एक्सेल में टास्क ट्रैकर कैसे बनाएं (मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड करें)

Hugh West

16-10-2023 एक्सेल मूल बातें
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Hugh West

हालांकि एक्सेल में कार्यों को ट्रैक करने के लिए कोई सीधा उपकरण नहीं है, हम अपने स्वयं के गतिशील कार्य ट्रैकर बनाने के लिए विभिन्न कार्यों और सूत्रों के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं। यह ट्यूटोरियल आपको एक्सेल में इसकी वर्तमान स्थिति की रिपोर्ट के साथ अपने टास्क ट्रैकर को सेट करने के त्वरित और आसान कदम दिखाएगा।

टेम्प्लेट डाउनलोड करें

इस उदाहरण में बनाए गए टास्क ट्रैकर को यहां से डाउनलोड करें नीचे दिया गया लिंक। आप पहले से ही इसे अपने कार्य ट्रैकर के रूप में उपयोग कर सकते हैं या इसे नीचे वर्णित चरणों के संदर्भ के रूप में उपयोग कर सकते हैं।

कार्य ट्रैकर टेम्पलेट.xlsx

एक्सेल में टास्क ट्रैकर बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया

एक्सेल में अपना खुद का टास्क ट्रैकर बनाने के लिए नीचे दिए गए इन 5 चरणों का पालन करें। प्रत्येक चरण का उसके अपने उप-अनुभाग में विस्तार से वर्णन किया गया है।

चरण 1: एक्सेल में टास्क ट्रैकर के लिए डेटासेट बनाएं

सबसे पहले, हम एक डेटासेट बनाएंगे, जो स्वचालित रूप से अपडेट होने योग्य होना चाहिए। . हम श्रेणी, अत्यावश्यकता, महत्व और पूरा होने की स्थिति का अनुसरण करते हुए उनकी प्रविष्टि और नाम के साथ एक कार्य सूची बनाएंगे। 10>

  • सबसे पहले, हम डेटासेट में निम्नलिखित शीर्षलेखों का चयन करते हैं।

    • फिर सेल B5 का चयन करें और होम अब स्टाइल्स टैब से सशर्त स्वरूपण चुनें और ड्रॉप-ड्रॉप डाउन से नया नियम चुनेंlist.

    • अगला, नए फ़ॉर्मेटिंग नियम बॉक्स में, केवल उन सेल को फ़ॉर्मेट करें जिनमें शामिल हैं एक नियम प्रकार का चयन करें फिर नहीं के बराबर के रूप में सेल मान का चयन करें और मूल्य के लिए एक रिक्त सेल का चयन करें। एक बार जब आप यहां कर लें, तो प्रारूप पर क्लिक करें।

    • अब, बॉर्डर टैब पर जाएं फॉर्मेट सेल बॉक्स पर और आउटलाइन बॉर्डर का चयन करें जैसा कि चित्र में दिखाया गया है।

    • उसके बाद दोनों बक्सों में ओके पर क्लिक करें।
    • अब होम टैब पर जाएं जिसमें फॉर्मेट सेल चयनित हो और फॉर्मेट पेंटर चुनें।<12

    • उसके बाद, उस क्षेत्र का चयन करें जहां आप डेटासेट रखना चाहते हैं।
    • स्प्रेडशीट को नाम दें AllTaskList . और फिर टेबल्स नाम से एक नया बनाएं।
    • श्रेणियों, अत्यावश्यकता, महत्व और स्थिति के लिए यहां अलग-अलग मान बनाएं।

    • अब वापस AllTaskList शीट पर जाएं और सेल D5 चुनें।
    • फिर डेटा पर जाएं टैब पर जाएं और डेटा वैलिडेशन डेटा टूल समूह से चुनें.

    • परिणामस्वरूप, डेटा सत्यापन बॉक्स पॉप अप होगा। अब सेटिंग्स टैब पर जाएं और अनुमति के अंतर्गत सूची चुनें।

    • फिर स्रोत फ़ील्ड चुनें और फिर टेबल्स

    • उसके बाद अलग-अलग मान चुनें क्लिक ठीक पर डेटा सत्यापन
    • नतीजतन, चयनित सेल में श्रेणियों के साथ एक सूची बॉक्स जोड़ा जाएगा। इसके लिए उपयुक्त श्रेणी का चयन करें।

    • इसी प्रकार, अन्य शीट की सहायता से अन्य कॉलम के अंतर्गत सूची बॉक्स जोड़ें। और फिर उनके मूल्यों का चयन करें।

    • अब डेटासेट में सभी कार्यों को भरें। इस बिंदु पर, प्रारूप स्वचालित रूप से जुड़ जाएंगे और डेटा सत्यापन द्वारा बनाई गई सूचियों को अगली पंक्तियों के लिए कॉपी कर लेंगे। पूरी की गई सूची कुछ इस प्रकार दिखाई देगी।

    आप बाद में और भी कार्य जोड़ सकते हैं।

    • अंत में, कॉलम चुनें B:G, और नेम बॉक्स में, डेटासेट का नाम लिखें, मान लीजिए, टास्कलिस्ट ।

    इस डेटासेट से अधिक संगठित डेटा प्राप्त करने के लिए अब अगले चरणों पर जाएं।

    चरण 2: डेटासेट से लंबित कार्यों को ट्रैक करने के लिए नई शीट बनाएं

    अब हमें अधूरे कार्यों को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है, शायद उन श्रेणियों या अन्य मापदंडों के आधार पर जो आप चाहते हैं। हमें फ़िल्टर फ़ंक्शन के उपयोग की आवश्यकता होगी और आप इसे कैसे चाहते हैं इसके आधार पर SORT फ़ंक्शन ।

    • सबसे पहले, इस उद्देश्य के लिए एक नई स्प्रेडशीट बनाएं . और इसे लंबित कार्य नाम दें। हेडर को मूल डेटासेट की तरह यहां रखें।सूत्र।

    =FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

    • अब दर्ज करें <7 दबाएं> अपने कीबोर्ड पर। परिणामस्वरूप, आपके पास इस स्प्रैडशीट में सभी लंबित कार्य होंगे।

    • आम तौर पर, इसे एक सीरियल नंबर के रूप में क्रमबद्ध किया जाएगा। यदि आप चाहते हैं कि इसे अन्य मापदंडों द्वारा क्रमबद्ध किया जाए तो पहले आपको SORT फ़ंक्शन की आवश्यकता होगी। श्रेणी के आधार पर सॉर्ट करने के लिए सेल B5 में इसके बजाय निम्न सूत्र का उपयोग करें।

    =SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

    • और फिर अपने कीबोर्ड पर एंटर दबाएं। आपके पास श्रेणी के आधार पर लंबित कार्य होंगे। =FILTER(टास्कलिस्ट,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="नहीं किया"))

    👉 AllTaskList!B:B0 किसी शर्त को व्यक्त करने का सूत्र है और बूलियन मान लौटाता है।

    👉 इसी तरह, AllTaskList!G:G="नहीं किया गया" एक शर्त है और बूलियन मान लौटाता है।

    👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) उन सभी पंक्ति मानों को लौटाता है जहां उपरोक्त दोनों शर्तें TRUE थीं।

    चरण 3: विभिन्न मापदंडों का उपयोग करके लंबित कार्य बनाएं

    यदि आप किसी विशिष्ट श्रेणी के सभी लंबित कार्य या सभी आवश्यक लंबित कार्य चाहते हैं। या शायद महत्वपूर्ण/गैर-महत्वपूर्ण कार्य। उन्हें एक नई स्प्रैडशीट में प्राप्त करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

    • पहले, एक नई शीट बनाएं और उसमें सभी हेडर बनाएं। आइए शीट का नाम लंबित कार्यों को रखेंश्रेणी .

    • अब, सेल D4 का चयन करें और डेटा <12 पर जाएं
    • डेटा टूल समूह के अंतर्गत, डेटा सत्यापन चुनें।

    • अगला, में डेटा वैलिडेशन बॉक्स सूची अनुमति के तहत सेटिंग टैब में चुनें।

    • अब टेबल्स शीट से अलग-अलग कैटेगरी वैल्यू चुनें और एंटर दबाएं। इसके बाद ओके पर क्लिक करें। 6>B7 और निम्न सूत्र लिखें।

    =FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

    • अब एंटर दबाएं। आपके द्वारा चुनी गई श्रेणी के साथ आपको सभी मान दिखाई देंगे। अन्य श्रेणियों के लंबित कार्य। इसके बाद, सूची अपने आप अपडेट हो जाएगी।

    इसी तरह, आप उन कार्यों की अत्यावश्यकता और महत्व के आधार पर लंबित कार्यों का निर्माण कर सकते हैं।

    चरण 4: कार्य विवरण बनाएँ सूची

    अब हम एक विशेष कार्य का विवरण जानने के लिए एक स्प्रेडशीट बनाएंगे जो हम चाहते हैं। ऐसी स्प्रैडशीट बनाने का तरीका देखने के लिए इन चरणों का पालन करें। हम इसे VLOOKUP फ़ंक्शन और अंतिम मामले में IF फ़ंक्शन की सहायता से पूरा करेंगे।

    • सबसे पहले, एक नई स्प्रैडशीट बनाएं, आइए इसे नाम दें कार्य विवरण ।
    • फिर विवरण चुनें औरआपके विवरण वाले चार्ट का ओरिएंटेशन।

    • अब सेल C4 में एक सीरियल नंबर दर्ज करें।
    • फिर सेल C6 पर जाएं और टाइप करें:
    =C4

    • उसके बाद , सेल C7 पर जाएं और निम्न सूत्र लिखें। अब एंटर दबाएं।

    =VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

    • इसी तरह, सेल C8 पर जाएं और निम्न सूत्र लिखें। फिर एंटर दबाएं।

    =VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

    • इसी तरह, सेल C9 पर जाएं और निम्न सूत्र लिखें। और फिर एंटर दबाएं।

    =VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

    • इसके बाद सेल C10 पर जाएं और निम्न सूत्र लिखें। और फिर एंटर दबाएं।

    =VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

    • अंत में, सेल C11 पर जाएं, निम्न सूत्र लिखें और फिर Enter दबाएं।

    =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

    परिणामस्वरूप, आप स्प्रेडशीट से कार्य विवरण आसानी से देख सकते हैं।

    यदि आप बदलते हैं सेल C4 में सीरियल नंबर, आप उस विशिष्ट कार्य का विवरण देख सकते हैं।

    🔍 ब्रेकडाउन सूत्र

    =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Done”,”Completed”,”Work in Progress”)

    👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) "टास्कलिस्ट" नामक मूल डेटासेट के 6वें कॉलम में C4 सेल में मान की तलाश करता है ।

    👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Done”,”Completed”,”Work in Progress”) जांच करता है कि जो वैल्यू सामने आई वह “Done” है या नहीं। यदि यह मूल्य है, तो यह "पूर्ण" प्रिंट करता है, अन्यथा "कार्य प्रगति पर" मान के लिए जाता है।

    चरण 5: टास्क ट्रैकर पर गतिशील रिपोर्ट उत्पन्न करें

    अब अगले पर जाएं मूल डेटासेट का सारांश बनाने और इसे पूर्ण और अधूरे कार्यों के लिए ग्राफ़ के साथ विज़ुअलाइज़ करने के लिए भाग। हम इसे गिनने के लिए एक सूत्र का उपयोग करने जा रहे हैं और यहाँ एक्सेल टूल का उपयोग करके कुछ ग्राफ़ जोड़ेंगे। COUNTIFS और SUM फ़ंक्शन इस चरण में काम आएंगे।

    • सबसे पहले, एक नई स्प्रेडशीट बनाएं। आइए इसे सारांश नाम दें।
    • फिर विभिन्न श्रेणियों के लिए पूर्ण और अपूर्ण कार्यों को अलग करने के लिए एक डेटासेट बनाएं।

    • अब स्प्रैडशीट में सेल C5 पर जाएं और निम्न सूत्र लिखें और फिर Enter दबाएं।

    =COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

    • अब दोबारा सेल चुनें। और फिर शेष श्रेणियों के लिए फ़ॉर्मूला भरने के लिए भरण हैंडल आइकन को क्लिक करके नीचे खींचें।

    • उसके बाद, क्लिक करें और खींचें अगले कॉलम की कोशिकाओं को समान सूत्र से भरने के लिए दाहिनी ओर स्थित फिल हैंडल आइकन।

    • अब निम्नलिखित सूत्र को सेल <6 में लिखें>E5 . और फिर एंटर दबाएं।

    =SUM(C5:D5)

    • फिर से सेल चुनें और क्लिक करें खींचेंफिल हैंडल आइकन नीचे। 12>

    • इसी तरह और उसी फॉर्मूले से सेल C9 और में किए गए और न किए गए कुल कार्यों का पता लगाएं D9 .

    • और कुछ फ़ॉर्मेटिंग के बाद, अंतिम सारांश इस तरह दिखेगा।

    <51

    • अगला, श्रेणी B5:E9 चुनें और इन्सर्ट टैब में जाएं, अनुशंसित चार्ट चुनें।

    • नतीजतन, इन्सर्ट चार्ट बॉक्स खुल जाएगा। अब, इसमें सभी चार्ट टैब पर जाएं।
    • फिर अपना पसंदीदा चार्ट चुनें। हम प्रदर्शन के लिए एक कॉलम चार्ट का उपयोग कर रहे हैं। ऐसा करने के लिए, बाईं ओर से कॉलम का चयन करें और नीचे दी गई तस्वीर में दिखाए अनुसार दाईं ओर से चार्ट चुनें।

    • इसके बाद ओके पर क्लिक करें। परिणामस्वरूप, कॉलम चार्ट पॉप अप हो जाएगा।

    • आखिरकार, कुछ संशोधनों के बाद चार्ट कुछ इस तरह दिखाई देगा।
      • <13

      • पूर्ण कार्यों के लिए एक पाई चार्ट सम्मिलित करने के लिए श्रेणी कॉलम और डेटासेट में "संपन्न" कॉलम चुनें।

      <56

      • अब इन्सर्ट टैब पर जाएं और चार्ट

      से अनुशंसित चार्ट चुनें

      • उसके बाद, चार्ट डालें बॉक्स जो पॉप अप होता है, सभी चार्ट पर जाएं टैब और बॉक्स के बाईं ओर से पाई का चयन करें। दाईं ओर से पाई चार्ट चुनें जिसे आप चाहते हैं।

      • अंत में, ओके पर क्लिक करें और आपको पाई चार्ट उभर कर आएगा स्प्रेडशीट के शीर्ष पर। यदि आप चार्ट शैली बदलते हैं, तो यह कुछ ऐसा दिखाई देगा।

      • फिर, आप "श्रेणी" का चयन करने के बाद उसी प्रक्रिया का पालन कर सकते हैं। कॉलम और "नॉट डन" कॉलम और अधूरे कार्यों के लिए पाई चार्ट प्राप्त करें। आकर्षक लग रहा है और आप आसानी से अपने टास्क ट्रैकर के बारे में डेटासेट के साथ विचार प्राप्त कर सकते हैं।

      यदि आप पहले चरण में बनाए गए मूल डेटासेट में कुछ भी बदलते हैं, तो सभी अन्य शीट्स में डेटा और चार्ट अब स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएंगे। इन आसान तरीकों से आप एक्सेल में एक टास्क ट्रैकर बना सकते हैं।

      निष्कर्ष

      एक्सेल में टास्क ट्रैकर बनाने के लिए यह चरण-दर-चरण प्रक्रिया थी। आशा है कि आपको यह मार्गदर्शिका मददगार और ज्ञानवर्धक लगी होगी। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं, तो हमें नीचे बताएं। इस तरह की और गाइड के लिए, Exceldemy.com पर जाएं।

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    ह्यूग वेस्ट उद्योग में 10 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ एक अत्यधिक अनुभवी एक्सेल ट्रेनर और विश्लेषक है। उनके पास लेखा और वित्त में स्नातक की डिग्री और व्यवसाय प्रशासन में मास्टर डिग्री है। ह्यूग को पढ़ाने का शौक है और उन्होंने एक अद्वितीय शिक्षण दृष्टिकोण विकसित किया है जिसका पालन करना और समझना आसान है। एक्सेल के उनके विशेषज्ञ ज्ञान ने दुनिया भर में हजारों छात्रों और पेशेवरों को अपने कौशल में सुधार करने और अपने करियर में उत्कृष्टता हासिल करने में मदद की है। अपने ब्लॉग के माध्यम से, ह्यूग दुनिया के साथ अपने ज्ञान को साझा करता है, व्यक्तियों और व्यवसायों को उनकी पूरी क्षमता तक पहुंचने में मदद करने के लिए मुफ्त एक्सेल ट्यूटोरियल और ऑनलाइन प्रशिक्षण प्रदान करता है।