Meskipun tidak ada alat langsung untuk melacak tugas di Excel, kita dapat menggunakan kombinasi berbagai fungsi dan rumus untuk membuat pelacak tugas dinamis kita sendiri. Tutorial ini akan menunjukkan kepada Anda langkah-langkah cepat dan mudah untuk mengatur pelacak tugas Anda dengan laporan tentang statusnya saat ini di Excel.

Unduh Templat

Unduh pelacak tugas yang dibuat dalam contoh ini dari tautan di bawah ini. Anda sudah dapat menggunakannya sebagai pelacak tugas Anda atau menggunakannya sebagai referensi untuk langkah-langkah yang dijelaskan di bawah ini.

Templat Pelacak Tugas.xlsx

Prosedur Langkah-demi-Langkah untuk Membuat Pelacak Tugas di Excel

Ikuti 5 langkah di bawah ini untuk membuat pelacak tugas Anda sendiri di Excel. Setiap langkah dijelaskan secara rinci di sub-bagiannya sendiri.

Langkah 1: Buat Dataset untuk Pelacak Tugas di Excel

Pertama-tama, kita akan membuat dataset, yang harus dapat diperbarui secara otomatis. Kita akan membuat daftar tugas dengan entri dan namanya, berikut kategori, urgensi, kepentingan, dan status penyelesaiannya. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat dataset dinamis sehingga ketika Anda menambahkan tugas baru, secara otomatis akan diperbarui ke tabel.

• Pertama, kami memilih tajuk berikut dalam dataset.

• Kemudian pilih sel B5 dan pergi ke Rumah Sekarang pilih Pemformatan Bersyarat dari Gaya tab dan pilih Aturan Baru dari daftar drop-down.

• Selanjutnya, di dalam Aturan Pemformatan Baru kotak, pilih Memformat hanya sel yang berisi di Pilih Tipe Aturan Kemudian pilih nilai sel sebagai tidak sama dengan dan pilih sel kosong untuk nilainya. Setelah Anda selesai di sini, klik pada Format .

• Sekarang, pergi ke Perbatasan tab pada Format Sel kotak dan pilih Garis besar perbatasan seperti ditunjukkan dalam gambar.

• Setelah itu klik pada OK di kedua kotak.
• Sekarang pergi ke Rumah dengan sel yang diformat dipilih dan pilih Format Pelukis .

• Setelah itu, pilih area di mana Anda ingin menyimpan dataset.
• Mari kita beri nama spreadsheet AllTaskList Dan kemudian membuat yang baru dengan nama Tabel .
• Buat nilai yang berbeda untuk kategori, urgensi, impor, dan status di sini.

• Sekarang kembali ke AllTaskList lembar dan pilih sel D5 .
• Lalu pergi ke Data tab dan pilih Validasi Data dari Alat Data kelompok.

• Sebagai hasilnya, yang Validasi Data akan muncul. Sekarang pergi ke kotak Pengaturan tab dan pilih Daftar di bawah Izinkan .

• Kemudian pilih Sumber lalu pilih nilai yang berbeda dari kolom Tabel

• Setelah itu klik pada OK di Validasi Data
• Akibatnya, kotak daftar akan ditambahkan dengan kategori dalam sel yang dipilih. Pilih kategori yang sesuai untuk itu.

• Demikian pula, tambahkan kotak daftar di bawah kolom-kolom lain dengan bantuan lembar lain. Dan kemudian pilih nilainya.

• Sekarang isi semua tugas dalam dataset. Pada titik ini, format akan secara otomatis ditambahkan dan menyalin daftar yang dibuat oleh Validasi Data untuk baris-baris berikutnya. Daftar yang sudah selesai akan terlihat seperti ini.

Anda juga bisa menambahkan lebih banyak tugas nantinya.

• Terakhir, pilih kolom B: G, dan di kotak nama, tulis nama dataset, Katakanlah, Daftar Tugas .

Lanjutkan ke langkah berikutnya sekarang untuk mendapatkan data yang lebih terorganisir dari dataset ini.

Langkah 2: Buat Lembar Baru untuk Melacak Tugas Tertunda dari Dataset

Sekarang kita perlu mengatur tugas-tugas yang belum selesai, mungkin berdasarkan kategori atau parameter lain yang Anda inginkan. Kita akan membutuhkan penggunaan fungsi FILTER dan tergantung pada bagaimana Anda menginginkannya fungsi SORT .

• Pertama, buat spreadsheet baru untuk tujuan ini. Dan mari kita beri nama Tugas yang Tertunda Letakkan tajuk seperti dataset asli di sini.

• Sekarang pilih sel B5 dan tuliskan rumus berikut ini.

=FILTER(Daftar Tugas,(SemuaDaftar Tugas!B:B0)*(SemuaDaftar Tugas!G:G="Belum Selesai"))

• Sekarang tekan Masuk pada keyboard Anda. Hasilnya, Anda akan memiliki semua tugas yang tertunda di sini dalam spreadsheet ini.

• Umumnya, ini akan diurutkan sebagai nomor seri. Jika Anda ingin mengurutkannya berdasarkan parameter lain terlebih dahulu, Anda memerlukan SORT Untuk pengurutan berdasarkan kategori gunakan rumus berikut di sel B5 sebagai gantinya.

=SORT(FILTER(Daftar Tugas,(SemuaDaftar Tugas!B:B0)*(SemuaDaftar Tugas!G:G="Belum Selesai")),3)

• Dan kemudian tekan Masuk Anda akan mendapatkan tugas-tugas yang tertunda yang diurutkan berdasarkan kategori.

🔍 Perincian Formula

=FILTER(Daftar Tugas,(SemuaDaftar Tugas!B:B0)*(SemuaDaftar Tugas!G:G="Belum Selesai"))

👉 AllTaskList!B:B0 adalah formula untuk mengekspresikan kondisi dan mengembalikan nilai boolean.

👉 Demikian pula, AllTaskList!G:G="Not Done" (Semua Daftar Tugas!G:G="Belum Selesai") adalah sebuah kondisi dan mengembalikan nilai boolean.

👉 FILTER(Daftar Tugas,(SemuaDaftar Tugas!B:B0)*(SemuaDaftar Tugas!G:G="Belum Selesai")) mengembalikan semua nilai baris di mana kedua kondisi di atas adalah TRUE.

Langkah 3: Buat Tugas Tertunda Menggunakan Parameter yang Berbeda

Jika Anda menginginkan semua tugas tertunda dari kategori tertentu atau semua tugas tertunda yang mendesak. Atau mungkin tugas penting / tidak penting. Untuk mendapatkannya di spreadsheet baru, ikuti langkah-langkah ini.

• Pertama, buat sheet baru dan buat semua tajuk di dalamnya. Mari kita beri nama sheet tersebut Tugas yang Tertunda berdasarkan Kategori .

• Sekarang, pilih sel D4 dan pergi ke Data
• Di bawah Alat Data kelompok, pilih Validasi Data .

• Selanjutnya, di dalam Validasi Data kotak pilih Daftar di bawah Izinkan di Pengaturan tab.

• Sekarang pilih nilai kategori yang berbeda dari Tabel lembar dan tekan Masuk Kemudian klik pada OK .

• Pilih kategori darinya.
• Setelah itu, pilih sel B7 dan tuliskan rumus berikut ini.

=FILTER(Daftar Tugas,(SemuaDaftarTugas!G:G="Belum Selesai")*(SemuaDaftarTugas!D:D='Tugas Tertunda menurut Kategorinya'!D4))

• Sekarang tekan Masuk Anda akan melihat semua nilai dengan kategori yang telah Anda pilih.

Demikian pula, Anda dapat mengubah kategori dalam sel D4 untuk melihat tugas-tugas yang tertunda dari kategori lain. Untuk selanjutnya, daftar akan diperbarui secara otomatis.

Demikian pula, Anda bisa membuat tugas yang tertunda berdasarkan urgensi dan pentingnya tugas tersebut.

Langkah 4: Buat Daftar Rincian Tugas

Sekarang kita akan membuat spreadsheet untuk mengetahui detail dari satu tugas tertentu yang kita inginkan. Ikuti langkah-langkah berikut untuk melihat bagaimana cara membuat spreadsheet tersebut. Kita akan menyelesaikannya dengan bantuan yang Fungsi VLOOKUP dan dalam kasus terakhir yang Fungsi IF .

• Pertama-tama, buat spreadsheet baru, Mari kita beri nama Rincian Tugas .
• Kemudian pilih detail dan orientasi bagan yang berisi detail Anda.

• Sekarang masukkan serial no di sel C4 .
• Lalu pergi ke sel C6 dan ketik:

• Setelah itu, pergi ke sel C7 dan tuliskan rumus berikut. Sekarang tekan Masuk .

=VLOOKUP($C$4,Daftar Tugas,2)

• Demikian pula, pergi ke sel C8 dan tuliskan rumus berikut ini. Kemudian tekan Masuk .

=VLOOKUP($C$4,Daftar Tugas,3)

• Dengan cara yang sama, pergi ke sel C9 dan tuliskan rumus berikut ini. Lalu tekan Masuk.

=VLOOKUP($C$4,Daftar Tugas,4)

• Lalu pergi ke sel C10 dan tuliskan rumus berikut ini. Lalu tekan Masuk.

=VLOOKUP($C$4,Daftar Tugas,5)

• Terakhir, pergi ke sel C11, tuliskan rumus berikut dan kemudian tekan Masuk .

=IF(VLOOKUP($C$4,Daftar Tugas,6)="Selesai", "Selesai", "Pekerjaan dalam Proses")

Hasilnya, Anda dapat melihat detail tugas dari spreadsheet dengan mudah.

Jika Anda mengubah serial no dalam sel C4 , Anda bisa melihat rincian tugas spesifik itu.

🔍 Perincian Formula

=IF(VLOOKUP($C$4,Daftar Tugas,6)="Selesai", "Selesai", "Pekerjaan dalam Proses")

👉 VLOOKUP($C$4,Daftar Tugas,6) mencari nilai dalam sel C4 dalam kolom ke-6 dari dataset asli yang bernama "Daftar Tugas" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Daftar Tugas,6)="Selesai", "Selesai", "Pekerjaan dalam Proses") memeriksa apakah nilai yang muncul adalah "Done". Jika itu adalah nilainya, maka ia akan mencetak "Completed", jika tidak, maka ia akan mencetak nilai "Work in Progress".

Langkah 5: Hasilkan Laporan Dinamis pada Pelacak Tugas

Sekarang ke bagian berikutnya untuk membuat ringkasan dari dataset asli dan memvisualisasikannya dengan grafik untuk tugas yang lengkap dan tidak lengkap. Kita akan menggunakan rumus untuk menghitungnya dan menambahkan beberapa grafik menggunakan alat Excel di sini. COUNTIFS dan SUM akan berguna dalam langkah ini.

• Pertama, buat spreadsheet baru. Mari kita beri nama Ringkasan .
• Kemudian buat dataset untuk memisahkan tugas yang lengkap dan tidak lengkap untuk kategori yang berbeda.

• Sekarang pergi sel C5 di spreadsheet dan tuliskan rumus berikut lalu tekan Masuk .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Sekarang pilih sel lagi. Dan kemudian klik dan seret ikon gagang isian ke bawah untuk mengisi rumus untuk kategori lainnya.

• Setelah itu, klik dan seret ikon gagang isian ke kanan untuk mengisi sel kolom berikutnya dengan rumus yang sama.

• Sekarang tulis rumus berikut di sel E5 Dan kemudian tekan Masuk .

=SUM(C5:D5)

• Sekali lagi, pilih sel dan klik dan seret ikon gagang isian ke bawah.

• Demikian pula, pilih sel lagi dan klik dan seret ikon gagang isian ke bawah ke ujung kolom.

• Dengan cara yang sama dan formula yang sama, temukan total tugas yang dilakukan dan tidak dilakukan dalam sel C9 dan D9 .

• Dan setelah beberapa pemformatan, ringkasan akhir akan terlihat seperti ini.

• Berikutnya, pilih kisaran B5:E9 dan pergi ke Sisipkan Pada tab, pilih Bagan yang Direkomendasikan .

• Sebagai hasilnya, yang Sisipkan Bagan akan terbuka. Sekarang, buka kotak Semua Grafik tab di dalamnya.
• Kemudian pilih bagan yang Anda sukai. Kami menggunakan bagan kolom untuk demonstrasi. Untuk melakukan itu, pilih Kolom dari kiri dan pilih chart dari kanan seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

• Setelah itu, klik pada OK Hasilnya, bagan kolom akan muncul.

• Akhirnya, bagan akan terlihat seperti ini setelah beberapa modifikasi.

• Untuk menyisipkan diagram lingkaran untuk tugas-tugas yang sudah selesai, pilih kolom kategori dan kolom "Selesai" dalam dataset.

• Sekarang pergi ke Sisipkan tab dan pilih Bagan yang Direkomendasikan dari Grafik

• Setelah itu, dalam Sisipkan Bagan kotak yang muncul, pergi ke Semua Grafik tab dan pilih Pai Pilih diagram lingkaran yang Anda inginkan dari sebelah kanan.

• Terakhir, klik pada OK dan Anda akan memiliki diagram lingkaran yang muncul di atas spreadsheet. Jika Anda mengubah gaya bagan, itu akan terlihat seperti ini.

• Kemudian lagi, Anda dapat mengikuti prosedur yang sama setelah memilih kolom "Kategori" dan kolom "Belum Selesai" dan mendapatkan diagram lingkaran untuk tugas-tugas yang belum selesai.

• Terakhir, atur ulang grafik dengan dataset sehingga terlihat menyenangkan dan Anda dapat dengan mudah mendapatkan ide dengan dataset tentang pelacak tugas Anda.

Jika Anda mengubah apa pun di dataset asli yang dibuat pada langkah pertama, semua data di lembar lain dan bagan akan diperbarui secara otomatis sekarang. Dengan cara sederhana ini, Anda dapat membuat pelacak tugas di Excel.

Baca selengkapnya: Buat Daftar Agenda yang Berfungsi Penuh di Excel (4 Metode Praktis)

Kesimpulan

Ini adalah proses langkah demi langkah untuk membuat pelacak tugas di Excel. Semoga panduan ini bermanfaat dan informatif bagi Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau saran, beri tahu kami di bawah ini. Untuk panduan lainnya seperti ini, kunjungi Exceldemy.com .