Bagaman walang direktang tool upang subaybayan ang mga gawain sa Excel, maaari kaming gumamit ng kumbinasyon ng iba't ibang mga function at formula upang lumikha ng sarili naming dynamic na tagasubaybay ng gawain. Ipapakita sa iyo ng tutorial na ito ang mabilis at madaling hakbang upang i-set up ang iyong task tracker na may mga ulat sa kasalukuyang status nito sa Excel.

I-download ang Template

I-download ang task tracker na ginawa sa halimbawang ito mula sa ang link sa ibaba. Magagamit mo na ito bilang iyong tagasubaybay ng gawain o gamitin ito bilang sanggunian para sa mga hakbang na inilalarawan sa ibaba.

Task Tracker Template.xlsx

Hakbang-hakbang na Pamamaraan sa Gumawa ng Task Tracker sa Excel

Sundin ang 5 hakbang na ito sa ibaba upang lumikha ng sarili mong task tracker sa Excel. Ang bawat hakbang ay inilalarawan nang detalyado sa sarili nitong sub-section.

Hakbang 1: Gumawa ng Dataset para sa Task Tracker sa Excel

Sa una, gagawa kami ng dataset, na dapat ay awtomatikong naa-update . Gagawa kami ng listahan ng gawain kasama ang kanilang entry at pangalan, kasunod ng kategorya, pagkaapurahan, kahalagahan at katayuan ng pagkumpleto Sundin ang mga hakbang na ito upang gawing dynamic ang dataset nang sa gayon kapag nagdagdag ka ng bagong gawain ay awtomatiko itong nag-a-update sa talahanayan.

• Una, pipiliin namin ang mga sumusunod na header sa dataset.

• Pagkatapos ay piliin ang cell B5 at pumunta sa ang Home Ngayon piliin ang Conditional Formatting mula sa tab na Mga Estilo at piliin ang Bagong Panuntunan mula sa drop-drop downlistahan.

• Susunod, sa kahon ng Bagong Panuntunan sa Pag-format , piliin ang I-format lamang ang mga cell na naglalaman ng sa Pumili ng Uri ng Panuntunan Pagkatapos ay piliin ang halaga ng cell bilang hindi katumbas ng at pumili ng isang blangkong cell para sa halaga. Kapag tapos ka na dito, mag-click sa Format .

• Ngayon, pumunta sa tab na Border sa Format Cells box at piliin ang Outline border gaya ng ipinapakita sa figure.

• Pagkatapos noon mag-click sa OK sa parehong mga kahon.
• Ngayon pumunta sa tab na Home na may napiling naka-format na cell at piliin ang Format Painter .

• Pagkatapos noon, pumili ng lugar kung saan mo gustong panatilihin ang dataset.
• Pangalanan natin ang spreadsheet AllTaskList . At pagkatapos ay gumawa ng bago na may pangalang Mga Talahanayan .
• Gumawa ng iba't ibang halaga para sa mga kategorya, apurahan, kahalagahan, at katayuan dito.

• Ngayon bumalik sa AllTaskList sheet at piliin ang cell D5 .
• Pagkatapos ay pumunta sa Data tab at piliin ang Data Validation mula sa Data Tools grupo.

• Bilang resulta, ang Pagpapatunay ng Data ay lalabas ang kahon. Pumunta ngayon sa tab na Mga Setting at piliin ang Listahan sa ilalim ng Payagan .

• Pagkatapos ay piliin ang field na Source at pagkatapos ay piliin ang iba't ibang value mula sa Tables

• Pagkatapos noon i-clicksa OK sa Pagpapatunay ng Data
• Dahil dito, ang isang kahon ng listahan ay idaragdag kasama ang mga kategorya sa napiling cell. Piliin ang naaangkop na kategorya para dito.

• Katulad nito, magdagdag ng mga list box sa ilalim ng iba pang column sa tulong ng kabilang sheet. At pagkatapos ay piliin ang kanilang mga halaga.

• Ngayon, punan ang lahat ng mga gawain sa dataset. Sa puntong ito, awtomatikong idaragdag ang mga format at kokopyahin ang mga listahang ginawa ng Pagpapatunay ng Data para sa mga susunod na row. Magiging ganito ang hitsura ng nakumpletong listahan.

Maaari ka ring magdagdag ng higit pang mga gawain sa ibang pagkakataon.

• Sa wakas, pumili ng mga column B:G, at sa box ng pangalan, isulat ang pangalan ng dataset, Sabihin nating, Tasklist .

Pumunta sa mga susunod na hakbang ngayon upang makakuha ng mas organisadong data mula sa dataset na ito.

Hakbang 2: Gumawa ng Bagong Sheet para Subaybayan ang Mga Nakabinbing Gawain mula sa Dataset

Ngayon kailangan nating ayusin ang mga hindi kumpletong gawain, baka base sa mga kategorya o iba pang parameter na gusto mo. Kakailanganin namin ang paggamit ng ang FILTER function at depende sa kung paano mo ito gusto ang SORT function .

• Una, lumikha ng bagong spreadsheet para sa layuning ito . At pangalanan natin itong Mga Nakabinbing Gawain . Ibaba ang mga header tulad ng orihinal na dataset dito.

• Ngayon piliin ang cell B5 at isulat ang sumusunodformula.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Ngayon pindutin ang Enter sa iyong keyboard. Bilang resulta, magkakaroon ka ng lahat ng nakabinbing gawain dito sa spreadsheet na ito.

• Sa pangkalahatan, ito ay pagbubukod-bukod bilang isang serial number. Kung gusto mo itong pagbukud-bukurin ayon sa iba pang mga parameter, kailangan mo muna ang SORT function. Para sa pag-uuri ayon sa kategorya, gamitin ang sumusunod na formula sa cell B5 sa halip.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• At pagkatapos ay pindutin ang Enter sa iyong keyboard. Ipapaayos mo ang mga nakabinbing gawain ayon sa kategorya.

🔍 Breakdown ng Formula

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Hindi Tapos”))

👉 AllTaskList!B:B0 ay isang formula upang magpahayag ng kundisyon at nagbabalik ng boolean value.

👉 Katulad nito, AllTaskList!G:G=”Not Done” ay isang kundisyon at nagbabalik ng boolean value.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) ibinabalik ang lahat ng row value kung saan ang parehong mga kundisyon sa itaas ay TOTOO.

Hakbang 3: Gumawa ng Mga Nakabinbing Gawain Gamit ang Iba't ibang Parameter

Kung gusto mo ang lahat ng nakabinbing gawain ng isang partikular na kategorya o lahat ng mga kagyat na nakabinbing gawain. O Mahalaga/Hindi importanteng gawain siguro. Upang makuha ang mga iyon sa isang bagong spreadsheet, sundin ang mga hakbang na ito.

• Una, lumikha ng bagong sheet at gawin ang lahat ng mga header sa loob nito. Pangalanan natin ang sheet na Mga Nakabinbing Gawain niKategorya .

• Ngayon, piliin ang cell D4 at pumunta sa Data
• Sa ilalim ng Data Tools grupo, piliin ang Data Validation .

• Susunod, sa ang Pagpapatunay ng Data kahong piliin ang Ilista sa ilalim ng Payagan sa tab na Mga Setting .

• Ngayon pumili ng iba't ibang mga halaga ng kategorya mula sa Tables sheet at pindutin ang Enter . Pagkatapos ay mag-click sa OK .

• Pumili ng kategorya mula rito.
• Pagkatapos noon, piliin ang cell B7 at isulat ang sumusunod na formula.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Ngayon pindutin ang Enter . Makikita mo ang lahat ng value na may kategoryang pinili mo.

Katulad nito, maaari mong baguhin ang kategorya sa cell D4 upang makita ang nakabinbing mga gawain ng iba pang mga kategorya. Mula ngayon, awtomatikong mag-a-update ang listahan.

Katulad nito, maaari kang lumikha ng mga nakabinbing gawain ayon sa pagkaapurahan at kahalagahan ng mga gawaing iyon.

Hakbang 4: Bumuo ng Mga Detalye ng Gawain Listahan

Ngayon ay gagawa kami ng isang spreadsheet upang malaman ang mga detalye ng isang partikular na gawain na gusto namin. Sundin ang mga hakbang na ito upang makita kung paano gumawa ng mga naturang spreadsheet. Magagawa namin iyon sa tulong ng ang VLOOKUP function at sa huling kaso ang IF function .

• Una sa lahat, gumawa ng bagong spreadsheet, pangalanan natin ito Mga Detalye ng Gawain .
• Pagkatapos ay piliin ang mga detalye at angoryentasyon ng chart na naglalaman ng iyong mga detalye.

• Ngayon maglagay ng serial no sa cell C4 .
• Pagkatapos ay pumunta sa cell C6 at i-type ang:

• Pagkatapos noon , pumunta sa cell C7 at isulat ang sumusunod na formula. Ngayon pindutin ang Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Katulad nito, pumunta sa cell C8 at isulat ang sumusunod na formula. Pagkatapos ay pindutin ang Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Sa katulad na paraan, pumunta sa cell C9 at isulat ang sumusunod na formula. At pagkatapos ay pindutin ang Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Pagkatapos ay pumunta sa cell C10 at isulat ang sumusunod na formula. At pagkatapos ay pindutin ang Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Sa wakas, pumunta sa cell C11, isulat ang sumusunod na formula at pagkatapos ay pindutin ang Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Bilang resulta, madali mong makikita ang mga detalye ng gawain mula sa spreadsheet.

Kung babaguhin mo ang serial no sa cell C4 , makikita mo ang mga detalye ng partikular na gawaing iyon.

🔍 Breakdown ng ang Formula

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Done”,”Completed”,”Work in Progress”)

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) hinahanap ang value sa cell C4 sa ika-6 na column ng orihinal na dataset na pinangalanang “Tasklist” .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Done”,”Completed”,”Work in Progress”) sinusuri kung “Done” ang value na lumabas. Kung ito ang halaga, pagkatapos ay ipi-print nito ang "Nakumpleto", kung hindi man ay mapupunta para sa halagang "Isinasagawa ang Trabaho".

Hakbang 5: Bumuo ng Dynamic na Ulat sa Task Tracker

Ngayon sa susunod bahagi upang lumikha ng buod ng orihinal na dataset at mailarawan ito gamit ang mga graph para sa kumpleto at hindi kumpletong mga gawain. Gagamit kami ng formula para sa pagbibilang niyan at magdagdag ng ilang mga graph gamit ang Excel tool dito. Ang COUNTIFS at SUM ay magiging kapaki-pakinabang sa hakbang na ito.

• Una, gumawa ng bagong spreadsheet. Pangalanan natin ito ng Buod .
• Pagkatapos ay gumawa ng dataset upang paghiwalayin ang mga kumpleto at hindi kumpletong gawain para sa iba't ibang kategorya.

• Ngayon pumunta sa cell C5 sa spreadsheet at isulat ang sumusunod na formula at pagkatapos ay pindutin ang Enter .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Ngayon piliin muli ang cell. At pagkatapos ay i-click at i-drag ang icon ng fill handle pababa upang punan ang formula para sa iba pang mga kategorya.

• Pagkatapos nito, i-click at i-drag ang icon ng fill handle sa kanan upang punan ang mga cell ng susunod na column ng parehong formula.

• Isulat ngayon ang sumusunod na formula sa cell E5 . At pagkatapos ay pindutin ang Enter .

=SUM(C5:D5)

• Muli, piliin ang cell at i-click at hilahinpababa ang icon ng fill handle.

• Katulad nito, piliin muli ang cell at i-click at i-drag ang icon ng fill handle pababa sa dulo ng column.

• Sa katulad na paraan at sa parehong formula, hanapin ang kabuuang mga gawaing nagawa at hindi nagawa sa mga cell C9 at D9 .

• At pagkatapos ng ilang pag-format, magiging ganito ang huling buod.

• Susunod, piliin ang range B5:E9 at pumunta sa Insert Sa tab, piliin ang Recommended Chart .

• Bilang resulta, magbubukas ang kahon ng Insert Chart . Ngayon, pumunta sa tab na Lahat ng Chart .
• Pagkatapos ay piliin ang iyong ginustong chart. Gumagamit kami ng column chart para sa demonstrasyon. Upang gawin iyon, piliin ang Column mula sa kaliwa at piliin ang chart mula sa kanan tulad ng ipinapakita sa larawan sa ibaba.

• Pagkatapos nito, i-click ang OK . Bilang resulta, lalabas ang column chart.

• Sa wakas, magiging ganito ang hitsura ng chart pagkatapos ng ilang pagbabago.

• Upang maglagay ng pie chart para sa mga nakumpletong gawain, piliin ang column ng kategorya at ang column na “Tapos na” sa dataset.

• Ngayon pumunta sa Insert tab at piliin ang Recommended Chart mula sa Charts

• Pagkatapos nito, sa Insert Chart box na nag-pop up, pumunta sa Lahat ng Chart tab at piliin ang Pie mula sa kaliwang bahagi ng kahon. Piliin ang pie chart na gusto mo mula sa kanan.

• Sa wakas, mag-click sa OK at lalabas sa iyo ang pie chart sa ibabaw ng spreadsheet. Kung babaguhin mo ang istilo ng chart, magiging ganito ang hitsura nito.

• At muli, maaari mong sundin ang parehong pamamaraan pagkatapos piliin ang “Kategorya” column at ang column na "Hindi Tapos" at kumuha ng pie chart para sa mga hindi kumpletong gawain.

• Sa wakas, muling ayusin ang mga chart kasama ang dataset upang ito ay mukhang kasiya-siya at madali mong makukuha ang ideya gamit ang dataset tungkol sa iyong task tracker.

Kung babaguhin mo ang anumang bagay sa orihinal na dataset na ginawa sa unang hakbang, lahat ng data sa iba pang mga sheet at ang mga chart ay awtomatikong mag-a-update ngayon. Sa mga simpleng paraan na ito, makakagawa ka ng task tracker sa Excel.

Magbasa Nang Higit Pa: Gumawa ng Ganap na Functional na Listahan ng Gagawin sa Excel (4 na Magagamit na Paraan)

Konklusyon

Ito ay isang hakbang-hakbang na proseso upang lumikha ng task tracker sa Excel. Sana ay nakatulong at nagbibigay-kaalaman ang gabay na ito. Kung mayroon kang anumang mga tanong o mungkahi, ipaalam sa amin sa ibaba. Para sa higit pang mga gabay na tulad nito, bisitahin ang Exceldemy.com .