Хотя прямого инструмента для отслеживания задач в Excel не существует, мы можем использовать комбинацию различных функций и формул для создания собственного динамического трекера задач. В этом руководстве мы покажем вам быстрые и простые шаги по настройке трекера задач с отчетами о его текущем состоянии в Excel.

Скачать шаблон

Загрузите созданный в этом примере трекер задач по ссылке ниже. Вы можете уже использовать его в качестве своего трекера задач или использовать его как справочник для описанных ниже шагов.

Шаблон для отслеживания задач.xlsx

Пошаговая процедура создания трекера задач в Excel

Выполните следующие 5 шагов, чтобы создать собственный трекер задач в Excel. Каждый шаг подробно описан в отдельном подразделе.

Шаг 1: Создайте набор данных для программы отслеживания задач в Excel

Сначала мы создадим набор данных, который должен автоматически обновляться. Мы создадим список задач с их записью и названием, с указанием категории, срочности, важности и статуса завершения. Выполните следующие шаги, чтобы сделать набор данных динамичным, чтобы при добавлении новой задачи он автоматически обновлялся в таблице.

• Сначала мы выбираем следующие заголовки в наборе данных.

• Затем выберите ячейку B5 и отправляйтесь в Главная Теперь выберите Условное форматирование из Стили вкладку и выберите Новое правило из выпадающего списка.

• Далее, в Новое правило форматирования выберите Форматируйте только те ячейки, которые содержат в Выберите тип правила Затем выберите значение ячейки как не равный и выберите пустую ячейку для значения. Как только вы закончите, нажмите кнопку Формат .

• Теперь перейдите к Граница на вкладке Форматирование ячеек поле и выберите Конспект границу, как показано на рисунке.

• После этого нажмите на кнопку OK в обоих ящиках.
• Теперь перейдите к Главная вкладку с выделенной форматированной ячейкой и выберите Художник по форматам .

• После этого выберите область, в которой вы хотите сохранить набор данных.
• Назовем электронную таблицу AllTaskList . А затем создайте новый с именем Таблицы .
• Создайте здесь различные значения для категорий, срочности, важности и статуса.

• Теперь вернитесь к AllTaskList лист и выберите ячейку D5 .
• Затем перейдите к Данные вкладку и выберите Валидация данных из Инструменты данных группа.

• В результате Валидация данных появится окно. Теперь перейдите к Настройки вкладку и выберите Список по адресу Разрешить .

• Затем выберите Источник поле, а затем выберите различные значения из Таблицы

• После этого нажмите на кнопку OK в Валидация данных
• Соответственно, в выделенной ячейке появится окно списка с категориями. Выберите для него подходящую категорию.

• Аналогично добавьте поля со списками под другими столбцами с помощью другого листа. А затем выберите их значения.

• Теперь заполните все задания в наборе данных. На этом этапе форматы будут автоматически добавлены и скопируют списки, созданные Валидация данных для следующих строк. Заполненный список будет выглядеть примерно так.

В дальнейшем можно добавлять и другие задачи.

• Наконец, выберите столбцы B:G, и в поле name напишите имя набора данных, допустим, Список задач .

Переходите к следующим шагам, чтобы получить более упорядоченные данные из этого набора данных.

Шаг 2: Создание нового листа для отслеживания отложенных задач из набора данных

Теперь нам нужно организовать незавершенные задачи, возможно, на основе категорий или других параметров, которые вы хотите. Нам понадобится использование функция ФИЛЬТР и в зависимости от того, как вы хотите функция SORT .

• Сначала создайте новую электронную таблицу для этой цели. И давайте назовем ее Отложенные задачи Запишите заголовки, как в исходном наборе данных здесь.

• Теперь выберите ячейку B5 и запишите следующую формулу.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Теперь нажмите Войти на клавиатуре. В результате у вас появятся все отложенные задачи в этой электронной таблице.

• Как правило, он будет отсортирован по серийному номеру. Если вы хотите, чтобы он был отсортирован по другим параметрам, сначала вам понадобится параметр СОРТ функция. Для сортировки по категориям используйте следующую формулу в ячейке B5 вместо этого.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• А затем нажмите Войти на клавиатуре. Вы получите отложенные задачи, отсортированные по категориям.

🔍 Разбивка формулы

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

👉 AllTaskList!B:B0 представляет собой формулу для выражения условия и возвращает булево значение.

👉 Аналогично, AllTaskList!G:G="Не выполнено" является условием и возвращает булево значение.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")) возвращает все значения строк, где оба вышеуказанных условия были TRUE.

Шаг 3: Создание отложенных задач с использованием различных параметров

Если вам нужны все отложенные задачи определенной категории или все срочные отложенные задачи. Или важные/неважные задачи. Чтобы получить их в новой электронной таблице, выполните следующие действия.

• Сначала создайте новый лист и создайте в нем все заголовки. Давайте назовем этот лист Отложенные задачи по категориям .

• Теперь выберите ячейку D4 и отправляйтесь в Данные
• Под Инструменты данных группу, выберите Валидация данных .

• Далее, в Валидация данных выбор поля Список по адресу Разрешить в Настройки вкладка.

• Теперь выберите различные значения категорий из Таблицы лист и нажмите Войти Затем нажмите на OK .

• Выберите категорию из списка.
• После этого выберите ячейку B7 и запишите следующую формулу.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Теперь нажмите Войти Вы увидите все значения с выбранной категорией.

Аналогично, вы можете изменить категорию в ячейке D4 чтобы увидеть невыполненные задания других категорий. Впредь список будет обновляться автоматически.

Аналогичным образом можно создавать отложенные задачи по срочности и важности этих задач.

Шаг 4: Построение списка деталей задачи

Теперь мы создадим электронную таблицу, чтобы узнать подробности одной конкретной задачи, которую мы хотим решить. Следуйте этим шагам, чтобы увидеть, как создавать такие электронные таблицы. Мы выполним это с помощью сайт Функция VLOOKUP и в последнем случае сайт функция IF .

• Прежде всего, создайте новую электронную таблицу, назовем ее Детали задания .
• Затем выберите детали и ориентацию графика, содержащего ваши детали.

• Теперь введите серийный номер в ячейку C4 .
• Затем перейдите в камеру C6 и типа:

• После этого перейдите в ячейку C7 и запишите следующую формулу. Теперь нажмите Войти .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Аналогично, перейдите в ячейку C8 и запишите следующую формулу. Затем нажмите Войти .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Аналогичным образом перейдите к ячейке C9 и запишите следующую формулу. Затем нажмите кнопку Войдите.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Затем перейдите в камеру C10 и запишите следующую формулу. Затем нажмите кнопку Войдите.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Наконец, перейдите в ячейку C11, запишите следующую формулу, а затем нажмите Войти .

=IF(VLOOKUP($C$4,Список задач,6)="Выполнено", "Завершено", "Работа в процессе")

В результате вы сможете легко просматривать детали задачи из электронной таблицы.

Если вы измените серийный номер в ячейке C4 Вы можете просмотреть детали этой конкретной задачи.

🔍 Разбивка формулы

=IF(VLOOKUP($C$4,Список задач,6)="Выполнено", "Завершено", "Работа в процессе")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) ищет значение в ячейке C4 в 6-м столбце исходного набора данных под названием "Список задач" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Список задач,6)="Выполнено", "Завершено", "Работа в процессе") проверяет, является ли появившееся значение "Выполнено". Если это значение, то печатает "Завершено", в противном случае выводит значение "Работа в процессе".

Шаг 5: Создание динамического отчета на Task Tracker

Теперь переходим к следующей части, чтобы создать сводку исходного набора данных и визуализировать ее с помощью графиков для завершенных и незавершенных задач. Мы будем использовать формулу для подсчета и добавим несколько графиков с помощью инструментов Excel здесь. КОУНТИФЫ и SUM функции пригодятся на этом этапе.

• Сначала создайте новую электронную таблицу. Назовем ее Резюме .
• Затем создайте набор данных для разделения завершенных и незавершенных задач для различных категорий.

• Теперь идите в камеру C5 в электронной таблице и запишите следующую формулу, а затем нажмите кнопку Войти .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Теперь снова выберите ячейку. А затем нажмите и перетащите значок ручки заполнения вниз, чтобы заполнить формулу для остальных категорий.

• После этого нажмите и перетащите значок ручки заполнения вправо, чтобы заполнить ячейки следующего столбца той же формулой.

• Теперь запишите следующую формулу в ячейке E5 . А затем нажмите Войти .

=SUM(C5:D5)

• Снова выделите ячейку, нажмите и перетащите значок ручки заливки вниз.

• Аналогично, снова выделите ячейку, нажмите и перетащите значок ручки заливки вниз до конца столбца.

• Аналогичным образом и по той же формуле найдите общее количество выполненных и невыполненных задач в ячейках C9 и D9 .

• И после некоторого форматирования окончательное резюме будет выглядеть следующим образом.

• Затем выберите диапазон B5:E9 и отправляйтесь в Вставка На вкладке выберите Рекомендуемая диаграмма .

• В результате Вставить диаграмму откроется окно. Теперь перейдите в раздел Все диаграммы вкладку в нем.
• Затем выберите предпочтительный график. Для демонстрации мы используем столбчатый график. Для этого выберите Колонка слева и выберите график справа, как показано на рисунке ниже.

• После этого нажмите на OK В результате появится столбчатая диаграмма.

• Наконец, после некоторых модификаций график будет выглядеть примерно так.

• Чтобы вставить круговую диаграмму для выполненных задач, выберите столбец категории и столбец "Выполнено" в наборе данных.

• Теперь перейдите к Вставка вкладку и выберите Рекомендуемая диаграмма из Графики

• После этого в Вставить диаграмму в появившемся окне, перейдите к Все диаграммы вкладку и выберите Пирог в левой части окна. Выберите нужную круговую диаграмму в правой части.

• Наконец, нажмите на OK и у вас появится круговая диаграмма в верхней части электронной таблицы. Если вы измените стиль диаграммы, она будет выглядеть примерно так.

• Затем можно проделать ту же процедуру, выбрав столбец "Категория" и столбец "Не выполнено", и получить круговую диаграмму для незавершенных задач.

• Наконец, перестройте графики с набором данных так, чтобы они выглядели приятно, и вы могли легко получить представление с помощью набора данных о вашем трекере задач.

Если вы измените что-либо в исходном наборе данных, созданном на первом этапе, все данные на других листах и диаграммы теперь будут обновляться автоматически. С помощью этих простых способов вы можете создать трекер задач в Excel.

Читать далее: Создание полнофункционального списка дел в Excel (4 удобных метода)

Заключение

Это был пошаговый процесс создания трекера задач в Excel. Надеюсь, вы нашли это руководство полезным и информативным. Если у вас есть вопросы или предложения, сообщите нам об этом ниже. Для других руководств, подобных этому, посетите сайт Exceldemy.com .