যদিও এক্সেলে টাস্ক ট্র্যাক করার জন্য সরাসরি কোনো টুল নেই, আমরা আমাদের নিজস্ব একটি ডাইনামিক টাস্ক ট্র্যাকার তৈরি করতে বিভিন্ন ফাংশন এবং সূত্রের সংমিশ্রণ ব্যবহার করতে পারি। এই টিউটোরিয়ালটি আপনাকে Excel-এ এটির বর্তমান অবস্থার রিপোর্ট সহ আপনার টাস্ক ট্র্যাকার সেট আপ করার দ্রুত এবং সহজ পদক্ষেপগুলি দেখাবে৷

টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন

এই উদাহরণে তৈরি টাস্ক ট্র্যাকার ডাউনলোড করুন নীচের লিঙ্ক. আপনি ইতিমধ্যেই এটিকে আপনার টাস্ক ট্র্যাকার হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন বা নীচে বর্ণিত ধাপগুলির জন্য একটি রেফারেন্স হিসাবে এটি ব্যবহার করতে পারেন৷

টাস্ক ট্র্যাকার টেমপ্লেট.xlsx

এক্সেলে একটি টাস্ক ট্র্যাকার তৈরি করার ধাপে ধাপে পদ্ধতি

এক্সেলে আপনার নিজস্ব একটি টাস্ক ট্র্যাকার তৈরি করতে নিচের এই 5টি ধাপ অনুসরণ করুন। প্রতিটি ধাপের নিজস্ব উপ-বিভাগে বিশদভাবে বর্ণনা করা হয়েছে।

ধাপ 1: Excel-এ টাস্ক ট্র্যাকারের জন্য ডেটাসেট তৈরি করুন

প্রথমে, আমরা একটি ডেটাসেট তৈরি করব, যেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেটযোগ্য হবে . আমরা বিভাগ, জরুরীতা, গুরুত্ব এবং সমাপ্তির অবস্থা অনুসরণ করে তাদের এন্ট্রি এবং নাম সহ একটি টাস্ক লিস্ট তৈরি করব। 10>

• তারপর সেল B5 নির্বাচন করুন এবং যান হোম এখন শৈলী ট্যাব থেকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নির্বাচন করুন এবং ড্রপ-ড্রপ ডাউন থেকে নতুন নিয়ম নির্বাচন করুনতালিকা৷

• এরপর, নতুন বিন্যাস নিয়ম বক্সে, শুধুমাত্র রয়েছে এমন কক্ষগুলি বিন্যাস করুন নির্বাচন করুন। একটি নিয়মের ধরন নির্বাচন করুন তারপর সেল মানটিকে সমান নয় হিসাবে নির্বাচন করুন এবং মানের জন্য একটি ফাঁকা ঘর নির্বাচন করুন। এখানে আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলে, ফরম্যাট এ ক্লিক করুন।

• এখন, বর্ডার ট্যাবে যান ফরম্যাট সেল বক্সে এবং চিত্রে দেখানো আউটলাইন সীমানা নির্বাচন করুন।

17>

• এর পরে উভয় বাক্সে ঠিক আছে ক্লিক করুন।
• এখন হোম ট্যাবে যান ফরম্যাট করা সেল সিলেক্ট করুন এবং ফরম্যাট পেইন্টার নির্বাচন করুন।

• এর পর, একটি এলাকা নির্বাচন করুন যেখানে আপনি ডেটাসেট রাখতে চান৷
• আসুন স্প্রেডশীটের নাম দিন AllTaskList . এবং তারপর টেবিল নামে একটি নতুন তৈরি করুন।
• বিভিন্ন মান তৈরি করুন এখানে বিভাগ, জরুরিতা, গুরুত্ব এবং অবস্থার জন্য।

• এখন AllTaskList শীটে ফিরে যান এবং সেল D5 নির্বাচন করুন।
• তারপর ডেটা ​​এ যান। ট্যাব করুন এবং ডেটা টুলস গ্রুপ থেকে ডেটা যাচাইকরণ নির্বাচন করুন।

• ফলে, ডেটা ভ্যালিডেশন বক্স পপ আপ হবে। এখন সেটিংস ট্যাবে যান এবং অনুমতি এর অধীনে তালিকা নির্বাচন করুন।

• তারপর উৎস ক্ষেত্রটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে টেবিল

22>

• এর পরে বিভিন্ন মান নির্বাচন করুন ক্লিক ঠিক আছে এ ডেটা ভ্যালিডেশন
• ফলে, নির্বাচিত কক্ষের বিভাগগুলির সাথে একটি তালিকা বাক্স যোগ করা হবে। এর জন্য উপযুক্ত বিভাগ নির্বাচন করুন।

• একইভাবে, অন্যান্য পত্রকের সাহায্যে অন্যান্য কলামের নীচে তালিকা বাক্স যুক্ত করুন। এবং তারপর তাদের মান নির্বাচন করুন।

• এখন ডেটাসেটের সমস্ত কাজ পূরণ করুন। এই মুহুর্তে, ফর্ম্যাটগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হবে এবং পরবর্তী সারিগুলির জন্য ডেটা যাচাইকরণ দ্বারা তৈরি তালিকাগুলি অনুলিপি করা হবে। সম্পূর্ণ তালিকাটি এরকম কিছু দেখাবে।

আপনি পরে আরও কাজ যোগ করতে পারেন।

• অবশেষে, কলাম নির্বাচন করুন B:G, এবং নামের বাক্সে, ডেটাসেটের নাম লিখুন, ধরা যাক, টাস্কলিস্ট ।

এই ডেটাসেট থেকে আরও সংগঠিত ডেটা পেতে এখনই পরবর্তী ধাপে যান৷

ধাপ 2: ডেটাসেট থেকে মুলতুবি কাজগুলি ট্র্যাক করতে নতুন শীট তৈরি করুন

এখন আমাদের অসম্পূর্ণ কাজগুলিকে সংগঠিত করতে হবে, হতে পারে আপনি চান বিভাগ বা অন্যান্য পরামিতি উপর ভিত্তি করে. আমাদের প্রয়োজন হবে ফিল্টার ফাংশন এবং আপনি কীভাবে এটি চান তার উপর নির্ভর করে SORT ফাংশন ।

• প্রথমে, এই উদ্দেশ্যে একটি নতুন স্প্রেডশীট তৈরি করুন . এবং এর নাম দেওয়া যাক পেন্ডিং টাস্কস । মূল ডেটাসেটের মতো হেডারগুলি এখানে রাখুন৷

• এখন সেল B5 নির্বাচন করুন এবং নিম্নলিখিতটি লিখুনসূত্র।

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• এখন এন্টার <7 টিপুন> আপনার কীবোর্ডে। ফলস্বরূপ, এই স্প্রেডশীটে আপনার কাছে সমস্ত মুলতুবি থাকা কাজ থাকবে৷

• সাধারণত, এটি একটি ক্রমিক নম্বর হিসাবে সাজানো হবে৷ আপনি যদি এটিকে অন্যান্য পরামিতি দ্বারা বাছাই করতে চান তবে প্রথমে আপনার SORT ফাংশন প্রয়োজন। ক্যাটাগরি অনুসারে সাজানোর জন্য B5 এর পরিবর্তে নিচের সূত্রটি ব্যবহার করুন।

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

<11 এবং তারপর আপনার কীবোর্ডে এন্টার চাপুন। আপনার মুলতুবি কাজগুলি বিভাগ অনুসারে সাজানো থাকবে।

🔍 সূত্রের ভাঙ্গন

=ফিল্টার(টাস্কলিস্ট,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”))

👉 AllTaskList!B:B0 একটি শর্ত প্রকাশ করার একটি সূত্র এবং একটি বুলিয়ান মান প্রদান করে।

👉 একইভাবে, AllTaskList!G:G=”Not Done” একটি শর্ত এবং একটি বুলিয়ান মান প্রদান করে।

👉 FILTER(টাস্কলিস্ট,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")) যে সমস্ত সারি মান দেখায় যেখানে উপরের উভয় শর্তই সত্য ছিল৷

ধাপ 3: বিভিন্ন প্যারামিটার ব্যবহার করে মুলতুবি কাজগুলি তৈরি করুন

যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট বিভাগের সমস্ত মুলতুবি কাজ বা সমস্ত জরুরী মুলতুবি কাজ চান। অথবা গুরুত্বপূর্ণ/অগুরুত্বপূর্ণ কাজ হতে পারে। একটি নতুন স্প্রেডশীটে সেগুলি পেতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

• প্রথমে, একটি নতুন শীট তৈরি করুন এবং এতে সমস্ত শিরোনাম তৈরি করুন৷ আসুন শীটটির নাম দিই এর দ্বারা মুলতুবি কাজগুলিক্যাটাগরি ।

• এখন, সেল D4 নির্বাচন করুন এবং ডেটা <12 এ যান
• ডেটা টুলস গ্রুপের অধীনে, ডেটা যাচাইকরণ নির্বাচন করুন।

20>

• পরবর্তীতে ডেটা যাচাইকরণ বক্স নির্বাচন করুন তালিকা এর অধীনে অনুমতি দিন সেটিংস ট্যাবে।

• এখন টেবিল শীট থেকে বিভিন্ন বিভাগের মান নির্বাচন করুন এবং এন্টার টিপুন। তারপর ঠিক আছে এ ক্লিক করুন।

• এটি থেকে একটি বিভাগ নির্বাচন করুন।
• এর পর, সেল <নির্বাচন করুন। 6>B7 এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন।

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• এখন এন্টার টিপুন। আপনি যে বিভাগটি নির্বাচন করেছেন তার সাথে আপনি সমস্ত মান দেখতে পাবেন।

একইভাবে, আপনি D4 সেলে বিভাগটি দেখতে পারেন। অন্যান্য বিভাগের মুলতুবি কাজ। এখন থেকে, তালিকাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।

একইভাবে, আপনি জরুরীতা এবং সেই কাজগুলির গুরুত্বের ভিত্তিতে মুলতুবি কাজগুলি তৈরি করতে পারেন।

ধাপ 4: টাস্কের বিবরণ তৈরি করুন তালিকা

এখন আমরা একটি বিশেষ কাজের বিবরণ জানতে একটি স্প্রেডশীট তৈরি করব যা আমরা চাই। এই ধরনের স্প্রেডশীটগুলি কীভাবে তৈরি করা যায় তা দেখতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷ আমরা The VLOOKUP ফাংশন এবং চূড়ান্ত ক্ষেত্রে the IF ফাংশন । এর সাহায্যে তা সম্পন্ন করব।

• প্রথমে, একটি নতুন স্প্রেডশীট তৈরি করুন, আসুন এটির নাম রাখি টাস্কের বিবরণ ।
• তারপর বিশদ নির্বাচন করুন এবংআপনার বিবরণ সম্বলিত চার্টের অভিযোজন।

• এখন C4 ঘরে একটি সিরিয়াল নম্বর লিখুন।
• তারপর C6 সেলে যান এবং টাইপ করুন:

• এর পর , সেল C7 এ যান এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন। এখন Enter টিপুন।

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• একইভাবে, সেল C8 এ যান এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন। তারপর Enter চাপুন।

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• একইভাবে, সেল C9 এ যান এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন। এবং তারপর এন্টার টিপুন।

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• তারপর সেল C10 এ যান এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন। এবং তারপর এন্টার টিপুন।

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• অবশেষে, সেলে যান C11, নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন এবং তারপর Enter চাপুন।

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

ফলে, আপনি সহজেই স্প্রেডশীট থেকে টাস্কের বিবরণ দেখতে পাবেন।

যদি আপনি পরিবর্তন করেন সেল C4 এর সিরিয়াল নম্বর, আপনি সেই নির্দিষ্ট কাজের বিবরণ দেখতে পারেন।

🔍 এর ব্রেকডাউন সূত্র

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="সম্পন্ন","সম্পূর্ণ","কাজ চলছে")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) "টাস্কলিস্ট" নামের আসল ডেটাসেটের 6 তম কলামে সেল C4 এর মান খোঁজে।

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","completed","Work in Progress") চেক করে যে মানটি "হয়েছে" কিনা। যদি এটি মান হয়, তাহলে এটি "সম্পূর্ণ" প্রিন্ট করে, অন্যথায় "প্রগতিতে কাজ" মানের জন্য যায়।

ধাপ 5: টাস্ক ট্র্যাকারে ডায়নামিক রিপোর্ট তৈরি করুন

এখন পরবর্তীতে মূল ডেটাসেটের একটি সারাংশ তৈরি করা এবং সম্পূর্ণ এবং অসম্পূর্ণ কাজের জন্য গ্রাফ সহ এটিকে কল্পনা করার অংশ। আমরা এটি গণনার জন্য একটি সূত্র ব্যবহার করতে যাচ্ছি এবং এখানে এক্সেল টুল ব্যবহার করে কিছু গ্রাফ যোগ করতে যাচ্ছি। এই ধাপে COUNTIFS এবং SUM ফাংশনগুলি কাজে আসবে৷

• প্রথমে একটি নতুন স্প্রেডশীট তৈরি করুন৷ আসুন এটির নাম রাখি সারাংশ ।
• তারপর বিভিন্ন বিভাগের জন্য সম্পূর্ণ এবং অসম্পূর্ণ কাজগুলিকে আলাদা করতে একটি ডেটাসেট তৈরি করুন।

• এখন স্প্রেডশীটে C5 সেলে যান এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন এবং তারপর এন্টার টিপুন।

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• এখন আবার সেল নির্বাচন করুন। এবং তারপরে বাকী বিভাগগুলির ফর্মুলা পূরণ করতে ফিল হ্যান্ডেল আইকনে ক্লিক করুন এবং টেনে আনুন৷

• এর পরে, ক্লিক করুন এবং টেনে আনুন একই সূত্র দিয়ে পরবর্তী কলামের ঘরগুলি পূরণ করতে ডানদিকে হ্যান্ডেল আইকনটি পূরণ করুন।

• এখন নিচের সূত্রটি সেলে লিখুন E5 । এবং তারপর Enter চাপুন।

=SUM(C5:D5)

• আবার, সেল নির্বাচন করুন এবং ক্লিক করুন টানুনফিল হ্যান্ডেল আইকনটি নিচে রাখুন।

• একইভাবে, আবার ঘরটি নির্বাচন করুন এবং ক্লিক করুন এবং ফিল হ্যান্ডেল আইকনটিকে কলামের শেষ পর্যন্ত নিচে টেনে আনুন।

• একই অনুরূপ পদ্ধতিতে এবং একই সূত্রে, কক্ষগুলি C9 এবং এর মধ্যে সম্পন্ন এবং না করা মোট কাজগুলি খুঁজুন D9 .

• এবং কিছু বিন্যাস করার পরে, চূড়ান্ত সারাংশটি এরকম দেখাবে৷

• এরপর, পরিসরটি নির্বাচন করুন B5:E9 এবং ঢোকান ট্যাবে যান, প্রস্তাবিত চার্ট নির্বাচন করুন।

• এর ফলে, চার্ট সন্নিবেশ করান বক্সটি খুলবে। এখন, এটিতে সমস্ত চার্ট ট্যাবে যান৷
• তারপর আপনার পছন্দের চার্ট নির্বাচন করুন৷ আমরা প্রদর্শনের জন্য একটি কলাম চার্ট ব্যবহার করছি। এটি করতে, বাম থেকে কলাম নির্বাচন করুন এবং নীচের ছবিতে দেখানো হিসাবে ডান থেকে চার্টটি চয়ন করুন৷

• এর পরে, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন। ফলস্বরূপ, কলাম চার্ট পপ আপ হবে।

• অবশেষে, কিছু পরিবর্তনের পর চার্টটি এরকম দেখাবে।

• সম্পন্ন কাজগুলির জন্য একটি পাই চার্ট সন্নিবেশ করতে ডেটাসেটে বিভাগ কলাম এবং "সম্পন্ন" কলাম নির্বাচন করুন৷

• এখন ঢোকান ট্যাবে যান এবং চার্ট

থেকে প্রস্তাবিত চার্ট নির্বাচন করুন

• এর পরে, পপ আপ হওয়া চার্ট সন্নিবেশ করুন বক্সে, সমস্ত চার্টে যান ট্যাব করুন এবং বাক্সের বাম দিক থেকে পাই নির্বাচন করুন। ডান দিক থেকে আপনি যে পাই চার্টটি চান সেটি নির্বাচন করুন।

• অবশেষে, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন এবং আপনার কাছে পাই চার্ট বেরিয়ে আসবে। স্প্রেডশীটের উপরে। আপনি যদি চার্টের স্টাইল পরিবর্তন করেন তবে এটি দেখতে এরকম কিছু দেখাবে।

• তারপর আবার, আপনি "বিভাগ" নির্বাচন করার পরে একই পদ্ধতি অনুসরণ করতে পারেন কলাম এবং "সম্পন্ন হয়নি" কলাম এবং অসম্পূর্ণ কাজের জন্য একটি পাই চার্ট পান৷

• অবশেষে, ডেটাসেটের সাথে চার্টগুলিকে পুনরায় সাজান যাতে এটি আনন্দদায়ক দেখায় এবং আপনি সহজেই আপনার টাস্ক ট্র্যাকার সম্পর্কে ডেটাসেটের মাধ্যমে ধারণা পেতে পারেন।

আপনি যদি প্রথম ধাপে তৈরি মূল ডেটাসেটে কিছু পরিবর্তন করেন, তাহলে অন্যান্য পত্রক এবং চার্টের ডেটা এখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে। এই সহজ উপায়গুলির সাহায্যে, আপনি Excel এ একটি টাস্ক ট্র্যাকার তৈরি করতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে সম্পূর্ণ কার্যকরী করার তালিকা তৈরি করুন (4টি সহজ পদ্ধতি) <1

উপসংহার

এটি এক্সেলে একটি টাস্ক ট্র্যাকার তৈরি করার জন্য একটি ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া ছিল। আশা করি আপনি এই নির্দেশিকাটি সহায়ক এবং তথ্যপূর্ণ পেয়েছেন। আপনার যদি কোন প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকে, তাহলে আমাদের নীচে জানান। এই ধরনের আরও গাইডের জন্য, Exceldemy.com .