Παρόλο που δεν υπάρχει άμεσο εργαλείο για την παρακολούθηση εργασιών στο Excel, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε έναν συνδυασμό διαφορετικών συναρτήσεων και τύπων για να δημιουργήσουμε ένα δικό μας δυναμικό πρόγραμμα παρακολούθησης εργασιών. Αυτό το σεμινάριο θα σας δείξει τα γρήγορα και εύκολα βήματα για να ρυθμίσετε το πρόγραμμα παρακολούθησης εργασιών σας με αναφορές σχετικά με την τρέχουσα κατάστασή του στο Excel.

Λήψη προτύπου

Κατεβάστε τον ανιχνευτή εργασιών που δημιουργήθηκε σε αυτό το παράδειγμα από τον παρακάτω σύνδεσμο. Μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε ήδη ως τον δικό σας ανιχνευτή εργασιών ή να τον χρησιμοποιήσετε ως αναφορά για τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω.

Πρότυπο Task Tracker Template.xlsx

Διαδικασία βήμα προς βήμα για τη δημιουργία ενός Task Tracker στο Excel

Ακολουθήστε τα παρακάτω 5 βήματα για να δημιουργήσετε ένα δικό σας πρόγραμμα παρακολούθησης εργασιών στο Excel. Κάθε βήμα περιγράφεται λεπτομερώς στη δική του υποενότητα.

Βήμα 1: Δημιουργία συνόλου δεδομένων για το Task Tracker στο Excel

Αρχικά, θα φτιάξουμε ένα σύνολο δεδομένων, το οποίο θα πρέπει να ενημερώνεται αυτόματα. Θα φτιάξουμε μια λίστα εργασιών με την καταχώρηση και το όνομά τους, ακολουθώντας την κατηγορία, το επείγον, τη σημασία και την κατάσταση ολοκλήρωσης Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να κάνετε το σύνολο δεδομένων δυναμικό, ώστε όταν προσθέτετε μια νέα εργασία να ενημερώνεται αυτόματα ο πίνακας.

• Πρώτον, επιλέγουμε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στο σύνολο δεδομένων.

• Στη συνέχεια επιλέξτε το κελί B5 και πηγαίνετε στο Αρχική σελίδα Τώρα επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους από το Στυλ και επιλέξτε Νέος κανόνας από την αναπτυσσόμενη λίστα.

• Στη συνέχεια, στο Νέος κανόνας μορφοποίησης πλαίσιο, επιλέξτε Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν στο Επιλέξτε έναν τύπο κανόνα Στη συνέχεια, επιλέξτε την τιμή του κελιού ως όχι ίσο με και επιλέξτε ένα κενό κελί για την τιμή. Μόλις τελειώσετε εδώ, κάντε κλικ στο Μορφή .

• Τώρα, πηγαίνετε στο Σύνορα στην καρτέλα Κελιά μορφοποίησης και επιλέξτε Περίγραμμα σύνορα όπως φαίνεται στο σχήμα.

• Μετά από αυτό κάντε κλικ στο OK και στα δύο κουτιά.
• Τώρα πηγαίνετε στο Αρχική σελίδα με επιλεγμένο το μορφοποιημένο κελί και επιλέξτε Format Painter .

• Στη συνέχεια, επιλέξτε μια περιοχή όπου θέλετε να διατηρήσετε το σύνολο δεδομένων.
• Ας ονομάσουμε το λογιστικό φύλλο AllTaskList . και στη συνέχεια δημιουργήστε ένα νέο με το όνομα Πίνακες .
• Δημιουργήστε διαφορετικές τιμές για τις κατηγορίες, τις επείγουσες ανάγκες, τις εισαγωγές και την κατάσταση εδώ.

• Τώρα επιστρέψτε στο AllTaskList φύλλο και επιλέξτε το κελί D5 .
• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Δεδομένα και επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων από το Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων Τώρα μεταβείτε στο παράθυρο Ρυθμίσεις και επιλέξτε Λίστα στο Επιτρέψτε το .

• Στη συνέχεια, επιλέξτε το Πηγή και στη συνέχεια επιλέξτε τις διάφορες τιμές από το πεδίο Πίνακες

• Μετά από αυτό κάντε κλικ στο OK στο Επικύρωση δεδομένων
• Κατά συνέπεια, θα προστεθεί ένα πλαίσιο λίστας με τις κατηγορίες στο επιλεγμένο κελί. Επιλέξτε την κατάλληλη κατηγορία για αυτό.

• Ομοίως, προσθέστε πλαίσια λίστας κάτω από τις άλλες στήλες με τη βοήθεια του άλλου φύλλου. Και στη συνέχεια επιλέξτε τις τιμές τους.

• Συμπληρώστε τώρα όλες τις εργασίες στο σύνολο δεδομένων. Σε αυτό το σημείο, οι μορφές θα προστεθούν αυτόματα και θα αντιγράψουν τις λίστες που έχουν δημιουργηθεί από το Επικύρωση δεδομένων Η ολοκληρωμένη λίστα θα μοιάζει κάπως έτσι.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερες εργασίες αργότερα.

• Τέλος, επιλέξτε τις στήλες B:G, και στο πλαίσιο όνομα, γράψτε το όνομα του συνόλου δεδομένων, ας πούμε, Λίστα εργασιών .

Προχωρήστε τώρα στα επόμενα βήματα για να λάβετε πιο οργανωμένα δεδομένα από αυτό το σύνολο δεδομένων.

Βήμα 2: Δημιουργία νέου φύλλου για την παρακολούθηση εκκρεμών εργασιών από το σύνολο δεδομένων

Τώρα πρέπει να οργανώσουμε τις ημιτελείς εργασίες, ίσως με βάση τις κατηγορίες ή άλλες παραμέτρους που θέλετε. Θα χρειαστούμε τη χρήση των η λειτουργία FILTER και ανάλογα με το πώς το θέλετε η συνάρτηση SORT .

• Αρχικά, δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας για το σκοπό αυτό. Και ας το ονομάσουμε Εκκρεμείς εργασίες Βάλτε τις επικεφαλίδες όπως το αρχικό σύνολο δεδομένων εδώ.

• Τώρα επιλέξτε το κελί B5 και γράψτε τον ακόλουθο τύπο.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Τώρα πατήστε Εισάγετε το Ως αποτέλεσμα, θα έχετε όλες τις εκκρεμείς εργασίες εδώ σε αυτό το φύλλο εργασίας.

• Γενικά, θα ταξινομηθεί ως αύξων αριθμός. Αν θέλετε να ταξινομηθεί με βάση άλλες παραμέτρους, χρειάζεστε πρώτα την επιλογή SORT Για ταξινόμηση κατά κατηγορία χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί B5 αντί.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Και στη συνέχεια πατήστε Εισάγετε το Θα έχετε τις εκκρεμείς εργασίες ταξινομημένες ανά κατηγορία.

🔍 Ανάλυση της φόρμουλας

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

👉 AllTaskList!B:B0 είναι ένας τύπος που εκφράζει μια συνθήκη και επιστρέφει μια boolean τιμή.

👉 Ομοίως, AllTaskList!G:G="Not Done" είναι μια συνθήκη και επιστρέφει μια boolean τιμή.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")) επιστρέφει όλες τις τιμές των γραμμών όπου και οι δύο παραπάνω συνθήκες ήταν ΑΛΗΘΙΝΕΣ.

Βήμα 3: Δημιουργία εκκρεμών εργασιών με διαφορετικές παραμέτρους

Αν θέλετε όλες τις εκκρεμείς εργασίες μιας συγκεκριμένης κατηγορίας ή όλες τις επείγουσες εκκρεμείς εργασίες. Ή τις σημαντικές/μη σημαντικές εργασίες ίσως. Για να τις αποκτήσετε σε ένα νέο φύλλο εργασίας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

• Αρχικά, δημιουργήστε ένα νέο φύλλο και δημιουργήστε όλες τις επικεφαλίδες σε αυτό. Ας ονομάσουμε το φύλλο Εκκρεμείς εργασίες ανά κατηγορία .

• Τώρα, επιλέξτε το κελί D4 και πηγαίνετε στο Δεδομένα
• Σύμφωνα με το Εργαλεία δεδομένων ομάδα, επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων .

• Στη συνέχεια, στο Επικύρωση δεδομένων επιλέξτε το πλαίσιο Λίστα στο Επιτρέψτε το στο Ρυθμίσεις καρτέλα.

• Τώρα επιλέξτε διαφορετικές τιμές κατηγορίας από το Πίνακες φύλλο και πατήστε Εισάγετε το . Στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK .

• Επιλέξτε μια κατηγορία από αυτήν.
• Μετά από αυτό, επιλέξτε το κελί B7 και γράψτε τον ακόλουθο τύπο.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Τώρα πατήστε Εισάγετε το Θα δείτε όλες τις τιμές με την κατηγορία που έχετε επιλέξει.

Ομοίως, μπορείτε να αλλάξετε την κατηγορία στο κελί D4 για να δείτε τις εκκρεμείς εργασίες άλλων κατηγοριών. Στο εξής, η λίστα θα ενημερώνεται αυτόματα.

Ομοίως, μπορείτε να δημιουργήσετε εκκρεμείς εργασίες ανάλογα με τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία των εργασιών αυτών.

Βήμα 4: Δημιουργία λίστας λεπτομερειών εργασιών

Τώρα θα δημιουργήσουμε ένα λογιστικό φύλλο για να γνωρίζουμε τις λεπτομέρειες μιας συγκεκριμένης εργασίας που θέλουμε. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δείτε πώς να δημιουργήσετε τέτοια λογιστικά φύλλα. Θα το πετύχουμε αυτό με τη βοήθεια του το Λειτουργία VLOOKUP και στην τελική περίπτωση το Λειτουργία IF .

• Πρώτα απ' όλα, δημιουργήστε ένα νέο λογιστικό φύλλο, Ας το ονομάσουμε Λεπτομέρειες εργασίας .
• Στη συνέχεια, επιλέξτε τα στοιχεία και τον προσανατολισμό του διαγράμματος που περιέχει τα στοιχεία σας.

• Τώρα εισαγάγετε έναν αύξοντα αριθμό στο κελί C4 .
• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο κελί C6 και τον τύπο:

• Μετά από αυτό, πηγαίνετε στο κελί C7 και γράψτε τον ακόλουθο τύπο. Τώρα πατήστε Εισάγετε το .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Ομοίως, πηγαίνετε στο κελί C8 και γράψτε τον ακόλουθο τύπο. Στη συνέχεια, πατήστε Εισάγετε το .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Με παρόμοιο τρόπο, μεταβείτε στο κελί C9 και γράψτε τον ακόλουθο τύπο. Και στη συνέχεια πατήστε Μπείτε μέσα.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο κελί C10 και γράψτε τον ακόλουθο τύπο. Και στη συνέχεια πατήστε Μπείτε μέσα.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Τέλος, πηγαίνετε στο κελί C11, γράψτε τον ακόλουθο τύπο και, στη συνέχεια, πατήστε Εισάγετε το .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress")

Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να βλέπετε εύκολα τις λεπτομέρειες της εργασίας από το λογιστικό φύλλο.

Εάν αλλάξετε τον αύξοντα αριθμό στο κελί C4 , μπορείτε να δείτε τις λεπτομέρειες της συγκεκριμένης εργασίας.

🔍 Ανάλυση της φόρμουλας

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) αναζητά την τιμή στο κελί C4 στην 6η στήλη του αρχικού συνόλου δεδομένων με την ονομασία "Tasklist" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress") ελέγχει αν η τιμή που εμφανίστηκε είναι "Done". Αν είναι η τιμή, τότε εκτυπώνει "Completed", διαφορετικά αναζητά την τιμή "Work in Progress".

Βήμα 5: Δημιουργία δυναμικής αναφοράς στον Task Tracker

Τώρα στο επόμενο μέρος για τη δημιουργία μιας σύνοψης του αρχικού συνόλου δεδομένων και την οπτικοποίησή του με γραφήματα για τις ολοκληρωμένες και τις μη ολοκληρωμένες εργασίες. Θα χρησιμοποιήσουμε έναν τύπο για την καταμέτρηση αυτή και θα προσθέσουμε μερικά γραφήματα χρησιμοποιώντας τα εργαλεία του Excel εδώ. Το COUNTIFS και SUM θα σας φανούν χρήσιμες σε αυτό το βήμα.

• Αρχικά, δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας. Ας το ονομάσουμε Περίληψη .
• Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα σύνολο δεδομένων για να διαχωρίσετε τις ολοκληρωμένες και τις ημιτελείς εργασίες για διαφορετικές κατηγορίες.

• Τώρα πηγαίνετε στο κελί C5 στο λογιστικό φύλλο και γράψτε τον ακόλουθο τύπο και, στη συνέχεια, πατήστε Εισάγετε το .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Τώρα επιλέξτε ξανά το κελί. Και στη συνέχεια κάντε κλικ και σύρετε το εικονίδιο της λαβής γεμίσματος προς τα κάτω για να συμπληρώσετε τον τύπο για τις υπόλοιπες κατηγορίες.

• Στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετε το εικονίδιο της λαβής γεμίσματος προς τα δεξιά για να γεμίσετε τα κελιά της επόμενης στήλης με τον ίδιο τύπο.

• Τώρα γράψτε τον ακόλουθο τύπο στο κελί E5 . και στη συνέχεια πατήστε Εισάγετε το .

=SUM(C5:D5)

• Επιλέξτε και πάλι το κελί και κάντε κλικ και σύρετε το εικονίδιο της λαβής γεμίσματος προς τα κάτω.

• Ομοίως, επιλέξτε ξανά το κελί και κάντε κλικ και σύρετε το εικονίδιο της λαβής γεμίσματος προς τα κάτω, μέχρι το τέλος της στήλης.

• Με παρόμοιο τρόπο και με τον ίδιο τύπο, βρείτε το σύνολο των εργασιών που έγιναν και δεν έγιναν στα κελιά C9 και D9 .

• Και μετά από κάποια μορφοποίηση, η τελική περίληψη θα έχει την εξής μορφή.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε το εύρος B5:E9 και πηγαίνετε στο Εισαγωγή Στην καρτέλα, επιλέξτε Συνιστώμενο διάγραμμα .

• Ως αποτέλεσμα, η Εισαγωγή διαγράμματος Τώρα, μεταβείτε στο παράθυρο Όλα τα διαγράμματα καρτέλα σε αυτό.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε το γράφημα που προτιμάτε. Εμείς χρησιμοποιούμε ένα γράφημα στήλης για την επίδειξη. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Στήλη από τα αριστερά και επιλέξτε το διάγραμμα από τα δεξιά, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

• Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο OK Ως αποτέλεσμα, θα εμφανιστεί το διάγραμμα στήλης.

• Τελικά, το διάγραμμα θα μοιάζει κάπως έτσι μετά από κάποιες τροποποιήσεις.

• Για να εισαγάγετε ένα κυκλικό διάγραμμα για τις ολοκληρωμένες εργασίες, επιλέξτε τη στήλη "Κατηγορία" και τη στήλη "Έγινε" στο σύνολο δεδομένων.

• Τώρα πηγαίνετε στο Εισαγωγή και επιλέξτε Συνιστώμενο διάγραμμα από το Διαγράμματα

• Μετά από αυτό, στο Εισαγωγή διαγράμματος που εμφανίστηκε, πηγαίνετε στο παράθυρο Όλα τα διαγράμματα και επιλέξτε Πίτα από την αριστερή πλευρά του πλαισίου. Επιλέξτε το κυκλικό διάγραμμα που θέλετε από τα δεξιά.

• Τέλος, κάντε κλικ στο OK και θα εμφανιστεί το κυκλικό διάγραμμα στην κορυφή του λογιστικού φύλλου. Αν αλλάξετε το στυλ του διαγράμματος, θα έχει κάπως έτσι.

• Στη συνέχεια, μπορείτε να ακολουθήσετε την ίδια διαδικασία αφού επιλέξετε τη στήλη "Κατηγορία" και τη στήλη "Δεν έχει ολοκληρωθεί" και να λάβετε ένα κυκλικό διάγραμμα για τις μη ολοκληρωμένες εργασίες.

• Τέλος, αναδιατάξτε τα διαγράμματα με το σύνολο δεδομένων έτσι ώστε να φαίνονται ευχάριστα και να μπορείτε εύκολα να πάρετε την ιδέα με το σύνολο δεδομένων σχετικά με τον ανιχνευτή εργασιών σας.

Αν αλλάξετε οτιδήποτε στο αρχικό σύνολο δεδομένων που δημιουργήθηκε στο πρώτο βήμα, όλα τα δεδομένα σε άλλα φύλλα και τα διαγράμματα θα ενημερώνονται τώρα αυτόματα. Με αυτούς τους απλούς τρόπους, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης εργασιών στο Excel.

Διαβάστε περισσότερα: Δημιουργία πλήρως λειτουργικής λίστας εργασιών στο Excel (4 εύχρηστες μέθοδοι)

Συμπέρασμα

Αυτή ήταν μια βήμα προς βήμα διαδικασία για τη δημιουργία ενός προγράμματος παρακολούθησης εργασιών στο Excel. Ελπίζουμε ότι βρήκατε αυτόν τον οδηγό χρήσιμο και κατατοπιστικό. Αν έχετε ερωτήσεις ή προτάσεις, ενημερώστε μας παρακάτω. Για περισσότερους οδηγούς σαν αυτόν, επισκεφθείτε την ιστοσελίδα Exceldemy.com .