Hoci v programe Excel neexistuje priamy nástroj na sledovanie úloh, môžeme použiť kombináciu rôznych funkcií a vzorcov na vytvorenie vlastného dynamického sledovača úloh. Tento návod vám ukáže rýchle a jednoduché kroky na nastavenie sledovača úloh s prehľadmi o jeho aktuálnom stave v programe Excel.

Stiahnuť šablónu

Stiahnite si sledovač úloh vytvorený v tomto príklade z odkazu nižšie. Môžete ho už teraz použiť ako svoj sledovač úloh alebo ho použiť ako referenciu pre kroky opísané nižšie.

Šablóna sledovania úloh.xlsx

Postup krok za krokom na vytvorenie nástroja na sledovanie úloh v programe Excel

Ak chcete vytvoriť vlastný sledovač úloh v programe Excel, postupujte podľa týchto 5 krokov. Každý krok je podrobne opísaný vo vlastnej podkapitole.

Krok 1: Vytvorenie súboru údajov pre sledovanie úloh v programe Excel

Najskôr vytvoríme dataset, ktorý by sa mal automaticky aktualizovať. Vytvoríme zoznam úloh s ich položkou a názvom, ďalej kategóriu, naliehavosť, dôležitosť a stav dokončenia Postupujte podľa týchto krokov, aby bol dataset dynamický, aby sa pri pridaní novej úlohy automaticky aktualizoval do tabuľky.

• Najskôr vyberieme v súbore údajov tieto hlavičky.

• Potom vyberte bunku B5 a prejdite do Domov Teraz vyberte Podmienené formátovanie z Štýly a vyberte kartu Nové pravidlo z rozbaľovacieho zoznamu.

• Ďalej v Nové pravidlo formátovania vyberte položku Formátovať iba bunky, ktoré obsahujú v Vyberte typ pravidla Potom vyberte hodnotu bunky ako sa nerovná a vyberte prázdnu bunku pre hodnotu. Po dokončení kliknite na Formát .

• Teraz prejdite na Hranica na karte Formátovanie buniek a vyberte Náčrt ako je znázornené na obrázku.

• Potom kliknite na OK v oboch boxoch.
• Teraz prejdite na Domov kartu s vybranou formátovanou bunkou a vyberte Format Painter .

• Potom vyberte oblasť, v ktorej chcete súbor údajov uchovávať.
• Pomenujme tabuľku AllTaskList . A potom vytvorte nový s názvom Tabuľky .
• Vytvorte tu rôzne hodnoty pre kategórie, naliehavosť, dôležitosť a stav.

• Teraz sa vráťte k AllTaskList listu a vyberte bunku D5 .
• Potom prejdite na Údaje a vyberte kartu Overovanie údajov z Dátové nástroje skupina.

• V dôsledku toho sa Overovanie údajov Zobrazí sa okno. Teraz prejdite na Nastavenia a vyberte kartu Zoznam pod Povoľte .

• Potom vyberte Zdroj a potom vyberte rôzne hodnoty z Tabuľky

• Potom kliknite na OK v Overovanie údajov
• Následne sa pridá okno so zoznamom kategórií vo vybranej bunke. Vyberte pre ňu príslušnú kategóriu.

• Podobne pridajte zoznamové polia pod ostatné stĺpce pomocou druhého listu. A potom vyberte ich hodnoty.

• Teraz vyplňte všetky úlohy v súbore údajov. V tomto okamihu sa automaticky pridajú formáty a skopírujú sa zoznamy vytvorené Overovanie údajov pre ďalšie riadky. Dokončený zoznam bude vyzerať takto.

Ďalšie úlohy môžete pridať aj neskôr.

• Nakoniec vyberte stĺpce B:G, a do poľa názov napíšte názov súboru údajov, povedzme, Zoznam úloh .

Prejdite k ďalším krokom, aby ste z tohto súboru údajov získali usporiadanejšie údaje.

Krok 2: Vytvorenie nového hárku na sledovanie čakajúcich úloh zo súboru údajov

Teraz potrebujeme usporiadať nedokončené úlohy, možno na základe kategórií alebo iných požadovaných parametrov. funkcia FILTER a v závislosti od toho, ako to chcete funkcia SORT .

• Najprv vytvorte novú tabuľku na tento účel. A pomenujme ju Nevyriešené úlohy . Tu zapíšte záhlavia ako v pôvodnom súbore údajov.

• Teraz vyberte bunku B5 a zapíšte nasledujúci vzorec.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nie je hotové"))

• Teraz stlačte Vstúpte na stránku na klávesnici. Výsledkom bude, že všetky nevyriešené úlohy budete mať tu v tejto tabuľke.

• Vo všeobecnosti sa zoradí ako poradové číslo. Ak chcete, aby sa zoradilo podľa iných parametrov, potrebujete najprv príkaz SORT Na zoradenie podľa kategórie použite v bunke tento vzorec B5 namiesto toho.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nedokončené")),3)

• A potom stlačte Vstúpte na stránku na klávesnici. Zobrazia sa vám nevyriešené úlohy zoradené podľa kategórií.

🔍 Rozdelenie vzorca

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nie je hotové"))

👉 AllTaskList!B:B0 je vzorec na vyjadrenie podmienky a vracia logickú hodnotu.

👉 Podobne, AllTaskList!G:G="Nedokončené" je podmienka a vracia logickú hodnotu.

👉 FILTER(Zoznam úloh,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nedokončené")) vráti všetky hodnoty riadkov, v ktorých boli obe vyššie uvedené podmienky TRUE.

Krok 3: Vytvorenie čakajúcich úloh pomocou rôznych parametrov

Ak chcete všetky nevyriešené úlohy konkrétnej kategórie alebo všetky naliehavé nevyriešené úlohy. Alebo možno dôležité/nedôležité úlohy. Ak ich chcete získať v novej tabuľke, postupujte podľa týchto krokov.

• Najprv vytvorte nový hárok a vytvorte v ňom všetky záhlavia. Hárok pomenujme Nevyriešené úlohy podľa kategórie .

• Teraz vyberte bunku D4 a prejdite do Údaje
• V rámci Dátové nástroje vybrať skupinu Overovanie údajov .

• Ďalej v Overovanie údajov vyberte políčko Zoznam pod Povoľte v Nastavenia tab.

• Teraz vyberte rôzne hodnoty kategórie z Tabuľky list a stlačte Vstúpte na stránku Potom kliknite na OK .

• Vyberte z nej kategóriu.
• Potom vyberte bunku B7 a zapíšte nasledujúci vzorec.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Nie je hotové")*(AllTaskList!D:D="Čakajúce úlohy podľa kategórie"!D4))

• Teraz stlačte Vstúpte na stránku . Zobrazia sa všetky hodnoty s kategóriou, ktorú ste vybrali.

Podobne môžete zmeniť kategóriu v bunke D4 na zobrazenie čakajúcich úloh iných kategórií. Odteraz sa bude zoznam aktualizovať automaticky.

Podobne môžete vytvárať čakajúce úlohy podľa naliehavosti a dôležitosti týchto úloh.

Krok 4: Zostavte zoznam podrobností o úlohách

Teraz vytvoríme tabuľku, aby sme sa dozvedeli podrobnosti o jednej konkrétnej úlohe, ktorú chceme. Postupujte podľa týchto krokov, aby ste zistili, ako vytvoriť takéto tabuľky. Dosiahneme to pomocou . Funkcia VLOOKUP a v poslednom prípade . Funkcia IF .

• Najprv vytvorte novú tabuľku, Nazvime ju Podrobnosti o úlohe .
• Potom vyberte podrobnosti a orientáciu grafu, ktorý obsahuje vaše údaje.

• Teraz zadajte sériové číslo do bunky C4 .
• Potom prejdite do bunky C6 a typ:

• Potom prejdite do bunky C7 a zapíšte nasledujúci vzorec. Teraz stlačte Vstúpte na stránku .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Podobne prejdite do bunky C8 a zapíšte nasledujúci vzorec. Potom stlačte Vstúpte na stránku .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Podobným spôsobom prejdite do bunky C9 a zapíšte nasledujúci vzorec. Potom stlačte Vstúpte.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Potom prejdite do bunky C10 a zapíšte nasledujúci vzorec. Potom stlačte Vstúpte.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Nakoniec prejdite do bunky C11, zapíšte nasledujúci vzorec a potom stlačte Vstúpte na stránku .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Hotovo", "Dokončené", "Rozpracované")

Vďaka tomu môžete ľahko zobraziť podrobnosti úlohy z tabuľky.

Ak zmeníte sériové číslo v bunke C4 , môžete si pozrieť podrobnosti o konkrétnej úlohe.

🔍 Rozdelenie vzorca

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Hotovo", "Dokončené", "Rozpracované")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) hľadá hodnotu v bunke C4 v 6. stĺpci pôvodného súboru údajov s názvom "Tasklist" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Hotovo", "Dokončené", "Rozpracované") skontroluje, či hodnota, ktorá sa objavila, je "Hotovo". Ak je to táto hodnota, potom vypíše "Dokončené", v opačnom prípade ide o hodnotu "Rozpracované".

Krok 5: Generovanie dynamickej správy o sledovaní úloh

Teraz prejdeme k ďalšej časti, aby sme vytvorili súhrn pôvodného súboru údajov a vizualizovali ho pomocou grafov pre dokončené a nedokončené úlohy. Použijeme vzorec na počítanie a pridáme niekoľko grafov pomocou nástrojov Excelu, ktoré sa tu nachádzajú. COUNTIFS a SUM V tomto kroku sa vám budú hodiť funkcie.

• Najprv vytvorte novú tabuľku. Nazvime ju Zhrnutie .
• Potom vytvorte súbor údajov na oddelenie dokončených a nedokončených úloh pre rôzne kategórie.

• Teraz choďte do bunky C5 v tabuľke a zapíšte nasledujúci vzorec a potom stlačte Vstúpte na stránku .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Teraz opäť vyberte bunku. A potom kliknite na ikonu rukoväte vyplnenia a potiahnite ju nadol, aby ste vyplnili vzorec pre zvyšok kategórií.

• Potom kliknite na ikonu rukoväte vyplnenia a potiahnite ju doprava, aby ste rovnakým vzorcom vyplnili bunky ďalšieho stĺpca.

• Teraz do bunky napíšte nasledujúci vzorec E5 A potom stlačte Vstúpte na stránku .

=SUM(C5:D5)

• Opäť vyberte bunku, kliknite na ikonu rukoväte výplne a potiahnite ju nadol.

• Podobne opäť vyberte bunku, kliknite na ikonu rukoväte výplne a potiahnite ju až na koniec stĺpca.

• Podobným spôsobom a podľa rovnakého vzorca zistite celkový počet vykonaných a nevykonaných úloh v bunkách C9 a D9 .

• Po určitom formátovaní bude konečné zhrnutie vyzerať takto.

• Potom vyberte rozsah B5:E9 a prejdite do Vložte Na karte vyberte Odporúčaný graf .

• V dôsledku toho sa Vložiť graf Otvorí sa okno. Teraz prejdite do Všetky grafy kartu v ňom.
• Potom vyberte požadovaný graf. My na ukážku použijeme stĺpcový graf. Ak to chcete urobiť, vyberte Stĺpec vľavo a vyberte graf vpravo, ako je znázornené na obrázku nižšie.

• Potom kliknite na OK . V dôsledku toho sa zobrazí stĺpcový graf.

• Po niekoľkých úpravách bude graf vyzerať takto.

• Ak chcete vložiť koláčový graf pre dokončené úlohy, vyberte v súbore údajov stĺpec kategórie a stĺpec "Hotovo".

• Teraz prejdite na Vložte a vyberte kartu Odporúčaný graf z Grafy

• Potom v Vložiť graf okno, ktoré sa zobrazilo, prejdite do Všetky grafy a vyberte kartu Koláč z ľavej strany poľa. Z pravej strany vyberte požadovaný koláčový graf.

• Nakoniec kliknite na OK a v hornej časti tabuľky sa objaví koláčový graf. Ak zmeníte štýl grafu, bude vyzerať približne takto.

• Potom môžete opäť postupovať rovnako po výbere stĺpca "Kategória" a stĺpca "Nedokončené" a získať koláčový graf nedokončených úloh.

• Nakoniec usporiadajte grafy so súborom údajov tak, aby vyzerali príjemne a aby ste pomocou súboru údajov mohli ľahko získať predstavu o sledovaní úloh.

Ak v pôvodnom súbore údajov vytvorenom v prvom kroku niečo zmeníte, všetky údaje v ostatných hárkoch a grafoch sa teraz automaticky aktualizujú. Pomocou týchto jednoduchých spôsobov môžete v programe Excel vytvoriť sledovač úloh.

Prečítajte si viac: Vytvorenie plne funkčného zoznamu úloh v programe Excel (4 praktické metódy)

Záver

Toto bol postup krok za krokom na vytvorenie sledovača úloh v programe Excel. Dúfam, že tento sprievodca bol pre vás užitočný a informatívny. Ak máte nejaké otázky alebo návrhy, dajte nám vedieť nižšie. Ďalšie podobné sprievodcov nájdete na stránke Exceldemy.com .