Deși nu există un instrument direct de urmărire a sarcinilor în Excel, putem folosi o combinație de diferite funcții și formule pentru a crea un tracker dinamic al nostru. Acest tutorial vă va arăta pașii simpli și rapizi pentru a vă configura trackerul de sarcini cu rapoarte privind starea actuală a acestuia în Excel.

Descărcați șablonul

Descărcați trackerul de urmărire a sarcinilor creat în acest exemplu de la link-ul de mai jos. Îl puteți utiliza deja ca tracker de sarcini sau îl puteți folosi ca referință pentru pașii descriși mai jos.

Șablon de urmărire a sarcinilor.xlsx

Procedură pas cu pas pentru a crea un Task Tracker în Excel

Urmați acești 5 pași de mai jos pentru a crea un tracker de sarcini propriu în Excel. Fiecare pas este descris în detaliu în propria sub-secțiune.

Pasul 1: Creați un set de date pentru Task Tracker în Excel

La început, vom crea un set de date, care ar trebui să poată fi actualizat automat. Vom face o listă de sarcini cu intrarea și numele acestora, urmând categoria, urgența, importanța și starea de finalizare Urmați acești pași pentru a face setul de date dinamic, astfel încât atunci când adăugați o sarcină nouă, aceasta să se actualizeze automat în tabel.

• În primul rând, selectăm următoarele rubrici din setul de date.

• Apoi selectați celula B5 și mergeți la Acasă Acum selectați Formatarea condiționată de la Stiluri și selectați Regula nouă din lista derulantă.

• În continuare, în secțiunea Regulă nouă de formatare caseta, selectați Formatați numai celulele care conțin în Selectați un tip de regulă Apoi selectați valoarea celulei ca nu este egal cu și selectați o celulă goală pentru valoare. După ce ați terminat aici, faceți clic pe Format .

• Acum, mergeți la Frontieră în fila Formatarea celulelor și selectați Schiță așa cum se arată în figură.

• După aceea, faceți clic pe OK în ambele cutii.
• Acum mergeți la Acasă cu celula formatată selectată și selectați Format Painter .

• După aceea, selectați o zonă în care doriți să păstrați setul de date.
• Să numim foaia de calcul AllTaskList . și apoi creați unul nou cu numele Tabele .
• Creați aici valori diferite pentru categorii, urgențe, importanțe și statut.

• Acum întoarceți-vă la AllTaskList și selectați celula D5 .
• Apoi mergeți la Date și selectați Validarea datelor de la Instrumente de date grup.

• Ca urmare, se va Validarea datelor Acum mergeți la caseta Setări și selectați Lista la adresa Permiteți .

• Apoi selectați Sursa și apoi selectați diferitele valori din câmpul Tabele

• După aceea, faceți clic pe OK în Validarea datelor
• În consecință, se va adăuga o casetă de listă cu categoriile din celula selectată. Selectați categoria corespunzătoare pentru aceasta.

• În mod similar, adăugați casete de listă sub celelalte coloane cu ajutorul celeilalte foi și apoi selectați valorile acestora.

• Acum completați toate sarcinile din setul de date. În acest moment, formatele vor fi adăugate automat și vor copia listele create de către Validarea datelor pentru următoarele rânduri. Lista completă ar arăta cam așa.

Puteți adăuga și alte sarcini ulterior.

• În cele din urmă, selectați coloanele B:G, și în caseta name, scrieți numele setului de date, să spunem, Lista de sarcini .

Treceți acum la pașii următori pentru a obține date mai organizate din acest set de date.

Pasul 2: Creați o foaie nouă pentru a urmări sarcinile în așteptare din setul de date

Acum trebuie să organizăm sarcinile incomplete, poate pe baza categoriilor sau a altor parametri pe care îi doriți. Vom avea nevoie de utilizarea lui funcția FILTRUL și, în funcție de cum doriți funcția SORT .

• În primul rând, creați o nouă foaie de calcul în acest scop. Și să o numim Sarcini în așteptare Scrieți anteturile ca în setul de date original aici.

• Acum selectați celula B5 și scrieți următoarea formulă.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nefăcut"))

• Acum apăsați Introduceți Ca rezultat, veți avea toate sarcinile în așteptare aici, în această foaie de calcul.

• În general, va fi sortat ca număr de serie. Dacă doriți să fie sortat în funcție de alți parametri, aveți nevoie mai întâi de opțiunea TRIMITE Pentru o sortare după categorie, utilizați următoarea formulă în celula B5 în schimb.

=SORT(FILTER(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3),3)

• Și apoi apăsați Introduceți de pe tastatură. Veți avea sarcinile în așteptare ordonate pe categorii.

🔍 Defalcarea formulei

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nefăcut"))

👉 AllTaskList!B:B0 este o formulă pentru a exprima o condiție și returnează o valoare booleană.

👉 În mod similar, AllTaskList!G:G="Nu este gata" este o condiție și returnează o valoare booleană.

👉 FILTER(Lista de sarcini,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Nefinalizat")) returnează toate valorile rândurilor în care ambele condiții de mai sus au fost TRUE.

Pasul 3: Creați sarcini în așteptare folosind diferiți parametri

Dacă doriți toate sarcinile în așteptare dintr-o anumită categorie sau toate sarcinile urgente în așteptare sau poate sarcinile importante/neimportante, pentru a le obține într-o foaie de calcul nouă, urmați pașii de mai jos.

• În primul rând, creați o foaie nouă și creați toate antetele în ea. Să numim foaia Sarcini în așteptare pe categorii .

• Acum, selectați celula D4 și mergeți la Date
• În conformitate cu Instrumente de date grup, selectați Validarea datelor .

• În continuare, în secțiunea Validarea datelor caseta selectați Lista la adresa Permiteți în Setări tab.

• Selectați acum diferite valori de categorie din fereastra Tabele foaie și apăsați Introduceți Apoi faceți clic pe OK .

• Selectați o categorie din ea.
• După aceea, selectați celula B7 și scrieți următoarea formulă.

=FILTER(Lista de sarcini,(AllTaskList!G:G="Nefinalizat")*(AllTaskList!D:D='Sarcini în așteptare după categorie'!D4))

• Acum apăsați Introduceți Veți vedea toate valorile cu categoria pe care ați selectat-o.

În mod similar, puteți schimba categoria în celula D4 pentru a vedea sarcinile în așteptare din alte categorii. De acum înainte, lista se va actualiza automat.

În mod similar, puteți crea sarcini în așteptare în funcție de urgența și importanța sarcinilor respective.

Pasul 4: Construiți lista de detalii ale sarcinilor

Acum vom crea o foaie de calcul pentru a cunoaște detaliile unei anumite sarcini pe care o dorim. Urmați acești pași pentru a vedea cum să creați astfel de foi de calcul. Vom realiza acest lucru cu ajutorul la Funcția VLOOKUP și în cazul final la Funcția IF .

• Mai întâi de toate, creați o nouă foaie de calcul, să o numim Detalii despre sarcină .
• Apoi selectați detaliile și orientarea graficului care conține detaliile dumneavoastră.

• Acum introduceți un număr de serie în celula C4 .
• Apoi mergeți la celula C6 și tipul:

• După aceea, mergeți la celula C7 și scrieți următoarea formulă. Acum apăsați Introduceți .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• În mod similar, mergeți la celula C8 și scrieți următoarea formulă, apoi apăsați Introduceți .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• În mod similar, mergeți la celula C9 și scrieți următoarea formulă, apoi apăsați Intră.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Apoi mergeți la celula C10 și scrieți următoarea formulă, apoi apăsați Intră.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• În cele din urmă, mergeți la celula C11, scrieți următoarea formulă și apoi apăsați Introduceți .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress")

Ca urmare, puteți vedea cu ușurință detaliile sarcinii din foaia de calcul.

Dacă modificați numărul de serie din celula C4 , puteți vedea particularitățile acestei sarcini specifice.

🔍 Defalcarea formulei

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) caută valoarea din celula C4 în coloana a 6-a a setului de date original numit "Tasklist" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done", "Completed", "Work in Progress") verifică dacă valoarea care a apărut este "Terminat". Dacă aceasta este valoarea, atunci se tipărește "Terminat", în caz contrar, se caută valoarea "Lucrări în curs".

Pasul 5: Generarea unui raport dinamic pe Task Tracker

Acum, trecem la următoarea parte pentru a crea un rezumat al setului de date original și pentru a-l vizualiza cu grafice pentru sarcinile complete și incomplete. Vom folosi o formulă pentru a număra aceste sarcini și vom adăuga câteva grafice folosind instrumentele Excel de aici. CONSILIERI și SUM va fi utilă în această etapă.

• În primul rând, creați o nouă foaie de calcul. Să o numim Rezumat .
• Apoi creați un set de date pentru a separa sarcinile complete și incomplete pentru diferite categorii.

• Acum du-te la celula C5 în foaia de calcul și scrieți următoarea formulă, apoi apăsați Introduceți .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Selectați din nou celula, apoi faceți clic și trageți în jos pictograma mânerului de umplere pentru a completa formula pentru restul categoriilor.

• După aceea, faceți clic și trageți pictograma mânerului de umplere spre dreapta pentru a umple celulele din coloana următoare cu aceeași formulă.

• Acum scrieți următoarea formulă în celulă E5 . și apoi apăsați Introduceți .

=SUM(C5:D5)

• Din nou, selectați celula și faceți clic și trageți în jos pictograma mânerului de umplere.

• În mod similar, selectați din nou celula, faceți clic și trageți pictograma mânerului de umplere până la capătul coloanei.

• Într-un mod similar și cu aceeași formulă, găsiți totalul sarcinilor efectuate și neefectuate în celulele C9 și D9 .

• Și după o anumită formatare, rezumatul final va arăta astfel.

• Apoi, selectați intervalul B5:E9 și mergeți la Introduceți În fila, selectați Graficul recomandat .

• Ca urmare, se va Inserare diagramă Se va deschide o casetă. Toate diagramele în ea.
• Selectați apoi graficul preferat. Pentru demonstrație, vom folosi un grafic în coloane. Pentru aceasta, selectați Coloana din stânga și alegeți graficul din dreapta, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

• După aceea, faceți clic pe OK Ca rezultat, va apărea graficul cu coloane.

• În cele din urmă, după câteva modificări, graficul va arăta astfel.

• Pentru a insera un grafic circular pentru sarcinile finalizate, selectați coloana "Categorie" și coloana "Realizat" din setul de date.

• Acum mergeți la Introduceți și selectați Graficul recomandat de la Grafice

• După aceea, în Inserare diagramă care a apărut, mergeți la caseta Toate diagramele și selectați Plăcintă din partea stângă a casetei. Selectați graficul circular dorit din partea dreaptă.

• În cele din urmă, faceți clic pe OK și graficul cu plăcintă va apărea în partea de sus a foii de calcul. Dacă schimbați stilul graficului, acesta va arăta cam așa.

• Apoi, puteți urma aceeași procedură după selectarea coloanei "Categorie" și a coloanei "Neefectuat" pentru a obține un grafic circular pentru sarcinile incomplete.

• În cele din urmă, rearanjați graficele cu setul de date astfel încât să arate plăcut și să puteți obține cu ușurință ideea cu setul de date despre task trackerul dvs.

Dacă schimbați ceva în setul de date original creat în primul pas, toate datele din alte foi și diagramele se vor actualiza automat acum. Cu aceste modalități simple, puteți crea un tracker de sarcini în Excel.

Citește mai mult: Creați o listă de lucruri de făcut complet funcțională în Excel (4 metode practice)

Concluzie

Acesta a fost un proces pas cu pas pentru a crea un tracker de sarcini în Excel. Sperăm că ați găsit acest ghid util și informativ. Dacă aveți întrebări sau sugestii, anunțați-ne mai jos. Pentru mai multe ghiduri ca acesta, vizitați Exceldemy.com .