Sebbene non esista uno strumento diretto per tracciare le attività in Excel, possiamo utilizzare una combinazione di diverse funzioni e formule per creare un tracker dinamico delle attività. Questa esercitazione vi mostrerà i passaggi rapidi e semplici per impostare il vostro tracker delle attività con rapporti sullo stato attuale in Excel.

Scarica il modello

Scaricate il task tracker creato in questo esempio dal link sottostante. Potete già utilizzarlo come task tracker o usarlo come riferimento per i passaggi descritti di seguito.

Modello di tracciatura dei compiti.xlsx

Procedura passo-passo per creare un Task Tracker in Excel

Per creare un tracker delle attività in Excel, seguite i 5 passaggi indicati di seguito. Ogni passaggio è descritto in dettaglio nella propria sottosezione.

Passo 1: Creare un set di dati per Task Tracker in Excel

Per prima cosa, creeremo un set di dati, che dovrà essere aggiornabile automaticamente. Creeremo un elenco di attività con la loro voce e il loro nome, seguito dalla categoria, dall'urgenza, dall'importanza e dallo stato di completamento Seguire questi passaggi per rendere il set di dati dinamico, in modo che quando si aggiunge una nuova attività questa si aggiorni automaticamente alla tabella.

• Per prima cosa, selezioniamo le seguenti intestazioni nel dataset.

• Quindi selezionare la cella B5 e andare al Casa Ora selezionare Formattazione condizionale dal Stili e selezionare Nuova regola dall'elenco a discesa.

• Successivamente, nella Nuova regola di formattazione selezionare Formatta solo le celle che contengono nel Selezionare un tipo di regola Quindi selezionare il valore della cella come non uguale a e selezionare una cella vuota per il valore. Una volta terminato, fare clic su Formato .

• Andare ora alla pagina Confine sulla scheda Formattare le celle e selezionare Schema come mostrato nella figura.

• Successivamente, fare clic su OK in entrambe le caselle.
• Andare ora alla sezione Casa con la cella formattata selezionata e selezionare Format Painter .

• Successivamente, selezionare un'area in cui conservare il set di dati.
• Diamo un nome al foglio di calcolo Elenco di tutti i compiti E poi crearne uno nuovo con il nome di Tavoli .
• Creare qui diversi valori per le categorie, le urgenze, le importanze e lo stato.

• Ora tornate alla schermata Elenco di tutti i compiti e selezionare la cella D5 .
• Poi andare alla sezione Dati e selezionare Convalida dei dati dal Strumenti per i dati gruppo.

• Di conseguenza, il Convalida dei dati Si aprirà la finestra di dialogo con il pulsante Impostazioni e selezionare Elenco sotto Consentire .

• Quindi selezionare la voce Fonte e poi selezionare i diversi valori dal campo Tavoli

• Successivamente, fare clic su OK nel Convalida dei dati
• Di conseguenza, verrà aggiunta una casella di riepilogo con le categorie presenti nella cella selezionata. Selezionare la categoria appropriata.

• Allo stesso modo, aggiungete delle caselle di riepilogo sotto le altre colonne con l'aiuto dell'altro foglio e poi selezionate i loro valori.

• A questo punto, i formati verranno aggiunti automaticamente e copieranno gli elenchi creati da Convalida dei dati per le righe successive. L'elenco completato sarebbe simile a questo.

È possibile aggiungere altri compiti anche in seguito.

• Infine, selezionare le colonne B:G, e nella casella del nome, scrivere il nome del set di dati, ad esempio, Elenco di attività .

Passate ora alle fasi successive per ottenere dati più organizzati da questo set di dati.

Passo 2: Creare un nuovo foglio per tracciare le attività in sospeso dal dataset

Ora dobbiamo organizzare i compiti incompleti, magari in base alle categorie o ad altri parametri desiderati. Avremo bisogno dell'uso di la funzione FILTRO e a seconda di come lo si vuole la funzione SORT .

• Per prima cosa, creiamo un nuovo foglio di calcolo a questo scopo e diamogli un nome Attività in sospeso . Inserire le intestazioni come il set di dati originale.

• Selezionare ora la cella B5 e scrivere la seguente formula.

=FILTRO(Elenco attività,(Elenco attività!B:B0)*(Elenco attività!G:G="Non fatto"))

• Ora premere Entrare Il risultato è che tutti i compiti in sospeso sono presenti in questo foglio di calcolo.

• In genere, viene ordinato come numero di serie. Se si vuole che venga ordinato in base ad altri parametri, è necessario il parametro SORTEGGIO Per un ordinamento per categoria, utilizzare la seguente formula nella cella B5 invece.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Non fatto")),3)

• E poi premere Entrare Si vedranno le attività in sospeso ordinate per categoria.

🔍 Ripartizione della formula

=FILTRO(Elenco attività,(Elenco attività!B:B0)*(Elenco attività!G:G="Non fatto"))

👉 Elenco di tutti i compiti!B:B0 è una formula che esprime una condizione e restituisce un valore booleano.

👉 Allo stesso modo, AllTaskList!G:G="Non fatto" è una condizione e restituisce un valore booleano.

👉 FILTRO(Elenco attività,(Elenco attività!B:B0)*(Elenco attività!G:G="Non fatto")) restituisce tutti i valori delle righe in cui entrambe le condizioni precedenti erano VERE.

Fase 3: Creare attività in sospeso utilizzando diversi parametri

Se volete tutte le attività in sospeso di una categoria specifica o tutte le attività urgenti in sospeso, o magari le attività importanti/non importanti, per ottenerle in un nuovo foglio di calcolo, seguite questi passaggi.

• Per prima cosa, creare un nuovo foglio e creare tutte le intestazioni in esso. Diamo un nome al foglio Attività in sospeso per categoria .

• Ora, selezionare la cella D4 e andare al Dati
• Ai sensi del Strumenti per i dati gruppo, selezionare Convalida dei dati .

• Successivamente, nella Convalida dei dati casella selezionare Elenco sotto Consentire nel Impostazioni scheda.

• Selezionate ora i valori di diverse categorie dal menu Tavoli e premere Entrare Quindi fare clic su OK .

• Selezionare una categoria.
• Successivamente, selezionare la cella B7 e scrivere la seguente formula.

=FILTRO(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Non fatto")*(AllTaskList!D:D='Attività in sospeso per categoria'!D4))

• Ora premere Entrare Verranno visualizzati tutti i valori della categoria selezionata.

Allo stesso modo, è possibile modificare la categoria nella cella D4 per vedere i compiti in sospeso di altre categorie. D'ora in poi, l'elenco si aggiornerà automaticamente.

Allo stesso modo, è possibile creare attività in sospeso in base all'urgenza e all'importanza di tali attività.

Fase 4: Creazione dell'elenco dei dettagli delle attività

Ora creeremo un foglio di calcolo per conoscere i dettagli di una particolare attività che desideriamo. Seguiamo questi passaggi per vedere come creare tali fogli di calcolo. Lo faremo con l'aiuto di il Funzione VLOOKUP e nel caso finale il Funzione IF .

• Prima di tutto, creare un nuovo foglio di calcolo, denominandolo Dettagli dell'attività .
• Selezionare quindi i dettagli e l'orientamento del grafico contenente i dettagli.

• Inserire ora un numero di serie nella cella C4 .
• Poi passare alla cella C6 e tipo:

• Successivamente, passare alla cella C7 e scrivere la seguente formula. Ora premere Entrare .

=VLOOKUP($C$4,Elenco attività,2)

• Allo stesso modo, andare alla cella C8 e scrivere la seguente formula, quindi premere Entrare .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• In modo analogo, passare alla cella C9 e scrivere la seguente formula. Quindi premere Entrare.

=VLOOKUP($C$4,Elenco attività,4)

• Poi passare alla cella C10 e scrivere la seguente formula. Quindi premere Entrare.

=VLOOKUP($C$4,Elenco attività,5)

• Infine, passare alla cella C11, scrivere la seguente formula e premere Entrare .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Fatto", "Completato", "Lavoro in corso")

Di conseguenza, è possibile visualizzare facilmente i dettagli dell'attività dal foglio di calcolo.

Se si modifica il numero di serie nella cella C4 è possibile vedere i dettagli di quell'attività specifica.

🔍 Ripartizione della formula

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Fatto", "Completato", "Lavoro in corso")

👉 VLOOKUP($C$4,Elenco attività,6) cerca il valore nella cella C4 nella sesta colonna del dataset originale, denominata "Tasklist". .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Fatto", "Completato", "Lavoro in corso") controlla se il valore emerso è "Fatto". Se è questo il valore, stampa "Completato", altrimenti cerca il valore "In corso".

Passo 5: Generare un rapporto dinamico su Task Tracker

Passiamo ora alla parte successiva, per creare un riepilogo del set di dati originale e visualizzarlo con grafici per le attività completate e incomplete. Utilizzeremo una formula per il conteggio e aggiungeremo alcuni grafici utilizzando gli strumenti di Excel. La formula COUNTIFS e SOMMA Le funzioni di questo programma vi saranno utili in questa fase.

• Per prima cosa, creare un nuovo foglio di calcolo. Chiamiamolo Sintesi .
• Quindi creare un set di dati per separare i compiti completi da quelli incompleti per le diverse categorie.

• Ora vai in cella C5 nel foglio di calcolo e scrivere la seguente formula e poi premere Entrare .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Ora selezionate nuovamente la cella e fate clic e trascinate l'icona della maniglia di riempimento verso il basso per riempire la formula per le altre categorie.

• Quindi, fare clic e trascinare l'icona della maniglia di riempimento verso destra per riempire le celle della colonna successiva con la stessa formula.

• Ora scrivete la seguente formula nella cella E5 . e poi premere Entrare .

=SOMMA(C5:D5)

• Di nuovo, selezionare la cella e fare clic e trascinare l'icona della maniglia di riempimento verso il basso.

• Allo stesso modo, selezionare nuovamente la cella e fare clic e trascinare l'icona della maniglia di riempimento verso il basso fino alla fine della colonna.

• In modo simile e con la stessa formula, trovare il totale delle attività svolte e non svolte nelle celle C9 e D9 .

• Dopo un po' di formattazione, il riepilogo finale avrà questo aspetto.

• Quindi, selezionare l'intervallo B5:E9 e andare al Inserire Nella scheda, selezionare Grafico consigliato .

• Di conseguenza, il Inserire il grafico Si aprirà la finestra di dialogo con il programma. Ora, andare alla voce Tutti i grafici scheda in esso.
• Selezionare quindi il grafico preferito. Per la dimostrazione utilizzeremo un grafico a colonne. Per farlo, selezionare Colonna da sinistra e scegliere il grafico da destra, come mostrato nell'immagine sottostante.

• Successivamente, fare clic su OK Come risultato, apparirà il grafico a colonne.

• Alla fine, dopo alcune modifiche, il grafico avrà l'aspetto seguente.

• Per inserire un grafico a torta per le attività completate, selezionare la colonna della categoria e la colonna "Fatto" nel dataset.

• Andare ora alla sezione Inserire e selezionare Grafico consigliato dal Grafici

• Successivamente, nella Inserire il grafico che è apparsa, andare alla voce Tutti i grafici e selezionare Torta Selezionare il grafico a torta desiderato dalla parte sinistra del riquadro. Selezionare il grafico a torta desiderato dalla parte destra.

• Infine, fare clic su OK e il grafico a torta apparirà in cima al foglio di calcolo. Se cambiate lo stile del grafico, il suo aspetto sarà simile a questo.

• Inoltre, è possibile seguire la stessa procedura dopo aver selezionato la colonna "Categoria" e la colonna "Non fatto" e ottenere un grafico a torta per le attività incomplete.

• Infine, riorganizzate i grafici con il set di dati in modo che abbiano un aspetto gradevole e che sia facile farsi un'idea del set di dati del vostro task tracker.

Se si modifica qualcosa nel set di dati originale creato nel primo passaggio, tutti i dati negli altri fogli e i grafici si aggiorneranno automaticamente. Con questi semplici metodi, è possibile creare un tracker delle attività in Excel.

Per saperne di più: Creare un elenco di cose da fare completamente funzionale in Excel (4 metodi pratici)

Conclusione

Questa è una procedura passo-passo per creare un task tracker in Excel. Spero che questa guida sia stata utile e informativa. Se avete domande o suggerimenti, fatecelo sapere qui sotto. Per altre guide come questa, visitate il sito Exceldemy.com .