Хэдийгээр Excel-д даалгавруудыг хянах шууд хэрэгсэл байхгүй ч бид өөр өөр функц, томьёог хослуулан динамик даалгавар хянах программ үүсгэж болно. Энэ заавар нь Excel-ийн одоогийн байдлын талаарх тайлангуудын хамт даалгаврын мөрдөгчийг тохируулах хурдан бөгөөд хялбар алхмуудыг харуулах болно.

Загварыг татаж авах

Энэ жишээнд үүсгэсэн даалгавар мөрдөгчийг эндээс татаж авна уу. доорх холбоос. Та үүнийг аль хэдийн өөрийн даалгавар хянагч болгон ашиглах эсвэл доор тайлбарласан алхмуудын лавлагаа болгон ашиглаж болно.

Task Tracker Template.xlsx

Excel-д даалгавар мөрдөгч үүсгэх алхам алхмаар хийх журам

Доорх 5 алхмыг дагаж Excel-д өөрийн даалгавар мөрдөгчийг үүсгээрэй. Алхам бүрийг өөрийн гэсэн дэд хэсэгт дэлгэрэнгүй тайлбарласан болно.

Алхам 1: Excel-д Task Tracker-д зориулсан өгөгдлийн багц хийх

Эхлээд бид автоматаар шинэчлэгдэх өгөгдлийн багц хийх болно. . Бид категори, яаралтай байдал, ач холбогдол, гүйцэтгэлийн төлөвийн дагуу тэдгээрийн оруулга, нэр бүхий даалгаврын жагсаалтыг гаргах болно. Датасетийг динамик болгохын тулд эдгээр алхмуудыг дагана уу, ингэснээр та шинэ ажил нэмэх үед энэ нь хүснэгтэд автоматаар шинэчлэгдэх болно.

• Эхлээд бид өгөгдлийн багцаас дараах толгой хэсгийг сонгоно.

• Дараа нь B5 нүдийг сонгоод дараах руу очно уу. Нүүр хуудас Одоо Загвар табаас Нөхцөлт формат -г сонгоод унждаг цэснээс Шинэ дүрэм -г сонгоно уу.Жагсаалт.

• Дараа нь Шинэ форматлах дүрэм хайрцагнаас Зөвхөн агуулсан нүднүүдийг форматлах гэснийг сонгоно уу. Дүрмийн төрлийг сонгоно уу Дараа нь нүдний утгыг тэй тэнцүү биш гэж сонгоод утгын хоосон нүдийг сонгоно. Энд хийж дуусаад Формат дээр дарна уу.

• Одоо Хилийн таб руу очно уу. Формат нүднүүдийг болон зурган дээр үзүүлсэн шиг Тойм хүрээг сонго.

• Үүний дараа Хоёр нүдэн дэх OK дээр дарна уу.
• Одоо Нүүр хуудас таб руу орж форматлагдсан нүдийг сонгоод Формат Painter -г сонгоно уу.

• Үүний дараа өгөгдлийн багцаа хадгалахыг хүсэж буй хэсгийг сонгоно уу.
• Хүснэгтэнд нэр өгье AllTaskList . Дараа нь Хүснэгт нэртэй шинийг үүсгэнэ үү.
• Энд ангилал, яаралтай байдал, ач холбогдол, статус зэрэгт өөр өөр утгыг үүсгэнэ үү.

• Одоо AllTaskList хуудас руу буцаж очоод D5 нүдийг сонго.
• Дараа нь Data руу очно уу. таб болон Data Tools бүлгээс Data Validation -г сонго.

• Үүний үр дүнд Өгөгдлийн баталгаажуулалт хэлбэр гарч ирнэ. Одоо Тохиргоо таб руу ороод Зөвшөөрөх -ийн доор Жагсаалт -г сонгоно уу.

• Дараа нь Эх сурвалж талбарыг сонгоод Хүснэгтүүдээс

• өөр утгуудыг сонго. дарна уудээр OK Өгөгдлийн баталгаажуулалт
• Тиймээс сонгосон нүдэн дэх категориудын хамт жагсаалтын хайрцаг нэмэгдэх болно. Түүнд тохирох категорийг сонгоно уу.

• Үүнтэй адил, нөгөө хуудасны тусламжтайгаар бусад баганын доор жагсаалтын хайрцаг нэмнэ үү. Дараа нь тэдгээрийн утгыг сонгоно уу.

• Одоо өгөгдлийн багц дахь бүх даалгавруудыг бөглөнө үү. Энэ үед форматууд автоматаар нэмэгдэх ба Өгөгдлийн баталгаажуулалт -аар үүсгэсэн жагсаалтыг дараагийн мөрүүдэд хуулна. Дууссан жагсаалт нь иймэрхүү харагдах болно.

Та дараа нь өөр ажил нэмж болно.

• Эцэст нь багануудыг сонгоно уу B:G, ба нэрийн талбарт өгөгдлийн багцын нэрийг бичнэ үү. Даалгаврын жагсаалт гэж үзье.

Энэ өгөгдлийн багцаас илүү эмх цэгцтэй өгөгдөл авахын тулд одоо дараагийн алхмууд руу шилжинэ үү.

Алхам 2: Датасетаас хүлээгдэж буй ажлуудыг хянахын тулд шинэ хуудас үүсгэнэ үү

Одоо бид бүрэн бус ажлуудыг цэгцлэх хэрэгтэй. магадгүй таны хүссэн категори эсвэл бусад параметрүүд дээр үндэслэсэн байж магадгүй. Бидэнд ФИЛТГҮҮР функцийг хэрэглэх бөгөөд таны хүссэн зүйлээс хамааран SORT функц хэрэгтэй болно.

• Эхлээд энэ зорилгоор шинэ хүснэгт үүсгэнэ үү. . Үүнийг Хүлээж буй ажлууд гэж нэрлэе. Анхны өгөгдлийн багц шиг толгой хэсгийг энд оруулаарай.

• Одоо B5 нүдийг сонгоод дараах зүйлийг бичнэ үү.томъёо.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Одоо Enter <7-г дарна уу>гар дээрээ. Үүний үр дүнд та энэ хүснэгтэд хүлээгдэж буй бүх ажлуудтай байх болно.

• Ерөнхийдөө үүнийг серийн дугаараар эрэмбэлэх болно. Хэрэв та үүнийг бусад параметрээр эрэмбэлэхийг хүсвэл эхлээд SORT функц хэрэгтэй. Ангилалаар эрэмбэлэхийн тулд B5 нүдэнд дараах томьёог ашиглана уу.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Дараа нь гар дээрээ Enter -г дарна уу. Та хүлээгдэж буй ажлуудыг ангиллаар нь ангилах болно.

🔍 Формулагийн задаргаа

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Done Done”))

👉 All TaskList!B:B0 нь нөхцөлийг илэрхийлэх томьёо бөгөөд логик утгыг буцаана.

👉 Үүний нэгэн адил AllTaskList!G:G=”Not Done” нь нөхцөл бөгөөд логик утгыг буцаана.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) Дээрх нөхцөл хоёулаа ҮНЭН байсан бүх мөрийн утгыг буцаана.

Алхам 3: Өөр өөр параметрүүдийг ашиглан хүлээгдэж буй ажлуудыг үүсгээрэй

Хэрэв та тодорхой категорийн хүлээгдэж буй бүх ажил эсвэл яаралтай хүлээгдэж буй бүх ажлуудыг хийхийг хүсвэл. Эсвэл чухал/ чухал биш ажлууд байж магадгүй. Тэдгээрийг шинэ хүснэгтэд оруулахын тулд эдгээр алхмуудыг дагана уу.

• Эхлээд шинэ хуудас үүсгэж, доторх бүх толгой хэсгийг үүсгэнэ үү. Хүснэгтийг Хүлээж буй ажлуудыг нэрлэеАнгилал .

• Одоо D4 нүдийг сонгоод Өгөгдөл <12 руу очно уу>
• Өгөгдлийн хэрэгслүүд бүлэг доор Өгөгдлийн баталгаажуулалт -г сонгоно уу.

• Дараа нь Өгөгдлийн баталгаажуулалтын нүднээс Тохиргоо табын Зөвшөөрөх -н доороос Жагсаалт -г сонгоно уу.

• Одоо Хүснэгтүүд хүснэгтээс өөр өөр ангиллын утгыг сонгоод Enter дарна уу. Дараа нь OK дээр дарна уу.

• Үүнээс ангилал сонгоно уу.
• Үүний дараа <нүдийг сонгоно уу. 6>B7 болон дараах томьёог бич.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Одоо Enter товчийг дарна уу. Та өөрийн сонгосон категори бүхий бүх утгыг харах болно.

Үүнтэй адил та D4 нүдэн дэх категорийг өөрчлөх боломжтой. бусад ангиллын хүлээгдэж буй ажлууд. Цаашид жагсаалт автоматаар шинэчлэгдэх болно.

Үүнтэй адилаар та хүлээгдэж буй ажлуудыг яаралтай болон ач холбогдлоор нь үүсгэж болно.

Алхам 4: Даалгаврын дэлгэрэнгүйг бүрдүүлэх Жагсаалт

Одоо бид хүссэн нэг ажлынхаа нарийн ширийнийг мэдэхийн тулд хүснэгт үүсгэх болно. Ийм хүснэгтийг хэрхэн үүсгэхийг харахын тулд эдгээр алхмуудыг дагана уу. Бид үүнийг VLOOKUP функц , эцсийн тохиолдолд IF функц -ын тусламжтайгаар гүйцэтгэнэ.

• Юуны өмнө шинэ хүснэгт үүсгээд Даалгаврын дэлгэрэнгүй гэж нэрлэе.
• Дараа нь дэлгэрэнгүй мэдээлэл болонөөрийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан диаграмын чиглэл.

• Одоо C4 нүдэнд серийн дугаар оруулна уу.
• Дараа нь C6 нүд рүү очоод:

• Дараа нь бичнэ үү. , C7 нүд рүү очоод дараах томьёог бичнэ үү. Одоо Enter дарна уу.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Үүнтэй адилаар C8 нүд рүү орж дараах томьёог бичнэ үү. Дараа нь Enter дарна уу.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Үүнтэй адилаар C9 нүд рүү очоод дараах томьёог бич. Тэгээд Enter дарна уу.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Дараа нь C10 нүд рүү очоод дараах томьёог бич. Тэгээд Enter дарна уу.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Эцэст нь C11 нүд рүү очоод дараах томьёог бичээд Enter товчийг дарна уу.

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Үүний үр дүнд та ажлын дэлгэрэнгүй мэдээллийг хүснэгтээс хялбархан харж болно.

Хэрэв та өөрчилбөл C4 нүдэн дэх серийн дугаарыг та тухайн тодорхой даалгаврын дэлгэрэнгүйг харж болно.

🔍 Задаргаа Томъёо

=Хэрэв(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Дууссан","Дууссан","Ажлаа хийж байна")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) “Даалгаврын жагсаалт” нэртэй анхны өгөгдлийн багцын 6-р баганын C4 нүдэнд байгаа утгыг хайна.

👉 =Хэрэв(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Дууссан","Дууссан","Ажлаа хийж байна") гарсан утгыг "Дууссан" эсэхийг шалгана. Хэрэв энэ нь утга бол "Дууссан" гэж хэвлэнэ, эс бөгөөс "Ажил хийгдэж байна" гэсэн утгыг хэвлэнэ.

Алхам 5: Даалгаврын мөрдөгч дээр динамик тайлан үүсгэх

Одоо дараагийн руу шилжинэ. эх өгөгдлийн багцын хураангуйг үүсгэж, бүрэн болон бүрэн бус ажлуудын графикаар дүрслэн харуулах хэсэг. Бид үүнийг тоолох томьёо ашиглаж, энд Excel хэрэглүүрийг ашиглан график нэмэх болно. COUNTIFS болон SUM функцууд энэ алхамд хэрэг болно.

• Эхлээд шинэ хүснэгт үүсгэ. Үүнийг Тогтолцоог гэж нэрлэе.
• Дараа нь өөр өөр категорийн бүрэн болон бүрэн бус даалгавруудыг ялгахын тулд өгөгдлийн багц үүсгэ.

• Одоо хүснэгтийн C5 нүд рүү ороод дараах томьёог бичээд Enter товчийг дарна уу.

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Одоо нүдээ дахин сонго. Дараа нь бөглөх бариулын дүрс дээр товшоод доош чирж бусад категорийн томьёог бөглөнө үү.

• Үүний дараа дээр дарж чирнэ үү. Дараах баганын нүднүүдийг ижил томьёогоор дүүргэхийн тулд баруун талд байрлах бөглөх бариулын дүрсийг дарна уу.

• Одоо <6 нүдэнд дараах томьёог бичнэ үү>E5 . Тэгээд Enter товчийг дарна уу.

=SUM(C5:D5)

• Дахин нүдээ сонгоод, товшино уу. чирэхдүүргэх бариулын дүрсийг доошлуул.

• Үүнтэй адил нүдийг дахин сонгоод дүүргэх бариулын дүрс дээр дарж баганын төгсгөл хүртэл чирнэ үү.

• Ижил загвар, ижил томьёогоор C9 ба нүднүүдийн гүйцэтгэсэн болон хийгдээгүй нийт ажлыг ол. D9 .

• Мөн зарим хэлбэржүүлсний дараа эцсийн хураангуй дараах байдалтай болно.

• Дараа нь B5:E9 мужийг сонгоод Оруулах хэсэгт очно уу, табаас Санал болгож буй график -г сонгоно уу.

• Үүний үр дүнд Диаграмм оруулах хайрцаг нээгдэнэ. Одоо Бүх диаграммууд таб руу очно уу.
• Дараа нь өөрийн хүссэн диаграмаа сонгоно уу. Бид жагсаалын хувьд багана диаграмыг ашиглаж байна. Үүнийг хийхийн тулд зүүн талын багана -г сонгоод, доорх зурагт үзүүлсэн шиг баруун талын диаграммыг сонгоно уу.

• Үүний дараа OK дээр дарна уу. Үүний үр дүнд багана диаграм гарч ирнэ.

• Эцэст нь диаграм зарим өөрчлөлтийн дараа иймэрхүү харагдах болно.

• Гүйцэтгэсэн ажлуудын дугуй диаграмыг оруулахын тулд өгөгдлийн багцаас ангиллын багана болон "Дууссан" баганыг сонгоно уу.

• Одоо Оруулах таб руу очоод Диаграммаас

Зөвлөмж болгож буй график -г сонго.

• Үүний дараа гарч ирэх Диаграмм оруулах нүднээс Бүх диаграм руу очно уу. tab болон хайрцагны зүүн талд байгаа Бялуу -г сонгоно уу. Баруун талаас хүссэн дугуй диаграмаа сонгоно уу.

• Эцэст нь OK дээр дарвал дугуй диаграм гарч ирнэ. хүснэгтийн дээд талд. Хэрэв та диаграмын хэв маягийг өөрчилбөл энэ нь иймэрхүү харагдах болно.

• Дараа нь "Ангилал"-ыг сонгосны дараа мөн адил процедурыг дагаж болно. багана болон "Хийж дуусаагүй" баганыг сонгоод, бүрэн бус ажлуудын дугуй диаграммыг аваарай.

• Эцэст нь диаграммуудыг өгөгдлийн багцтай дахин цэгцлээрэй. тааламжтай харагдаж байгаа бөгөөд та даалгавраа дагаж мөрдлөгчийнхөө тухай өгөгдлийн багцын тусламжтайгаар хялбархан санаа авч болно.

Хэрэв та эхний алхамд үүсгэсэн анхны өгөгдлийн багцад ямар нэг зүйлийг өөрчилвөл бүх бусад хүснэгтүүд болон диаграмууд дахь өгөгдлүүд нь одоо автоматаар шинэчлэгдэх болно. Эдгээр энгийн аргуудын тусламжтайгаар та Excel дээр даалгавар хянагч үүсгэж болно.

Дэлгэрэнгүй унших: Excel дээр бүрэн ажиллагаатай хийх ажлын жагсаалтыг үүсгэх (4 хялбар арга)

Дүгнэлт

Энэ нь Excel-д даалгавар мөрдөгч үүсгэх алхам алхмаар үйл явц юм. Энэ гарын авлага танд хэрэгтэй бөгөөд мэдээлэлтэй болсон гэж найдаж байна. Хэрэв танд асуулт, санал байвал доороос бидэнд мэдэгдээрэй. Энэ мэт нэмэлт гарын авлагыг Exceldemy.com -д зочилно уу.