Иако не постоји директна алатка за праћење задатака у Екцел-у, можемо да користимо комбинацију различитих функција и формула да бисмо креирали сопствени динамички алат за праћење задатака. Овај водич ће вам показати брзе и једноставне кораке за подешавање вашег алата за праћење задатака са извештајима о његовом тренутном статусу у Екцел-у.

Преузми шаблон

Преузмите алатку за праћење задатака креирану у овом примеру са линк испод. Већ га можете користити као свој програм за праћење задатака или га користити као референцу за кораке описане у наставку.

Таск Трацкер Темплате.клск

Процедура корак по корак за креирање алатке за праћење задатака у Екцел-у

Пратите ових 5 корака у наставку да бисте креирали сопствени програм за праћење задатака у Екцел-у. Сваки корак је детаљно описан у свом пододељку.

Корак 1: Направите скуп података за Таск Трацкер у Екцел-у

У почетку ћемо направити скуп података који би требало да се аутоматски ажурира . Направићемо листу задатака са њиховим уносом и именом, пратећи категорију, хитност, важност и статус завршетка. Пратите ове кораке да скуп података буде динамичан тако да се када додате нови задатак аутоматски ажурира у табелу.

• Прво, бирамо следећа заглавља у скупу података.

• Затим изаберите ћелију Б5 и идите на Почетна Сада изаберите Условно обликовање са картице Стилови и изаберите Ново правило из падајућег менијалисту.

• Следеће, у пољу Ново правило за форматирање , изаберите Форматирај само ћелије које садрже у Изаберите тип правила Затим изаберите вредност ћелије као није једнако и изаберите празну ћелију за вредност. Када завршите овде, кликните на Формат .

• Сада идите на картицу Граница у пољу Формат Целлс и изаберите ивицу Оутлине као што је приказано на слици.

• Након тога кликните на ОК у оба поља.
• Сада идите на картицу Почетна са изабраном форматираном ћелијом и изаберите Формат Паинтер .

• Након тога, изаберите област у којој желите да задржите скуп података.
• Именујмо табелу АллТаскЛист . А затим креирајте нову са именом Табеле .
• Овде креирајте различите вредности за категорије, хитности, важности и статус.

• Сада се вратите на лист АллТаскЛист и изаберите ћелију Д5 .
• Затим идите на Подаци картицу и изаберите Провера ваљаности података из групе Алатке за податке .

• Као резултат, Провера ваљаности података кутија ће се појавити. Сада идите на картицу Подешавања и изаберите Листа под Дозволи .

• Затим изаберите поље Извор , а затим изаберите различите вредности из Табела

• Након тога кликнитена ОК у Провера ваљаности података
• Сходно томе, оквир са листом ће бити додат са категоријама у изабраној ћелији. Изаберите одговарајућу категорију за то.

• Слично, додајте оквире са листом испод осталих колона уз помоћ другог листа. А затим изаберите њихове вредности.

• Сада попуните све задатке у скупу података. У овом тренутку, формати ће се аутоматски додати и копирати листе које је направио Провера ваљаности података за следеће редове. Завршена листа би изгледала отприлике овако.

Можете и касније да додате још задатака.

• На крају, изаберите колоне Б:Г, и у поље за име упишите име скупа података, рецимо, Тасклист .

Пређите сада на следеће кораке да бисте добили организованије податке из овог скупа података.

Корак 2: Креирајте нови лист за праћење задатака на чекању из скупа података

Сада морамо да организујемо недовршене задатке, можда на основу категорија или других параметара које желите. Биће нам потребна употреба функције ФИЛТЕР и у зависности од тога како желите функција СОРТ .

• Прво, направите нову табелу за ову сврху . И назовимо га Задаци на чекању . Овде запишите заглавља као оригинални скуп података.

• Сада изаберите ћелију Б5 и запишите следећеформула.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Сада притисните Ентер на вашој тастатури. Као резултат тога, имаћете све задатке на чекању овде у овој табели.

• Генерално ће бити сортирано као серијски број. Ако желите да се прво сортира по другим параметрима, потребна вам је функција СОРТ . За сортирање по категорији користите следећу формулу у ћелији Б5 уместо тога.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• А затим притисните Ентер на тастатури. Имаћете задатке на чекању сортиране по категоријама.

🔍 Рашчламба формуле

=ФИЛТЕР(Тасклист,(АллТаскЛист!Б:Б0)*(АллТаскЛист!Г:Г=”Није завршено”))

👉 АллТаскЛист!Б:Б0 је формула за изражавање услова и враћа логичку вредност.

👉 Слично, АллТаскЛист!Г:Г=”Нот Доне” је услов и враћа логичку вредност.

👉 ФИЛТЕР(Тасклист,(АллТаскЛист!Б:Б0)*(АллТаскЛист!Г:Г=”Нот Доне”)) враћа све вредности редова где су оба горња услова била ТАЧНА.

Корак 3: Креирајте задатке на чекању користећи различите параметре

Ако желите све задатке на чекању одређене категорије или све хитне задатке на чекању. Или важни/неважни задаци можда. Да бисте их добили у новој табели, пратите ове кораке.

• Прво, направите нови лист и креирајте сва заглавља у њему. Назовимо лист Задаци на чекању поКатегорија .

• Сада изаберите ћелију Д4 и идите на Подаци
• У групи Алатке за податке изаберите Провера ваљаности података .

• Следеће, у у пољу Провера ваљаности података изаберите Листа под Дозволи на картици Подешавања .

• Сада изаберите различите вредности категорије са листа Табеле и притисните Ентер . Затим кликните на ОК .

• Изаберите категорију из ње.
• Након тога изаберите ћелију Б7 и запишите следећу формулу.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Сада притисните Ентер . Видећете све вредности са категоријом коју сте изабрали.

Слично, можете променити категорију у ћелији Д4 да бисте видели нерешени задаци других категорија. Од сада, листа ће се аутоматски ажурирати.

Слично, можете креирати задатке на чекању према хитности и важности тих задатака.

Корак 4: Направите детаље задатка Листа

Сада ћемо направити табелу да бисмо знали детаље једног одређеног задатка који желимо. Пратите ове кораке да бисте видели како да направите такве табеле. То ћемо постићи уз помоћ ВЛООКУП функције и у крајњем случају ИФ функције .

• Прво, направите нову табелу, назовимо је Детаљи задатка .
• Затим изаберите детаље иоријентација графикона који садржи ваше детаље.

• Сада унесите серијски број у ћелију Ц4 .
• Затим идите на ћелију Ц6 и откуцајте:

• Након тога , идите у ћелију Ц7 и запишите следећу формулу. Сада притисните Ентер .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Слично, идите у ћелију Ц8 и запишите следећу формулу. Затим притисните Ентер .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• На сличан начин идите на ћелију Ц9 и запишите следећу формулу. А затим притисните Ентер.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Затим идите на ћелију Ц10 и запишите следећу формулу. А затим притисните Ентер.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Коначно, идите у ћелију Ц11, запишите следећу формулу, а затим притисните Ентер .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Као резултат тога, можете лако да видите детаље задатка из табеле.

Ако промените серијски број у ћелији Ц4 , можете видети детаље тог специфичног задатка.

🔍 Разлом формула

=ИФ(ВЛООКУП($Ц$4,Тасклист,6)=”Готово”,”Завршено”,”Рад у току”)

👉 ВЛООКУП($Ц$4,Тасклист,6) тражи вредност у ћелији Ц4 у 6. колони оригиналног скупа података под називом „Тасклист” .

👉 =ИФ(ВЛООКУП($Ц$4,Тасклист,6)=”Доне”,”Цомплетед”,”Ворк ин Прогресс”) проверава да ли је вредност која се појавила “Готово”. Ако је то вредност, онда се штампа „Завршено“, у супротном важи за вредност „Рад у току“.

Корак 5: Генеришите динамички извештај на Таск Трацкер-у

Сада пређите на следећи део за креирање резимеа оригиналног скупа података и визуелизацију са графиконима за комплетне и непотпуне задатке. Користићемо формулу за то бројање и додати неке графиконе користећи Екцел алате овде. Функције ЦОУНТИФС и СУМ ће бити корисне у овом кораку.

• Прво, направите нову табелу. Назовимо га Резиме .
• Затим креирајте скуп података да бисте одвојили потпуне и непотпуне задатке за различите категорије.

• Сада идите на ћелију Ц5 у прорачунској табели и запишите следећу формулу, а затим притисните Ентер .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Сада поново изаберите ћелију. Затим кликните и превуците икону ручке за попуњавање надоле да бисте попунили формулу за остале категорије.

• Након тога кликните и превуците икона ручке за попуњавање са десне стране да бисте попунили ћелије следеће колоне истом формулом.

• Сада упишите следећу формулу у ћелију Е5 . Затим притисните Ентер .

=SUM(C5:D5)

• Поново изаберите ћелију и кликните и драгикона ручке за попуњавање надоле.

• Слично, поново изаберите ћелију и кликните и превуците икону ручке за попуњавање надоле до краја колоне.

• На сличан начин и по истој формули пронађите укупан број обављених и неизвршених задатака у ћелијама Ц9 и Д9 .

• И након неког форматирања, коначни резиме ће изгледати овако.

• Даље, изаберите опсег Б5:Е9 и идите на Убаци На картици изаберите Препоручени графикон .

• Као резултат, отвориће се оквир Убаци графикон . Сада идите на картицу Сви графикони у њој.
• Затим изаберите жељени графикон. За демонстрацију користимо графикон са колонама. Да бисте то урадили, изаберите Колона са леве стране и изаберите графикон са десне стране као што је приказано на слици испод.

• Након тога кликните на ОК . Као резултат, појавиће се колонски графикон.

• Коначно, графикон ће изгледати отприлике овако након неких модификација.

• Да бисте уметнули кружни графикон за завршене задатке, изаберите колону категорије и колону „Готово“ у скупу података.

• Сада идите на картицу Убаци и изаберите Препоручени графикон са Графикони

• Након тога, у оквиру Убаци графикон који се појавио, идите на Сви графикони и изаберите Пие са леве стране оквира. Изаберите тортни графикон који желите са десне стране.

• Коначно, кликните на ОК и појавиће се тортни графикон на врху табеле. Ако промените стил графикона, изгледаће отприлике овако.

• Опет, можете следити исту процедуру након што изаберете „Категорија“ колону и колону „Није завршено“ и добијте кружни графикон за непотпуне задатке.

• На крају, преуредите графиконе са скупом података тако да изгледа пријатно и лако можете добити идеју са скупом података о свом алату за праћење задатака.

Ако промените било шта у оригиналном скупу података креираном у првом кораку, све података у другим листовима и графикони ће се сада аутоматски ажурирати. Помоћу ових једноставних начина можете креирати праћење задатака у Екцел-у.

Прочитајте више: Креирајте потпуно функционалну листу обавеза у Екцел-у (4 згодна метода)

Закључак

Ово је био корак по корак процес креирања алатке за праћење задатака у Екцел-у. Надамо се да вам је овај водич био користан и информативан. Ако имате било каквих питања или сугестија, јавите нам у наставку. За више оваквих водича посетите Екцелдеми.цом .