แม้ว่าจะไม่มีเครื่องมือโดยตรงสำหรับติดตามงานใน Excel แต่เราสามารถใช้ฟังก์ชันและสูตรต่างๆ ร่วมกันเพื่อสร้างตัวติดตามงานแบบไดนามิกของเราเอง บทช่วยสอนนี้จะแสดงให้คุณเห็นขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็วในการตั้งค่าตัวติดตามงานของคุณพร้อมรายงานเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของมันใน Excel

ดาวน์โหลดเทมเพลต

ดาวน์โหลดตัวติดตามงานที่สร้างขึ้นในตัวอย่างนี้จาก ลิงค์ด้านล่าง คุณสามารถใช้เป็นตัวติดตามงานหรือใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับขั้นตอนที่อธิบายด้านล่าง

เทมเพลตตัวติดตามงาน.xlsx

ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการสร้างตัวติดตามงานใน Excel

ทำตาม 5 ขั้นตอนด้านล่างนี้เพื่อสร้างตัวติดตามงานของคุณเองใน Excel แต่ละขั้นตอนมีการอธิบายโดยละเอียดในส่วนย่อยของตัวเอง

ขั้นตอนที่ 1: สร้างชุดข้อมูลสำหรับตัวติดตามงานใน Excel

ในตอนแรก เราจะสร้างชุดข้อมูลซึ่งควรจะอัปเดตได้โดยอัตโนมัติ . เราจะสร้างรายการงานที่มีรายการและชื่อตามหมวดหมู่ ความเร่งด่วน ความสำคัญ และสถานะการเสร็จสิ้น ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อทำให้ชุดข้อมูลเป็นไดนามิก ดังนั้นเมื่อคุณเพิ่มงานใหม่ ชุดข้อมูลจะอัปเดตลงในตารางโดยอัตโนมัติ

• อันดับแรก เราเลือกส่วนหัวต่อไปนี้ในชุดข้อมูล

• จากนั้นเลือกเซลล์ B5 และไปที่ หน้าแรก ตอนนี้เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากแท็บ รูปแบบ และเลือก กฎใหม่ จากดรอปดาวน์รายการ

• ถัดไป ในกล่อง กฎการจัดรูปแบบใหม่ ให้เลือก จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี ใน เลือกประเภทกฎ จากนั้นเลือกค่าเซลล์เป็น ไม่เท่ากับ และเลือกเซลล์ว่างสำหรับค่านั้น เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ รูปแบบ .

• ตอนนี้ ไปที่แท็บ เส้นขอบ ที่ช่อง จัดรูปแบบเซลล์ แล้วเลือก โครงร่าง เส้นขอบ ดังรูป

• หลังจากนั้น คลิกที่ ตกลง ในทั้งสองช่อง
• ตอนนี้ไปที่แท็บ หน้าแรก โดยเลือกเซลล์ที่จัดรูปแบบแล้ว และเลือก Format Painter .<12

• หลังจากนั้น เลือกพื้นที่ที่คุณต้องการเก็บชุดข้อมูล
• ตั้งชื่อสเปรดชีต AllTaskList . จากนั้นสร้างใหม่โดยใช้ชื่อ ตาราง
• สร้างค่าต่างๆ สำหรับประเภท ความเร่งด่วน ความสำคัญ และสถานะที่นี่

• ตอนนี้กลับไปที่ชีต AllTaskList แล้วเลือกเซลล์ D5 .
• จากนั้นไปที่ ข้อมูล และเลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จากกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล

• ด้วยเหตุนี้ กล่องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จะปรากฏขึ้น ตอนนี้ไปที่แท็บ การตั้งค่า แล้วเลือก รายการ ภายใต้ อนุญาต

• จากนั้นเลือกฟิลด์ แหล่งข้อมูล จากนั้นเลือกค่าต่างๆ จาก ตาราง

• หลังจากนั้น คลิกบน ตกลง ใน การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• ดังนั้น กล่องรายการจะถูกเพิ่มพร้อมกับหมวดหมู่ในเซลล์ที่เลือก เลือกหมวดหมู่ที่เหมาะสม

• ในทำนองเดียวกัน เพิ่มกล่องรายการใต้คอลัมน์อื่นๆ ด้วยความช่วยเหลือของแผ่นงานอีกแผ่น จากนั้นเลือกค่า

• ตอนนี้กรอกงานทั้งหมดในชุดข้อมูล ณ จุดนี้ รูปแบบจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติและคัดลอกรายการที่สร้างโดย การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล สำหรับแถวถัดไป รายการที่ทำเสร็จแล้วจะมีลักษณะดังนี้

คุณสามารถเพิ่มงานในภายหลังได้เช่นกัน

• สุดท้าย เลือกคอลัมน์ B:G, และในช่องชื่อ ให้เขียนชื่อชุดข้อมูล สมมติว่า รายการงาน

ไปยังขั้นตอนถัดไปเพื่อรับข้อมูลที่เป็นระเบียบมากขึ้นจากชุดข้อมูลนี้

ขั้นตอนที่ 2: สร้างชีตใหม่เพื่อติดตามงานที่ค้างอยู่จากชุดข้อมูล

ตอนนี้เราต้องจัดระเบียบงานที่ไม่สมบูรณ์ อาจขึ้นอยู่กับหมวดหมู่หรือพารามิเตอร์อื่น ๆ ที่คุณต้องการ เราจะต้องใช้ ฟังก์ชัน FILTER และขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการ ฟังก์ชัน SORT อย่างไร

• ก่อนอื่น สร้างสเปรดชีตใหม่เพื่อจุดประสงค์นี้ . และตั้งชื่อมันว่า งานที่รอดำเนินการ ใส่ส่วนหัวเหมือนชุดข้อมูลดั้งเดิมที่นี่

• ตอนนี้เลือกเซลล์ B5 แล้วจดรายการต่อไปนี้สูตร

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• ตอนนี้กด Enter บนแป้นพิมพ์ของคุณ ดังนั้น คุณจะมีงานที่รอดำเนินการทั้งหมดที่นี่ในสเปรดชีตนี้

• โดยทั่วไป งานจะถูกจัดเรียงตามหมายเลขซีเรียล หากคุณต้องการให้จัดเรียงตามพารามิเตอร์อื่นก่อน คุณต้องใช้ฟังก์ชัน SORT สำหรับการจัดเรียงตามหมวดหมู่ ให้ใช้สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ B5 แทน

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• แล้วกด Enter บนแป้นพิมพ์ของคุณ คุณจะมีงานที่รอดำเนินการจัดเรียงตามหมวดหมู่

🔍 รายละเอียดของสูตร

=FILTER(รายการงาน,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”ยังไม่เสร็จ”))

👉 AllTaskList!B:B0 เป็นสูตรเพื่อแสดงเงื่อนไขและส่งกลับค่าบูลีน

👉 ในทำนองเดียวกัน AllTaskList!G:G=”Not Done” เป็นเงื่อนไขและส่งกลับค่าบูลีน

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) ส่งกลับค่าแถวทั้งหมดที่ทั้งสองเงื่อนไขข้างต้นเป็น TRUE

ขั้นตอนที่ 3: สร้างงานที่รอดำเนินการโดยใช้พารามิเตอร์ต่างๆ

ถ้าคุณต้องการงานที่ค้างอยู่ทั้งหมดของหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งหรืองานเร่งด่วนที่ค้างอยู่ทั้งหมด หรืองานสำคัญ/ไม่สำคัญก็ได้ หากต้องการรับข้อมูลเหล่านั้นในสเปรดชีตใหม่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

• ขั้นแรก สร้างแผ่นงานใหม่และสร้างส่วนหัวทั้งหมดในนั้น ตั้งชื่อชีต งานที่รอดำเนินการโดยหมวดหมู่ .

• ตอนนี้ เลือกเซลล์ D4 แล้วไปที่ ข้อมูล
• ภายใต้กลุ่ม เครื่องมือข้อมูล เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

• ถัดไป ใน ช่อง การตรวจสอบข้อมูล เลือก รายการ ใต้ อนุญาต ในแท็บ การตั้งค่า

• ตอนนี้เลือกค่าประเภทต่างๆ จากแผ่นงาน ตาราง แล้วกด Enter จากนั้นคลิกที่ ตกลง .

• เลือกหมวดหมู่จากนั้น
• หลังจากนั้น เลือกเซลล์ B7 แล้วจดสูตรต่อไปนี้

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• ตอนนี้กด Enter คุณจะเห็นค่าทั้งหมดพร้อมกับหมวดหมู่ที่คุณเลือก

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถเปลี่ยนหมวดหมู่ในเซลล์ D4 เพื่อดู งานที่รอดำเนินการของหมวดอื่นๆ ต่อจากนี้ รายการจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถสร้างงานที่ค้างอยู่ตามความเร่งด่วนและความสำคัญของงานเหล่านั้น

ขั้นตอนที่ 4: สร้างรายละเอียดงาน รายการ

ตอนนี้เราจะสร้างสเปรดชีตเพื่อทราบรายละเอียดของงานหนึ่งๆ ที่เราต้องการ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูวิธีสร้างสเปรดชีตดังกล่าว เราจะทำสิ่งนั้นให้สำเร็จด้วยความช่วยเหลือของ the ฟังก์ชัน VLOOKUP และในกรณีสุดท้าย the ฟังก์ชัน IF

• ก่อนอื่น สร้างสเปรดชีตใหม่ โดยตั้งชื่อว่า รายละเอียดงาน .
• จากนั้นเลือกรายละเอียดและการวางแนวแผนภูมิที่มีรายละเอียดของคุณ

• ตอนนี้ป้อนหมายเลขประจำเครื่องในเซลล์ C4
• จากนั้นไปที่เซลล์ C6 แล้วพิมพ์:

• หลังจากนั้น ไปที่เซลล์ C7 แล้วจดสูตรต่อไปนี้ ตอนนี้กด Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• ในทำนองเดียวกัน ไปที่เซลล์ C8 แล้วจดสูตรต่อไปนี้ จากนั้นกด Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• ในทำนองเดียวกัน ไปที่เซลล์ C9 แล้วจดสูตรต่อไปนี้ จากนั้นกด Enter

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• จากนั้นไปที่เซลล์ C10 แล้วจดสูตรต่อไปนี้ จากนั้นกด Enter

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• สุดท้าย ไปที่เซลล์ C11 จดสูตรต่อไปนี้ แล้วกด Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถดูรายละเอียดงานจากสเปรดชีตได้อย่างง่ายดาย

หากคุณเปลี่ยน หมายเลขซีเรียลในเซลล์ C4 คุณสามารถดูรายละเอียดของงานนั้นๆ ได้

🔍 รายละเอียดของ สูตร

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”เสร็จสิ้น”,”เสร็จสิ้น”,”กำลังดำเนินการ”)

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) ค้นหาค่าในเซลล์ C4 ในคอลัมน์ที่ 6 ของชุดข้อมูลเดิมชื่อ “Tasklist” .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Done”,”Completed”,”Work in Progress”) ตรวจสอบว่าค่าที่เกิดขึ้นคือ “Done” หรือไม่ หากเป็นค่านี้ จะพิมพ์ว่า "เสร็จสมบูรณ์" หรือมิฉะนั้นจะเป็นค่า "กำลังดำเนินการ"

ขั้นตอนที่ 5: สร้างรายงานแบบไดนามิกบนตัวติดตามงาน

ตอนนี้ไปยังรายการถัดไป ส่วนหนึ่งเพื่อสร้างบทสรุปของชุดข้อมูลดั้งเดิมและแสดงภาพด้วยกราฟสำหรับงานที่สมบูรณ์และไม่สมบูรณ์ เราจะใช้สูตรสำหรับการนับและเพิ่มกราฟโดยใช้เครื่องมือ Excel ที่นี่ ฟังก์ชัน COUNTIFS และ SUM จะมีประโยชน์ในขั้นตอนนี้

• ขั้นแรก สร้างสเปรดชีตใหม่ ตั้งชื่อว่า สรุป .
• จากนั้นสร้างชุดข้อมูลเพื่อแยกงานที่เสร็จสมบูรณ์และไม่สมบูรณ์ออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ

• ไปที่เซลล์ C5 ในสเปรดชีตและจดสูตรต่อไปนี้ จากนั้นกด Enter

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• เลือกเซลล์อีกครั้ง จากนั้นคลิกและลากไอคอนที่จับเติมลงเพื่อเติมสูตรสำหรับหมวดหมู่ที่เหลือ

• หลังจากนั้น คลิกและลากไอคอน ไอคอนจับเติมทางด้านขวาเพื่อเติมเซลล์ของคอลัมน์ถัดไปด้วยสูตรเดียวกัน

• ตอนนี้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ E5 . จากนั้นกด Enter .

=SUM(C5:D5)

• อีกครั้ง เลือกเซลล์และคลิก และ ลากไอคอนจุดจับเติมลง

• ในทำนองเดียวกัน เลือกเซลล์อีกครั้งแล้วคลิกและลากไอคอนจุดจับเติมลงไปจนสุดคอลัมน์

• ในรูปแบบที่คล้ายกันและใช้สูตรเดียวกัน ค้นหางานทั้งหมดที่ทำเสร็จแล้วและไม่ได้ทำในเซลล์ C9 และ D9 .

• และหลังจากจัดรูปแบบแล้ว ข้อมูลสรุปสุดท้ายจะมีลักษณะดังนี้

<51

• ถัดไป เลือกช่วง B5:E9 และไปที่ แทรก ในแท็บ เลือก แผนภูมิที่แนะนำ .

• ด้วยเหตุนี้ กล่อง แทรกแผนภูมิ จะเปิดขึ้น ตอนนี้ไปที่แท็บ แผนภูมิทั้งหมด ในนั้น
• จากนั้นเลือกแผนภูมิที่คุณต้องการ เรากำลังใช้แผนภูมิคอลัมน์สำหรับการสาธิต ในการทำเช่นนั้น เลือก คอลัมน์ จากด้านซ้ายและเลือกแผนภูมิจากด้านขวาตามที่แสดงในภาพด้านล่าง

• หลังจากนั้น คลิกที่ ตกลง ดังนั้น แผนภูมิคอลัมน์จะปรากฏขึ้น

• สุดท้าย แผนภูมิจะมีลักษณะดังนี้หลังจากแก้ไขบางอย่าง

• หากต้องการแทรกแผนภูมิวงกลมสำหรับงานที่ทำเสร็จแล้ว ให้เลือกคอลัมน์หมวดหมู่และคอลัมน์ "เสร็จสิ้น" ในชุดข้อมูล

<56

• ตอนนี้ไปที่แท็บ แทรก แล้วเลือก แผนภูมิที่แนะนำ จาก แผนภูมิ

• หลังจากนั้น ในกล่อง แทรกแผนภูมิ ที่โผล่ขึ้นมา ให้ไปที่ แผนภูมิทั้งหมด แท็บ และเลือก พาย จากด้านซ้ายของช่อง เลือกแผนภูมิวงกลมที่คุณต้องการจากทางด้านขวา

• สุดท้าย ให้คลิก ตกลง และคุณจะมีแผนภูมิวงกลมปรากฏขึ้น ด้านบนของสเปรดชีต หากคุณเปลี่ยนรูปแบบแผนภูมิ จะมีลักษณะดังนี้

• และอีกครั้ง คุณสามารถทำตามขั้นตอนเดิมหลังจากเลือก "หมวดหมู่" คอลัมน์และคอลัมน์ “ยังไม่เสร็จ” และรับแผนภูมิวงกลมสำหรับงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์

• สุดท้าย จัดเรียงแผนภูมิใหม่ด้วยชุดข้อมูลเพื่อให้ ดูน่าพอใจและคุณสามารถรับแนวคิดได้อย่างง่ายดายด้วยชุดข้อมูลเกี่ยวกับตัวติดตามงานของคุณ

หากคุณเปลี่ยนแปลงสิ่งใดในชุดข้อมูลดั้งเดิมที่สร้างขึ้นในขั้นตอนแรก ทั้งหมด ของข้อมูลในแผ่นงานอื่นๆ และแผนภูมิจะอัปเดตโดยอัตโนมัติทันที ด้วยวิธีง่ายๆ เหล่านี้ คุณสามารถสร้างตัวติดตามงานใน Excel ได้

อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่มีฟังก์ชันครบถ้วนใน Excel (4 วิธีที่มีประโยชน์)

สรุป

นี่เป็นกระบวนการทีละขั้นตอนในการสร้างตัวติดตามงานใน Excel หวังว่าคู่มือนี้จะเป็นประโยชน์และให้ข้อมูลแก่คุณ หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ โปรดแจ้งให้เราทราบด้านล่าง สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเช่นนี้ โปรดไปที่ Exceldemy.com .