فہرست کا خانہ
اگرچہ ایکسل میں کاموں کو ٹریک کرنے کے لیے کوئی براہ راست ٹول نہیں ہے، لیکن ہم اپنا ایک متحرک ٹاسک ٹریکر بنانے کے لیے مختلف فنکشنز اور فارمولوں کا مجموعہ استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ ٹیوٹوریل آپ کو ایکسل میں اپنے ٹاسک ٹریکر کی اس کی موجودہ حیثیت کے بارے میں رپورٹس کے ساتھ ترتیب دینے کے فوری اور آسان اقدامات دکھائے گا۔
سانچہ ڈاؤن لوڈ کریں
اس مثال میں بنائے گئے ٹاسک ٹریکر کو ڈاؤن لوڈ کریں نیچے کا لنک. آپ اسے پہلے ہی اپنے ٹاسک ٹریکر کے طور پر استعمال کر سکتے ہیں یا ذیل میں بیان کردہ مراحل کے لیے بطور حوالہ استعمال کر سکتے ہیں۔
Task Tracker Template.xlsx
ایکسل میں ٹاسک ٹریکر بنانے کے لیے مرحلہ وار طریقہ کار
ایکسل میں اپنا ایک ٹاسک ٹریکر بنانے کے لیے نیچے دیے گئے ان 5 مراحل پر عمل کریں۔ ہر مرحلہ کو اس کے اپنے ذیلی حصے میں تفصیل سے بیان کیا گیا ہے۔
مرحلہ 1: ایکسل میں ٹاسک ٹریکر کے لیے ڈیٹاسیٹ بنائیں
پہلے تو ہم ایک ڈیٹاسیٹ بنائیں گے، جو خود بخود اپڈیٹ ہونے کے قابل ہونا چاہیے۔ . ہم زمرہ، عجلت، اہمیت اور تکمیل کی حیثیت کے بعد ان کے اندراج اور نام کے ساتھ ایک ٹاسک لسٹ بنائیں گے، ڈیٹاسیٹ کو متحرک بنانے کے لیے ان مراحل پر عمل کریں تاکہ جب آپ کوئی نیا کام شامل کریں تو یہ خود بخود ٹیبل پر اپ ڈیٹ ہوجائے۔
- سب سے پہلے، ہم ڈیٹاسیٹ میں درج ذیل ہیڈرز کو منتخب کرتے ہیں۔
- پھر سیل B5 کو منتخب کریں اور جائیں ہوم اب اسٹائلز ٹیب سے مشروط فارمیٹنگ منتخب کریں اور ڈراپ ڈاؤن سے نیا اصول منتخب کریں۔فہرست۔
- اس کے بعد، نئے فارمیٹنگ اصول باکس میں، صرف سیلز کو فارمیٹ کریں جو پر مشتمل ہے کو منتخب کریں۔ ایک اصول کی قسم منتخب کریں پھر سیل ویلیو کو بطور برابر نہیں منتخب کریں اور ویلیو کے لیے ایک خالی سیل منتخب کریں۔ یہاں کام کرنے کے بعد، فارمیٹ پر کلک کریں۔
- اب، بارڈر ٹیب پر جائیں۔ Cells کو فارمیٹ کریں باکس پر اور Outline بارڈر کو منتخب کریں جیسا کہ شکل میں دکھایا گیا ہے۔
17>
- اس کے بعد دونوں خانوں میں ٹھیک ہے پر کلک کریں۔
- اب منتخب کردہ فارمیٹ شدہ سیل کے ساتھ ہوم ٹیب پر جائیں اور فارمیٹ پینٹر کو منتخب کریں۔
- اس کے بعد، وہ علاقہ منتخب کریں جہاں آپ ڈیٹاسیٹ رکھنا چاہتے ہیں۔
- آئیے اسپریڈشیٹ کا نام رکھیں AllTaskList . اور پھر ٹیبلز کے نام کے ساتھ ایک نیا بنائیں۔
- کیٹیگریز، ضرورتوں، اہمیتوں اور یہاں کی حیثیت کے لیے مختلف قدریں بنائیں۔
- اب AllTaskList شیٹ پر واپس جائیں اور سیل D5 کو منتخب کریں۔
- پھر ڈیٹا پر جائیں۔ ٹیب کریں اور ڈیٹا ٹولز گروپ سے ڈیٹا کی توثیق منتخب کریں۔
- نتیجتاً، ڈیٹا کی توثیق باکس پاپ اپ ہوگا۔ اب ترتیبات ٹیب پر جائیں اور اجازت دیں کے تحت فہرست کو منتخب کریں۔
21>
- پھر ماخذ فیلڈ کو منتخب کریں اور پھر ٹیبلز
22>
- اس کے بعد مختلف اقدار کو منتخب کریں۔ کلک کریں ٹھیک ہے پر ڈیٹا کی توثیق
- نتیجتاً، منتخب سیل میں زمرہ جات کے ساتھ ایک فہرست خانہ شامل کیا جائے گا۔ اس کے لیے مناسب زمرہ منتخب کریں۔
- اسی طرح، دوسرے کالم کے نیچے دوسری شیٹ کی مدد سے لسٹ بکس شامل کریں۔ اور پھر ان کی قدریں منتخب کریں۔
- اب ڈیٹاسیٹ میں تمام کاموں کو پُر کریں۔ اس مقام پر، فارمیٹس خود بخود شامل ہو جائیں گے اور اگلی قطاروں کے لیے ڈیٹا کی توثیق کی طرف سے بنائی گئی فہرستوں کو کاپی کریں گے۔ مکمل فہرست کچھ اس طرح نظر آئے گی۔
آپ بعد میں مزید کام بھی شامل کرسکتے ہیں۔
- آخر میں، کالم منتخب کریں B:G, اور نام کے خانے میں، ڈیٹاسیٹ کا نام لکھیں، آئیے کہتے ہیں، ٹاسک لسٹ ۔
اس ڈیٹاسیٹ سے مزید منظم ڈیٹا حاصل کرنے کے لیے ابھی اگلے مراحل پر جائیں۔
مرحلہ 2: ڈیٹا سیٹ سے زیر التواء کاموں کو ٹریک کرنے کے لیے نئی شیٹ بنائیں
اب ہمیں نامکمل کاموں کو منظم کرنے کی ضرورت ہے، ہو سکتا ہے ان زمروں یا دیگر پیرامیٹرز کی بنیاد پر جو آپ چاہتے ہیں۔ ہمیں فلٹر فنکشن کے استعمال کی ضرورت ہوگی اور اس پر منحصر ہے کہ آپ اسے کس طرح چاہتے ہیں SORT فنکشن ۔
- سب سے پہلے، اس مقصد کے لیے ایک نئی اسپریڈشیٹ بنائیں . اور آئیے اس کا نام Pending Tasks رکھیں۔ یہاں اصل ڈیٹاسیٹ کی طرح ہیڈر نیچے رکھیں۔
- اب سیل منتخب کریں B5 اور درج ذیل کو لکھیں۔فارمولا۔
=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))
- اب Enter <7 دبائیں> آپ کے کی بورڈ پر۔ نتیجے کے طور پر، آپ کے پاس اس اسپریڈشیٹ میں تمام زیر التواء کام ہوں گے۔
- عام طور پر، اسے سیریل نمبر کے طور پر ترتیب دیا جائے گا۔ اگر آپ چاہتے ہیں کہ اسے دوسرے پیرامیٹرز سے ترتیب دیا جائے تو پہلے آپ کو SORT فنکشن کی ضرورت ہے۔ زمرہ کے لحاظ سے ترتیب دینے کے لیے اس کی بجائے سیل B5 میں درج ذیل فارمولے کا استعمال کریں۔
=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)
- <11 اور پھر اپنے کی بورڈ پر Enter دبائیں۔ آپ کے زیر التواء کاموں کو زمرہ کے لحاظ سے ترتیب دیا جائے گا۔
🔍 فارمولے کی خرابی
=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))
👉 AllTaskList!B:B0 کسی شرط کو ظاہر کرنے کا فارمولا ہے اور بولین ویلیو لوٹاتا ہے۔
👉 اسی طرح، AllTaskList!G:G="Not Done" ایک شرط ہے اور بولین ویلیو لوٹاتی ہے۔
👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")) وہ تمام قطار کی قدریں لوٹاتا ہے جہاں مذکورہ بالا دونوں شرائط درست تھیں۔
مرحلہ 3: مختلف پیرامیٹرز کا استعمال کرتے ہوئے زیر التواء کام بنائیں
اگر آپ کسی مخصوص زمرے کے تمام زیر التواء کام یا تمام فوری زیر التوا کام چاہتے ہیں۔ یا شاید اہم/اہم کام نہیں۔ نئی اسپریڈشیٹ میں حاصل کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں۔
- سب سے پہلے، ایک نئی شیٹ بنائیں اور اس میں تمام ہیڈرز بنائیں۔ آئیے شیٹ کا نام رکھیں زیر التواء کام بذریعہزمرہ ۔
- اب سیل منتخب کریں D4 اور ڈیٹا <12 پر جائیں۔
- ڈیٹا ٹولز گروپ کے تحت، ڈیٹا کی توثیق کو منتخب کریں۔
20>
- اگلا، میں ڈیٹا کی توثیق باکس منتخب کریں فہرست کے تحت اجازت دیں سیٹنگز ٹیب میں۔
- اب ٹیبلز شیٹ سے مختلف زمرہ کی اقدار کو منتخب کریں اور انٹر دبائیں۔ پھر OK پر کلک کریں۔
- اس میں سے ایک زمرہ منتخب کریں۔
- اس کے بعد سیل B7 اور درج ذیل فارمولہ کو لکھیں۔
=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))
- اب دبائیں انٹر ۔ آپ کو اپنے منتخب کردہ زمرے کے ساتھ تمام اقدار نظر آئیں گی۔
اسی طرح، آپ سیل D4 دیکھنے کے لیے زمرہ کو تبدیل کرسکتے ہیں۔ دیگر زمروں کے زیر التواء کام۔ اس کے بعد، فہرست خود بخود اپ ڈیٹ ہو جائے گی۔
اسی طرح، آپ ان کاموں کی عجلت اور اہمیت کے مطابق زیر التواء کام بنا سکتے ہیں۔
مرحلہ 4: ٹاسک کی تفصیلات بنائیں۔ فہرست
اب ہم ایک اسپریڈ شیٹ بنائیں گے تاکہ ایک خاص کام کی تفصیلات جان سکیں جو ہم چاہتے ہیں۔ ایسی اسپریڈ شیٹس بنانے کا طریقہ دیکھنے کے لیے ان اقدامات پر عمل کریں۔ ہم اسے The VLOOKUP فنکشن کی مدد سے پورا کریں گے اور آخری صورت میں The IF فنکشن ۔
- سب سے پہلے، ایک نئی اسپریڈشیٹ بنائیں، آئیے اسے ٹاسک کی تفصیلات کا نام دیں۔
- پھر تفصیلات اورآپ کی تفصیلات پر مشتمل چارٹ کی سمت بندی۔
- اب سیل C4 میں سیریل نمبر درج کریں۔
- پھر سیل پر جائیں C6 اور ٹائپ کریں:
=C4 
- اس کے بعد سیل C7 پر جائیں اور درج ذیل فارمولہ لکھیں۔ اب دبائیں Enter .
=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)
- اسی طرح سیل C8 پر جائیں اور درج ذیل فارمولہ لکھیں۔ پھر دبائیں Enter ۔
=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)
- اسی طرح، سیل C9 پر جائیں اور درج ذیل فارمولہ لکھیں۔ اور پھر دبائیں Enter۔
=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)
- پھر سیل C10 پر جائیں اور درج ذیل فارمولہ لکھیں۔ اور پھر دبائیں Enter۔
=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)
- <11 آخر میں، سیل پر جائیں C11، مندرجہ ذیل فارمولہ لکھیں اور پھر دبائیں Enter ۔
=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")
نتیجتاً، آپ اسپریڈشیٹ سے کام کی تفصیلات آسانی سے دیکھ سکتے ہیں۔
اگر آپ تبدیل کرتے ہیں سیل میں سیریل نمبر C4 ، آپ اس مخصوص کام کی تفصیلات دیکھ سکتے ہیں۔
فارمولہ
=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","مکمل","کام جاری ہے")
👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) "Tasklist" نامی اصل ڈیٹاسیٹ کے 6ویں کالم میں سیل C4 کی قدر تلاش کرتا ہے۔
👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress") چیک کرتا ہے کہ آیا آنے والی ویلیو "Done" ہے۔ اگر یہ قدر ہے، تو یہ "مکمل" پرنٹ کرتا ہے، بصورت دیگر "کام جاری ہے" کی قدر کے لیے جاتا ہے۔
مرحلہ 5: ٹاسک ٹریکر پر ڈائنامک رپورٹ بنائیں
اب اگلے پر اصل ڈیٹاسیٹ کا خلاصہ بنانے اور مکمل اور نامکمل کاموں کے لیے گراف کے ساتھ اس کا تصور کرنے کا حصہ۔ ہم اس کی گنتی کے لیے ایک فارمولہ استعمال کرنے جا رہے ہیں اور یہاں ایکسل ٹولز کا استعمال کرتے ہوئے کچھ گراف شامل کریں گے۔ اس مرحلے میں COUNTIFS اور SUM فنکشنز کام آئیں گے۔
- سب سے پہلے، ایک نئی اسپریڈشیٹ بنائیں۔ آئیے اس کا نام خلاصہ رکھیں۔
- پھر مختلف زمروں کے لیے مکمل اور نامکمل کاموں کو الگ کرنے کے لیے ڈیٹا سیٹ بنائیں۔
- اب اسپریڈ شیٹ میں سیل C5 پر جائیں اور درج ذیل فارمولہ کو لکھیں اور پھر Enter دبائیں۔
=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)
- اب سیل کو دوبارہ منتخب کریں۔ اور پھر باقی کیٹیگریز کے فارمولے کو بھرنے کے لیے فل ہینڈل آئیکن پر کلک کریں اور گھسیٹیں۔
- اس کے بعد، کلک کریں اور گھسیٹیں۔ اگلے کالم کے سیلز کو اسی فارمولے سے بھرنے کے لیے دائیں جانب فل ہینڈل آئیکن کو بھریں۔
- اب سیل <6 میں درج ذیل فارمولہ لکھیں۔>E5 ۔ اور پھر دبائیں Enter .
=SUM(C5:D5)
- دوبارہ، سیل کو منتخب کریں اور کلک کریں۔ گھسیٹیںفل ہینڈل آئیکن کو نیچے رکھیں۔
- اسی طرح، سیل کو دوبارہ منتخب کریں اور فل ہینڈل آئیکن پر کلک کریں اور کالم کے آخر تک نیچے گھسیٹیں۔
- اسی طرح کے انداز اور ایک ہی فارمولے میں، سیلز C9 اور میں کیے گئے اور نہ کیے گئے کل کاموں کو تلاش کریں۔ D9 .
- اور کچھ فارمیٹنگ کے بعد، حتمی خلاصہ اس طرح نظر آئے گا۔
- اس کے بعد، رینج منتخب کریں B5:E9 اور داخل کریں ٹیب میں، تجویز کردہ چارٹ کو منتخب کریں۔
- اس کے نتیجے میں، چارٹ داخل کریں باکس کھل جائے گا۔ اب، اس میں موجود تمام چارٹس ٹیب پر جائیں۔
- پھر اپنا پسندیدہ چارٹ منتخب کریں۔ ہم مظاہرے کے لیے کالم چارٹ استعمال کر رہے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، بائیں سے کالم منتخب کریں اور دائیں سے چارٹ کا انتخاب کریں جیسا کہ ذیل کی تصویر میں دکھایا گیا ہے۔
53>
- اس کے بعد، OK پر کلک کریں۔ نتیجے کے طور پر، کالم چارٹ پاپ اپ ہو جائے گا۔
- آخر میں، چارٹ کچھ ترمیم کے بعد کچھ اس طرح نظر آئے گا۔
- مکمل کاموں کے لیے پائی چارٹ داخل کرنے کے لیے ڈیٹاسیٹ میں زمرہ کالم اور "ہو گیا" کالم منتخب کریں۔
- اب داخل کریں ٹیب پر جائیں اور چارٹس
سے تجویز کردہ چارٹ منتخب کریں۔
- اس کے بعد، پاپ اپ ہونے والے چارٹ داخل کریں باکس میں، تمام چارٹس پر جائیںباکس کے بائیں جانب سے ٹیب کریں اور پائی منتخب کریں۔ پائی چارٹ کو منتخب کریں جو آپ چاہتے ہیں دائیں طرف سے۔
- آخر میں، ٹھیک ہے پر کلک کریں اور آپ کے پاس پائی چارٹ سامنے آئے گا۔ اسپریڈشیٹ کے اوپر۔ اگر آپ چارٹ کا انداز تبدیل کرتے ہیں تو یہ کچھ اس طرح نظر آئے گا۔
- پھر دوبارہ، آپ "زمرہ" کو منتخب کرنے کے بعد اسی طریقہ کار پر عمل کر سکتے ہیں۔ کالم اور "نہیں ہوا" کالم اور نامکمل کاموں کے لیے ایک پائی چارٹ حاصل کریں۔
- آخر میں، ڈیٹاسیٹ کے ساتھ چارٹس کو دوبارہ ترتیب دیں تاکہ یہ خوشنما لگتا ہے اور آپ اپنے ٹاسک ٹریکر کے بارے میں ڈیٹاسیٹ کے ساتھ آسانی سے خیال حاصل کر سکتے ہیں۔
اگر آپ پہلے مرحلے میں بنائے گئے اصل ڈیٹاسیٹ میں کچھ بھی تبدیل کرتے ہیں، تو سبھی دیگر شیٹس اور چارٹس میں موجود ڈیٹا کا اب خود بخود اپ ڈیٹ ہو جائے گا۔ ان آسان طریقوں سے، آپ ایکسل میں ٹاسک ٹریکر بنا سکتے ہیں۔
مزید پڑھیں: ایکسل میں مکمل طور پر فنکشنل ٹو ڈو لسٹ بنائیں (4 آسان طریقے) <1
نتیجہ
یہ ایکسل میں ٹاسک ٹریکر بنانے کا مرحلہ وار عمل تھا۔ امید ہے کہ آپ کو یہ گائیڈ مفید اور معلوماتی لگا۔ اگر آپ کے کوئی سوالات یا مشورے ہیں تو ہمیں نیچے بتائیں۔ اس طرح کے مزید گائیڈز کے لیے، Exceldemy.com ۔
ملاحظہ کریں۔