Iako ne postoji izravan alat za praćenje zadataka u Excelu, možemo koristiti kombinaciju različitih funkcija i formula za stvaranje vlastitog dinamičkog alata za praćenje zadataka. Ovaj vodič pokazat će vam brze i jednostavne korake za postavljanje vašeg alata za praćenje zadataka s izvješćima o njegovom trenutnom statusu u programu Excel.

Preuzmi predložak

Preuzmite alat za praćenje zadataka stvoren u ovom primjeru s link ispod. Već ga možete koristiti kao svoj alat za praćenje zadataka ili ga koristiti kao referencu za dolje opisane korake.

Task Tracker Template.xlsx

Postupak korak po korak za stvaranje alata za praćenje zadataka u programu Excel

Slijedite ovih 5 koraka u nastavku da biste izradili vlastiti alat za praćenje zadataka u programu Excel. Svaki je korak detaljno opisan u vlastitom pododjeljku.

Korak 1: Napravite skup podataka za Task Tracker u programu Excel

Prvo ćemo izraditi skup podataka koji bi se trebao automatski ažurirati . Napravit ćemo popis zadataka s njihovim unosom i nazivom, prateći kategoriju, hitnost, važnost i status dovršetka. Slijedite ove korake kako biste skup podataka učinili dinamičnim tako da se automatski ažurira u tablici kada dodate novi zadatak.

• Prvo odabiremo sljedeća zaglavlja u skupu podataka.

• Zatim odaberite ćeliju B5 i idite na Početna stranica Sada odaberite Uvjetno oblikovanje na kartici Stilovi i odaberite Novo pravilo na padajućem izbornikupopis.

• Zatim, u okviru Novo pravilo oblikovanja odaberite Oblikuj samo ćelije koje sadrže u Odaberite vrstu pravila Zatim odaberite vrijednost ćelije kao nije jednako i odaberite praznu ćeliju za vrijednost. Kada završite ovdje, kliknite na Format .

• Sada idite na karticu Rubnica na okviru Format Cells i odaberite Outline border kao što je prikazano na slici.

• Nakon toga kliknite na OK u oba okvira.
• Sada idite na Home karticu s odabranom formatiranom ćelijom i odaberite Format Painter .

• Nakon toga odaberite područje u kojem želite zadržati skup podataka.
• Imenujmo proračunsku tablicu AllTaskList . Zatim stvorite novu s nazivom Tablice .
• Ovdje stvorite različite vrijednosti za kategorije, hitnosti, važnosti i status.

• Sada se vratite na list AllTaskList i odaberite ćeliju D5 .
• Zatim idite na Podaci i odaberite Provjera valjanosti podataka iz grupe Podatkovni alati .

• Kao rezultat, Provjera valjanosti podataka . Sada idite na karticu Postavke i odaberite Popis pod Dopusti .

• Zatim odaberite polje Izvor i zatim odaberite različite vrijednosti iz Tablica

• Nakon toga klikna OK u Provjera valjanosti podataka
• Slijedom toga, okvir s popisom bit će dodan s kategorijama u odabranoj ćeliji. Odaberite odgovarajuću kategoriju za to.

• Slično, dodajte okvire s popisom ispod drugih stupaca uz pomoć drugog lista. Zatim odaberite njihove vrijednosti.

• Sada ispunite sve zadatke u skupu podataka. U ovom trenutku, formati će se automatski dodati i kopirati popise stvorene pomoću Provjere valjanosti podataka za sljedeće retke. Dovršeni popis bi izgledao otprilike ovako.

Možete kasnije dodati još zadataka.

• Na kraju odaberite stupce B:G, i u polje za naziv napišite naziv skupa podataka, recimo, Popis zadataka .

Sada prijeđite na sljedeće korake kako biste dobili organiziranije podatke iz ovog skupa podataka.

Korak 2: Stvorite novi list za praćenje zadataka na čekanju iz skupa podataka

Sada moramo organizirati nedovršene zadatke, možda na temelju kategorija ili drugih parametara koje želite. Trebat će nam upotreba funkcije FILTER i ovisno o tome kako želite funkcije SORT .

• Prvo, izradite novu proračunsku tablicu za ovu svrhu . I nazovimo ga Zadaci na čekanju . Stavite zaglavlja kao izvorni skup podataka ovdje.

• Sada odaberite ćeliju B5 i zapišite sljedećeformula.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Sada pritisnite Enter na vašoj tipkovnici. Kao rezultat toga, imat ćete sve zadatke na čekanju ovdje u ovoj proračunskoj tablici.

• Općenito, to će biti sortirano kao serijski broj. Ako želite da se sortira po drugim parametrima prvo vam je potrebna funkcija SORT . Za sortiranje po kategoriji umjesto toga koristite sljedeću formulu u ćeliji B5 .

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• A zatim pritisnite Enter na tipkovnici. Imat ćete zadatke na čekanju razvrstane po kategoriji.

🔍 Raščlamba formule

=FILTER(TaskList,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”))

👉 AllTaskList!B:B0 je formula za izražavanje uvjeta i vraća Booleovu vrijednost.

👉 Slično, AllTaskList!G:G=”Not Done” je uvjet i vraća Booleovu vrijednost.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) vraća sve vrijednosti retka u kojima su oba gornja uvjeta bila TRUE.

Korak 3: Stvorite zadatke na čekanju pomoću različitih parametara

Ako želite sve zadatke na čekanju određene kategorije ili sve hitne zadatke na čekanju. Ili možda važni/nevažni zadaci. Da biste ih dobili u novoj proračunskoj tablici, slijedite ove korake.

• Prvo stvorite novi list i stvorite sva zaglavlja u njemu. Imenujmo list Zadaci na čekanju premaKategorija .

• Sada odaberite ćeliju D4 i idite na Podaci
• U grupi Podatkovni alati odaberite Provjera valjanosti podataka .

• Dalje, u u okviru Provjera valjanosti podataka odaberite Popis pod Dopusti na kartici Postavke .

• Sada odaberite različite vrijednosti kategorije s lista Tablice i pritisnite Enter . Zatim kliknite na OK .

• Odaberite kategoriju iz nje.
• Nakon toga odaberite ćeliju B7 i zapišite sljedeću formulu.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Sada pritisnite Enter . Vidjet ćete sve vrijednosti s kategorijom koju ste odabrali.

Slično, možete promijeniti kategoriju u ćeliji D4 da biste vidjeli čekajući zadatke drugih kategorija. Od sada će se popis automatski ažurirati.

Slično, možete kreirati zadatke na čekanju prema hitnosti i važnosti tih zadataka.

Korak 4: Izradite pojedinosti o zadatku Popis

Sada ćemo izraditi proračunsku tablicu kako bismo saznali detalje jednog određenog zadatka koji želimo. Slijedite ove korake da vidite kako izraditi takve proračunske tablice. To ćemo postići uz pomoć VLOOKUP funkcije i u krajnjem slučaju IF funkcije .

• Prvo, izradite novu proračunsku tablicu, nazovimo je Detalji zadatka .
• Zatim odaberite detalje iorijentacija grafikona koji sadrži vaše podatke.

• Sada unesite serijski broj u ćeliju C4 .
• Zatim idite na ćeliju C6 i upišite:

• Nakon toga , idite na ćeliju C7 i zapišite sljedeću formulu. Sada pritisnite Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Slično, idite na ćeliju C8 i zapišite sljedeću formulu. Zatim pritisnite Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Na sličan način idite u ćeliju C9 i zapišite sljedeću formulu. Zatim pritisnite Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Zatim idite u ćeliju C10 i zapišite sljedeću formulu. Zatim pritisnite Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Na kraju, idite na ćeliju C11, zapišite sljedeću formulu i zatim pritisnite Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Kao rezultat, možete lako vidjeti detalje zadatka iz proračunske tablice.

Ako promijenite serijski broj u ćeliji C4 , možete vidjeti pojedinosti tog specifičnog zadatka.

🔍 Raščlamba formula

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Gotovo”,”Dovršeno”,”Posao u tijeku”)

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) traži vrijednost u ćeliji C4 u 6. stupcu izvornog skupa podataka pod nazivom “Tasklist” .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Done”,”Completed”,”Work in Progress”) provjerava je li vrijednost koja se pojavila "Done". Ako je to vrijednost, tada se ispisuje "Dovršeno", inače ide za vrijednost "Rad u tijeku".

Korak 5: Generirajte dinamičko izvješće na alatu za praćenje zadataka

Sada prijeđite na sljedeći dio za izradu sažetka izvornog skupa podataka i njegovu vizualizaciju s grafikonima za potpune i nedovršene zadatke. Upotrijebit ćemo formulu za to brojanje i dodati neke grafikone pomoću alata programa Excel ovdje. Funkcije COUNTIFS i SUM bit će korisne u ovom koraku.

• Prvo izradite novu proračunsku tablicu. Nazovimo ga Sažetak .
• Zatim stvorite skup podataka za odvajanje dovršenih i nedovršenih zadataka za različite kategorije.

• Sada idite na ćeliju C5 u proračunskoj tablici i zapišite sljedeću formulu, a zatim pritisnite Enter .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Sada ponovno odaberite ćeliju. Zatim kliknite i povucite ikonu ručke za popunjavanje prema dolje kako biste ispunili formulu za ostale kategorije.

• Nakon toga kliknite i povucite ikona ručke za popunjavanje s desne strane za popunjavanje ćelija sljedećeg stupca istom formulom.

• Sada napišite sljedeću formulu u ćeliju E5 . Zatim pritisnite Enter .

=SUM(C5:D5)

• Opet odaberite ćeliju i kliknite i opterećenjeikonu ručke za popunjavanje prema dolje.

• Slično, ponovno odaberite ćeliju i kliknite i povucite ikonu ručke za popunjavanje prema dolje do kraja stupca.

• Na sličan način i istom formulom pronađite ukupan broj izvršenih i neizvršenih zadataka u ćelijama C9 i D9 .

• I nakon određenog formatiranja, konačni sažetak će izgledati ovako.

• Zatim odaberite raspon B5:E9 i idite na Umetni Na kartici odaberite Preporučeni grafikon .

• Kao rezultat, otvorit će se okvir Umetni grafikon . Sada idite na karticu Svi grafikoni u njemu.
• Zatim odaberite željeni grafikon. Za demonstraciju koristimo grafikon stupaca. Da biste to učinili, odaberite Stupac s lijeve strane i odaberite grafikon s desne strane kao što je prikazano na slici ispod.

• Nakon toga kliknite na OK . Kao rezultat toga, stupčasti grafikon će iskočiti.

• Konačno, grafikon će izgledati otprilike ovako nakon nekih izmjena.

• Da biste umetnuli tortni grafikon za dovršene zadatke odaberite stupac kategorije i stupac "Gotovo" u skupu podataka.

• Sada idite na karticu Umetni i odaberite Preporučeni grafikon iz Grafikona

• Nakon toga, u okviru Umetni grafikon koji je iskočio, idite na Svi grafikoni i odaberite Pita s lijeve strane okvira. Odaberite tortni grafikon koji želite s desne strane.

• Na kraju kliknite na OK i pojavit će se tortni grafikon na vrhu proračunske tablice. Ako promijenite stil grafikona, izgledat će otprilike ovako.

• Onda opet, možete slijediti isti postupak nakon odabira "Kategorije" stupac i stupac “Nije gotovo” i dobijte tortni grafikon za nedovršene zadatke.

• Na kraju, preuredite grafikone sa skupom podataka tako da izgleda ugodno i možete lako dobiti ideju sa skupom podataka o svom alatu za praćenje zadataka.

Ako promijenite bilo što u izvornom skupu podataka stvorenom u prvom koraku, svi podataka u drugim listovima i grafikoni će se sada automatski ažurirati. Na ove jednostavne načine možete stvoriti alat za praćenje zadataka u Excelu.

Pročitajte više: Izradite potpuno funkcionalan popis obaveza u Excelu (4 praktične metode)

Zaključak

Ovo je bio postupak korak po korak za stvaranje alata za praćenje zadataka u programu Excel. Nadamo se da vam je ovaj vodič bio koristan i informativan. Ako imate pitanja ili prijedloga, javite nam u nastavku. Za više ovakvih vodiča posjetite Exceldemy.com .