Excel-də tapşırıqları izləmək üçün birbaşa alət olmasa da, biz öz dinamik tapşırıq izləyicimizi yaratmaq üçün müxtəlif funksiya və düsturların birləşməsindən istifadə edə bilərik. Bu dərslik sizə tapşırıq izləyicinizi onun Excel-də cari vəziyyəti haqqında hesabatlarla qurmaq üçün sürətli və asan addımları göstərəcək.

Şablonu endirin

Bu nümunədə yaradılmış tapşırıq izləyicisini buradan endirin. aşağıdakı link. Siz onu artıq tapşırıq izləyiciniz kimi istifadə edə və ya aşağıda təsvir edilən addımlar üçün istinad kimi istifadə edə bilərsiniz.

Task Tracker Template.xlsx

Excel-də Tapşırıq İzləyicisi Yaratmaq üçün Addım-addım Prosedur

Excel-də özünüzə aid tapşırıq izləyicinizi yaratmaq üçün aşağıdakı 5 addımı izləyin. Hər bir addım öz alt bölməsində təfərrüatlı şəkildə təsvir edilmişdir.

Addım 1: Excel-də Tapşırıq İzləyicisi üçün Dataset yaradın

Əvvəlcə biz avtomatik olaraq yenilənə bilən verilənlər dəsti hazırlayacağıq. . Kateqoriya, aktuallıq, vaciblik və tamamlanma statusuna uyğun olaraq onların girişi və adı ilə tapşırıqların siyahısını hazırlayacağıq. Yeni tapşırıq əlavə etdiyiniz zaman o, avtomatik olaraq cədvələ yenilənsin ki, verilənlər toplusunu dinamik etmək üçün bu addımları yerinə yetirin.

• İlk olaraq verilənlər bazasında aşağıdakı başlıqları seçirik.

• Sonra B5 xanasını seçin və bura keçin. Ev İndi Üslublar tabından Şərti Formatlaşdırma və açılan menyudan Yeni Qayda seçinsiyahı.

• Sonra, Yeni Formatlaşdırma Qaydası qutuda Yalnız olan xanaları formatla seçin. Qayda Növünü Seçin -də Sonra Bərabər deyil olaraq xana dəyərini seçin və dəyər üçün boş xana seçin. Burada işi bitirdikdən sonra Format üzərinə klikləyin.

• İndi Sərhəd tabına keçin Format Hüceyrələri qutuda və şəkildə göstərildiyi kimi Kontur sərhədi seçin.

• Bundan sonra hər iki xanada OK üzərinə klikləyin.
• İndi formatlanmış xana seçilərək Ev tabına keçin və Format Rəssamını seçin.

• Bundan sonra verilənlər toplusunu saxlamaq istədiyiniz sahəni seçin.
• Gəlin cədvələ ad verək AllTaskList . Və sonra Cədvəllər adı ilə yenisini yaradın.
• Burada kateqoriyalar, aktuallıqlar, vacibliklər və status üçün müxtəlif dəyərlər yaradın.

• İndi AllTaskList vərəqinə qayıdın və D5 xanasını seçin.
• Sonra Data bölməsinə keçin. nişanını seçin və Məlumat Alətləri qrupundan Məlumatların Təsdiqlənməsi seçin.

• Nəticədə, Data Validation qutu açılacaq. İndi Parametrlər tabına keçin və İcazə Verin altında Siyahı seçin.

• Sonra Mənbə sahəsini seçin və sonra Cədvəllər

• Bundan sonra müxtəlif dəyərləri seçin. basınon OK Data Validation
• Nəticədə, seçilmiş xanadakı kateqoriyalarla siyahı qutusu əlavə olunacaq. Bunun üçün uyğun kateqoriyanı seçin.

• Eyni şəkildə, digər vərəqin köməyi ilə digər sütunların altına siyahı qutuları əlavə edin. Və sonra onların dəyərlərini seçin.

• İndi verilənlər bazasındakı bütün tapşırıqları doldurun. Bu zaman formatlar avtomatik əlavə olunacaq və növbəti sətirlər üçün Data Validation tərəfindən yaradılmış siyahıları kopyalayacaq. Tamamlanmış siyahı buna bənzəyir.

Daha sonra daha çox tapşırıq əlavə edə bilərsiniz.

• Nəhayət, sütunları seçin B:G, və ad qutusuna verilənlər dəstinin adını yazın, Tutaq ki, Tasklist .

Bu verilənlər toplusundan daha mütəşəkkil data əldə etmək üçün indi növbəti addımlara keçin.

Addım 2: Datasetdən Gözləyən Tapşırıqları İzləmək üçün Yeni Vərəq yaradın

İndi biz natamam tapşırıqları təşkil etməliyik, bəlkə istədiyiniz kateqoriyalara və ya digər parametrlərə əsaslanaraq. Bizə FİLTƏ funksiyası və onu necə istədiyinizdən asılı olaraq SORT funksiyası istifadə etməli olacağıq.

• İlk olaraq bu məqsədlə yeni cədvəl yaradın. . Və gəlin onu Gözləyən Tapşırıqlar adlandıraq. Başlıqları orijinal verilənlər dəsti kimi buraya qoyun.

• İndi B5 xanasını seçin və aşağıdakıları yazın.düstur.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• İndi basın Enter klaviaturanızda. Nəticədə, bu cədvəldə bütün gözlənilən tapşırıqlarınız olacaq.

• Ümumiyyətlə, o, seriya nömrəsi kimi çeşidlənəcək. Əgər siz onun digər parametrlərə görə çeşidlənməsini istəyirsinizsə, əvvəlcə SORT funksiyası lazımdır. Kateqoriyaya görə çeşidləmək üçün B5 xanasında aşağıdakı düsturdan istifadə edin.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• Və sonra klaviaturanızda Enter düyməsini basın. Kateqoriyaya görə çeşidlənmiş gözlənilən tapşırıqlarınız olacaq.

🔍 Düsturun Bölməsi

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”))

👉 AllTaskList!B:B0 şərti ifadə etmək üçün düsturdur və məntiqi dəyəri qaytarır.

👉 Eynilə, AllTaskList!G:G=”Not Done” şərtdir və məntiqi dəyəri qaytarır.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) yuxarıdakı şərtlərin hər ikisinin DOĞRU olduğu bütün sıra dəyərlərini qaytarır.

Addım 3: Fərqli Parametrlərdən istifadə edərək Gözlənilən Tapşırıqlar Yaradın

Əgər siz xüsusi kateqoriyanın bütün gözlənilən tapşırıqlarını və ya bütün təcili gözlənilən tapşırıqları istəyirsinizsə. Və ya Vacib/Əhəmiyyətli olmayan vəzifələr ola bilər. Bunları yeni cədvəldə əldə etmək üçün bu addımları yerinə yetirin.

• Əvvəla, yeni vərəq yaradın və orada bütün başlıqları yaradın. Gəlin vərəqə Gözləyən Tapşırıqlar ad verəkKateqoriya .

• İndi D4 xanasını seçin və Məlumat <12-ə keçin>
• Data Tools qrupu altında Data Validation seçin.

• Sonra, Data Validation qutusu Parametrlər tabında İcazə Ver altından Siyahı seçin.

• İndi Cədvəllər vərəqindən müxtəlif kateqoriya dəyərləri seçin və Enter düyməsini basın. Sonra OK üzərinə klikləyin.

• Ondan kateqoriya seçin.
• Bundan sonra B7 və aşağıdakı düsturu yazın.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• İndi Enter düyməsini basın. Siz seçdiyiniz kateqoriya ilə birlikdə bütün dəyərləri görəcəksiniz.

Eyni şəkildə, siz D4 xanasında kateqoriyanı dəyişə bilərsiniz. digər kateqoriyalar üzrə gözlənilən vəzifələr. Bundan sonra siyahı avtomatik yenilənəcək.

Eyni şəkildə, siz həmin tapşırıqların aktuallığına və əhəmiyyətinə görə gözlənilən tapşırıqlar yarada bilərsiniz.

Addım 4: Tapşırıq Təfərrüatlarını Yaradın Siyahı

İndi biz istədiyimiz bir konkret tapşırığın təfərrüatlarını bilmək üçün elektron cədvəl yaradacağıq. Belə cədvəllərin necə yaradılacağını görmək üçün bu addımları izləyin. Biz bunu VLOOKUP funksiyası və son halda IF funksiyası köməyi ilə həyata keçirəcəyik.

• İlk olaraq yeni cədvəl yaradın, Gəlin onu adlandıraq Tapşırıq Təfərrüatları .
• Sonra detalları vətəfərrüatlarınızı ehtiva edən diaqramın istiqaməti.

• İndi C4 xanasına seriya nömrəsini daxil edin.
• Sonra C6 xanasına keçin və yazın:

• Bundan sonra , C7 xanasına keçin və aşağıdakı düsturu yazın. İndi Enter düyməsini basın.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Eynilə, C8 xanasına keçin və aşağıdakı düsturu yazın. Sonra Enter düyməsini basın.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• Bənzər şəkildə C9 xanasına keçin və aşağıdakı düsturu yazın. Sonra Enter düyməsini basın.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Sonra C10 xanasına keçin və aşağıdakı düsturu yazın. Sonra Enter düyməsini basın.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Nəhayət, C11 xanasına keçin, aşağıdakı düsturu yazın və sonra Enter düyməsini basın.

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Nəticədə siz elektron cədvəldən tapşırıq təfərrüatlarını asanlıqla görə bilərsiniz.

Dəyişdirsəniz C4 xanasındakı seriya nömrəsi, siz həmin xüsusi tapşırığın təfərrüatlarını görə bilərsiniz.

🔍 Bölünmə Formula

=ƏGƏR(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Tamamlandı","Tamamlandı","Davam edən İş")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) “Tapşırıq siyahısı” adlı orijinal verilənlər dəstinin 6-cı sütununda C4 xanada dəyəri axtarır.

👉 =ƏGƏR(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Bitti","Tamamlandı","İş davam edir") gələn dəyərin "Bitti" olub olmadığını yoxlayır. Əgər bu dəyərdirsə, o, "Tamamlandı" çap edir, əks halda "Davam etməkdə olan iş" dəyərinə keçər.

Addım 5: Tapşırıq İzləyicisində Dinamik Hesabat Yaradın

İndi isə növbətiyə keçin orijinal verilənlər toplusunun xülasəsini yaratmaq və onu tam və natamam tapşırıqlar üçün qrafiklərlə vizuallaşdırmaq hissəsidir. Bunu hesablamaq üçün bir düsturdan istifadə edəcəyik və burada Excel alətlərindən istifadə edərək bəzi qrafiklər əlavə edəcəyik. COUNTIFS və SUM funksiyaları bu addımda faydalı olacaq.

• İlk olaraq yeni cədvəl yaradın. Gəlin onu Xülasə adlandıraq.
• Sonra müxtəlif kateqoriyalar üçün tam və natamam tapşırıqları ayırmaq üçün verilənlər toplusu yaradın.

• İndi elektron cədvəldə C5 xanasına keçin və aşağıdakı düsturu yazın və sonra Enter düyməsini basın.

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• İndi yenidən xananı seçin. Və sonra digər kateqoriyalar üçün düsturları doldurmaq üçün doldurma sapı işarəsinə klikləyin və aşağı dartın.

• Bundan sonra üzərinə klikləyin və sürükləyin. növbəti sütunun xanalarını eyni düsturla doldurmaq üçün sağdakı doldurma sapı işarəsi.

• İndi isə <6 xanasına aşağıdakı düsturu yazın>E5 . Və sonra Enter düyməsini basın.

=SUM(C5:D5)

• Yenidən xananı seçin və basın və sürükləməkdoldurma sapı işarəsini aşağı salın.

• Eyni şəkildə yenidən xananı seçin və doldurma sapı işarəsini klikləyib sütunun sonuna qədər aşağı dartın.

• Oxşar şəkildə və eyni düsturla C9 və xanalarında yerinə yetirilən və edilməyən ümumi tapşırıqları tapın. D9 .

• Və bəzi formatlaşdırmadan sonra yekun xülasə belə görünəcək.

• Sonra B5:E9 diapazonunu seçin və Daxil edin bölməsinə keçin Nişanda Tövsiyə Edilən Diaqram seçin.

• Nəticədə Qrafik daxil edin qutu açılacaq. İndi Bütün Diaqramlar tabına keçin.
• Sonra üstünlük verdiyiniz diaqramı seçin. Nümayiş üçün sütun diaqramından istifadə edirik. Bunu etmək üçün soldan Sütun və aşağıdakı şəkildə göstərildiyi kimi sağdan diaqramı seçin.

• Bundan sonra, OK düyməsini basın. Nəticədə, sütun diaqramı açılacaq.

• Nəhayət, bəzi dəyişikliklərdən sonra diaqram bu kimi görünəcək.

• Tamamlanmış tapşırıqlar üçün pasta diaqramı daxil etmək üçün verilənlər bazasında kateqoriya sütununu və "Bitti" sütununu seçin.

• İndi Daxil et tabına keçin və Qrafiklərdən

Tövsiyə olunan Qrafik -ni seçin

• Bundan sonra açılan Qrafik Daxil et qutusunda Bütün Diaqramlara keçin. tab və qutunun sol tərəfindən Pie seçin. Sağdan istədiyiniz pasta diaqramını seçin.

• Nəhayət, OK üzərinə klikləyin və pasta diaqramı görünəcək. cədvəlin üstündə. Diaqramın üslubunu dəyişdirsəniz, o, belə görünəcək.

• Sonra “Kateqoriya” seçdikdən sonra eyni proseduru təkrarlaya bilərsiniz. sütununu və "Bitirilmədi" sütununu seçin və natamam tapşırıqlar üçün pasta diaqramı əldə edin.

• Nəhayət, diaqramları verilənlər dəsti ilə yenidən təşkil edin ki, xoş görünür və siz tapşırıq izləyiciniz haqqında məlumat dəsti ilə asanlıqla ideya əldə edə bilərsiniz.

Birinci addımda yaradılmış orijinal verilənlər bazasında nəyisə dəyişsəniz, bütün digər vərəqlərdəki məlumatların və diaqramların indi avtomatik yenilənməsi. Bu sadə üsullarla siz Excel-də tapşırıq izləyicisi yarada bilərsiniz.

Ətraflı oxuyun: Excel-də Tam Funksional İşlər Siyahısını yaradın (4 Faydalı Metod)

Nəticə

Bu, Excel-də tapşırıq izləyicisi yaratmaq üçün addım-addım proses idi. Ümid edirəm ki, bu təlimatı faydalı və məlumatlandırıcı tapdınız. Hər hansı bir sualınız və ya təklifiniz varsa, aşağıda bizə bildirin. Bu kimi daha çox bələdçi üçün Exceldemy.com saytına daxil olun.