Չնայած Excel-ում առաջադրանքներին հետևելու ուղղակի գործիք չկա, մենք կարող ենք օգտագործել տարբեր գործառույթների և բանաձևերի համադրություն՝ ստեղծելու մեր սեփական դինամիկ առաջադրանքների հետագծող: Այս ձեռնարկը ձեզ ցույց կտա արագ և հեշտ քայլերը՝ ձեր առաջադրանքների հետագծիչը կարգավորելու համար՝ Excel-ում դրա ընթացիկ կարգավիճակի մասին հաշվետվություններով:

Ներբեռնեք ձևանմուշը

Ներբեռնեք այս օրինակում ստեղծված առաջադրանքների հետագծիչը ստորև նշված հղումը։ Դուք արդեն կարող եք օգտագործել այն որպես ձեր առաջադրանքների հետագծող կամ օգտագործել որպես հղում ստորև նկարագրված քայլերի համար:

Task Tracker Template.xlsx

Excel-ում առաջադրանքների որոնիչ ստեղծելու քայլ առ քայլ ընթացակարգ

Հետևեք ստորև նշված 5 քայլերին Excel-ում ձեր սեփական առաջադրանքների հետագծող ստեղծելու համար: Յուրաքանչյուր քայլ մանրամասն նկարագրված է իր ենթաբաժնում:

Քայլ 1. Ստեղծեք տվյալների հավաքածու Task Tracker-ում Excel-ում

Սկզբում մենք կստեղծենք տվյալների բազա, որը պետք է ավտոմատ կերպով թարմացվի: . Մենք կկազմենք առաջադրանքների ցանկ՝ դրանց մուտքագրմամբ և անվանմամբ՝ հետևելով կատեգորիայի, հրատապության, կարևորության և ավարտի կարգավիճակին։ Հետևեք այս քայլերին՝ տվյալների բազան դինամիկ դարձնելու համար, որպեսզի երբ նոր առաջադրանք եք ավելացնում, այն ավտոմատ կերպով թարմացվում է աղյուսակում։

• Սկզբում մենք ընտրում ենք հետևյալ վերնագրերը տվյալների շտեմարանում:

• Այնուհետև ընտրում ենք բջիջը B5 և գնում դեպի Գլխավոր Այժմ ընտրեք Պայմանական ձևաչափում Ոճեր ներդիրից և ընտրեք Նոր կանոն բացվող բացվող ցանկից:ցուցակ:

• Հաջորդը, Նոր ձևաչափման կանոն վանդակում ընտրեք Ձևաչափել միայն պարունակող բջիջները Ընտրեք կանոնի տեսակը Այնուհետև ընտրեք բջիջի արժեքը որպես ոչ հավասար և ընտրեք դատարկ բջիջ արժեքի համար: Այստեղ ավարտելուց հետո սեղմեք Ձևաչափը :

• Այժմ անցեք Սահման ներդիր Ձևաչափել բջիջները վանդակում և ընտրել Ուրվագիծ սահմանը, ինչպես ցույց է տրված նկարում:

• Այնուհետև սեղմեք OK երկու տուփերում:
• Այժմ անցեք Տուն ներդիր՝ ընտրված ձևաչափված բջիջով և ընտրեք Format Painter :

• Դրանից հետո ընտրեք այն տարածքը, որտեղ ցանկանում եք պահպանել տվյալների բազան:
• Եկեք անվանենք աղյուսակը AllTaskList . Եվ այնուհետև ստեղծեք նորը Աղյուսակներ անունով:
• Ստեղծեք տարբեր արժեքներ կատեգորիաների, հրատապությունների, կարևորությունների և կարգավիճակի համար:

• Այժմ վերադարձեք AllTaskList թերթին և ընտրեք D5 բջիջը:
• Այնուհետև գնացեք Տվյալներ ներդիրը և ընտրեք Տվյալների վավերացում Տվյալների գործիքներ խմբից:

• Արդյունքում, Տվյալների վավերացման վանդակը կհայտնվի: Այժմ անցեք Կարգավորումներ ներդիր և ընտրեք Ցուցակ Թույլատրել -ում:

<11:>Այնուհետև ընտրեք Աղբյուր դաշտը և այնուհետև ընտրեք տարբեր արժեքներ Աղյուսակներից

• Այնուհետև սեղմել OK Տվյալների վավերացում
• Հետևաբար, կավելացվի ցուցակի վանդակ ընտրված բջիջի կատեգորիաներով: Ընտրեք դրա համար համապատասխան կատեգորիա:

• Նմանապես, մյուս թերթիկի օգնությամբ ավելացրեք ցուցակի տուփեր մյուս սյունակների տակ: Եվ այնուհետև ընտրեք դրանց արժեքները:

• Այժմ լրացրեք տվյալների հավաքածուի բոլոր առաջադրանքները: Այս պահին ձևաչափերն ավտոմատ կավելացվեն և կպատճենեն Տվյալների վավերացման -ի կողմից ստեղծված ցուցակները հաջորդ տողերի համար: Ավարտված ցանկը նման տեսք կունենար:

Դուք կարող եք ավելի ուշ ավելացնել առաջադրանքները:

• Վերջապես, ընտրեք սյունակներ B:G, և անվանման վանդակում գրեք տվյալների հավաքածուի անվանումը, ասենք, Առաջադրանքների ցանկը :

Այժմ անցեք հաջորդ քայլերին՝ այս տվյալների հավաքածուից ավելի կազմակերպված տվյալներ ստանալու համար:

Քայլ 2. Ստեղծեք նոր թերթ՝ տվյալների հավաքածուից սպասող առաջադրանքներին հետևելու համար

Այժմ մենք պետք է կազմակերպենք թերի առաջադրանքները, գուցե ձեր ուզած կատեգորիաների կամ այլ պարամետրերի հիման վրա: Մեզ անհրաժեշտ կլինի FILTER գործառույթի օգտագործումը և կախված նրանից, թե ինչպես եք ուզում դա SORT գործառույթը :

• Նախ, այս նպատակով ստեղծեք նոր աղյուսակ: . Եվ եկեք այն անվանենք Սպասող առաջադրանքներ : Տեղադրեք վերնագրերը, ինչպես սկզբնական տվյալների բազան այստեղ:

• Այժմ ընտրեք B5 բջիջը և գրեք հետևյալըբանաձեւ։

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Այժմ սեղմեք Enter Ձեր ստեղնաշարի վրա: Արդյունքում, դուք կունենաք բոլոր առկախ առաջադրանքները այստեղ՝ այս աղյուսակում:

• Ընդհանուր առմամբ, այն կտեսակավորվի որպես սերիական համար: Եթե ​​ցանկանում եք, որ այն տեսակավորվի ըստ այլ պարամետրերի, նախ անհրաժեշտ է SORT ֆունկցիան: Ըստ կատեգորիայի տեսակավորման համար օգտագործեք հետևյալ բանաձևը B5 բջիջի փոխարեն:

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Եվ այնուհետև սեղմեք Enter ձեր ստեղնաշարի վրա: Դուք կունենաք սպասող առաջադրանքները դասակարգված ըստ կատեգորիայի:

🔍 Բանաձեւի բաշխում

=FILTER(Առաջադրանքների ցուցակ,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Կատարված չէ”))

👉 AllTaskList!B:B0 պայման արտահայտելու բանաձև է և վերադարձնում է բուլյան արժեք:

👉 Նմանապես, AllTaskList!G:G=”Not Done” պայման է և վերադարձնում է բուլյան արժեք:

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) վերադարձնում է բոլոր տողերի արժեքները, որտեղ վերը նշված երկու պայմաններն էլ ճշմարիտ էին:

Քայլ 3. Ստեղծեք սպասող առաջադրանքներ՝ օգտագործելով տարբեր պարամետրեր

Եթե ցանկանում եք որոշակի կատեգորիայի բոլոր առկախ առաջադրանքները կամ բոլոր հրատապ առկախ առաջադրանքները: Կամ գուցե Կարևոր/Ոչ կարևոր առաջադրանքներ: Դրանք նոր աղյուսակում ստանալու համար հետևեք այս քայլերին:

• Նախ, ստեղծեք նոր թերթ և ստեղծեք դրա բոլոր վերնագրերը: Անվանենք թերթիկը Սպասող առաջադրանքներ ըստԿատեգորիա .

• Այժմ ընտրեք D4 բջիջը և անցեք Տվյալներ
• Տվյալների գործիքներ խմբում ընտրեք Տվյալների վավերացում :

• Հաջորդը` Տվյալների վավերացում վանդակում ընտրեք Ցուցակ Թույլատրել Կարգավորումներ ներդիրում:

• Այժմ ընտրեք կատեգորիայի տարբեր արժեքներ Աղյուսակներ թերթից և սեղմեք Enter : Այնուհետև սեղմեք OK :

• Ընտրեք կատեգորիա դրանից:
• Դրանից հետո ընտրեք բջիջը B7 և գրեք հետևյալ բանաձևը.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Այժմ սեղմեք Enter : Դուք կտեսնեք բոլոր արժեքները ձեր ընտրած կատեգորիայի հետ:

Նմանապես, դուք կարող եք փոխել կատեգորիան D4 բջիջում` տեսնելու համար այլ կատեգորիաների առկախ խնդիրներ: Այսուհետ ցանկն ինքնաբերաբար կթարմացվի:

Նմանապես, դուք կարող եք ստեղծել առկախ առաջադրանքներ ըստ այդ առաջադրանքների հրատապության և կարևորության:

Քայլ 4. Ստեղծեք առաջադրանքի մանրամասները Ցուցակ

Այժմ մենք կստեղծենք աղյուսակ՝ մեր ուզած մեկ կոնկրետ առաջադրանքի մանրամասները իմանալու համար: Հետևեք այս քայլերին՝ տեսնելու, թե ինչպես ստեղծել նման աղյուսակներ: Մենք դա կիրականացնենք VLOOKUP ֆունկցիայի և վերջնական դեպքում IF ֆունկցիայի օգնությամբ:

• Առաջին հերթին ստեղծեք նոր աղյուսակ, եկեք այն անվանենք Առաջադրանքի մանրամասներ :
• Այնուհետև ընտրեք մանրամասները ևՁեր տվյալները պարունակող գծապատկերի կողմնորոշումը:

• Այժմ մուտքագրեք սերիական համարը C4 բջիջում:
• Այնուհետև անցեք C6 բջիջ և մուտքագրեք.

• Դրանից հետո , անցեք C7 բջիջ և գրեք հետևյալ բանաձևը. Այժմ սեղմեք Enter ։

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Նմանապես, անցեք C8 բջիջ և գրեք հետևյալ բանաձևը. Այնուհետև սեղմեք Enter ։

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Նույն ձևով անցեք C9 բջիջ և գրեք հետևյալ բանաձևը. Այնուհետև սեղմեք Enter:>Այնուհետև անցեք C10 բջիջ և գրեք հետևյալ բանաձևը. Այնուհետև սեղմեք Enter:>Վերջապես անցեք C11 բջիջ, գրեք հետևյալ բանաձևը և սեղմեք Enter :

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Արդյունքում դուք կարող եք հեշտությամբ տեսնել առաջադրանքի մանրամասները աղյուսակից:

Եթե փոխեք սերիական համարը C4 բջիջում, դուք կարող եք տեսնել տվյալ առաջադրանքի մանրամասները:

🔍 Բաշխում բանաձևը

=IF(VLOOKUP($C$4,Առաջադրանքների ցուցակ,6)=”Կատարված”,”Ավարտված”,”Աշխատանքն ընթացքի մեջ”)

👉 VLOOKUP($C$4,Առաջադրանքների ցուցակ,6) որոնում է արժեքը C4 բջջում C4 «Առաջադրանքների ցուցակ» անունով սկզբնական տվյալների 6-րդ սյունակում :

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Առաջադրանքների ցուցակ,6)=”Կատարված”,”Ավարտված”,”Աշխատանքն ընթացքի մեջ”) ստուգում է, արդյոք առաջացած արժեքը “Կատարված է”: Եթե ​​դա արժեք է, ապա այն տպում է «Ավարտված», հակառակ դեպքում՝ «Աշխատում է ընթացքի մեջ» արժեքով:

Քայլ 5. Ստեղծեք դինամիկ հաշվետվություն Task Tracker-ի վրա

Այժմ անցեք հաջորդին: մաս՝ ստեղծելու սկզբնական տվյալների ամփոփագիր և այն պատկերացնելով գրաֆիկներով ամբողջական և թերի առաջադրանքների համար: Մենք պատրաստվում ենք օգտագործել այն հաշվելու բանաձևը և ավելացնել որոշ գրաֆիկներ՝ օգտագործելով Excel գործիքները այստեղ: COUNTIFS և SUM գործառույթները օգտակար կլինեն այս քայլում:

• Նախ, ստեղծեք նոր աղյուսակ: Եկեք այն անվանենք Ամփոփում ։
• Այնուհետև ստեղծեք տվյալների բազա՝ տարբեր կատեգորիաների համար ամբողջական և թերի առաջադրանքները առանձնացնելու համար։

• Այժմ անցեք աղյուսակի C5 բջիջը և գրեք հետևյալ բանաձևը և սեղմեք Enter :

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Այժմ կրկին ընտրեք բջիջը: Այնուհետև կտտացրեք և քաշեք լրացման բռնակի պատկերակը ներքև՝ մնացած կատեգորիաների բանաձևը լրացնելու համար:

• Դրանից հետո սեղմեք և քաշեք լրացնել բռնակի պատկերակը դեպի աջ՝ հաջորդ սյունակի բջիջները նույն բանաձևով լրացնելու համար:

• Այժմ <6 բջիջում գրեք հետևյալ բանաձևը:>E5 : Այնուհետև սեղմեք Enter :

=SUM(C5:D5)

• Նորից ընտրեք բջիջը և սեղմեք և քաշելլրացման բռնակի պատկերակը ներքև:

• Նույնպես, նորից ընտրեք բջիջը և սեղմեք և քաշեք լրացման բռնակի պատկերակը ներքև մինչև սյունակի վերջը:

• Նման ձևով և նույն բանաձևով գտեք կատարված և չկատարված ընդհանուր առաջադրանքները C9 և բջիջներում D9 .

• Եվ որոշ ֆորմատավորումից հետո վերջնական ամփոփումն այսպիսի տեսք կունենա.

• Հաջորդում ընտրեք միջակայքը B5:E9 և անցեք Տեղադրեք ներդիրում ընտրեք Առաջարկվող գծապատկեր :

• Արդյունքում կբացվի Տեղադրեք աղյուսակը վանդակը: Այժմ անցեք Բոլոր գծապատկերները ներդիրը:
• Այնուհետև ընտրեք ձեր նախընտրած գծապատկերը: Ցուցադրության համար մենք օգտագործում ենք սյունակային գծապատկեր: Դա անելու համար ձախից ընտրեք Սյունակ և աջից ընտրեք գծապատկերը, ինչպես ցույց է տրված ստորև նկարում:

• Դրանից հետո սեղմեք OK : Արդյունքում կհայտնվի սյունակի գծապատկերը:

• Վերջապես գծապատկերը որոշ փոփոխություններից հետո նման տեսք կունենա:

• Կատարված առաջադրանքների համար կարկանդակ գծապատկեր տեղադրելու համար տվյալների հավաքածուի մեջ ընտրեք կատեգորիայի սյունակը և «Կատարված» սյունակը:

• Այժմ անցեք Տեղադրեք ներդիր և ընտրեք Առաջարկվող գծապատկերը Գծագրերից

• Դրանից հետո, բացվող Տեղադրել գծապատկեր վանդակում, գնացեք Բոլոր գծապատկերները ներդիր և վանդակի ձախ կողմից ընտրեք Կարկանդակ : Աջից ընտրեք ձեր ուզած կարկանդակ գծապատկերը:

• Վերջապես սեղմեք OK և կհայտնվի կարկանդակ գծապատկերը: աղյուսակի վերևում: Եթե ​​փոխեք գծապատկերի ոճը, այն նման տեսք կունենա:

• Այնուհետև կարող եք հետևել նույն ընթացակարգին` «Կատեգորիա» ընտրելուց հետո: սյունակը և «Կատարված չէ» սյունակը և ստացեք կարկանդակ գծապատկեր թերի առաջադրանքների համար:

• Վերջապես, վերադասավորեք գծապատկերները տվյալների հավաքածուի հետ այնպես, որ այն հաճելի տեսք ունի, և դուք կարող եք հեշտությամբ պատկերացում կազմել ձեր առաջադրանքների հետագծման տվյալների բազայի միջոցով:

Եթե դուք որևէ բան փոխեք առաջին քայլում ստեղծված սկզբնական տվյալների բազայում, բոլորը այլ թերթիկների և գծապատկերների տվյալների մասին այժմ ինքնաբերաբար կթարմացվեն: Այս պարզ եղանակներով դուք կարող եք ստեղծել առաջադրանքների հետագծող Excel-ում:

Կարդալ ավելին. Ստեղծել Լիովին ֆունկցիոնալ անելիքների ցուցակ Excel-ում (4 հարմար մեթոդ)

Եզրակացություն

Սա քայլ առ քայլ գործընթաց էր Excel-ում առաջադրանքների որոնիչ ստեղծելու համար: Հուսով եմ, որ այս ուղեցույցը ձեզ համար օգտակար և տեղեկատվական է: Եթե ​​ունեք հարցեր կամ առաջարկություններ, տեղեկացրեք մեզ ստորև: Նման այլ ուղեցույցների համար այցելեք Exceldemy.com ։