електронній таблиці, виконайте такі дії.

• Спочатку створимо новий аркуш і створимо в ньому всі заголовки. Назвемо аркуш Невиконані завдання за категоріями .

• Тепер виділіть комірку D4 і поїдемо до Дані
• У рамках програми Інструменти даних групу, виберіть Перевірка даних .

• Далі, в рамках Перевірка даних виберіть поле Список під Дозволити в Налаштування рахунок.

• Тепер виберіть різні значення категорій зі списку Таблиці листовий і пресовий Увійдіть Потім натисніть на ГАРАЗД. .

• Виберіть з нього категорію.
• Після цього виділіть комірку B7 і запишемо наступну формулу.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Не виконано")*(AllTaskList!D:D="Невиконані завдання за категоріями"!D4))

• Тепер натисніть Увійдіть Ви побачите всі значення з обраної вами категорії.

Аналогічно можна змінити категорію в комірці D4 переглянути незавершені завдання інших категорій. Відтепер список буде оновлюватися автоматично.

Аналогічно можна створювати відкладені завдання за терміновістю та важливістю цих завдань.

Крок 4: Створіть список деталей завдання

Тепер ми створимо електронну таблицю, щоб дізнатися деталі одного конкретного завдання, яке ми хочемо. Виконайте ці кроки, щоб побачити, як створювати такі електронні таблиці. Ми зробимо це за допомогою в "Урядовому кур'єрі". Функція VLOOKUP і в останньому випадку в "Урядовому кур'єрі". Функція IF .

• Перш за все, створимо нову електронну таблицю, назвемо її Деталі завдання .
• Потім оберіть реквізити та орієнтацію діаграми з вашими реквізитами.

• Тепер введіть серійний номер в комірку C4 .
• Тоді йдіть в камеру C6 і друкувати:

• Після цього перейдіть до камери C7 і запишіть наступну формулу. Тепер натисніть Увійдіть .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Аналогічним чином перейдіть до камери C8 і запишіть наступну формулу. Потім натисніть Увійдіть .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Аналогічним чином перейдіть до осередку C9 і запишіть наступну формулу. Після цього натисніть Увійдіть.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Тоді йдіть в камеру C10 і запишіть наступну формулу. Після цього натисніть Увійдіть.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Нарешті, в камеру C11, запишіть наступну формулу та натисніть Увійдіть .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Виконано", "Завершено", "В роботі")

Як результат, ви можете легко побачити деталі завдання з електронної таблиці.

При зміні серійного номеру в комірці C4 Ви можете ознайомитися з особливостями цього конкретного завдання.

🔍 Розбивка формули

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Виконано", "Завершено", "В роботі")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) шукає значення в комірці C4 у 6-й колонці вихідного набору даних під назвою "Tasklist" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Виконано", "Завершено", "В роботі") перевіряє, чи є значення, що з'явилося, значенням "Done", якщо це значення, то виводить "Completed", інакше переходить до значення "Work in Progress".

Крок 5: Створення динамічного звіту на Task Tracker

Перейдемо до наступної частини, яка полягає у створенні резюме вихідного набору даних та його візуалізації за допомогою графіків для завершених та незавершених завдань. Тут ми використаємо формулу для підрахунку та додамо кілька графіків за допомогою інструментів Excel. КОУНТИФИ і СУМА функції стануть у нагоді на цьому етапі.

• Спочатку створимо нову електронну таблицю, назвемо її Резюме .
• Потім створіть набір даних, щоб відокремити завершені та незавершені завдання для різних категорій.

• Тепер іди в камеру. C5 в електронній таблиці і запишіть наступну формулу, а потім натисніть Увійдіть .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Тепер знову виділіть комірку, а потім клацніть і перетягніть піктограму ручки заповнення вниз, щоб заповнити формулу для решти категорій.

• Після цього натисніть та перетягніть піктограму ручки заповнення вправо, щоб заповнити клітинки наступного стовпчика такою ж формулою.

• Тепер запишіть в комірку наступну формулу E5 А потім натисніть Увійдіть .

=SUM(C5:D5)

• Знову виберіть комірку та клацніть і перетягніть піктограму ручки заповнення вниз.

• Аналогічним чином виберіть клітинку ще раз і клацніть та перетягніть піктограму маркера заповнення вниз до кінця стовпчика.

• Аналогічним чином і за тією ж формулою знайдіть загальну суму виконаних і невиконаних завдань у клітинках C9 і D9 .

• І після певного форматування остаточний підсумок матиме такий вигляд.

• Далі обираємо діапазон B5:E9 і поїдемо до Вставка У вкладці оберіть Рекомендований графік .

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Вставка діаграми відкриється вікно. Тепер перейдіть до Всі графіки вкладка в ньому.
• Потім виберіть потрібну вам діаграму. Для демонстрації ми використовуємо стовпчасту діаграму, для цього виберіть Колонка зліва та оберіть діаграму справа, як показано на малюнку нижче.

• Після цього натисніть на кнопку ГАРАЗД. В результаті з'явиться стовпчикова діаграма.

• Зрештою, після деяких модифікацій графік буде виглядати приблизно так.

• Щоб вставити кругову діаграму для виконаних завдань, виберіть стовпець категорії та стовпець "Виконано" в наборі даних.

• Тепер перейдіть до Вставка і виберіть вкладку Рекомендований графік від Графіки

• Після цього в Вставка діаграми що з'явилося, перейдіть на сторінку Всі графіки і виберіть вкладку Пиріг з лівого боку вікна. Виберіть потрібну кругову діаграму з правого боку.

• Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. і у Вас з'явиться кругова діаграма у верхній частині електронної таблиці. Якщо Ви зміните стиль діаграми, вона буде виглядати приблизно так.

• Знову ж таки, можна виконати ту ж саму процедуру, вибравши колонку "Категорія" та колонку "Не виконано" і отримати кругову діаграму по незавершеним завданням.

• Нарешті, переставте діаграми з набором даних так, щоб вони виглядали приємно і ви могли легко отримати уявлення за допомогою набору даних про ваш трекер завдань.

Якщо ви зміните що-небудь у вихідному наборі даних, створеному на першому кроці, всі дані на інших аркушах і діаграмах автоматично оновляться. За допомогою цих простих способів ви можете створити трекер завдань в Excel.

Читати далі: Створення повнофункціонального списку справ в Excel (4 зручних способи)

Висновок

Це був покроковий процес створення трекера завдань в Excel. Сподіваємося, ви знайшли цей посібник корисним та інформативним. Якщо у вас виникли запитання або пропозиції, дайте нам знати нижче. Щоб отримати більше подібних посібників, відвідайте Exceldemy.com .