Þrátt fyrir að það sé ekkert beint tól til að rekja verkefni í Excel, getum við notað blöndu af mismunandi aðgerðum og formúlum til að búa til okkar eigin kraftmikla verkferla. Þessi kennsla mun sýna þér fljótleg og auðveld skref til að setja upp verkefnaferilinn þinn með skýrslum um núverandi stöðu hans í Excel.

Sækja sniðmát

Hlaða niður verkrakningnum sem búið var til í þessu dæmi frá tengilinn hér að neðan. Þú getur nú þegar notað það sem verkefnarakningu eða notað það sem viðmið fyrir skrefin sem lýst er hér að neðan.

Task Tracker Template.xlsx

Skref-fyrir-skref aðferð til að búa til verkefnarakningu í Excel

Fylgdu þessum 5 skrefum hér að neðan til að búa til þinn eigin verkferil í Excel. Hvert skref er lýst í smáatriðum í sínum eigin undirkafla.

Skref 1: Búðu til gagnasett fyrir verkefnarakningu í Excel

Í fyrstu munum við búa til gagnapakka sem ætti að vera sjálfkrafa uppfæranleg . Við munum búa til verkefnalista með færslu þeirra og nafni, eftir flokki, brýni, mikilvægi og lokastöðu Fylgdu þessum skrefum til að gera gagnasafnið kraftmikið þannig að þegar þú bætir við nýju verkefni uppfærist það sjálfkrafa í töfluna.

• Fyrst veljum við eftirfarandi hausa í gagnasafninu.

• Veldu síðan reit B5 og farðu í Heima Veldu nú Skilyrt snið af flipanum Stílar og veldu Ný regla úr fellivalmyndinnilista.

• Næst, í Ný sniðregla , veljið Snið aðeins hólf sem innihalda í Veldu reglugerð Veldu síðan hólfsgildi sem ekki jafnt og og veldu auðan reit fyrir gildið. Þegar þú ert búinn hér skaltu smella á Format .

• Nú, farðu í flipann Border á Format Cells boxið og veldu Outline rammi eins og sýnt er á myndinni.

• Eftir það smelltu á OK í báðum reitunum.
• Farðu nú á flipann Heima með sniðið hólf valið og veldu Format Painter .

• Eftir það skaltu velja svæði þar sem þú vilt geyma gagnasafnið.
• Við skulum nefna töflureiknið AllTaskList . Og búðu til nýjan með nafninu Töflur .
• Búðu til mismunandi gildi fyrir flokka, brýnt, mikilvægi og stöðuna hér.

• Farðu nú aftur á AllTaskList blaðið og veldu reit D5 .
• Farðu síðan í Gögn flipann og veldu Data Validation úr Data Tools hópnum.

• Þar af leiðandi er Data Validation box mun skjóta upp kollinum. Farðu nú í flipann Stillingar og veldu Listi undir Leyfa .

• Veldu síðan Uppruni reitinn og veldu svo mismunandi gildi úr töflunum

• Eftir það smellurá OK í Gagnavottun
• Þar af leiðandi verður listakassi bætt við með flokkunum í völdum reit. Veldu viðeigandi flokk fyrir það.

• Á sama hátt skaltu bæta við listakassa undir hinum dálkunum með hjálp hins blaðsins. Og veldu síðan gildi þeirra.

• Fylltu nú út öll verkefnin í gagnasafninu. Á þessum tímapunkti verður sniðunum sjálfkrafa bætt við og afritað listana sem búnir eru til með Gagnavottun fyrir næstu línur. Útfyllti listinn myndi líta eitthvað svona út.

Þú getur bætt við fleiri verkefnum seinna líka.

• Að lokum skaltu velja dálka B:G, og í nafnareitinn, skrifaðu nafn gagnasafnsins, Segjum, Verklista .

Farðu yfir í næstu skref núna til að fá skipulagðari gögn úr þessu gagnasafni.

Skref 2: Búðu til nýtt blað til að rekja biðverkefni úr gagnasetti

Nú þurfum við að skipuleggja ófullkomin verkefni, kannski byggt á flokkunum eða öðrum breytum sem þú vilt. Við þurfum að nota FILTER aðgerðina og eftir því hvernig þú vilt hafa hana SORT aðgerðina .

• Búaðu fyrst til nýjan töflureikni í þessu skyni . Og við skulum nefna það Verkefni í bið . Settu niður hausana eins og upprunalega gagnasafnið hér.

• Veldu nú reit B5 og skrifaðu niður eftirfarandiformúla.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Ýttu nú á Enter á lyklaborðinu þínu. Þar af leiðandi muntu hafa öll verkefni sem bíða hér í þessum töflureikni.

• Almennt verður það flokkað sem raðnúmer. Ef þú vilt að það sé raðað eftir öðrum breytum fyrst þarftu RAÐA aðgerðina. Til að flokka eftir flokki, notaðu eftirfarandi formúlu í reit B5 í staðinn.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Og ýttu svo á Enter á lyklaborðinu þínu. Verkefnin í bið eru flokkuð eftir flokkum.

🔍 Silgreining formúlunnar

=SÍA(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”))

👉 AllTaskList!B:B0 er formúla til að tjá skilyrði og skilar Boole-gildi.

👉 Á sama hátt er AllTaskList!G:G=”Not Done” skilyrði og skilar Boole-gildi.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) skilar öllum línugildum þar sem bæði ofangreind skilyrði voru TRUE.

Skref 3: Búðu til verkefni í bið með því að nota mismunandi færibreytur

Ef þú vilt öll verkefni í bið af tilteknum flokki eða öll brýn verkefni sem bíða. Eða mikilvæg/ekki mikilvæg verkefni kannski. Fylgdu þessum skrefum til að fá þær í nýjan töflureikni.

• Búðu fyrst til nýtt blað og búðu til alla hausana í því. Við skulum nefna blaðið Verkefni í bið eftirFlokkur .

• Veldu nú reit D4 og farðu í Gögn
• Undir hópnum Gagnaverkfæri , veldu Gagnaprófun .

• Næst, í Data Validation reiturinn velur Listi undir Leyfa í flipanum Stillingar .

• Veldu nú önnur flokkagildi úr Töflum blaðinu og ýttu á Enter . Smelltu svo á OK .

• Veldu flokk úr honum.
• Eftir það skaltu velja reit B7 og skrifaðu niður eftirfarandi formúlu.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Ýttu nú á Enter . Þú munt sjá öll gildin með flokknum sem þú hefur valið.

Á sama hátt geturðu breytt flokkinum í reit D4 til að sjá bíða verkefni annarra flokka. Héðan í frá mun listinn uppfærast sjálfkrafa.

Á sama hátt geturðu búið til verkefni sem bíða eftir því hve brýnt er og mikilvægi þessara verkefna.

Skref 4: Byggja verkefnisupplýsingar Listi

Nú munum við búa til töflureikni til að vita upplýsingar um eitt tiltekið verkefni sem við viljum. Fylgdu þessum skrefum til að sjá hvernig á að búa til slíka töflureikna. Við munum ná því með hjálp VLOOKUP aðgerðarinnar og í lokatilvikinu IF fallinu .

• Fyrst af öllu, búðu til nýjan töflureikni, við skulum nefna það Task Details .
• Veldu síðan upplýsingarnar ogstefnu töflunnar sem inniheldur upplýsingarnar þínar.

• Sláðu nú inn raðnúmer í reit C4 .
• Farðu svo í reit C6 og sláðu inn:

• Eftir það , farðu í reit C7 og skrifaðu niður eftirfarandi formúlu. Ýttu nú á Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Á sama hátt, farðu í reit C8 og skrifaðu niður eftirfarandi formúlu. Ýttu svo á Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Á svipaðan hátt, farðu í reit C9 og skrifaðu niður eftirfarandi formúlu. Og ýttu svo á Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Farðu svo í reit C10 og skrifaðu niður eftirfarandi formúlu. Og ýttu svo á Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Að lokum, farðu í reit C11, skrifaðu niður eftirfarandi formúlu og ýttu svo á Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Þar af leiðandi geturðu séð verkupplýsingarnar úr töflureikninum auðveldlega.

Ef þú breytir raðnúmerið í reit C4 , þú getur séð upplýsingar um það tiltekna verkefni.

🔍 Niðurliðun á formúlan

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=“Done“,“Completed“,“Work in Progress”)

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) leitar að gildinu í reit C4 í 6. dálki upprunalega gagnasafnsins sem heitir „Tasklist“ .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=“Lokið“,“Completed”,,“Work in Progress”) athugar hvort gildið sem kom upp sé „Lokið“. Ef það er gildið, þá prentar það „Completed“, annars fer það fyrir gildið „Work in Progress“.

Skref 5: Búðu til kraftmikla skýrslu um verkefnarakningu

Núna í næsta hluta til að búa til samantekt á upprunalegu gagnasafninu og sjá það með myndritum fyrir heil og ófullgerð verkefni. Við ætlum að nota formúlu til að telja það og bæta við nokkrum línuritum með því að nota Excel verkfærin hér. COUNTIFS og SUM aðgerðirnar munu koma sér vel í þessu skrefi.

• Búðu fyrst til nýjan töflureikni. Við skulum nefna það Samantekt .
• Síðan búðu til gagnasafn til að aðgreina heil og ófullgerð verkefni fyrir mismunandi flokka.

• Farðu nú reitinn C5 í töflureikninum og skrifaðu niður eftirfarandi formúlu og ýttu svo á Enter .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Veldu nú reitinn aftur. Og smelltu síðan og dragðu táknið fyrir fyllingarhandfangið niður til að fylla upp formúluna fyrir restina af flokkunum.

• Eftir það skaltu smella og draga fylla handfangstáknið til hægri til að fylla upp í reiti næsta dálks með sömu formúlu.

• Skrifaðu nú eftirfarandi formúlu í reit E5 . Og ýttu svo á Enter .

=SUM(C5:D5)

• Aftur, veldu reitinn og smelltu og dragafyllihandfangstáknið niður.

• Á sama hátt skaltu velja reitinn aftur og smella og draga fyllihandfangstáknið niður að enda dálksins.

• Á svipaðan hátt og sömu formúlu, finndu heildarverkefni unnin og ekki unnin í hólfum C9 og D9 .

• Og eftir smá formatting mun lokayfirlitið líta svona út.

• Næst skaltu velja svið B5:E9 og fara í Setja inn Í flipanum skaltu velja Recommended Chart .

• Þar af leiðandi opnast Insert Chart boxið. Farðu nú í flipann Öll töflur í honum.
• Veldu síðan valinn töflu. Við erum að nota dálkatöflu fyrir sýnikennsluna. Til að gera það skaltu velja Dálkur frá vinstri og velja töfluna frá hægri eins og sýnt er á myndinni hér að neðan.

• Eftir það, smelltu á Í lagi . Fyrir vikið mun dálkaritið skjóta upp kollinum.

• Loksins mun grafið líta eitthvað svona út eftir nokkrar breytingar.

• Til að setja inn kökurit fyrir unnin verkefni skaltu velja flokkadálkinn og „Lokið“ dálkinn í gagnasafninu.

• Farðu nú í flipann Setja inn og veldu Recommended Chart af Charts

• Eftir það, í Setja inn myndrit reitinn sem birtist, farðu í Allar myndir flipa og veldu Pie vinstra megin í reitnum. Veldu kökuritið sem þú vilt frá hægri.

• Smelltu loksins á OK og þá kemur kökuritið fram. ofan á töflureikni. Ef þú breytir myndritsstílnum mun það líta einhvern veginn svona út.

• Þá geturðu fylgt sömu aðferð eftir að hafa valið „Flokkinn“ dálkinn og „Ekki gert“ dálkinn og fáðu kökurit fyrir ófullgerðu verkefnin.

• Að lokum skaltu endurraða töflunum með gagnasafninu þannig að það lítur ánægjulega út og þú getur auðveldlega fengið hugmyndina með gagnapakkanum um verkefnarakkann þinn.

Ef þú breytir einhverju í upprunalega gagnasafninu sem búið var til í fyrsta skrefi, allt af gögnum í öðrum blöðum og töflurnar munu uppfærast sjálfkrafa núna. Með þessum einföldu leiðum er hægt að búa til verkefnaskrá í Excel.

Lesa meira: Búa til fullvirkan verkefnalista í Excel (4 handhægar aðferðir)

Niðurstaða

Þetta var skref-fyrir-skref ferli til að búa til verkefnarakningu í Excel. Vona að þér fannst þessi handbók gagnleg og fræðandi. Ef þú hefur einhverjar spurningar eða ábendingar, láttu okkur vita hér að neðan. Fyrir fleiri leiðsögumenn eins og þessa, farðu á Exceldemy.com .