Excel'de görevleri izlemek için doğrudan bir araç olmamasına rağmen, kendi dinamik görev izleyicimizi oluşturmak için farklı işlevlerin ve formüllerin bir kombinasyonunu kullanabiliriz. Bu eğitim size görev izleyicinizi Excel'deki mevcut durumu hakkında raporlarla birlikte kurmanın hızlı ve kolay adımlarını gösterecektir.

Şablonu İndir

Bu örnekte oluşturulan görev izleyiciyi aşağıdaki bağlantıdan indirin. Bunu halihazırda görev izleyiciniz olarak kullanabilir veya aşağıda açıklanan adımlar için referans olarak kullanabilirsiniz.

Görev Takip Şablonu.xlsx

Excel'de Görev İzleyici Oluşturmak için Adım Adım Prosedür

Excel'de kendinize ait bir görev izleyici oluşturmak için aşağıdaki 5 adımı izleyin. Her adım kendi alt bölümünde ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Adım 1: Excel'de Görev İzleyici için Veri Kümesi Oluşturun

İlk olarak, otomatik olarak güncellenebilir olması gereken bir veri kümesi oluşturacağız. Kategori, aciliyet, önem ve tamamlanma durumunu takip eden giriş ve adlarıyla bir görev listesi oluşturacağız Veri kümesini dinamik hale getirmek için aşağıdaki adımları izleyin, böylece yeni bir görev eklediğinizde tablo otomatik olarak güncellenir.

• İlk olarak, veri kümesinde aşağıdaki başlıkları seçiyoruz.

• Ardından hücreyi seçin B5 ve şu adrese git Ev Şimdi seçin Koşullu Biçimlendirme bir şey yok. Stiller sekmesini seçin ve Yeni Kural açılır listeden seçin.

• Sonra, içinde Yeni Biçimlendirme Kuralı kutusunu seçin, ardından Yalnızca aşağıdakileri içeren hücreleri biçimlendirin içinde Bir Kural Türü Seçin Ardından hücre değerini şu şekilde seçin eşit değil ve değer için boş bir hücre seçin. Burada işiniz bittiğinde Biçim .

• Şimdi, şu adrese git Sınır sekmesindeki Hücreleri Biçimlendir kutusunu seçin ve Anahatlar Şekilde gösterildiği gibi sınır.

• Bundan sonra üzerine tıklayın TAMAM. her iki kutuda da.
• Şimdi de Ev sekmesinde biçimlendirilmiş hücre seçiliyken Biçim Boyacısı .

• Bundan sonra, veri kümesini saklamak istediğiniz bir alan seçin.
• Elektronik tabloyu adlandıralım AllTaskList . Ve sonra adıyla yeni bir tane oluşturun Masalar .
• Burada kategoriler, aciliyetler, önemler ve durum için farklı değerler oluşturun.

• Şimdi geri dön AllTaskList sayfasına gidin ve hücreyi seçin D5 .
• Sonra da Veri sekmesini seçin ve Veri Doğrulama bir şey yok. Veri Araçları Grup.

• Sonuç olarak Veri Doğrulama kutusu açılacaktır. Şimdi Ayarlar sekmesini seçin ve Liste altında İzin ver .

• Daha sonra Kaynak alanından farklı değerleri seçin ve ardından Masalar

• Bundan sonra üzerine tıklayın TAMAM. içinde Veri Doğrulama
• Sonuç olarak, seçilen hücredeki kategorileri içeren bir liste kutusu eklenecektir. Bunun için uygun kategoriyi seçin.

• Benzer şekilde, diğer sayfanın yardımıyla diğer sütunların altına liste kutuları ekleyin ve ardından değerlerini seçin.

• Şimdi veri kümesindeki tüm görevleri doldurun. Bu noktada, biçimler otomatik olarak eklenecek ve aşağıdakiler tarafından oluşturulan listeleri kopyalayacaktır Veri Doğrulama Tamamlanan liste aşağıdaki gibi görünecektir.

Daha sonra başka görevler de ekleyebilirsiniz.

• Son olarak, sütunları seçin B:G, ve ad kutusuna veri kümesinin adını yazın, Diyelim ki, Görev Listesi .

Bu veri kümesinden daha düzenli veriler elde etmek için şimdi sonraki adımlara geçin.

Adım 2: Veri Kümesinden Bekleyen Görevleri İzlemek için Yeni Sayfa Oluşturun

Şimdi tamamlanmamış görevleri, belki kategorilere veya istediğiniz diğer parametrelere göre düzenlememiz gerekiyor. FİLTRE işlevi ve nasıl istediğinize bağlı olarak SORT işlevi .

• İlk olarak, bu amaç için yeni bir elektronik tablo oluşturun ve adını Bekleyen Görevler . Orijinal veri kümesindeki gibi başlıkları buraya koyun.

• Şimdi hücreyi seçin B5 ve aşağıdaki formülü yazınız.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Şimdi basın Girin Sonuç olarak, bekleyen tüm görevleri bu elektronik tabloda göreceksiniz.

• Genellikle seri numarası olarak sıralanır. Diğer parametrelere göre sıralanmasını istiyorsanız önce SIRALA işlevini kullanın. Kategoriye göre sıralama için hücrede aşağıdaki formülü kullanın B5 onun yerine.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Ve sonra basın Girin Bekleyen görevleri kategoriye göre sıralayacaksınız.

🔍 Formülün Dağılımı

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

👉 AllTaskList!B:B0 bir koşulu ifade etmek için kullanılan bir formüldür ve boolean değeri döndürür.

👉 Benzer şekilde, AllTaskList!G:G="Not Done" bir koşuldur ve bir boolean değeri döndürür.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")) yukarıdaki koşulların her ikisinin de DOĞRU olduğu tüm satır değerlerini döndürür.

Adım 3: Farklı Parametreler Kullanarak Bekleyen Görevler Oluşturun

Belirli bir kategorideki tüm bekleyen görevleri veya tüm acil bekleyen görevleri ya da Önemli/Önemli olmayan görevleri istiyorsanız, bunları yeni bir elektronik tabloda almak için aşağıdaki adımları izleyin.

• İlk olarak, yeni bir sayfa oluşturun ve tüm başlıkları bu sayfada oluşturun. Sayfaya şu adı verelim Kategoriye Göre Bekleyen Görevler .

• Şimdi, hücreyi seçin D4 ve şu adrese git Veri
• altında Veri Araçları grubunu seçin, ardından Veri Doğrulama .

• Sonra, içinde Veri Doğrulama kutu seçimi Liste altında İzin ver içinde Ayarlar sekmesi.

• Şimdi farklı kategori değerlerini Masalar sayfa ve basın Girin . Sonra üzerine tıklayın TAMAM. .

• İçinden bir kategori seçin.
• Bundan sonra, hücreyi seçin B7 ve aşağıdaki formülü yazınız.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Şimdi basın Girin Seçtiğiniz kategoriye sahip tüm değerleri göreceksiniz.

Benzer şekilde, hücre içindeki kategoriyi değiştirebilirsiniz D4 Diğer kategorilerin bekleyen görevlerini görmek için Bundan böyle liste otomatik olarak güncellenecektir.

Benzer şekilde, bu görevlerin aciliyetine ve önemine göre bekleyen görevler oluşturabilirsiniz.

Adım 4: Görev Ayrıntıları Listesi Oluşturun

Şimdi istediğimiz belirli bir görevin ayrıntılarını öğrenmek için bir elektronik tablo oluşturacağız. Bu tür elektronik tabloların nasıl oluşturulacağını görmek için aşağıdaki adımları izleyin. ve VLOOKUP işlevi ve son durumda ve EĞER işlevi .

• Her şeyden önce, yeni bir elektronik tablo oluşturun, Adını Görev Detayları .
• Ardından ayrıntılarınızı ve ayrıntılarınızı içeren grafiğin yönünü seçin.

• Şimdi hücreye bir seri no girin C4 .
• Sonra hücreye git C6 ve yazın:

• Bundan sonra, hücreye gidin C7 ve aşağıdaki formülü yazın. Şimdi Girin .

=VLOOKUP($C$4,Görev Listesi,2)

• Benzer şekilde, hücreye gidin C8 ve aşağıdaki formülü yazın. Ardından Girin .

=VLOOKUP($C$4,Görev Listesi,3)

• Benzer şekilde, hücreye gidin C9 ve aşağıdaki formülü yazın. Ve sonra Girin.

=VLOOKUP($C$4,Görev Listesi,4)

• Sonra hücreye git C10 ve aşağıdaki formülü yazın. Ve sonra Girin.

=VLOOKUP($C$4,Görev Listesi,5)

• Son olarak, hücreye gidin C11, aşağıdaki formülü yazın ve ardından Girin .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress")

Sonuç olarak, görev ayrıntılarını elektronik tablodan kolayca görebilirsiniz.

Hücredeki seri numarasını değiştirirseniz C4 'ye tıkladığınızda, söz konusu görevin ayrıntılarını görebilirsiniz.

🔍 Formülün Dağılımı

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress")

👉 VLOOKUP($C$4,Görev Listesi,6) hücresindeki değeri arar C4 "Görev Listesi" adlı orijinal veri kümesinin 6. sütununda .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress") Çıkan değerin "Tamamlandı" olup olmadığını kontrol eder. Değer buysa "Tamamlandı" yazdırır, aksi takdirde "Devam Eden Çalışma" değerine gider.

Adım 5: Görev İzleyicide Dinamik Rapor Oluşturun

Şimdi orijinal veri kümesinin bir özetini oluşturmak ve tamamlanan ve tamamlanmayan görevler için grafiklerle görselleştirmek için bir sonraki bölüme geçiyoruz. Bunu saymak için bir formül kullanacağız ve buradaki Excel araçlarını kullanarak bazı grafikler ekleyeceğiz. COUNTIFS ve SUM işlevleri bu adımda kullanışlı olacaktır.

• İlk olarak, yeni bir elektronik tablo oluşturun. Özet .
• Ardından, farklı kategoriler için tamamlanmış ve tamamlanmamış görevleri ayırmak üzere bir veri kümesi oluşturun.

• Şimdi hücreye git. C5 'ye basın ve aşağıdaki formülü yazın ve ardından Girin .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Şimdi hücreyi tekrar seçin ve kategorilerin geri kalanı için formülü doldurmak üzere doldurma tutamacı simgesine tıklayıp aşağı sürükleyin.

• Bundan sonra, bir sonraki sütunun hücrelerini aynı formülle doldurmak için doldurma tutamacı simgesine tıklayın ve sağa sürükleyin.

• Şimdi hücreye aşağıdaki formülü yazın E5 . Ve sonra basın Girin .

=TOPLA(C5:D5)

• Yine hücreyi seçin ve doldurma tutamacı simgesini tıklayıp aşağı sürükleyin.

• Benzer şekilde, hücreyi tekrar seçin ve doldurma tutamacı simgesine tıklayıp sütunun sonuna kadar sürükleyin.

• Benzer şekilde ve aynı formülle, hücrelerde yapılan ve yapılmayan toplam görevleri bulun C9 ve D9 .

• Ve biraz biçimlendirmeden sonra, nihai özet şöyle görünecektir.

• Ardından, aralığı seçin B5:E9 ve şu adrese git Ekleme Sekmesinde şunu seçin Önerilen Grafik .

• Sonuç olarak Grafik Ekleme kutusu açılacaktır. Şimdi Tüm Grafikler sekmesi var.
• Ardından tercih ettiğiniz grafiği seçin. Biz gösterim için bir sütun grafiği kullanıyoruz. Bunu yapmak için Sütun soldan ve aşağıdaki resimde gösterildiği gibi sağdan grafiği seçin.

• Bundan sonra, üzerine tıklayın TAMAM. Sonuç olarak, sütun grafiği açılacaktır.

• Son olarak, bazı değişikliklerden sonra grafik aşağıdaki gibi görünecektir.

• Tamamlanan görevler için bir pasta grafik eklemek için veri kümesindeki kategori sütununu ve "Bitti" sütununu seçin.

• Şimdi de Ekleme sekmesini seçin ve Önerilen Grafik bir şey yok. Grafikler

• Bundan sonra Grafik Ekleme kutusuna gidin, ardından Tüm Grafikler sekmesini seçin ve Turta Kutunun sol tarafından istediğiniz pasta grafiği seçin.

• Son olarak TAMAM. ve pasta grafiğin elektronik tablonun üstünde ortaya çıkmasını sağlayacaksınız. Grafik stilini değiştirirseniz, aşağıdaki gibi görünecektir.

• Ardından, "Kategori" sütununu ve "Yapılmadı" sütununu seçtikten sonra aynı prosedürü takip edebilir ve tamamlanmamış görevler için bir pasta grafik elde edebilirsiniz.

• Son olarak, grafikleri veri kümesi ile yeniden düzenleyin, böylece hoş görünür ve görev izleyiciniz hakkında veri kümesi ile kolayca fikir edinebilirsiniz.

İlk adımda oluşturulan orijinal veri kümesinde herhangi bir değişiklik yaparsanız, diğer sayfalardaki ve grafiklerdeki tüm veriler artık otomatik olarak güncellenecektir. Bu basit yöntemlerle Excel'de bir görev izleyici oluşturabilirsiniz.

Daha fazlasını okuyun: Excel'de Tamamen İşlevsel Yapılacaklar Listesi Oluşturma (4 Kullanışlı Yöntem)

Sonuç

Bu, Excel'de bir görev izleyici oluşturmak için adım adım bir süreçti. Umarım bu kılavuzu yararlı ve bilgilendirici bulmuşsunuzdur. Herhangi bir sorunuz veya öneriniz varsa, aşağıdan bize bildirin. Bunun gibi daha fazla kılavuz için şu adresi ziyaret edin Exceldemy.com .