Як стварыць трэкер задач у Excel (спампаваць бясплатны шаблон)

Hugh West

16-10-2023 Асновы Excel
  • Падзяліцца Гэтым
Hugh West

Хоць у Excel няма непасрэднага інструмента для адсочвання задач, мы можам выкарыстоўваць камбінацыю розных функцый і формул для стварэння ўласнага дынамічнага адсочвання задач. Гэты падручнік пакажа вам хуткія і простыя крокі па наладжванні вашага трэкера задач са справаздачамі аб яго бягучым стане ў Excel.

Спампаваць шаблон

Спампуйце трэкер задач, створаны ў гэтым прыкладзе, з спасылка ніжэй. Вы ўжо можаце выкарыстоўваць яго ў якасці трэкера задач або ў якасці эталона для апісаных ніжэй крокаў.

Task Tracker Template.xlsx

Пакрокавая працэдура стварэння трэкера задач у Excel

Выканайце наступныя 5 крокаў, каб стварыць уласны трэкер задач у Excel. Кожны крок падрабязна апісаны ў асобным падраздзеле.

Крок 1: Стварыце набор даных для адсочвання задач у Excel

Спачатку мы створым набор даных, які павінен аўтаматычна абнаўляцца . Мы складзем спіс задач з іх запісам і назвай у адпаведнасці з катэгорыяй, тэрміновасцю, важнасцю і статусам выканання. Выканайце наступныя дзеянні, каб зрабіць набор даных дынамічным, каб пры даданні новай задачы ён аўтаматычна абнаўляўся ў табліцы.

  • Спачатку мы выбіраем наступныя загалоўкі ў наборы даных.

  • Затым выбіраем ячэйку B5 і пераходзім да Галоўная старонка Цяпер абярыце Умоўнае фарматаванне на ўкладцы Стылі і абярыце Новае правіла са выпадальнага спісуспіс.

  • Далей у полі Новае правіла фарматавання выберыце Фарматаваць толькі ячэйкі, якія змяшчаюць у Выберыце тып правіла Затым выберыце значэнне ячэйкі як не роўнае і абярыце пустую ячэйку для значэння. Калі вы скончыце тут, націсніце Фарматаваць .

  • Цяпер перайдзіце на ўкладку Мяжа у полі Фарматаваць вочкі і абярыце мяжу Контур , як паказана на малюнку.

  • Пасля гэтага націсніце ОК у абодвух палях.
  • Цяпер перайдзіце на ўкладку Галоўная з выбранай адфарматаванай ячэйкай і абярыце Масляр фармату .

  • Пасля гэтага выберыце вобласць, дзе вы хочаце захаваць набор даных.
  • Давайце назавём электронную табліцу AllTaskList . А потым стварыце новую з назвай Табліцы .
  • Стварыце тут розныя значэнні для катэгорый, тэрміновасці, важнасці і статусу.

  • Зараз вярніцеся да аркуша AllTaskList і абярыце ячэйку D5 .
  • Затым перайдзіце да Дадзеныя і выберыце Праверка даных з групы Інструменты даных .

  • У выніку Праверка даных выскачыць поле. Цяпер перайдзіце на ўкладку Настройкі і абярыце Спіс у Дазволіць .

  • Затым выберыце поле Крыніца , а затым выберыце розныя значэнні з Табліц

  • Пасля гэтага націсніцена ОК у Праверка даных
  • Такім чынам, у выбраную ячэйку будзе дададзены спіс з катэгорыямі. Выберыце для яго адпаведную катэгорыю.

  • Аналагічным чынам дадайце спісы пад іншымі слупкамі з дапамогай іншага аркуша. А затым выберыце іх значэнні.

  • Цяпер запоўніце ўсе заданні ў наборы даных. У гэты момант фарматы будуць аўтаматычна дададзены і скапіраваны спісы, створаныя Праверкай даных для наступных радкоў. Запоўнены спіс будзе выглядаць прыкладна так.

Вы таксама можаце дадаць больш задач пазней.

  • Нарэшце, выберыце слупкі B:G, і ў полі імя напішыце назву набору даных, скажам, Спіс задач .

Пераходзьце да наступных крокаў зараз, каб атрымаць больш упарадкаваныя даныя з гэтага набору даных.

Крок 2: Стварыце новы аркуш для адсочвання незавершаных задач з набору даных

Цяпер нам трэба арганізаваць нявыкананыя заданні, магчыма, на аснове катэгорый або іншых параметраў, якія вы хочаце. Нам спатрэбіцца выкарыстанне функцыі FILTER і ў залежнасці ад таго, як вы гэтага хочаце, функцыі SORT .

  • Спачатку стварыце новую электронную табліцу для гэтай мэты . І давайце назавем гэта Задачы, якія чакаюць выканання . Размясціце тут загалоўкі, як зыходны набор даных.

  • Цяпер абярыце ячэйку B5 і запішыце наступнаеформула.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

  • Зараз націсніце Enter на клавіятуры. У выніку вы будзеце мець усе незавершаныя задачы тут, у гэтай электроннай табліцы.

  • Як правіла, гэта будзе адсартаваны як парадкавы нумар. Калі вы хочаце, каб ён быў адсартаваны па іншых параметрах, вам спатрэбіцца функцыя SORT . Для сартавання па катэгорыях замест гэтага выкарыстоўвайце наступную формулу ў ячэйцы B5 .

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

  • А потым націсніце Enter на клавіятуры. У вас будуць невыкананыя задачы, адсартаваныя па катэгорыях.

🔍 Разбор формулы

=FILTER(TaskList,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Не зроблена”))

👉 AllTaskList!B:B0 гэта формула для выражэння ўмовы і вяртае лагічнае значэнне.

👉 Падобным чынам AllTaskList!G:G=”Not Done” з'яўляецца ўмовай і вяртае лагічнае значэнне.

👉 FILTER(TaskList,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) вяртае ўсе значэнні радкоў, дзе абодва вышэйпералічаныя ўмовы былі TRUE.

Крок 3: Стварыце незавершаныя задачы з выкарыстаннем розных параметраў

Калі вы хочаце, каб усе чаканыя задачы пэўнай катэгорыі або ўсе тэрміновыя чакаючыя задачы. Або, магчыма, важныя/неважныя задачы. Каб атрымаць іх у новай электроннай табліцы, выканайце наступныя дзеянні.

  • Спачатку стварыце новы аркуш і стварыце ў ім усе загалоўкі. Давайце назавем аркуш Задачы, якія чакаюць выкананняКатэгорыя .

  • Зараз абярыце ячэйку D4 і перайдзіце да Даныя
  • У групе Інструменты даных выберыце Праверка даных .

  • Далей у у полі Праверка даных выберыце Спіс у Дазволіць на ўкладцы Настройкі .

  • Цяпер выберыце розныя значэнні катэгорый на аркушы Табліцы і націсніце Enter . Затым націсніце ОК .

  • Выберыце ў ёй катэгорыю.
  • Пасля гэтага абярыце ячэйку B7 і запішыце наступную формулу.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

  • Цяпер націсніце Enter . Вы ўбачыце ўсе значэнні з абранай вамі катэгорыяй.

Аналагічным чынам вы можаце змяніць катэгорыю ў ячэйцы D4 , каб убачыць невыкананыя заданні іншых катэгорый. З гэтага часу спіс будзе абнаўляцца аўтаматычна.

Аналагічным чынам вы можаце ствараць задачы, якія чакаюць выканання, у залежнасці ад тэрміновасці і важнасці гэтых задач.

Крок 4: Стварыце дэталі задачы. Спіс

Цяпер мы створым электронную табліцу, каб ведаць падрабязнасці адной канкрэтнай задачы, якую мы жадаем. Выканайце наступныя дзеянні, каб даведацца, як стварыць такія электронныя табліцы. Мы зробім гэта з дапамогай функцыі VLOOKUP і ў апошнім выпадку функцыі IF .

  • Перш за ўсё, стварыце новую электронную табліцу, назавем яе Падрабязнасці задачы .
  • Затым выберыце дэталі іарыентацыя дыяграмы, якая змяшчае вашу інфармацыю.

  • Цяпер увядзіце парадкавы нумар у ячэйку C4 .
  • Затым перайдзіце ў ячэйку C6 і ўвядзіце:
=C4

  • Пасля гэтага , перайдзіце ў ячэйку C7 і запішыце наступную формулу. Цяпер націсніце Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

  • Падобным чынам перайдзіце да ячэйкі C8 і запішыце наступную формулу. Затым націсніце Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

  • Падобным чынам перайдзіце да ячэйкі C9 і запішыце наступную формулу. Затым націсніце Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

  • Затым перайдзіце да ячэйкі C10 і запішыце наступную формулу. Затым націсніце Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

  • Нарэшце, перайдзіце да ячэйкі C11, запішыце наступную формулу і націсніце Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

У выніку вы можаце лёгка бачыць падрабязнасці задачы з электроннай табліцы.

Калі вы зменіце серыйны нумар у ячэйцы C4 , вы можаце ўбачыць падрабязнасці гэтай канкрэтнай задачы.

🔍 Разбіўка формула

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Гатова”,”Завершана”,”Выконваецца праца”)

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) шукае значэнне ў ячэйцы C4 у 6-м слупку зыходнага набору даных пад назвай «Tasklist» .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Done”,”Completed”,”Work Progress”) правярае, ці з'яўляецца значэнне, якое з'явілася, "Done". Калі гэта значэнне, то друкуецца «Завершана», у адваротным выпадку ідзе значэнне «Выконваецца праца».

Крок 5: Стварэнне дынамічнай справаздачы на ​​сістэме адсочвання задач

Цяпер да наступнага частка для стварэння рэзюмэ зыходнага набору даных і візуалізацыі яго з дапамогай графікаў для поўных і няпоўных задач. Мы збіраемся выкарыстаць формулу для падліку гэтага і дадаць некалькі графікаў з дапамогай інструментаў Excel. Функцыі COUNTIFS і SUM спатрэбяцца на гэтым этапе.

  • Спачатку стварыце новую электронную табліцу. Давайце назавем гэта Зводка .
  • Затым стварыце набор даных для падзелу выкананых і нявыкананых задач для розных катэгорый.

  • Цяпер перайдзіце ў ячэйку C5 у электроннай табліцы і запішыце наступную формулу, а затым націсніце Enter .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

  • Цяпер зноў вылучыце ячэйку. Затым націсніце і перацягніце значок ручкі запаўнення ўніз, каб запоўніць формулу для астатніх катэгорый.

  • Пасля гэтага націсніце і перацягніце значок маркера запаўнення справа, каб запоўніць ячэйкі наступнага слупка той жа формулай.

  • Цяпер напішыце наступную формулу ў ячэйцы E5 . Затым націсніце Enter .

=SUM(C5:D5)

  • Зноў вылучыце ячэйку, націсніце і перацягнуцьзначок маркера запаўнення ўніз.

  • Аналагічным чынам выберыце ячэйку яшчэ раз і націсніце і перацягніце значок маркера запаўнення ўніз да канца слупка.

  • Аналагічным спосабам і той жа формулай знайдзіце агульную колькасць выкананых і невыкананых задач у ячэйках C9 і D9 .

  • І пасля некаторага фарматавання канчатковае рэзюмэ будзе выглядаць так.

  • Далей абярыце дыяпазон B5:E9 і перайдзіце да Уставіць На ўкладцы выберыце Рэкамендаваная дыяграма .

  • У выніку адкрыецца поле Уставіць дыяграму . Цяпер перайдзіце на ўкладку Усе дыяграмы .
  • Затым выберыце патрэбную дыяграму. Для дэманстрацыі мы выкарыстоўваем слупковы дыяграму. Каб зрабіць гэта, абярыце Слупок злева і выберыце дыяграму справа, як паказана на малюнку ніжэй.

  • Пасля гэтага націсніце ОК . У выніку з'явіцца слупковая дыяграма.

  • Нарэшце, пасля некаторых змяненняў дыяграма будзе выглядаць прыкладна так.

  • Каб уставіць кругавую дыяграму для выкананых заданняў, выберыце слупок катэгорыі і слупок «Гатова» ў наборы даных.

  • Цяпер перайдзіце на ўкладку Уставіць і выберыце Рэкамендаваная дыяграма з Дыяграмы

  • Пасля гэтага ў полі Уставіць дыяграму , якое з'явілася, перайдзіце да Усе дыяграмы і выберыце Пірог з левага боку поля. Выберыце патрэбную кругавую дыяграму справа.

  • Нарэшце націсніце ОК і ў вас з'явіцца кругавая дыяграма у верхняй частцы электроннай табліцы. Калі вы зменіце стыль дыяграмы, гэта будзе выглядаць прыкладна так.

  • Зноў жа, вы можаце выканаць тую ж працэдуру пасля выбару «Катэгорыя» слупок і слупок «Не зроблена» і атрымаеце кругавую дыяграму для нявыкананых задач.

  • Нарэшце, перастаўце дыяграмы з наборам даных так, каб выглядае прыемна, і вы можаце лёгка атрымаць уяўленне з наборам даных аб вашым трэкеры задач.

Калі вы зменіце што-небудзь у зыходным наборы даных, створаным на першым этапе, усе даных у іншых аркушах і дыяграмы будуць абнаўляцца аўтаматычна. З дапамогай гэтых простых спосабаў вы можаце стварыць трэкер задач у Excel.

Больш падрабязна: Стварыце цалкам функцыянальны спіс спраў у Excel (4 зручныя метады)

Выснова

Гэта быў пакрокавы працэс стварэння трэкера задач у Excel. Спадзяюся, вы знайшлі гэта кіраўніцтва карысным і інфарматыўным. Калі ў вас ёсць якія-небудзь пытанні ці прапановы, паведаміце нам аб гэтым ніжэй. Для атрымання дадатковых даведнікаў наведайце Exceldemy.com .

Папярэдняя публікацыя Як прымяніць функцыю COUNTIF у Excel з некалькімі крытэрыямі
Наступны пост Як адфарматаваць лік у тысячах K і мільёнах M у Excel (4 спосабы)

Х'ю Уэст з'яўляецца вельмі дасведчаным трэнерам і аналітыкам Excel з больш чым 10-гадовым вопытам работы ў галіны. Ён мае ступень бакалаўра ў галіне бухгалтарскага ўліку і фінансаў і ступень магістра дзелавога адміністравання. Х'ю захапляецца навучаннем і распрацаваў унікальны падыход да навучання, які лёгка прытрымлівацца і зразумець. Яго экспертныя веды Excel дапамаглі тысячам студэнтаў і спецыялістаў па ўсім свеце палепшыць свае навыкі і атрымаць поспех у сваёй кар'еры. Праз свой блог Х'ю дзеліцца сваімі ведамі з усім светам, прапаноўваючы бясплатныя падручнікі па Excel і онлайн-трэнінгі, каб дапамагчы прыватным асобам і прадпрыемствам цалкам раскрыць свой патэнцыял.