اگرچه هیچ ابزار مستقیمی برای ردیابی وظایف در اکسل وجود ندارد، می‌توانیم از ترکیبی از توابع و فرمول‌های مختلف برای ایجاد یک ردیاب وظیفه پویا از خودمان استفاده کنیم. این آموزش گام‌های سریع و آسان برای راه‌اندازی ردیاب وظیفه خود را با گزارش‌هایی در مورد وضعیت فعلی آن در اکسل به شما نشان می‌دهد.

دانلود الگو

ردیاب وظیفه ایجاد شده در این مثال را از لینک زیر از قبل می‌توانید از آن به‌عنوان ردیاب وظیفه خود استفاده کنید یا از آن به‌عنوان مرجعی برای مراحل توضیح داده شده در زیر استفاده کنید.

Task Tracker Template.xlsx

مراحل گام به گام برای ایجاد یک ردیاب وظیفه در اکسل

این 5 مرحله زیر را دنبال کنید تا یک ردیاب وظیفه خود را در اکسل ایجاد کنید. هر مرحله در بخش فرعی خود به تفصیل توضیح داده شده است.

مرحله 1: ایجاد مجموعه داده برای Task Tracker در اکسل

در ابتدا، ما یک مجموعه داده ایجاد خواهیم کرد که باید به طور خودکار قابل به روز رسانی باشد. . ما یک لیست کار با ورودی و نام آنها، به دنبال دسته، فوریت، اهمیت و وضعیت تکمیل ایجاد می کنیم، این مراحل را دنبال کنید تا مجموعه داده را پویا کنید تا وقتی یک کار جدید اضافه می کنید، به طور خودکار به جدول به روز شود.

• ابتدا، هدرهای زیر را در مجموعه داده انتخاب می کنیم.

• سپس سلول B5 را انتخاب کرده و به Home اکنون Conditional Formatting را از برگه Styles انتخاب کنید و New Rule را از منوی کشویی انتخاب کنید.فهرست.

• بعد، در کادر قانون قالب‌بندی جدید ، فقط سلول‌هایی را قالب‌بندی کنید که حاوی هستند در یک نوع قانون را انتخاب کنید سپس مقدار سلول را به عنوان نه برابر انتخاب کنید و یک سلول خالی برای مقدار انتخاب کنید. پس از اتمام کار، روی Format کلیک کنید.

• اکنون، به برگه Border بروید. در کادر Format Cells و همانطور که در شکل نشان داده شده است، حاشیه Outline را انتخاب کنید.

• بعد از آن روی OK در هر دو کادر کلیک کنید.
• اکنون با انتخاب سلول فرمت شده به تب Home بروید و Format Painter را انتخاب کنید.

• بعد از آن، ناحیه ای را انتخاب کنید که می خواهید مجموعه داده را در آن نگه دارید.
• بیایید صفحه گسترده را نامگذاری کنیم AllTaskList . و سپس یک مورد جدید با نام جدول ایجاد کنید.
• مقادیر مختلف برای دسته ها، فوریت ها، اهمیت ها و وضعیت در اینجا ایجاد کنید.

• اکنون به صفحه AllTaskList برگردید و سلول D5 را انتخاب کنید.
• سپس به Data بروید. برگه را انتخاب کنید و Data Validation را از گروه Data Tools انتخاب کنید.

• در نتیجه، <کادر 6>Data Validation ظاهر می شود. اکنون به برگه تنظیمات بروید و لیست را در زیر اجازه انتخاب کنید.

• سپس فیلد منبع را انتخاب کنید و سپس مقادیر مختلف را از جدول

• پس از آن انتخاب کنید. کلیکدر OK در Data Validation
• در نتیجه، یک کادر فهرست با دسته‌ها در سلول انتخاب شده اضافه می‌شود. دسته مناسب را برای آن انتخاب کنید.

• به طور مشابه، با کمک برگه دیگر، کادرهای لیست را در زیر ستون های دیگر اضافه کنید. و سپس مقادیر آنها را انتخاب کنید.

• اکنون تمام وظایف موجود در مجموعه داده را پر کنید. در این مرحله، فرمت ها به طور خودکار اضافه می شوند و لیست های ایجاد شده توسط Data Validation را برای ردیف های بعدی کپی می کنند. لیست تکمیل شده چیزی شبیه به این خواهد بود.

شما می توانید در آینده نیز کارهای بیشتری اضافه کنید.

• در نهایت، ستون ها را انتخاب کنید B:G، و در کادر نام، نام مجموعه داده را بنویسید، فرض کنید، Tasklist .

اکنون برای دریافت داده های سازمان یافته تر از این مجموعه داده، به مراحل بعدی بروید.

مرحله 2: ایجاد برگه جدید برای ردیابی وظایف معلق از مجموعه داده

اکنون باید وظایف ناقص را سازماندهی کنیم. شاید بر اساس دسته ها یا پارامترهای دیگری که می خواهید. ما به استفاده از عملکرد FILTER و بسته به اینکه چگونه می خواهید عملکرد SORT نیاز داریم.

• ابتدا، یک صفحه گسترده جدید برای این منظور ایجاد کنید. . و اجازه دهید نام آن را Pending Tasks بگذاریم. هدرها را مانند مجموعه داده اصلی در اینجا قرار دهید.

• اکنون سلول B5 را انتخاب کنید و موارد زیر را یادداشت کنید.فرمول.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• اکنون Enter را فشار دهید روی صفحه کلید شما در نتیجه، همه کارهای معلق را در این صفحه گسترده خواهید داشت.

• به طور کلی، به عنوان شماره سریال مرتب می شود. اگر می خواهید بر اساس پارامترهای دیگر مرتب شود، ابتدا به تابع SORT نیاز دارید. برای مرتب سازی بر اساس دسته، به جای آن از فرمول زیر در سلول B5 استفاده کنید.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• و سپس Enter را در صفحه کلید خود فشار دهید. کارهای معلق را بر اساس دسته بندی خواهید داشت.

🔍 تجزیه فرمول

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”انجام نشد”))

👉 AllTaskList!B:B0 فرمولی برای بیان یک شرط است و یک مقدار بولی برمی گرداند.

👉 به طور مشابه، AllTaskList!G:G="Not Done" یک شرط است و یک مقدار بولی برمی گرداند.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) همه مقادیر ردیفی را که هر دو شرط بالا درست بودند را برمی گرداند.

مرحله 3: ایجاد وظایف معلق با استفاده از پارامترهای مختلف

اگر می خواهید تمام کارهای معلق یک دسته خاص یا همه کارهای معلق فوری را بخواهید. یا کارهای مهم/غیر مهم شاید. برای دریافت آن ها در یک صفحه گسترده جدید، این مراحل را دنبال کنید.

• ابتدا، یک صفحه جدید ایجاد کنید و همه سرصفحه ها را در آن ایجاد کنید. بیایید برگه را Pending Tasks توسط نامگذاری کنیمدسته .

• اکنون سلول D4 را انتخاب کنید و به داده <12 بروید>
• در گروه ابزار داده ، اعتبارسنجی داده را انتخاب کنید.

• بعدی، در کادر Data Validation List در Allow در برگه Settings را انتخاب کنید.

• اکنون مقادیر مختلف دسته بندی را از صفحه Tables انتخاب کنید و Enter را فشار دهید. سپس بر روی OK کلیک کنید.

• یک دسته را از آن انتخاب کنید.
• پس از آن، سلول <را انتخاب کنید. 6>B7 و فرمول زیر را بنویسید.
• اکنون Enter را فشار دهید. همه مقادیر را با دسته ای که انتخاب کرده اید خواهید دید.

به طور مشابه، می توانید دسته را در سلول D4 تغییر دهید تا وظایف معلق دسته های دیگر از این پس، فهرست به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود.

به‌طور مشابه، می‌توانید وظایف معلق را بر اساس فوریت و اهمیت آن وظایف ایجاد کنید.

مرحله 4: ساخت جزئیات کار فهرست

اکنون یک صفحه گسترده ایجاد می کنیم تا از جزئیات یک کار خاص که می خواهیم مطلع شویم. برای مشاهده نحوه ایجاد چنین صفحات گسترده، این مراحل را دنبال کنید. ما این کار را با کمک عملکرد VLOOKUP و در مورد نهایی تابع IF انجام خواهیم داد.

• اول از همه، یک صفحه گسترده جدید ایجاد کنید، بگذارید نام آن را جزئیات کار بگذاریم.
• سپس جزئیات را انتخاب کنید وجهت نمودار حاوی جزئیات شما.

• اکنون یک شماره سریال را در سلول C4 وارد کنید.
• سپس به سلول C6 بروید و تایپ کنید:

• بعد از آن به سلول C7 بروید و فرمول زیر را یادداشت کنید. اکنون Enter را فشار دهید.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• به طور مشابه، به سلول C8 بروید و فرمول زیر را بنویسید. سپس Enter را فشار دهید.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• به روشی مشابه، به سلول C9 بروید و فرمول زیر را بنویسید. و سپس Enter را فشار دهید>سپس به سلول C10 بروید و فرمول زیر را یادداشت کنید. و سپس Enter را فشار دهید>در نهایت، به سلول C11 بروید، فرمول زیر را بنویسید و سپس Enter را فشار دهید.

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

در نتیجه، می توانید جزئیات کار را از صفحه گسترده به راحتی مشاهده کنید.

اگر تغییر دهید شماره سریال در سلول C4 ، می‌توانید جزئیات آن کار خاص را ببینید.

🔍 تجزیه the Formula

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”انجام شد”,”تکمیل شد”,”Work in Progress”)

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) به دنبال مقدار در سلول C4 در ستون ششم مجموعه داده اصلی با نام "Tasklist" می گردد .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="انجام شد"،"تکمیل شد"،"کار در حال انجام است") بررسی می کند که آیا مقدار ظاهر شده "انجام شد". اگر این مقدار باشد، «تکمیل شده» را چاپ می‌کند، در غیر این صورت به مقدار «کار در حال انجام است» می‌رود.

مرحله 5: ایجاد گزارش پویا در Task Tracker

اکنون به بعدی بروید. بخشی برای ایجاد خلاصه ای از مجموعه داده اصلی و تجسم آن با نمودارها برای وظایف کامل و ناقص. ما قصد داریم از فرمولی برای شمارش آن استفاده کنیم و با استفاده از ابزار اکسل در اینجا چند نمودار اضافه کنیم. توابع COUNTIFS و SUM در این مرحله مفید خواهند بود.

• ابتدا، یک صفحه گسترده جدید ایجاد کنید. بگذارید نام آن را Summary بگذاریم.
• سپس یک مجموعه داده ایجاد کنید تا وظایف کامل و ناقص را برای دسته های مختلف جدا کنید.

• اکنون به سلول C5 در صفحه گسترده بروید و فرمول زیر را بنویسید و سپس Enter را فشار دهید.

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• اکنون دوباره سلول را انتخاب کنید. و سپس روی نماد دستگیره پر کردن کلیک کنید و بکشید تا فرمول بقیه دسته ها پر شود. نماد دستگیره پر در سمت راست برای پر کردن سلول های ستون بعدی با همان فرمول.

• حالا فرمول زیر را در سلول <6 بنویسید>E5 . و سپس Enter را فشار دهید.

=SUM(C5:D5)

• دوباره، سلول را انتخاب کنید و کلیک کنید و بکشیدنماد دستگیره پر را به پایین.

• به طور مشابه، دوباره سلول را انتخاب کنید و روی نماد دستگیره پر کردن کلیک کنید و تا انتهای ستون بکشید.

• به روشی مشابه و فرمول مشابه، کل کارهای انجام شده و انجام نشده را در سلول های C9 و بیابید. D9 .

• و پس از مقداری قالب بندی، خلاصه نهایی به این صورت خواهد بود.

• بعد، محدوده B5:E9 را انتخاب کنید و به Insert در برگه، نمودار توصیه شده را انتخاب کنید.

• در نتیجه، کادر Insert Chart باز خواهد شد. اکنون، به تب همه نمودارها در آن بروید.
• سپس نمودار دلخواه خود را انتخاب کنید. ما از نمودار ستونی برای نمایش استفاده می کنیم. برای انجام این کار، Column را از سمت چپ انتخاب کنید و نمودار را از سمت راست همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است انتخاب کنید.

• پس از آن، روی OK کلیک کنید. در نتیجه، نمودار ستونی ظاهر می شود.

• در نهایت، نمودار پس از برخی اصلاحات چیزی شبیه به این خواهد شد.

• برای درج نمودار دایره ای برای کارهای تکمیل شده، ستون دسته و ستون «انجام شد» را در مجموعه داده انتخاب کنید.

• اکنون به برگه درج بروید و نمودار توصیه شده را از نمودار
13>

انتخاب کنید

• پس از آن، در کادر درج نمودار که ظاهر شد، به همه نمودارها بروید را برگه و Pie را از سمت چپ کادر انتخاب کنید. نمودار دایره ای مورد نظر خود را از سمت راست انتخاب کنید.



• در نهایت، روی OK کلیک کنید و نمودار دایره ای ظاهر می شود. در بالای صفحه گسترده اگر سبک نمودار را تغییر دهید، چیزی شبیه به این خواهد شد.



• سپس، می توانید پس از انتخاب «دسته»، همان روش را دنبال کنید. ستون و ستون "انجام نشد" و یک نمودار دایره ای برای وظایف ناقص دریافت کنید. به نظر خوشایند است و می توانید به راحتی با مجموعه داده درباره ردیاب وظیفه خود ایده بگیرید.



اگر چیزی را در مجموعه داده اصلی ایجاد شده در مرحله اول تغییر دهید، همه داده ها در برگه های دیگر و نمودارها اکنون به طور خودکار به روز می شوند. با این روش های ساده، می توانید یک ردیاب وظیفه در اکسل ایجاد کنید.

بیشتر بخوانید: ایجاد لیست کارهای کاملاً کاربردی در اکسل (4 روش مفید)

نتیجه

این یک فرآیند گام به گام برای ایجاد یک ردیاب وظیفه در اکسل بود. امیدوارم این راهنما برای شما مفید و آموزنده بوده باشد. اگر سوال یا پیشنهادی دارید، در زیر با ما در میان بگذارید. برای راهنماهای بیشتر مانند این، به Exceldemy.com مراجعه کنید.