Přestože v Excelu neexistuje žádný přímý nástroj pro sledování úkolů, můžeme si pomocí kombinace různých funkcí a vzorců vytvořit vlastní dynamický nástroj pro sledování úkolů. Tento návod vám ukáže rychlé a snadné kroky k nastavení nástroje pro sledování úkolů s přehledy o jeho aktuálním stavu v Excelu.

Stáhnout šablonu

Z níže uvedeného odkazu si stáhněte nástroj pro sledování úkolů vytvořený v tomto příkladu. Můžete jej již použít jako svůj nástroj pro sledování úkolů nebo jej použít jako referenci pro níže popsané kroky.

Šablona sledování úkolů.xlsx

Postup krok za krokem pro vytvoření nástroje pro sledování úkolů v aplikaci Excel

Chcete-li si v aplikaci Excel vytvořit vlastní nástroj pro sledování úkolů, postupujte podle následujících 5 kroků. Každý krok je podrobně popsán ve vlastní podkapitole.

Krok 1: Vytvoření datové sady pro sledování úkolů v aplikaci Excel

Nejprve budeme vytvářet datovou sadu, která by měla být automaticky aktualizovatelná. Vytvoříme seznam úkolů s jejich zadáním a názvem, v návaznosti na kategorii, naléhavost, důležitost a stav dokončení Podle následujících kroků vytvoříme datovou sadu dynamickou, takže při přidání nového úkolu se automaticky aktualizuje do tabulky.

• Nejprve vybereme v souboru dat následující záhlaví.

• Pak vyberte buňku B5 a přejděte do Home Nyní vyberte Podmíněné formátování z Styly a vyberte možnost Nové pravidlo z rozevíracího seznamu.

• Dále v Nové pravidlo formátování vyberte možnost Formátujte pouze buňky, které obsahují v Vyberte typ pravidla Pak vyberte hodnotu buňky jako nerovná se a vyberte prázdnou buňku pro hodnotu. Jakmile budete hotovi, klikněte na tlačítko Formát .

• Nyní přejděte na Hranice na kartě Formátování buněk a vyberte Náčrt jak je znázorněno na obrázku.

• Poté klikněte na OK v obou políčkách.
• Nyní přejděte na Home s vybranou formátovanou buňkou a vyberte Format Painter .

• Poté vyberte oblast, kde chcete datovou sadu uchovávat.
• Pojmenujme tabulku AllTaskList . A pak vytvořte nový s názvem Tabulky .
• Vytvořte zde různé hodnoty pro kategorie, naléhavost, důležitost a stav.

• Nyní se vraťte k AllTaskList listu a vyberte buňku D5 .
• Pak přejděte na Data a vyberte možnost Ověřování dat z Datové nástroje skupina.

• V důsledku toho se Ověřování dat Nyní přejděte do pole Nastavení a vyberte možnost Seznam pod Povolit .

• Poté vyberte Zdroj: a poté vyberte různé hodnoty z Tabulky

• Poté klikněte na OK v Ověřování dat
• Následně se přidá pole se seznamem kategorií ve vybrané buňce. Vyberte pro ni příslušnou kategorii.

• Podobně přidejte pomocí druhého listu seznamová pole pod další sloupce. A poté vyberte jejich hodnoty.

• Nyní vyplňte všechny úlohy v datové sadě. V tomto okamžiku se automaticky přidají formáty a zkopírují se seznamy vytvořené pomocí funkce Ověřování dat pro další řádky. Doplněný seznam by vypadal takto.

Další úkoly můžete přidat i později.

• Nakonec vyberte sloupce B:G, a do pole name napište název datové sady, řekněme, Seznam úkolů .

Přejděte k dalším krokům, abyste z této sady dat získali uspořádanější data.

Krok 2: Vytvoření nového listu pro sledování čekajících úkolů ze souboru dat

Nyní potřebujeme uspořádat nedokončené úkoly, třeba na základě kategorií nebo jiných požadovaných parametrů. Budeme potřebovat použití následujících parametrů funkce FILTR a v závislosti na tom, jak to chcete funkce SORT .

• Nejprve si pro tento účel vytvořte novou tabulku. A pojmenujte ji. Nevyřízené úkoly . Zde zapište záhlaví jako u původního souboru dat.

• Nyní vyberte buňku B5 a zapište následující vzorec.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Není hotovo"))

• Nyní stiskněte Vstupte na na klávesnici. Výsledkem bude, že všechny nevyřízené úkoly budete mít zde v této tabulce.

• Obecně se seřadí jako pořadové číslo. Pokud chcete, aby se seřadilo podle jiných parametrů, potřebujete nejprve příkaz SORT Pro seřazení podle kategorie použijte následující vzorec v buňce B5 místo toho.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Není hotovo")),3)

• A pak stiskněte Vstupte na na klávesnici. Zobrazí se vám nevyřízené úkoly seřazené podle kategorií.

🔍 Rozdělení vzorce

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Není hotovo"))

👉 AllTaskList!B:B0 je vzorec pro vyjádření podmínky a vrací logickou hodnotu.

👉 Podobně, AllTaskList!G:G="Není hotovo" je podmínka a vrací logickou hodnotu.

👉 FILTER(Seznam úloh,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Není hotovo")) vrátí všechny hodnoty řádků, u kterých byly obě výše uvedené podmínky TRUE.

Krok 3: Vytvoření čekajících úloh pomocí různých parametrů

Pokud chcete všechny nevyřízené úkoly určité kategorie nebo všechny naléhavé nevyřízené úkoly. Nebo třeba důležité/nedůležité úkoly. Chcete-li je získat v nové tabulce, postupujte podle následujících kroků.

• Nejprve vytvořte nový list a vytvořte v něm všechny záhlaví. Pojmenujme tento list. Nevyřízené úkoly podle kategorií .

• Nyní vyberte buňku D4 a přejděte do Data
• V rámci Datové nástroje vyberte skupinu Ověřování dat .

• Dále v Ověřování dat vybrat pole Seznam pod Povolit v Nastavení tab.

• Nyní vyberte různé hodnoty kategorie z Tabulky a stiskněte Vstupte na Pak klikněte na OK .

• Vyberte z ní kategorii.
• Poté vyberte buňku B7 a zapište následující vzorec.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Není hotovo")*(AllTaskList!D:D="Nevyřízené úkoly podle kategorie"!D4))

• Nyní stiskněte Vstupte na . Zobrazí se všechny hodnoty s vybranou kategorií.

Podobně můžete změnit kategorii v buňce D4 zobrazit nevyřízené úkoly jiných kategorií. Od této chvíle se bude seznam automaticky aktualizovat.

Podobně můžete vytvářet čekající úkoly podle naléhavosti a důležitosti těchto úkolů.

Krok 4: Vytvoření seznamu podrobností o úkolech

Nyní si vytvoříme tabulku, abychom se dozvěděli podrobnosti o jednom konkrétním úkolu, který chceme. Podle následujících kroků se dozvíte, jak takové tabulky vytvářet. Dosáhneme toho s pomocí na Funkce VLOOKUP a v posledním případě . Funkce IF .

• Nejprve vytvořte novou tabulku, Pojmenujme ji Podrobnosti o úkolu .
• Poté vyberte podrobnosti a orientaci grafu obsahujícího vaše podrobnosti.

• Nyní zadejte do buňky pořadové číslo C4 .
• Pak přejděte do buňky C6 a typ:

• Poté přejděte do buňky C7 a zapište následující vzorec. Nyní stiskněte Vstupte na .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Podobně přejděte do buňky C8 a zapište následující vzorec. Poté stiskněte Vstupte na .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Podobným způsobem přejděte do buňky C9 a zapište následující vzorec. A pak stiskněte tlačítko Vstupte.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Pak přejděte do buňky C10 a zapište následující vzorec. A pak stiskněte tlačítko Vstupte.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Nakonec přejděte do buňky C11, zapište následující vzorec a stiskněte Vstupte na .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Hotovo", "Dokončeno", "Probíhá")

Díky tomu můžete snadno zobrazit podrobnosti o úkolu z tabulky.

Pokud změníte sériové číslo v buňce C4 , můžete si prohlédnout podrobnosti o tomto konkrétním úkolu.

🔍 Rozdělení vzorce

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Hotovo", "Dokončeno", "Probíhá")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) hledá hodnotu v buňce C4 v 6. sloupci původního souboru dat s názvem "Tasklist". .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Hotovo", "Dokončeno", "Probíhá") zkontroluje, zda hodnota, která se objevila, je "Hotovo". Pokud je to tato hodnota, pak vypíše "Dokončeno", v opačném případě jde o hodnotu "Probíhá".

Krok 5: Vytvoření dynamické zprávy v nástroji Task Tracker

Nyní přejdeme k další části, abychom vytvořili souhrn původního souboru dat a vizualizovali jej pomocí grafů pro dokončené a nedokončené úlohy. Zde použijeme vzorec pro počítání a přidáme několik grafů pomocí nástrojů aplikace Excel. COUNTIFS a SUM se v tomto kroku budou hodit funkce.

• Nejprve vytvořte novou tabulku. Pojmenujme ji Souhrn .
• Poté vytvořte datovou sadu, ve které oddělíte dokončené a nedokončené úkoly pro různé kategorie.

• Nyní jděte do cely C5 v tabulce a zapište následující vzorec a poté stiskněte tlačítko Vstupte na .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Nyní opět vyberte buňku. A poté klikněte na ikonu rukojeti výplně a přetáhněte ji dolů, aby se vzorec vyplnil pro zbytek kategorií.

• Poté klikněte na ikonu rukojeti výplně a přetáhněte ji doprava, abyste stejným vzorcem vyplnili buňky dalšího sloupce.

• Nyní napište do buňky následující vzorec E5 . A pak stiskněte Vstupte na .

=SUMA(C5:D5)

• Opět vyberte buňku, klikněte na ikonu rukojeti výplně a přetáhněte ji dolů.

• Podobně opět vyberte buňku, klikněte na ikonu rukojeti výplně a přetáhněte ji dolů na konec sloupce.

• Podobným způsobem a podle stejného vzorce zjistěte celkový počet splněných a nesplněných úkolů v buňkách C9 a D9 .

• Po určitém formátování bude výsledné shrnutí vypadat takto.

• Dále vyberte rozsah B5:E9 a přejděte do Vložte Na kartě vyberte možnost Doporučený graf .

• V důsledku toho se Vložit graf otevře se okno. Nyní přejděte do pole Všechny grafy v něm.
• Poté vyberte požadovaný graf. Pro ukázku použijeme sloupcový graf. Chcete-li to provést, vyberte možnost Sloupec zleva a vyberte graf zprava, jak je znázorněno na obrázku níže.

• Poté klikněte na OK . V důsledku toho se zobrazí sloupcový graf.

• Po několika úpravách bude graf vypadat následovně.

• Chcete-li vložit koláčový graf pro dokončené úkoly, vyberte v datovém souboru sloupec kategorie a sloupec "Hotovo".

• Nyní přejděte na Vložte a vyberte možnost Doporučený graf z Grafy

• Poté v Vložit graf přejděte do pole, které se zobrazilo. Všechny grafy a vyberte možnost Koláč z levé strany rámečku. Z pravé strany vyberte požadovaný koláčový graf.

• Nakonec klikněte na OK a v horní části tabulky se objeví koláčový graf. Pokud změníte styl grafu, bude vypadat nějak takto.

• Stejným způsobem můžete postupovat i po výběru sloupce "Kategorie" a sloupce "Nedokončeno" a získat koláčový graf nedokončených úkolů.

• Nakonec grafy s datovou sadou uspořádejte tak, aby vypadaly příjemně a abyste si díky datové sadě mohli snadno udělat představu o svém sledovači úkolů.

Pokud v původním souboru dat vytvořeném v prvním kroku cokoli změníte, všechna data v ostatních listech a grafech se nyní automaticky aktualizují. Pomocí těchto jednoduchých způsobů můžete v aplikaci Excel vytvořit nástroj pro sledování úkolů.

Přečtěte si více: Vytvoření plně funkčního seznamu úkolů v aplikaci Excel (4 praktické metody)

Závěr

Toto byl postup krok za krokem k vytvoření nástroje pro sledování úkolů v aplikaci Excel. Doufám, že vám tento průvodce přišel užitečný a informativní. Pokud máte nějaké dotazy nebo návrhy, dejte nám vědět níže. Další podobné průvodce najdete na adrese Exceldemy.com .