Lai gan nav tieša rīka uzdevumu izsekošanai programmā Excel, mēs varam izmantot dažādu funkciju un formulu kombināciju, lai izveidotu savu dinamisku uzdevumu izsekošanas līdzekli. Šajā pamācībā parādīsim ātrus un vienkāršus soļus, kā izveidot uzdevumu izsekošanas līdzekli ar ziņojumiem par tā pašreizējo stāvokli programmā Excel.

Lejupielādēt veidni

Lejupielādējiet šajā piemērā izveidoto uzdevumu izsekošanas līdzekli no tālāk norādītās saites. Varat to jau tagad izmantot kā uzdevumu izsekošanas līdzekli vai izmantot to kā atsauci turpmāk aprakstītajām darbībām.

Uzdevumu izsekošanas veidne.xlsx

Soli pa solim, kā izveidot uzdevumu izsekošanas programmu programmā Excel

Veiciet šos 5 soļus, lai Excel programmā izveidotu savu uzdevumu izsekošanas programmu. Katrs solis ir detalizēti aprakstīts savā apakšnodaļā.

1. solis: Izveidojiet datu kopu uzdevumu izsekošanas programmai Excel

Vispirms izveidosim datu kopu, kurai jābūt automātiski atjaunināmai. Izveidosim uzdevumu sarakstu ar to ierakstu un nosaukumu, pēc kategorijas, steidzamības, svarīguma un pabeigšanas statusa Izpildiet šos soļus, lai datu kopu padarītu dinamisku, lai, pievienojot jaunu uzdevumu, tā automātiski atjauninātu tabulu.

• Vispirms datu kopā izvēlamies šādas galvenes.

• Pēc tam atlasiet šūnu B5 un dodieties uz Sākums Tagad izvēlieties Nosacījumu formatēšana no Stili cilni un izvēlieties Jauns noteikums no nolaižamajā sarakstā.

• Tālāk, sadaļā Jauns formatēšanas noteikums lodziņā atlasiet Formatējiet tikai tās šūnas, kurās ir in the Izvēlieties noteikuma veidu Pēc tam atlasiet šūnas vērtību kā nav vienāds ar un izvēlieties tukšu šūnas vērtību. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Formāts .

• Tagad dodieties uz Robeža cilnē Šūnu formatēšana un atlasiet Kontūra robežu, kā parādīts attēlā.

• Pēc tam noklikšķiniet uz LABI abos lodziņos.
• Tagad dodieties uz Sākums cilni ar atlasītu formatēto šūnu un atlasiet Format Painter .

• Pēc tam atlasiet apgabalu, kurā vēlaties saglabāt datu kopu.
• Nosauksim izklājlapu AllTaskList . Un pēc tam izveidojiet jaunu ar nosaukumu Tabulas .
• Šeit izveidojiet dažādas vērtības kategorijām, steidzamībām, importam un statusam.

• Tagad atgriezieties pie AllTaskList lapu un atlasiet šūnu D5 .
• Pēc tam dodieties uz Dati cilni un izvēlieties Datu validēšana no Datu rīki grupa.

• Tā rezultātā Datu validēšana parādīsies logs. Tagad dodieties uz Iestatījumi cilni un izvēlieties Saraksts zem Atļaut .

• Pēc tam atlasiet Avots: un pēc tam atlasiet dažādas vērtības no Tabulas

• Pēc tam noklikšķiniet uz LABI in the Datu validēšana
• Tādējādi tiks pievienots saraksta lodziņš ar izvēlētajā šūnā esošajām kategorijām. Izvēlieties atbilstošo kategoriju.

• Līdzīgi ar otras lapas palīdzību pievienojiet saraksta lodziņus zem pārējām kolonnām. Un pēc tam atlasiet to vērtības.

• Tagad aizpildiet visus datu kopas uzdevumus. Šajā brīdī formāti tiks automātiski pievienoti un kopēs sarakstus, kas izveidoti ar Datu validēšana nākamajām rindām. Pabeigtais saraksts izskatās šādi.

Vēlāk varat pievienot arī citus uzdevumus.

• Visbeidzot atlasiet kolonnas B:G, un nosaukuma lodziņā ierakstiet datu kopas nosaukumu, Teiksim, Uzdevumu saraksts .

Pārejiet uz nākamajiem soļiem, lai no šīs datu kopas iegūtu organizētākus datus.

2. solis: Izveidot jaunu lapu, lai izsekotu neizpildītos uzdevumus no datu kopas

Tagad mums ir jāsakārto nepabeigtie uzdevumi, iespējams, pamatojoties uz kategorijām vai citiem vēlamajiem parametriem. Mums būs nepieciešams izmantot funkcija FILTER un atkarībā no tā, kā vēlaties, lai tas SORT funkcija .

• Vispirms šim nolūkam izveidojiet jaunu izklājlapu. Un nosauksim to par Nepabeigtie uzdevumi . Ierakstiet virsrakstus kā sākotnējā datu kopā šeit.

• Tagad atlasiet šūnas B5 un pierakstiet šādu formulu.

=FILTER(Uzdevumu saraksts,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nav pabeigts"))

• Tagad nospiediet Ievadiet Rezultātā šajā izklājlapā būs redzami visi neizpildītie uzdevumi.

• Parasti tas tiks sakārtots pēc kārtas numura. Ja vēlaties, lai tas tiktu sakārtots pēc citiem parametriem, vispirms ir nepieciešams iestatījums SORT funkciju. Lai šķirotu pēc kategorijas, šādā šūnā izmantojiet šādu formulu B5 tā vietā.

=SORT(FILTER(Uzdevumu saraksts,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nav pabeigts")),3))

• Un pēc tam nospiediet Ievadiet uz tastatūras. Jums būs pieejami neizpildītie uzdevumi, kas sakārtoti pa kategorijām.

🔍 Formulas sadalījums

=FILTER(Uzdevumu saraksts,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nav pabeigts"))

👉 AllTaskList!B:B0 ir formula nosacījuma izteikšanai, un tā atgriež logaritma vērtību.

👉 Līdzīgi, AllTaskList!G:G="Nav pabeigts" ir nosacījums un atgriež bula vērtību.

👉 FILTER(Uzdevumu saraksts,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nav pabeigts")) atgriež visas rindas vērtības, ja abi iepriekš minētie nosacījumi ir TRUE.

3. posms: Izveidojiet atliktos uzdevumus, izmantojot dažādus parametrus

Ja vēlaties visus konkrētas kategorijas neizpildītos uzdevumus vai visus steidzamos neizpildītos uzdevumus. Vai arī svarīgus/nesvarīgus uzdevumus. Lai tos iegūtu jaunā izklājlapā, izpildiet šādas darbības.

• Vispirms izveidojiet jaunu lapu un izveidojiet tajā visas galvenes. Nosauksim lapu šādi Nepabeigtie uzdevumi pēc kategorijas .

• Tagad atlasiet šūnas D4 un dodieties uz Dati
• Saskaņā ar Datu rīki grupu, atlasiet Datu validēšana .

• Tālāk, sadaļā Datu validēšana lodziņā atlasiet Saraksts zem Atļaut in the Iestatījumi cilne.

• Tagad izvēlieties dažādas kategorijas vērtības no Tabulas lapu un nospiediet Ievadiet . Pēc tam noklikšķiniet uz LABI .

• Izvēlieties kategoriju no tās.
• Pēc tam atlasiet šūnu B7 un pierakstiet šādu formulu.

=FILTER(Uzdevumu saraksts,(AllTaskList!G:G="Nav izpildīts")*(AllTaskList!D:D="Nepabeigtie uzdevumi pēc kategorijas"!D4)))

• Tagad nospiediet Ievadiet . Jūs redzēsiet visas vērtības ar izvēlēto kategoriju.

Līdzīgi varat mainīt kategoriju šūnā D4 lai redzētu citu kategoriju neizpildītos uzdevumus. Turpmāk saraksts tiks atjaunināts automātiski.

Līdzīgi varat izveidot nepabeigtus uzdevumus pēc to steidzamības un svarīguma.

4. solis: Izveidojiet uzdevumu detalizētu sarakstu

Tagad mēs izveidosim izklājlapu, lai uzzinātu sīkāku informāciju par vienu konkrētu uzdevumu, ko vēlamies. Sekojiet šiem soļiem, lai redzētu, kā izveidot šādas izklājlapas. Mēs to paveiksim, izmantojot . VLOOKUP funkcija un pēdējā gadījumā . IF funkcija .

• Vispirms izveidojiet jaunu izklājlapu, Nosauksim to. Uzdevuma detaļas .
• Pēc tam atlasiet informāciju un diagrammas orientāciju, kurā ir jūsu informācija.

• Tagad šūnā ievadiet sērijas numuru C4 .
• Pēc tam dodieties uz šūnu C6 un veidu:

• Pēc tam dodieties uz šūnu C7 un pierakstiet šādu formulu. Tagad nospiediet Ievadiet .

=VLOOKUP($C$4,Uzdevumu saraksts,2)

• Līdzīgi dodieties uz šūnas C8 un pierakstiet šādu formulu. Pēc tam nospiediet Ievadiet .

=VLOOKUP($C$4,Uzdevumu saraksts,3)

• Līdzīgā veidā dodieties uz šūnas C9 un pierakstiet šādu formulu. Un pēc tam nospiediet Ievadiet.

=VLOOKUP($C$4,Uzdevumu saraksts,4)

• Pēc tam dodieties uz šūnu C10 un pierakstiet šādu formulu. Un pēc tam nospiediet Ievadiet.

=VLOOKUP($C$4,Uzdevumu saraksts,5)

• Visbeidzot, dodieties uz šūnu C11, ierakstiet šādu formulu un pēc tam nospiediet Ievadiet .

=IF(VLOOKUP($C$4,Uzdevumu saraksts,6)="Izpildīts", "Pabeigts", "Nepabeigts")

Tādējādi varat viegli apskatīt uzdevuma informāciju no izklājlapas.

Ja maināt sērijas numuru šūnā C4 , varat skatīt konkrētā uzdevuma detaļas.

🔍 Formulas sadalījums

=IF(VLOOKUP($C$4,Uzdevumu saraksts,6)="Izpildīts", "Pabeigts", "Nepabeigts")

👉 VLOOKUP($C$4,uzdevumu saraksts,6) meklē vērtību šūnā C4 sākotnējā datu kopas 6. slejā ar nosaukumu "Uzdevumu saraksts". .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Uzdevumu saraksts,6)="Paveikts", "Pabeigts", "Nepabeigts darbs") pārbauda, vai parādījusies vērtība ir "Done". Ja tā ir vērtība, tad tiek izdrukāts "Completed", pretējā gadījumā tiek meklēta vērtība "Work in Progress".

5. solis: Dinamiskā ziņojuma ģenerēšana par uzdevumu izsekošanu

Tagad pārejiet pie nākamās daļas, lai izveidotu sākotnējās datu kopas kopsavilkumu un vizualizētu to ar pabeigto un nepabeigto uzdevumu grafikiem. Mēs izmantosim formulu, lai to saskaitītu, un pievienosim dažus grafikus, izmantojot Excel rīkus šeit. COUNTIFS un SUM Šajā posmā noderēs funkcijas.

• Vispirms izveidojiet jaunu izklājlapu. Nosauksim to par Kopsavilkums .
• Pēc tam izveidojiet datu kopu, lai nodalītu pabeigtos un nepabeigtos uzdevumus dažādās kategorijās.

• Tagad dodieties uz šūniņu C5 izklājlapu un ierakstiet šādu formulu, pēc tam nospiediet Ievadiet .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Tagad vēlreiz atlasiet šūnas. Pēc tam noklikšķiniet uz aizpildīšanas roktura ikonas un velciet to uz leju, lai aizpildītu formulu pārējām kategorijām.

• Pēc tam noklikšķiniet uz aizpildīšanas roktura ikonas un velciet to pa labi, lai aizpildītu nākamās kolonnas šūnas ar to pašu formulu.

• Tagad šūnā ierakstiet šādu formulu E5 . Un pēc tam nospiediet Ievadiet .

=SUM(C5:D5)

• Atkal atlasiet šūnas, noklikšķiniet uz aizpildīšanas roktura ikonas un velciet to uz leju.

• Līdzīgi vēlreiz atlasiet šūnas, noklikšķiniet uz aizpildīšanas roktura ikonas un velciet to uz leju līdz kolonnas beigām.

• Līdzīgā veidā un pēc tās pašas formulas atrodiet kopējo paveikto un neizpildīto uzdevumu skaitu šūnās C9 un D9 .

• Pēc formatēšanas galīgais kopsavilkums izskatīsies šādi.

• Pēc tam atlasiet diapazonu B5:E9 un dodieties uz Ievietot Šajā cilnē atlasiet Ieteicamā diagramma .

• Tā rezultātā Ievietot diagrammu Atvērsies lodziņš. Tagad dodieties uz Visas diagrammas cilni tajā.
• Pēc tam izvēlieties vēlamo diagrammu. Demonstrējumam mēs izmantosim kolonnu diagrammu. Lai to izdarītu, izvēlieties Kolonna no kreisās puses un izvēlieties diagrammu no labās puses, kā parādīts attēlā zemāk.

• Pēc tam noklikšķiniet uz LABI . Rezultātā parādīsies kolonnu diagramma.

• Visbeidzot, pēc dažiem pārveidojumiem diagramma izskatīsies apmēram šādi.

• Lai ievietotu pabeigto uzdevumu pīrāgveida diagrammu, datu kopā atlasē atlasiet kategoriju kolonnu un kolonnu "Izpildīts".

• Tagad dodieties uz Ievietot cilni un izvēlieties Ieteicamā diagramma no Diagrammas

• Pēc tam Ievietot diagrammu uznirstošajā lodziņā, dodieties uz Visas diagrammas cilni un izvēlieties Pīrāgs kreisajā lodziņa pusē. No labās puses izvēlieties vajadzīgo pīrāga diagrammu.

• Visbeidzot noklikšķiniet uz LABI un izklājlapas augšpusē parādīsies pīrāga diagramma. Ja mainīsiet diagrammas stilu, tā izskatīsies apmēram šādi.

• Pēc tam varat veikt to pašu procedūru, izvēloties kolonnu "Kategorija" un kolonnu "Nav izpildīts", un iegūt pīrāga diagrammu par nepabeigtajiem uzdevumiem.

• Visbeidzot, pārkārtojiet diagrammas ar datu kopu tā, lai tās izskatītos patīkami un jūs varētu viegli gūt priekšstatu par savu uzdevumu izsekošanas līdzekli, izmantojot datu kopu.

Ja kaut ko mainīsiet sākotnējā pirmajā solī izveidotajā datu kopā, visi dati citās lapās un diagrammās tagad tiks atjaunināti automātiski. Izmantojot šos vienkāršos veidus, varat izveidot uzdevumu izsekošanas programmu programmā Excel.

Lasīt vairāk: Pilnībā funkcionāla darāmo darbu saraksta izveide programmā Excel (4 parocīgas metodes)

Secinājums

Tas bija pakāpenisks process, lai izveidotu uzdevumu izsekošanas līdzekli programmā Excel. Ceru, ka šī rokasgrāmata jums šķita noderīga un informatīva. Ja jums ir kādi jautājumi vai ieteikumi, dariet mums zināmu zemāk. Lai iegūtu vairāk šādu rokasgrāmatu, apmeklējiet vietni Exceldemy.com .