Hoewel er geen directe tool is om taken bij te houden in Excel, kunnen we een combinatie van verschillende functies en formules gebruiken om zelf een dynamische taakvolger te maken. Deze tutorial toont u de snelle en eenvoudige stappen om uw taakvolger met rapporten over de huidige status ervan op te zetten in Excel.

Sjabloon downloaden

Download de in dit voorbeeld gemaakte taakvolger via de onderstaande link. U kunt deze al gebruiken als uw taakvolger of als referentie voor de hieronder beschreven stappen.

Task Tracker Sjabloon.xlsx

Stap-voor-stap procedure voor het maken van een takenlijst in Excel

Volg deze 5 onderstaande stappen om zelf een taakopvolger te maken in Excel. Elke stap wordt in detail beschreven in zijn eigen subparagraaf.

Stap 1: Dataset maken voor Task Tracker in Excel

Eerst maken we een dataset, die automatisch moet kunnen worden bijgewerkt. We maken een takenlijst met hun vermelding en naam, volgens de categorie, urgentie, belang en de voltooiingsstatus Volg deze stappen om de dataset dynamisch te maken, zodat wanneer u een nieuwe taak toevoegt, deze automatisch wordt bijgewerkt in de tabel.

• Eerst selecteren wij de volgende koppen in de dataset.

• Selecteer dan cel B5 en ga naar de Home Selecteer nu Voorwaardelijke opmaak van de Styles tabblad en selecteer Nieuwe regel uit de vervolgkeuzelijst.

• Vervolgens, in de Nieuwe opmaakregel vak, selecteer Formatteer alleen cellen die in de Selecteer een type regel Selecteer dan de celwaarde als niet gelijk aan en selecteer een lege cel voor de waarde. Zodra u hier klaar bent, klikt u op Formaat .

• Ga nu naar de Grens tabblad op de Cellen opmaken vak en selecteer Schets grens zoals aangegeven in de figuur.

• Daarna klikt u op OK in beide dozen.
• Ga nu naar de Home tabblad met de geformatteerde cel geselecteerd en selecteer Formaat Schilder .

• Selecteer daarna een gebied waar u de dataset wilt bewaren.
• Laten we de spreadsheet een naam geven AllTaskList En maak dan een nieuwe aan met de naam Tabellen .
• Maak hier verschillende waarden voor categorieën, urgenties, importantie en de status.

• Ga nu terug naar de AllTaskList blad en selecteer cel D5 .
• Ga dan naar de Gegevens tabblad en selecteer Validatie van gegevens van de Gegevensinstrumenten groep.

• Als gevolg daarvan zijn de Validatie van gegevens box zal verschijnen. Ga nu naar de Instellingen tabblad en selecteer Lijst onder Sta toe. .

• Selecteer vervolgens de Bron veld en selecteer dan de verschillende waarden uit het Tabellen

• Daarna klikt u op OK in de Validatie van gegevens
• Bijgevolg wordt een lijstbox toegevoegd met de categorieën in de geselecteerde cel. Selecteer de juiste categorie ervoor.

• Voeg op dezelfde manier lijstboxen toe onder de andere kolommen met behulp van het andere blad. En selecteer vervolgens hun waarden.

• Vul nu alle taken in de dataset in. Op dit punt worden de formaten automatisch toegevoegd en kopiëren de lijsten die zijn gemaakt door Validatie van gegevens voor de volgende rijen. De voltooide lijst zou er ongeveer zo uitzien.

U kunt later ook meer taken toevoegen.

• Selecteer tenslotte de kolommen B:G, en schrijf in het naamvak de naam van de dataset, bijvoorbeeld, Takenlijst .

Ga nu verder met de volgende stappen om meer georganiseerde gegevens uit deze dataset te halen.

Stap 2: Maak een nieuw blad om wachtende taken uit de dataset te volgen.

Nu moeten we de onvolledige taken organiseren, misschien op basis van de categorieën of andere parameters die u wilt. We zullen het gebruik nodig hebben van de functie FILTER en afhankelijk van hoe je het wilt de SORT-functie .

• Maak eerst een nieuwe spreadsheet voor dit doel. En laten we die een naam geven Hangende taken Zet de koppen zoals de originele dataset hier neer.

• Selecteer nu cel B5 en schrijf de volgende formule op.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Niet klaar"))

• Druk nu op Ga naar op je toetsenbord. Als resultaat heb je alle openstaande taken hier in deze spreadsheet.

• Over het algemeen wordt het gesorteerd op serienummer. Als u het eerst op andere parameters wilt laten sorteren, hebt u de SORT Voor een sortering op categorie gebruikt u de volgende formule in cel B5 in plaats daarvan.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• En druk dan op Ga naar op uw toetsenbord. U krijgt de openstaande taken gesorteerd per categorie.

🔍 Opsplitsing van de formule

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Niet klaar"))

👉 AllTaskList! B:B0 is een formule om een voorwaarde uit te drukken en geeft een booleaanse waarde terug.

Evenzo, AllTaskList!G:G="Not Done" is een voorwaarde en geeft een booleaanse waarde terug.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Niet klaar")) geeft alle rijwaarden waar beide bovenstaande voorwaarden WAAR waren.

Stap 3: Wachtende taken aanmaken met verschillende parameters

Als u alle wachtende taken van een bepaalde categorie of alle urgente wachtende taken wilt hebben. Of belangrijke/niet belangrijke taken misschien. Volg deze stappen om die in een nieuwe spreadsheet te krijgen.

• Maak eerst een nieuw blad en maak daarin alle koppen aan. Laten we het blad de volgende naam geven Wachtende taken per categorie .

• Selecteer nu cel D4 en ga naar de Gegevens
• Onder de Gegevensinstrumenten groep, selecteer Validatie van gegevens .

• Vervolgens, in de Validatie van gegevens box selecteren Lijst onder Sta toe. in de Instellingen tab.

• Selecteer nu verschillende categoriewaarden uit de Tabellen vel en druk op Ga naar Klik dan op OK .

• Kies er een categorie uit.
• Selecteer daarna de cel B7 en schrijf de volgende formule op.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Druk nu op Ga naar U ziet alle waarden met de door u geselecteerde categorie.

Op dezelfde manier kunt u de categorie in cel D4 om de openstaande taken van andere categorieën te zien. De lijst wordt voortaan automatisch bijgewerkt.

Evenzo kunt u hangende taken aanmaken op basis van urgentie en belang van die taken.

Stap 4: Taakdetailslijst samenstellen

Nu gaan we een spreadsheet maken om de details van een bepaalde taak te kennen. Volg deze stappen om te zien hoe je zulke spreadsheets maakt. We zullen dat doen met behulp van de VLOOKUP-functie en in het laatste geval de IF-functie .

• Maak eerst een nieuwe spreadsheet aan, die we de volgende naam geven Taak details .
• Selecteer vervolgens de details en de oriëntatie van de kaart met uw gegevens.

• Voer nu een serienummer in in cel C4 .
• Ga dan naar cel C6 en type:

• Ga daarna naar cel C7 en schrijf de volgende formule op. Druk nu op Ga naar .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Ga ook naar cel C8 en schrijf de volgende formule op. Druk vervolgens op Ga naar .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Ga op soortgelijke wijze naar cel C9 en schrijf de volgende formule op. En druk dan op Kom binnen.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Ga dan naar cel C10 en schrijf de volgende formule op. En druk dan op Kom binnen.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Ga tenslotte naar cel C11, schrijf de volgende formule op en druk dan op Ga naar .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Gereed","Voltooid","Werk in uitvoering")

Daardoor kunt u gemakkelijk de details van de taak in de spreadsheet zien.

Als u het serienummer in cel C4 kunt u de bijzonderheden van die specifieke taak zien.

🔍 Opsplitsing van de formule

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Gereed","Voltooid","Werk in uitvoering")

👉 VLOOKUP($C$4,Takenlijst,6) zoekt de waarde in cel C4 in de 6e kolom van de oorspronkelijke dataset met de naam "Tasklist". .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress") controleert of de waarde die opkwam "Gereed" is. Als dat de waarde is, dan wordt "Voltooid" afgedrukt, anders gaat het voor de waarde "Werk in uitvoering".

Stap 5: Dynamisch rapport over Task Tracker genereren

Nu op naar het volgende deel om een samenvatting te maken van de oorspronkelijke dataset en deze te visualiseren met grafieken voor de voltooide en onvolledige taken. We gaan een formule gebruiken om dat te tellen en enkele grafieken toevoegen met behulp van de Excel-tools hier. De COUNTIFS en SUM functies zullen van pas komen bij deze stap.

• Maak eerst een nieuwe spreadsheet. Laten we die een naam geven Samenvatting .
• Maak vervolgens een dataset om volledige en onvolledige taken te scheiden voor verschillende categorieën.

• Ga nu de cel C5 in de spreadsheet en schrijf de volgende formule op en druk dan op Ga naar .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Selecteer nu de cel opnieuw. En klik en sleep dan het vulgreep icoon naar beneden om de formule voor de rest van de categorieën op te vullen.

• Klik en sleep daarna het pictogram vulgreep naar rechts om de cellen van de volgende kolom te vullen met dezelfde formule.

• Schrijf nu de volgende formule in cel E5 En druk dan op Ga naar .

=SUM(C5:D5)

• Selecteer opnieuw de cel en klik en sleep het vulgreeppictogram naar beneden.

• Selecteer op dezelfde manier de cel opnieuw en klik en sleep het vulgreeppictogram naar het einde van de kolom.

• Vind op soortgelijke wijze en met dezelfde formule het totale aantal uitgevoerde en niet-uitgevoerde taken in de cellen C9 en D9 .

• En na enige opmaak zal de uiteindelijke samenvatting er zo uitzien.

• Selecteer vervolgens het bereik B5:E9 en ga naar de Plaats Selecteer in het tabblad Aanbevolen grafiek .

• Als gevolg daarvan zijn de Grafiek invoegen box zal openen. Ga nu naar de Alle grafieken tabblad erin.
• Selecteer vervolgens uw gewenste grafiek. Wij gebruiken een kolomgrafiek voor de demonstratie. Daarvoor selecteert u Kolom van links en kies de grafiek van rechts zoals in onderstaande afbeelding.

• Klik daarna op OK Daardoor verschijnt de kolomgrafiek.

• Uiteindelijk zal de grafiek er na enkele aanpassingen zo uitzien.

• Om een taartdiagram in te voegen voor de voltooide taken selecteert u de kolom Categorie en de kolom "Voltooid" in de dataset.

• Ga nu naar de Plaats tabblad en selecteer Aanbevolen grafiek van de Grafieken

• Daarna, in de Grafiek invoegen box die tevoorschijn kwam, ga naar de Alle grafieken tabblad en selecteer Taart Selecteer het gewenste taartdiagram aan de rechterkant.

• Klik tenslotte op OK en het taartdiagram verschijnt boven op de spreadsheet. Als u de stijl van het diagram wijzigt, ziet het er ongeveer zo uit.

• Vervolgens kunt u dezelfde procedure volgen na selectie van de kolom "Categorie" en de kolom "Niet gereed", zodat u een taartdiagram krijgt van de onvolledige taken.

• Tot slot herschikt u de grafieken met de dataset, zodat het er prettig uitziet en u met de dataset gemakkelijk een idee krijgt van uw taakopvolger.

Als u iets wijzigt in de oorspronkelijke dataset die in de eerste stap is gemaakt, worden alle gegevens in andere bladen en de grafieken nu automatisch bijgewerkt. Met deze eenvoudige manieren kunt u een taaktracker maken in Excel.

Lees meer: Volledig functionele takenlijst maken in Excel (4 handige methodes)

Conclusie

Dit was een stap-voor-stap proces om een taak tracker in Excel te maken. Hopelijk vond u deze gids nuttig en informatief. Als u vragen of suggesties heeft, laat het ons dan hieronder weten. Voor meer gidsen zoals deze, ga naar Exceldemy.com .