بالرغم من عدم وجود أداة مباشرة لتتبع المهام في Excel ، يمكننا استخدام مجموعة من الوظائف والصيغ المختلفة لإنشاء متعقب مهام ديناميكي خاص بنا. سيوضح لك هذا البرنامج التعليمي الخطوات السريعة والسهلة لإعداد أداة تعقب المهام بتقارير عن حالتها الحالية في Excel.

تنزيل النموذج

تنزيل أداة تعقب المهام التي تم إنشاؤها في هذا المثال من الرابط أدناه. يمكنك بالفعل استخدامه كتتبع مهامك أو استخدامه كمرجع للخطوات الموضحة أدناه.

قالب تعقب المهام.xlsx

إجراء خطوة بخطوة لإنشاء أداة تعقب المهام في Excel

اتبع هذه الخطوات الخمس أدناه لإنشاء أداة تعقب مهام خاصة بك في Excel. يتم وصف كل خطوة بالتفصيل في القسم الفرعي الخاص بها.

الخطوة 1: إنشاء مجموعة بيانات لمتتبع المهام في Excel

في البداية ، سنقوم بإنشاء مجموعة بيانات ، والتي يجب أن تكون قابلة للتحديث تلقائيًا . سننشئ قائمة مهام بإدخالها واسمها ، باتباع الفئة والإلحاح والأهمية وحالة الإكمال ، اتبع هذه الخطوات لجعل مجموعة البيانات ديناميكية بحيث يتم تحديثها تلقائيًا إلى الجدول عند إضافة مهمة جديدة.

• أولاً ، نختار الرؤوس التالية في مجموعة البيانات.

• ثم حدد الخلية B5 وانتقل إلى الصفحة الرئيسية الآن حدد التنسيق الشرطي من علامة التبويب الأنماط وحدد قاعدة جديدة من القائمة المنسدلةقائمة.

• بعد ذلك ، في المربع قاعدة التنسيق الجديدة ، حدد تنسيق الخلايا التي تحتوي على فقط في حدد نوع القاعدة ثم حدد قيمة الخلية على أنها لا تساوي وحدد خلية فارغة للقيمة. بمجرد الانتهاء هنا ، انقر فوق تنسيق .

• الآن ، انتقل إلى علامة التبويب الحدود في المربع تنسيق الخلايا وحدد حدود كما هو موضح في الشكل.

• بعد ذلك انقر فوق موافق في كلا المربعين.
• انتقل الآن إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية مع تحديد الخلية المنسقة وحدد نسخ التنسيق .

• بعد ذلك ، حدد المنطقة التي تريد الاحتفاظ بمجموعة البيانات فيها.
• لنقم بتسمية جدول البيانات AllTaskList . ثم أنشئ واحدًا جديدًا باسم جداول .
• أنشئ قيمًا مختلفة للفئات والإلحاح والاستيراد والحالة هنا.

• الآن ارجع إلى الورقة AllTaskList وحدد الخلية D5 .
• ثم انتقل إلى البيانات علامة التبويب وحدد التحقق من صحة البيانات من مجموعة أدوات البيانات .

• نتيجة لذلك ، 6> التحقق من صحة البيانات سيظهر مربع. انتقل الآن إلى علامة التبويب الإعدادات وحدد قائمة ضمن سماح .

• ثم حدد الحقل المصدر ثم حدد القيم المختلفة من الجداول

• بعد ذلك انقرفي موافق في التحقق من صحة البيانات
• وبالتالي ، ستتم إضافة مربع قائمة بالفئات الموجودة في الخلية المحددة. حدد الفئة المناسبة لها.

• وبالمثل ، أضف مربعات القائمة تحت الأعمدة الأخرى بمساعدة الورقة الأخرى. ثم حدد قيمها.

• الآن قم بملء جميع المهام في مجموعة البيانات. في هذه المرحلة ، ستتم إضافة التنسيقات تلقائيًا ونسخ القوائم التي تم إنشاؤها بواسطة التحقق من صحة البيانات للصفوف التالية. ستبدو القائمة المكتملة مثل هذا.

يمكنك إضافة المزيد من المهام لاحقًا أيضًا.

• أخيرًا ، حدد الأعمدة B: G ، وفي مربع الاسم ، اكتب اسم مجموعة البيانات ، دعنا نقول ، قائمة المهام .

انتقل إلى الخطوات التالية الآن للحصول على المزيد من البيانات المنظمة من مجموعة البيانات هذه.

الخطوة 2: إنشاء ورقة جديدة لتتبع المهام المعلقة من مجموعة البيانات

الآن نحن بحاجة إلى تنظيم المهام غير المكتملة ، ربما بناءً على الفئات أو المعلمات الأخرى التي تريدها. سنحتاج إلى استخدام وظيفة التصفية واعتمادًا على الطريقة التي تريدها وظيفة SORT .

• أولاً ، قم بإنشاء جدول بيانات جديد لهذا الغرض . ودعنا نسميها المهام المعلقة . ضع هنا الرؤوس مثل مجموعة البيانات الأصلية.

• الآن حدد الخلية B5 واكتب ما يليالصيغة.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• الآن اضغط على أدخل على لوحة المفاتيح الخاصة بك. نتيجة لذلك ، سيكون لديك جميع المهام المعلقة هنا في جدول البيانات هذا.

• بشكل عام ، سيتم فرزها كرقم تسلسلي. إذا كنت تريد أن يتم فرزها حسب معلمات أخرى أولاً ، فأنت بحاجة إلى وظيفة SORT . للفرز حسب الفئة ، استخدم الصيغة التالية في الخلية B5 بدلاً من ذلك.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• ثم اضغط على أدخل على لوحة المفاتيح. سيكون لديك المهام المعلقة مرتبة حسب الفئة.

🔍 تقسيم الصيغة

= FILTER (Tasklist، (AllTaskList! B: B0) * (AllTaskList! G: G = "Not Done"))

👉 AllTaskList! B: B0 هي صيغة للتعبير عن شرط وإرجاع قيمة منطقية.

👉 وبالمثل ، AllTaskList! G: G = "لم يتم" شرط وإرجاع قيمة منطقية.

👉 FILTER (Tasklist، (AllTaskList! B: B0) * (AllTaskList! G: G = "لم يتم")) تُرجع جميع قيم الصف حيث كلا الشرطين أعلاه كانا صحيحين.

الخطوة 3: إنشاء مهام معلقة باستخدام معلمات مختلفة

إذا كنت تريد جميع المهام المعلقة لفئة معينة أو جميع المهام العاجلة المعلقة. أو ربما مهام مهمة / ليست مهمة. للحصول عليها في جدول بيانات جديد ، اتبع هذه الخطوات.

• أولاً ، قم بإنشاء ورقة جديدة وإنشاء جميع الرؤوس الموجودة فيها. دعنا نسمي الورقة المهام المعلقة حسبالفئة .

• الآن ، حدد الخلية D4 وانتقل إلى البيانات
• ضمن مجموعة أدوات البيانات ، حدد التحقق من صحة البيانات .

• التالي ، في حدد المربع التحقق من صحة البيانات قائمة ضمن السماح في علامة التبويب الإعدادات .

• الآن حدد قيم فئة مختلفة من ورقة الجداول واضغط أدخل . ثم انقر فوق موافق .

• حدد فئة منها
• بعد ذلك ، حدد الخلية B7 واكتب الصيغة التالية.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• الآن اضغط على أدخل . سترى جميع القيم مع الفئة التي حددتها.

وبالمثل ، يمكنك تغيير الفئة في الخلية D4 لرؤية المهام المعلقة من الفئات الأخرى. من الآن فصاعدًا ، سيتم تحديث القائمة تلقائيًا.

وبالمثل ، يمكنك إنشاء مهام معلقة من خلال إلحاحها وأهميتها.

الخطوة 4: إنشاء تفاصيل المهمة قائمة

الآن سنقوم بإنشاء جدول بيانات لمعرفة تفاصيل مهمة معينة نريدها. اتبع هذه الخطوات لمعرفة كيفية إنشاء جداول البيانات هذه. سنحقق ذلك بمساعدة الدالة VLOOKUP وفي الحالة النهائية IF function .

• أولاً ، قم بإنشاء جدول بيانات جديد ، دعنا نسميه تفاصيل المهمة .
• ثم حدد التفاصيل واتجاه الرسم البياني الذي يحتوي على التفاصيل الخاصة بك.

• أدخل الآن الرقم التسلسلي في الخلية C4 .
• ثم انتقل إلى الخلية C6 واكتب:

• بعد ذلك ، انتقل إلى الخلية C7 واكتب الصيغة التالية. اضغط الآن على أدخل .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• وبالمثل ، انتقل إلى الخلية C8 واكتب الصيغة التالية. ثم اضغط على أدخل .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• بطريقة مماثلة ، انتقل إلى الخلية C9 واكتب الصيغة التالية. ثم اضغط على Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• ثم انتقل إلى الخلية C10 واكتب الصيغة التالية. ثم اضغط على Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• أخيرًا ، انتقل إلى الخلية C11 ، اكتب الصيغة التالية ثم اضغط على أدخل .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

نتيجة لذلك ، يمكنك رؤية تفاصيل المهمة من جدول البيانات بسهولة.

إذا قمت بالتغيير الرقم التسلسلي في الخلية C4 ، يمكنك رؤية تفاصيل تلك المهمة المحددة.

🔍 انهيار الصيغة

= IF (VLOOKUP ($ C $ 4، Tasklist، 6) = "Done"، "Completed"، "العمل قيد التقدم")

👉 VLOOKUP ($ C $ 4، Tasklist، 6) يبحث عن القيمة في الخلية C4 في العمود السادس من مجموعة البيانات الأصلية المسماة "Tasklist" .

👉 = IF (VLOOKUP ($ C $ 4، Tasklist، 6) = "Done"، "Completed"، "العمل قيد التقدم") يتحقق مما إذا كانت القيمة التي ظهرت هي "تم". إذا كانت هذه هي القيمة ، فسيتم طباعة "مكتمل" ، وإلا انتقل إلى القيمة "العمل قيد التقدم".

الخطوة 5: إنشاء تقرير ديناميكي حول متعقب المهام

الآن إلى التالي جزء لإنشاء ملخص لمجموعة البيانات الأصلية وتصورها برسوم بيانية للمهام الكاملة وغير المكتملة. سنستخدم صيغة لحساب ذلك ونضيف بعض الرسوم البيانية باستخدام أدوات Excel هنا. ستكون الدالتان COUNTIFS و SUM مفيدة في هذه الخطوة.

• أولاً ، قم بإنشاء جدول بيانات جديد. دعنا نسميها ملخص .
• ثم أنشئ مجموعة بيانات لفصل المهام الكاملة وغير المكتملة لفئات مختلفة.

• انتقل الآن إلى الخلية C5 في جدول البيانات واكتب الصيغة التالية ثم اضغط على أدخل .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• الآن حدد الخلية مرة أخرى. ثم انقر واسحب رمز مقبض التعبئة لأسفل لملء الصيغة لبقية الفئات.

• بعد ذلك ، انقر واسحب الزر رمز مقبض التعبئة إلى اليمين لملء خلايا العمود التالي بنفس الصيغة.

• اكتب الآن الصيغة التالية في الخلية E5 . ثم اضغط على أدخل .

=SUM(C5:D5)

• مرة أخرى ، حدد الخلية وانقر فوق و يجررمز مقبض التعبئة لأسفل.

• وبالمثل ، حدد الخلية مرة أخرى وانقر واسحب رمز مقبض التعبئة لأسفل إلى نهاية العمود.

• بطريقة مماثلة وبنفس الصيغة ، ابحث عن إجمالي المهام التي تم إجراؤها والتي لم يتم إجراؤها في الخلايا C9 و D9 .

• وبعد بعض التنسيق ، سيبدو الملخص النهائي على هذا النحو.

• بعد ذلك ، حدد النطاق B5: E9 وانتقل إلى إدراج في علامة التبويب ، حدد المخطط الموصى به .

• نتيجة لذلك ، سيتم فتح مربع إدراج مخطط . الآن ، انتقل إلى علامة التبويب كافة المخططات فيه.
• ثم حدد الرسم البياني المفضل لديك. نحن نستخدم مخطط عمودي للعرض التوضيحي. للقيام بذلك ، حدد العمود من اليسار واختر الرسم البياني من اليمين كما هو موضح في الصورة أدناه.

• بعد ذلك ، انقر فوق موافق . نتيجة لذلك ، سيظهر المخطط العمودي.

• أخيرًا ، سيبدو المخطط شيئًا مثل هذا بعد بعض التعديلات.

• لإدراج مخطط دائري للمهام المكتملة ، حدد عمود الفئة وعمود "تم" في مجموعة البيانات.

• انتقل الآن إلى علامة التبويب إدراج وحدد المخطط الموصى به من الرسوم البيانية

• بعد ذلك ، في المربع إدراج مخطط الذي ظهر ، انتقل إلى كافة المخططاتعلامة التبويب وحدد فطيرة من الجانب الأيسر من المربع. حدد المخطط الدائري الذي تريده من اليمين.

• أخيرًا ، انقر فوق موافق وسيظهر المخطط الدائري أعلى جدول البيانات. إذا قمت بتغيير نمط الرسم البياني ، فسيبدو مثل هذا.

• ثم مرة أخرى ، يمكنك اتباع نفس الإجراء بعد تحديد "الفئة" العمود وعمود "لم يتم" واحصل على مخطط دائري للمهام غير المكتملة.

• أخيرًا ، أعد ترتيب المخططات باستخدام مجموعة البيانات بحيث يبدو ممتعًا ويمكنك الحصول على الفكرة بسهولة من خلال مجموعة البيانات حول أداة تعقب المهام.

إذا قمت بتغيير أي شيء في مجموعة البيانات الأصلية التي تم إنشاؤها في الخطوة الأولى ، فكل شيء من البيانات الموجودة في الأوراق الأخرى وسيتم تحديث المخططات تلقائيًا الآن. بهذه الطرق البسيطة ، يمكنك إنشاء متعقب المهام في Excel.

اقرأ المزيد: إنشاء قائمة مهام وظيفية بالكامل في Excel (4 طرق يدوية)

الخاتمة

كانت هذه عملية خطوة بخطوة لإنشاء أداة تعقب المهام في Excel. آمل أن تكون قد وجدت هذا الدليل مفيدًا وغنيًا بالمعلومات. إذا كان لديك أي أسئلة أو اقتراحات ، فأخبرنا بها أدناه. لمزيد من الأدلة مثل هذا ، قم بزيارة Exceldemy.com .