Tot i que no hi ha cap eina directa per fer un seguiment de les tasques a Excel, podem utilitzar una combinació de diferents funcions i fórmules per crear un rastrejador de tasques dinàmic propi. Aquest tutorial us mostrarà els passos fàcils i ràpids per configurar el vostre rastrejador de tasques amb informes sobre el seu estat actual a Excel.

Baixeu la plantilla

Descarregueu el rastrejador de tasques creat en aquest exemple des de l'enllaç següent. Ja el podeu utilitzar com a rastrejador de tasques o com a referència per als passos que es descriuen a continuació.

Task Tracker Template.xlsx

Procediment pas a pas per crear un rastrejador de tasques a Excel

Seguiu aquests 5 passos següents per crear un rastrejador de tasques propi a Excel. Cada pas es descriu detalladament a la seva pròpia subsecció.

Pas 1: crear un conjunt de dades per al seguiment de tasques a Excel

Al principi, farem un conjunt de dades que s'hauria de poder actualitzar automàticament . Farem una llista de tasques amb la seva entrada i nom, seguint la categoria, la urgència, la importància i l'estat de finalització Seguiu aquests passos per dinàmic el conjunt de dades perquè quan afegiu una tasca nova s'actualitzi automàticament a la taula.

• Primer, seleccionem les capçaleres següents al conjunt de dades.

• A continuació, seleccioneu la cel·la B5 i aneu a la Inici Ara seleccioneu Format condicional a la pestanya Estils i seleccioneu Nova regla al menú desplegablellista.

• A continuació, al quadre Nova regla de format , seleccioneu Forma només les cel·les que continguin a Seleccioneu un tipus de regla A continuació, seleccioneu el valor de la cel·la com a no és igual a i seleccioneu una cel·la en blanc per al valor. Un cop hàgiu acabat aquí, feu clic a Format .

• Ara, aneu a la pestanya Bord al quadre Format cel·les i seleccioneu Contorn bord com es mostra a la figura.

• Després d'això feu clic a D'acord als dos quadres.
• Ara aneu a la pestanya Inici amb la cel·la amb format seleccionada i seleccioneu Format Painter .

• Després, seleccioneu una àrea on voleu conservar el conjunt de dades.
• Anomenem el full de càlcul AllTaskList . A continuació, creeu-ne un de nou amb el nom Taules .
• Creeu diferents valors per a categories, urgències, importància i l'estat aquí.

• Ara torneu al full AllTaskList i seleccioneu la cel·la D5 .
• A continuació, aneu al Dades i seleccioneu Validació de dades al grup Eines de dades .

• Com a resultat, el Apareixerà el quadre Validació de dades. Ara aneu a la pestanya Configuració i seleccioneu Llista a Permet .

• A continuació, seleccioneu el camp Font i, a continuació, seleccioneu els diferents valors de les Taules

• Després d'això feu clica D'acord a la Validació de dades
• En conseqüència, s'afegirà un quadre de llista amb les categories de la cel·la seleccionada. Seleccioneu-ne la categoria adequada.

• De la mateixa manera, afegiu quadres de llista sota les altres columnes amb l'ajuda de l'altre full. I després seleccioneu els seus valors.

• Ara ompliu totes les tasques del conjunt de dades. En aquest punt, els formats s'afegiran automàticament i es copiaran les llistes creades per Validació de dades per a les següents files. La llista completada seria una cosa així.

També podeu afegir més tasques més endavant.

• Finalment, seleccioneu columnes B:G, i al quadre de nom, escriviu el nom del conjunt de dades, per exemple, Llista de tasques .

Passeu als passos següents ara per obtenir dades més organitzades d'aquest conjunt de dades.

Pas 2: Creeu un full nou per fer un seguiment de les tasques pendents del conjunt de dades

Ara hem d'organitzar les tasques incompletes, potser en funció de les categories o altres paràmetres que vulgueu. Necessitarem l'ús de la funció FILTRE i, depenent de com ho vulgueu, la funció ORDENAR .

• Primer, creeu un nou full de càlcul per a aquest propòsit. . I posem-hi el nom Tasques pendents . Anoteu les capçaleres com el conjunt de dades original aquí.

• Ara seleccioneu la cel·la B5 i anoteu el següentfórmula.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Ara premeu Introu al teu teclat. Com a resultat, tindreu totes les tasques pendents aquí en aquest full de càlcul.

• En general, s'ordenarà com a número de sèrie. Si primer voleu que s'ordeni per altres paràmetres, necessiteu la funció ORDENAR . Per ordenar per categoria, utilitzeu la fórmula següent a la cel·la B5 .

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• I després premeu Enter al teclat. Tindràs les tasques pendents ordenades per categories.

🔍 Desglossament de la Fórmula

=FILTER(Llista de tasques,(Llista Totes les tasques!B:B0)*(Llista Totes les tasques!G:G=”No feta”))

👉 Llista Totes les tasques!B:B0 és una fórmula per expressar una condició i retorna un valor booleà.

👉 De la mateixa manera, AllTaskList!G:G=”Not Done” és una condició i retorna un valor booleà.

👉 FILTER(Llista de tasques,(LlistaTotes les tasques!B:B0)*(LlistaTotes les tasques!G:G=”No fet”)) retorna tots els valors de fila on les dues condicions anteriors eren VERTADES.

Pas 3: crear tasques pendents utilitzant diferents paràmetres

Si voleu totes les tasques pendents d'una categoria específica o totes les tasques pendents urgents. O potser tasques importants/no importants. Per incloure'ls en un full de càlcul nou, seguiu aquests passos.

• Primer, creeu un full nou i creeu-hi totes les capçaleres. Anomenem el full Tasques pendents perCategoria .

• Ara, seleccioneu la cel·la D4 i aneu a Dades
• Sota el grup Eines de dades , seleccioneu Validació de dades .

• A continuació, a al quadre Validació de dades , seleccioneu Llista a Permet a la pestanya Configuració .

• Ara seleccioneu diferents valors de categoria del full Taules i premeu Retorn . A continuació, feu clic a D'acord .

• Seleccioneu-ne una categoria.
• Després, seleccioneu la cel·la B7 i escriu la fórmula següent.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Ara premeu Retorn . Veureu tots els valors amb la categoria que heu seleccionat.

De la mateixa manera, podeu canviar la categoria a la cel·la D4 per veure el tasques pendents d'altres categories. A partir d'ara, la llista s'actualitzarà automàticament.

De la mateixa manera, podeu crear tasques pendents segons la urgència i la importància d'aquestes tasques.

Pas 4: crear els detalls de la tasca Llista

Ara crearem un full de càlcul per conèixer els detalls d'una tasca concreta que volem. Seguiu aquests passos per veure com crear aquests fulls de càlcul. Ho aconseguirem amb l'ajuda de la funció VLOOKUP i, en el cas final, la funció SI .

• Primer de tot, creeu un full de càlcul nou, posem-hi un nom Detalls de la tasca .
• A continuació, seleccioneu els detalls i elorientació del gràfic que conté les vostres dades.

• Ara introduïu un número de sèrie a la cel·la C4 .
• A continuació, aneu a la cel·la C6 i escriviu:

• Després d'això , aneu a la cel·la C7 i escriviu la fórmula següent. Ara premeu Retorn .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• De la mateixa manera, aneu a la cel·la C8 i escriviu la fórmula següent. A continuació, premeu Retorn .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• De la mateixa manera, aneu a la cel·la C9 i escriviu la fórmula següent. I després premeu Retorn.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• A continuació, aneu a la cel·la C10 i escriviu la fórmula següent. I després premeu Retorn.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Finalment, aneu a la cel·la C11, anoteu la fórmula següent i premeu Retorn .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Com a resultat, podeu veure fàcilment els detalls de la tasca des del full de càlcul.

Si canvieu el número de sèrie a la cel·la C4 , podeu veure els detalls d'aquesta tasca específica.

🔍 Desglossament de la fórmula

=IF(VLOOKUP($C$4,Llista de tasques,6)=”Fet”,”Completat”,”Treball en curs”)

👉 CERCA V($C$4,Tasklist,6) cerca el valor a la cel·la C4 a la sisena columna del conjunt de dades original anomenada "Tasklist" .

👉 =IF(CERCAV($C$4,Llista de tasques,6)=”Fet”,”Completat”,”Treball en curs”) comprova si el valor que ha sorgit és “Fet”. Si és el valor, s'imprimeix "Completat", en cas contrari passa pel valor "Treball en curs".

Pas 5: genera un informe dinàmic al seguiment de tasques

Ara passem al següent part per crear un resum del conjunt de dades original i visualitzar-lo amb gràfics per a les tasques completes i incompletes. Utilitzarem una fórmula per comptar-ho i afegirem alguns gràfics amb les eines d'Excel aquí. Les funcions COUNTIFS i SUM seran útils en aquest pas.

• Primer, creeu un full de càlcul nou. Anomenem-lo Resum .
• A continuació, creeu un conjunt de dades per separar les tasques completes i incompletes per a diferents categories.

• Ara aneu a la cel·la C5 del full de càlcul i escriviu la fórmula següent i, a continuació, premeu Retorn .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Ara torneu a seleccionar la cel·la. A continuació, feu clic i arrossegueu la icona del mànec d'emplenament cap avall per omplir la fórmula per a la resta de categories.

• Després, feu clic i arrossegueu el botó. icona d'emplenament a la dreta per omplir les cel·les de la columna següent amb la mateixa fórmula.

• Ara escriu la fórmula següent a la cel·la E5 . I després premeu Retorn .

=SUM(C5:D5)

• De nou, seleccioneu la cel·la i feu clic i arrossegarla icona del mànec d'emplenament cap avall.

• De la mateixa manera, torneu a seleccionar la cel·la i feu clic i arrossegueu la icona del mànec d'emplenament cap avall fins al final de la columna.

• De manera semblant i amb la mateixa fórmula, trobeu el total de tasques fetes i no fetes a les cel·les C9 i D9 .

• I després d'una mica de format, el resum final serà així.

• A continuació, seleccioneu l'interval B5:E9 i aneu a Insereix A la pestanya, seleccioneu Gràfic recomanat .

• Com a resultat, s'obrirà el quadre Insereix gràfic . Ara, aneu a la pestanya Tots els gràfics .
• A continuació, seleccioneu el vostre gràfic preferit. Estem utilitzant un gràfic de columnes per a la demostració. Per fer-ho, seleccioneu Columna a l'esquerra i trieu el gràfic de la dreta tal com es mostra a la imatge següent.

• Després d'això, feu clic a D'acord . Com a resultat, apareixerà el gràfic de columnes.

• Finalment, després d'algunes modificacions, el gràfic tindrà un aspecte semblant a aquest.

• Per inserir un gràfic circular per a les tasques completades, seleccioneu la columna de categoria i la columna "Fet" al conjunt de dades.

• Ara aneu a la pestanya Insereix i seleccioneu Gràfic recomanat dels Gràfics

• Després, al quadre Insereix gràfic que va aparèixer, aneu a Tots els gràfics i seleccioneu Pastel a la part esquerra del quadre. Seleccioneu el gràfic de sectors que vulgueu a la dreta.

• Finalment, feu clic a D'acord i apareixerà el gràfic de sectors. a la part superior del full de càlcul. Si canvieu l'estil del gràfic, tindrà un aspecte semblant a això.

• De nou, podeu seguir el mateix procediment després de seleccionar la "Categoria" i la columna "No fet" i obteniu un gràfic circular per a les tasques incompletes.

• Finalment, reorganitzeu els gràfics amb el conjunt de dades de manera que sembla agradable i podeu fer-vos una idea fàcilment amb el conjunt de dades sobre el vostre rastrejador de tasques.

Si canvieu alguna cosa al conjunt de dades original creat al primer pas, tots de les dades en altres fulls i els gràfics s'actualitzaran automàticament ara. Amb aquestes maneres senzilles, podeu crear un rastrejador de tasques a Excel.

Llegir més: Creeu una llista de tasques totalment funcional a Excel (4 mètodes útils)

Conclusió

Aquest va ser un procés pas a pas per crear un rastrejador de tasques a Excel. Espero que aquesta guia hagi estat útil i informativa. Si teniu cap pregunta o suggeriment, feu-nos-ho saber a continuació. Per obtenir més guies com aquesta, visiteu Exceldemy.com .