Mặc dù không có công cụ trực tiếp để theo dõi tác vụ trong Excel nhưng chúng ta có thể sử dụng kết hợp các hàm và công thức khác nhau để tạo trình theo dõi tác vụ động của riêng mình. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn các bước nhanh chóng và dễ dàng để thiết lập trình theo dõi tác vụ của bạn với các báo cáo về trạng thái hiện tại của nó trong Excel.

Tải xuống Mẫu

Tải xuống trình theo dõi tác vụ được tạo trong ví dụ này từ liên kết dưới đây. Bạn đã có thể sử dụng nó làm trình theo dõi tác vụ của mình hoặc sử dụng nó làm tài liệu tham khảo cho các bước được mô tả bên dưới.

Mẫu trình theo dõi tác vụ.xlsx

Quy trình từng bước để tạo trình theo dõi tác vụ trong Excel

Hãy làm theo 5 bước dưới đây để tạo trình theo dõi tác vụ của riêng bạn trong Excel. Mỗi bước được mô tả chi tiết trong phần phụ của riêng nó.

Bước 1: Tạo Tập dữ liệu cho Trình theo dõi tác vụ trong Excel

Đầu tiên, chúng ta sẽ tạo một tập dữ liệu, có thể tự động cập nhật . Chúng tôi sẽ tạo một danh sách nhiệm vụ với mục nhập và tên của chúng, theo danh mục, mức độ khẩn cấp, tầm quan trọng và trạng thái hoàn thành. Hãy làm theo các bước sau để tạo tập dữ liệu động để khi bạn thêm một nhiệm vụ mới, nó sẽ tự động cập nhật vào bảng.

• Đầu tiên, chúng tôi chọn các tiêu đề sau trong tập dữ liệu.

• Sau đó, chọn ô B5 và chuyển đến Trang chủ Bây giờ chọn Định dạng có điều kiện từ tab Kiểu và chọn Quy tắc mới từ trình đơn thả xuốngdanh sách.

• Tiếp theo, trong hộp Quy tắc định dạng mới , hãy chọn Chỉ định dạng các ô chứa trong phần Chọn loại quy tắc Sau đó chọn giá trị ô là không bằng và chọn một ô trống cho giá trị. Khi bạn đã hoàn tất ở đây, hãy nhấp vào Định dạng .

• Bây giờ, hãy chuyển đến tab Đường viền trên hộp Định dạng ô và chọn đường viền Đường viền như minh họa trong hình.

• Sau đó nhấp vào OK trong cả hai hộp.
• Bây giờ, hãy chuyển đến tab Trang chủ với ô được định dạng đã chọn và chọn Trình vẽ định dạng .

• Sau đó, chọn khu vực mà bạn muốn giữ tập dữ liệu.
• Hãy đặt tên cho bảng tính là AllTaskList . Sau đó, tạo một bảng mới có tên Bảng .
• Tạo các giá trị khác nhau cho danh mục, mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng và trạng thái tại đây.

• Bây giờ, hãy quay lại trang tính AllTaskList và chọn ô D5 .
• Sau đó, chuyển đến Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu từ nhóm Công cụ dữ liệu .

• Kết quả là Hộp Xác thực dữ liệu sẽ bật lên. Giờ hãy chuyển đến tab Cài đặt và chọn Danh sách trong Cho phép .

• Sau đó chọn trường Nguồn rồi chọn các giá trị khác nhau từ Bảng

• Sau đó nhấp chuộttrên OK trong Xác thực dữ liệu
• Do đó, một hộp danh sách sẽ được thêm vào với các danh mục trong ô đã chọn. Chọn danh mục thích hợp cho nó.

• Tương tự, thêm hộp danh sách dưới các cột khác với sự trợ giúp của trang tính khác. Sau đó chọn các giá trị của chúng.

• Bây giờ hãy điền vào tất cả các nhiệm vụ trong tập dữ liệu. Tại thời điểm này, các định dạng sẽ được thêm tự động và sao chép danh sách được tạo bởi Xác thực dữ liệu cho các hàng tiếp theo. Danh sách đã hoàn thành sẽ giống như thế này.

Bạn cũng có thể thêm các tác vụ khác sau này.

• Cuối cùng, hãy chọn các cột B:G, và trong hộp tên, viết tên của tập dữ liệu, Giả sử, Danh sách tác vụ .

Chuyển sang các bước tiếp theo ngay bây giờ để có được dữ liệu có tổ chức hơn từ tập dữ liệu này.

Bước 2: Tạo Trang tính mới để theo dõi các tác vụ đang chờ xử lý từ Tập dữ liệu

Bây giờ, chúng ta cần sắp xếp các tác vụ chưa hoàn thành, có thể dựa trên các danh mục hoặc các thông số khác mà bạn muốn. Chúng ta sẽ cần sử dụng hàm FILTER và tùy thuộc vào cách bạn muốn hàm SORT .

• Trước tiên, hãy tạo một bảng tính mới cho mục đích này . Và hãy đặt tên cho nó là Công việc đang chờ xử lý . Đặt các tiêu đề giống như tập dữ liệu gốc ở đây.

• Bây giờ, hãy chọn ô B5 và viết ra những điều saucông thức.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Bây giờ nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Do đó, bạn sẽ có tất cả các tác vụ đang chờ xử lý ở đây trong bảng tính này.

• Thông thường, nó sẽ được sắp xếp theo số sê-ri. Nếu bạn muốn nó được sắp xếp theo các tham số khác trước tiên bạn cần có hàm SORT . Để sắp xếp theo danh mục, hãy sử dụng công thức sau trong ô B5 .

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Rồi nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Bạn sẽ có các nhiệm vụ đang chờ xử lý được sắp xếp theo danh mục.

🔍 Chi tiết công thức

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”))

👉 AllTaskList!B:B0 là công thức để diễn đạt một điều kiện và trả về một giá trị boolean.

👉 Tương tự, AllTaskList!G:G=”Not Done” là một điều kiện và trả về một giá trị boolean.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) trả về tất cả các giá trị hàng có cả hai điều kiện trên là ĐÚNG.

Bước 3: Tạo các tác vụ đang chờ xử lý bằng cách sử dụng các tham số khác nhau

Nếu bạn muốn tất cả các tác vụ đang chờ xử lý của một danh mục cụ thể hoặc tất cả các tác vụ khẩn cấp đang chờ xử lý. Hoặc có thể là các nhiệm vụ quan trọng/không quan trọng. Để có được những thứ đó trong một bảng tính mới, hãy làm theo các bước sau.

• Đầu tiên, hãy tạo một trang tính mới và tạo tất cả các tiêu đề trong đó. Hãy đặt tên cho sheet Pending Tasks byDanh mục .

• Bây giờ, chọn ô D4 và chuyển đến Dữ liệu
• Trong nhóm Công cụ dữ liệu , hãy chọn Xác thực dữ liệu .

• Tiếp theo, trong hộp Xác thực dữ liệu chọn Danh sách trong Cho phép trong tab Cài đặt .

• Bây giờ hãy chọn các giá trị danh mục khác nhau từ trang tính Bảng và nhấn Enter . Sau đó nhấp vào OK .

• Chọn một danh mục từ danh mục đó.
• Sau đó, chọn ô B7 và viết công thức sau.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Bây giờ hãy nhấn Enter . Bạn sẽ thấy tất cả các giá trị với danh mục bạn đã chọn.

Tương tự, bạn có thể thay đổi danh mục trong ô D4 để xem các nhiệm vụ đang chờ xử lý của các danh mục khác. Từ giờ trở đi, danh sách sẽ tự động cập nhật.

Tương tự, bạn có thể tạo các nhiệm vụ đang chờ xử lý theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của các nhiệm vụ đó.

Bước 4: Xây dựng chi tiết nhiệm vụ Danh sách

Bây giờ chúng ta sẽ tạo một bảng tính để biết chi tiết về một tác vụ cụ thể mà chúng ta muốn. Làm theo các bước sau để xem cách tạo các bảng tính như vậy. Chúng ta sẽ thực hiện điều đó với sự trợ giúp của hàm VLOOKUP và trong trường hợp cuối cùng là hàm IF .

• Trước hết, hãy tạo một bảng tính mới, hãy đặt tên cho nó là Chi tiết tác vụ .
• Sau đó chọn các chi tiết vàhướng của biểu đồ chứa thông tin chi tiết của bạn.

• Bây giờ hãy nhập số sê-ri vào ô C4 .
• Sau đó chuyển đến ô C6 và nhập:

• Sau đó , chuyển đến ô C7 và viết công thức sau. Bây giờ hãy nhấn Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Tương tự, đi đến ô C8 và viết công thức sau. Sau đó nhấn Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Theo cách tương tự, hãy chuyển đến ô C9 và viết công thức sau. Sau đó nhấn Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Sau đó chuyển đến ô C10 và viết công thức sau. Sau đó nhấn Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Cuối cùng bạn chuyển đến ô C11, viết công thức sau rồi nhấn Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Kết quả là bạn có thể xem chi tiết nhiệm vụ từ bảng tính một cách dễ dàng.

Nếu bạn thay đổi số thứ tự trong ô C4 , bạn có thể xem chi tiết của nhiệm vụ cụ thể đó.

🔍 Phân tích Công thức

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Hoàn thành”,”Đã hoàn thành”,”Công việc đang thực hiện”)

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) tìm kiếm giá trị trong ô C4 ở cột thứ 6 của tập dữ liệu gốc có tên “Tasklist” .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Hoàn thành”,”Đã hoàn thành”,”Công việc đang tiến hành”) kiểm tra xem giá trị xuất hiện có phải là “Hoàn thành” hay không. Nếu đó là giá trị, thì nó sẽ in “Đã hoàn thành”, nếu không thì in giá trị “Công việc đang tiến hành”.

Bước 5: Tạo Báo cáo động trên Trình theo dõi tác vụ

Bây giờ chuyển sang bước tiếp theo một phần để tạo bản tóm tắt tập dữ liệu gốc và trực quan hóa tập dữ liệu đó bằng biểu đồ cho các nhiệm vụ hoàn chỉnh và chưa hoàn thành. Chúng tôi sẽ sử dụng một công thức để tính số đó và thêm một số biểu đồ bằng các công cụ Excel tại đây. Các hàm COUNTIFS và SUM sẽ hữu ích trong bước này.

• Trước tiên, hãy tạo một bảng tính mới. Hãy đặt tên cho nó là Tóm tắt .
• Sau đó, tạo tập dữ liệu để phân tách các nhiệm vụ đã hoàn thành và chưa hoàn thành cho các danh mục khác nhau.

• Bây giờ hãy chuyển đến ô C5 trong bảng tính và viết công thức sau rồi nhấn Enter .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Bây giờ chọn lại ô. Sau đó, nhấp và kéo biểu tượng núm điều khiển điền xuống để điền công thức cho các danh mục còn lại.

• Sau đó, nhấp và kéo biểu tượng điền vào biểu tượng tay cầm ở bên phải để điền vào các ô của cột tiếp theo với cùng một công thức.

• Bây giờ hãy viết công thức sau vào ô E5 . Sau đó nhấn Enter .

=SUM(C5:D5)

• Một lần nữa, chọn ô và nhấp và lôi kéobiểu tượng núm điều khiển điền xuống.

• Tương tự, chọn lại ô rồi nhấp và kéo biểu tượng núm điều khiển điền xuống cuối cột.

• Theo cách tương tự và cùng công thức, hãy tìm tổng số nhiệm vụ đã thực hiện và chưa thực hiện trong các ô C9 và D9 .

• Và sau một số định dạng, bản tóm tắt cuối cùng sẽ trông như thế này.

• Tiếp theo, chọn phạm vi B5:E9 và chuyển đến Chèn Trong tab, chọn Biểu đồ được đề xuất .

• Kết quả là hộp Chèn biểu đồ sẽ mở ra. Bây giờ, hãy chuyển đến tab Tất cả biểu đồ trong đó.
• Sau đó, chọn biểu đồ ưa thích của bạn. Chúng tôi đang sử dụng một biểu đồ cột cho cuộc biểu tình. Để làm điều đó, hãy chọn Cột từ bên trái và chọn biểu đồ từ bên phải như trong hình bên dưới.

• Sau đó, nhấp vào OK . Do đó, biểu đồ cột sẽ bật lên.

• Cuối cùng, biểu đồ sẽ trông như thế này sau một số sửa đổi.

• Để chèn biểu đồ hình tròn cho các tác vụ đã hoàn thành, hãy chọn cột danh mục và cột “Hoàn thành” trong tập dữ liệu.

• Bây giờ hãy chuyển đến tab Chèn và chọn Biểu đồ được đề xuất từ Biểu đồ

• Sau đó, trong hộp Chèn biểu đồ xuất hiện, hãy chuyển đến Tất cả biểu đồ và chọn Pie từ phía bên trái của hộp. Chọn biểu đồ hình tròn bạn muốn từ bên phải.

• Cuối cùng, nhấp vào OK và bạn sẽ thấy biểu đồ hình tròn xuất hiện trên cùng của bảng tính. Nếu bạn thay đổi kiểu biểu đồ, nó sẽ giống như thế này.

• Sau đó, một lần nữa, bạn có thể làm theo quy trình tương tự sau khi chọn “Danh mục” và cột “Chưa hoàn thành” và nhận biểu đồ hình tròn cho các nhiệm vụ chưa hoàn thành.

• Cuối cùng, hãy sắp xếp lại các biểu đồ với tập dữ liệu sao cho trông đẹp mắt và bạn có thể dễ dàng lấy ý tưởng bằng tập dữ liệu về trình theo dõi tác vụ của mình.

Nếu bạn thay đổi bất kỳ điều gì trong tập dữ liệu gốc được tạo ở bước đầu tiên, tất cả của dữ liệu trong các trang tính khác và các biểu đồ sẽ tự động cập nhật ngay bây giờ. Với những cách đơn giản này, bạn có thể tạo trình theo dõi tác vụ trong Excel.

Đọc thêm: Tạo danh sách việc cần làm đầy đủ chức năng trong Excel (4 phương pháp hữu ích)

Kết luận

Đây là quy trình từng bước để tạo trình theo dõi tác vụ trong Excel. Hy vọng bạn tìm thấy hướng dẫn này hữu ích và nhiều thông tin. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào, hãy cho chúng tôi biết bên dưới. Để biết thêm hướng dẫn như thế này, hãy truy cập Exceldemy.com .