Въпреки че няма директен инструмент за проследяване на задачите в Excel, можем да използваме комбинация от различни функции и формули, за да създадем собствен динамичен инструмент за проследяване на задачите. Този урок ще ви покаже бързите и лесни стъпки за създаване на инструмент за проследяване на задачите с отчети за текущото му състояние в Excel.

Изтегляне на шаблона

Изтеглете създадения в този пример инструмент за проследяване на задачи от връзката по-долу. Вече можете да го използвате като инструмент за проследяване на задачи или да го използвате като референция за стъпките, описани по-долу.

Шаблон за проследяване на задачите.xlsx

Процедура стъпка по стъпка за създаване на програма за проследяване на задачи в Excel

Следвайте тези 5 стъпки по-долу, за да създадете свой собствен инструмент за проследяване на задачи в Excel. Всяка стъпка е описана подробно в собствен подраздел.

Стъпка 1: Създаване на набор от данни за проследяване на задачи в Excel

Първоначално ще създадем набор от данни, който трябва да може да се актуализира автоматично. Ще направим списък със задачи с тяхното вписване и име, следвайки категорията, спешността, важността и състоянието на изпълнение Следвайте тези стъпки, за да направите набора от данни динамичен, така че когато добавите нова задача, тя автоматично да се актуализира в таблицата.

• Първо, избираме следните заглавия в набора от данни.

• След това изберете клетка B5 и отидете в Начало Сега изберете Условно форматиране от Стилове и изберете Ново правило от падащия списък.

• След това в Ново правило за форматиране изберете Форматирайте само клетките, които съдържат в Изберете тип правило След това изберете стойността на клетката като не е равен на и изберете празна клетка за стойността. След като приключите, щракнете върху Формат .

• Сега отидете в Граница в раздела Форматиране на клетките и изберете Контур граница, както е показано на фигурата.

• След това кликнете върху ОК в двете кутии.
• Сега отидете в Начало с избрана форматирана клетка и изберете Format Painter .

• След това изберете област, в която искате да запазите набора от данни.
• Да дадем име на електронната таблица Списък на всички задачи . И след това създайте нов с името Таблици .
• Тук създайте различни стойности за категориите, спешността, важността и състоянието.

• Сега се върнете в Списък на всички задачи лист и изберете клетка D5 .
• След това отидете в Данни и изберете Утвърждаване на данните от Инструменти за данни група.

• В резултат на това Утвърждаване на данните ще се появи полето. Сега отидете в Настройки и изберете Списък под Позволете .

• След това изберете Източник: и след това изберете различните стойности от полето Таблици

• След това кликнете върху ОК в Утвърждаване на данните
• Вследствие на това ще бъде добавено поле за списък с категориите в избраната клетка. Изберете подходящата категория за нея.

• По същия начин добавете списъчни полета под другите колони с помощта на другия лист. И след това изберете техните стойности.

• Сега попълнете всички задачи в набора от данни. В този момент форматите ще бъдат добавени автоматично и ще копират списъците, създадени от Утвърждаване на данните за следващите редове. Завършеният списък ще изглежда по следния начин.

По-късно можете да добавяте и други задачи.

• Накрая изберете колони B:G, и в полето за име напишете името на набора от данни, Да речем, Списък със задачи .

Преминете към следващите стъпки, за да получите по-организирани данни от този набор от данни.

Стъпка 2: Създаване на нов лист за проследяване на чакащи задачи от набор от данни

Сега трябва да организираме незавършените задачи, може би въз основа на категории или други желани параметри. функцията FILTER и в зависимост от начина, по който го искате функцията SORT .

• Първо, създайте нова електронна таблица за тази цел. И нека я наречем Отлагащи задачи . Запишете заглавията като оригиналния набор от данни тук.

• Сега изберете клетка B5 и запишете следната формула.

=FILTER(Списък със задачи,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Не е завършено"))

• Сега натиснете Въведете на клавиатурата си. В резултат на това ще имате всички висящи задачи тук, в тази електронна таблица.

• Обикновено той ще бъде сортиран като сериен номер. Ако искате да бъде сортиран по други параметри, първо трябва да въведете SORT За сортиране по категория използвайте следната формула в клетка B5 вместо това.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Не е завършено")),3)

• И след това натиснете Въведете на клавиатурата си. Ще видите отложените задачи, сортирани по категории.

🔍 Разбивка на формулата

=FILTER(Списък със задачи,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Не е завършено"))

👉 Списък с всички задачи!B:B0 е формула за изразяване на условие и връща булева стойност.

👉 По същия начин, AllTaskList!G:G="Не е завършено" е условие и връща булева стойност.

👉 FILTER(Списък със задачи,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Не е завършено")) връща всички стойности на редовете, за които и двете горепосочени условия са били TRUE.

Стъпка 3: Създаване на чакащи задачи с помощта на различни параметри

Ако искате да получите всички висящи задачи от определена категория или всички спешни висящи задачи. Или може би важни/неважни задачи. За да ги получите в нова електронна таблица, следвайте следните стъпки.

• Първо, създайте нов лист и създайте всички заглавия в него. Нека наречем листа Отложени задачи по категория .

• Сега изберете клетка D4 и отидете в Данни
• Съгласно Инструменти за данни група, изберете Утвърждаване на данните .

• След това в Утвърждаване на данните изберете поле Списък под Позволете в Настройки таб.

• Сега изберете различни стойности на категориите от Таблици лист и натиснете Въведете След това щракнете върху ОК .

• Изберете категория от нея.
• След това изберете клетка B7 и запишете следната формула.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Не е завършено")*(AllTaskList!D:D="Неизпълнени задачи по категории"!D4))

• Сега натиснете Въведете . Ще видите всички стойности с избраната от вас категория.

По същия начин можете да промените категорията в клетка D4 за да видите висящите задачи от други категории. Отсега нататък списъкът ще се актуализира автоматично.

По същия начин можете да създавате чакащи задачи по спешност и важност на тези задачи.

Стъпка 4: Изготвяне на списък с подробности за задачите

Сега ще създадем електронна таблица, за да узнаем подробностите за една конкретна задача, която искаме. Следвайте тези стъпки, за да видите как да създавате такива електронни таблици. Ще постигнем това с помощта на на Функция VLOOKUP и в последния случай на Функция IF .

• На първо място, създайте нова електронна таблица, Нека я наречем Подробности за задачата .
• След това изберете данните и ориентацията на диаграмата, съдържаща вашите данни.

• Сега въведете сериен номер в клетката C4 .
• След това отидете в клетка C6 и тип:

• След това отидете в клетка C7 и запишете следната формула. Сега натиснете Въведете .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• По същия начин отидете в клетка C8 и запишете следната формула. След това натиснете Въведете .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• По подобен начин отидете в клетка C9 и запишете следната формула. И след това натиснете Въведете.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• След това отидете в клетка C10 и запишете следната формула. И след това натиснете Въведете.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Накрая отидете в клетка C11, запишете следната формула и след това натиснете Въведете .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Готово", "Завършено", "В процес на изпълнение")

В резултат на това можете лесно да видите подробностите за задачата от електронната таблица.

Ако промените серийния номер в клетка C4 , можете да видите подробностите за тази конкретна задача.

🔍 Разбивка на формулата

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Готово", "Завършено", "В процес на изпълнение")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) търси стойността в клетката C4 в шестата колона на оригиналния набор от данни с име "Tasklist". .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Готово", "Завършено", "В процес на изпълнение") проверява дали стойността, която се е появила, е "Done". Ако това е стойността, се извежда "Completed", в противен случай се извежда стойността "Work in Progress".

Стъпка 5: Генериране на динамичен отчет за проследяване на задачи

Сега преминаваме към следващата част за създаване на обобщение на първоначалната съвкупност от данни и визуализирането ѝ с графики за изпълнените и неизпълнените задачи. Ще използваме формула за пресмятане и ще добавим някои графики, като използваме инструментите на Excel тук. COUNTIFS и SUM ще ви бъдат полезни в тази стъпка.

• Първо, създайте нова електронна таблица. Нека я наречем Резюме .
• След това създайте набор от данни, за да разделите завършените и незавършените задачи за различните категории.

• Сега отидете в клетката C5 в електронната таблица и запишете следната формула, след което натиснете Въведете .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Сега изберете отново клетката и щракнете и плъзнете надолу иконата на дръжката за запълване, за да запълните формулата за останалите категории.

• След това щракнете и плъзнете иконата на дръжката за запълване надясно, за да запълните клетките на следващата колона със същата формула.

• Сега запишете следната формула в клетката E5 . И след това натиснете Въведете .

=SUM(C5:D5)

• Отново изберете клетката, щракнете върху нея и плъзнете надолу иконата на дръжката за запълване.

• По подобен начин изберете отново клетката, щракнете върху нея и плъзнете иконата на дръжката за запълване надолу до края на колоната.

• По подобен начин и със същата формула намерете общия брой изпълнени и неизпълнени задачи в клетките C9 и D9 .

• След известно форматиране крайното обобщение ще изглежда така.

• След това изберете обхвата B5:E9 и отидете в Вмъкване на В раздела изберете Препоръчителна диаграма .

• В резултат на това Вмъкване на диаграма Ще се отвори полето. Сега отидете в Всички диаграми раздела в него.
• След това изберете предпочитаната от вас диаграма. За демонстрацията ще използваме диаграма в колони. За целта изберете Колона отляво и изберете диаграмата отдясно, както е показано на снимката по-долу.

• След това щракнете върху ОК . В резултат на това ще се появи диаграмата на колоните.

• Накрая графиката ще изглежда по следния начин след някои модификации.

• За да вмъкнете кръгова диаграма за завършените задачи, изберете колоната за категория и колоната "Изпълнено" в набора от данни.

• Сега отидете в Вмъкване на и изберете Препоръчителна диаграма от Графики

• След това в Вмъкване на диаграма в появилото се поле, отидете в Всички диаграми и изберете Пай от лявата страна на полето. Изберете желаната кръгова диаграма от дясната страна.

• Накрая щракнете върху ОК и в горната част на електронната таблица ще се появи кръговата диаграма. Ако промените стила на диаграмата, тя ще изглежда по следния начин.

• След това отново можете да следвате същата процедура, след като изберете колоната "Категория" и колоната "Неизпълнено", и да получите кръгова диаграма за незавършените задачи.

• Накрая пренаредете диаграмите с набора от данни, така че да изглеждат приятно и да можете лесно да добиете представа с набора от данни за вашия тракер на задачи.

Ако промените нещо в оригиналния набор от данни, създаден в първата стъпка, всички данни в другите листове и диаграмите вече ще се актуализират автоматично. С тези прости начини можете да създадете програма за проследяване на задачи в Excel.

Прочетете още: Създаване на напълно функционален списък със задачи в Excel (4 удобни метода)

Заключение

Това беше процес стъпка по стъпка за създаване на програма за проследяване на задачи в Excel. Надявам се, че това ръководство ви е било полезно и информативно. Ако имате въпроси или предложения, споделете ги с нас по-долу. За повече ръководства като това посетете Exceldemy.com .