Hoe kinne jo in taak tracker meitsje yn Excel (Download fergese sjabloan)

Hugh West

16-10-2023 Excel Basics
  • Diel Dit
Hugh West

Hoewol d'r gjin direkt ark is om taken yn Excel te folgjen, kinne wy ​​in kombinaasje fan ferskate funksjes en formules brûke om in dynamyske taaktracker fan ús eigen te meitsjen. Dizze tutorial sil jo de flugge en maklike stappen sjen litte om jo taaktracker yn te stellen mei rapporten oer de aktuele status dêrfan yn Excel.

Download Template

Download de taak tracker makke yn dit foarbyld fan de link hjirûnder. Jo kinne it al brûke as jo taak tracker of brûk it as referinsje foar de stappen dy't hjirûnder beskreaun binne.

Task Tracker Template.xlsx

Stap-foar-stap proseduere om in taak tracker te meitsjen yn Excel

Folgje dizze 5 stappen hjirûnder om in eigen taak tracker te meitsjen yn Excel. Elke stap wurdt yn detail beskreaun yn syn eigen sub-seksje.

Stap 1: Meitsje dataset foar Task Tracker yn Excel

Earst sille wy in dataset meitsje, dy't automatysk bywurke wurde moat . Wy sille in taaklist meitsje mei harren yngong en namme, neffens de kategory, urginsje, belang en de foltôgingsstatus Folgje dizze stappen om de dataset dynamysk te meitsjen sadat as jo in nije taak tafoegje, it automatysk bywurket oan 'e tabel.

  • Earst selektearje wy de folgjende kopteksten yn 'e dataset.

  • Selektearje dan sel B5 en gean nei de Thús Selektearje no Betingstlike opmaak fan it ljepblêd Stylen en selektearje Nije regel út it útklapmenulist.

  • Selektearje dan yn it fak Nije opmaakregel Format allinich sellen dy't befetsje yn de Selektearje in regeltype Selektearje dan selwearde as net gelyk oan en selektearje in lege sel foar de wearde. As jo ​​hjir klear binne, klikje jo op Opmaak .

  • Gean no nei it ljepblêd Râne op de Sellen opmaak en selektearje Outline grins lykas werjûn yn de figuer.

  • Dêrnei klik op OK yn beide fakjes.
  • Gean no nei it ljepblêd Thús mei de opmakke sel selektearre en selektearje Format skilder .

  • Selektearje dêrnei in gebiet dêr't jo de dataset bewarje wolle.
  • Litte wy it rekkenblêd neame AllTaskList . En meitsje dan in nije mei de namme Tabellen .
  • Meitsje hjir ferskillende wearden foar kategoryen, urgensjes, belangen en de status.

  • Gean no werom nei it AllTaskList blêd en selektearje sel D5 .
  • Gean dan nei de Data ljepper en selektearje Gegevensvalidaasje út de groep Gegevensark .

  • As gefolch, de Data Validation fak sil ferskine. Gean no nei it ljepblêd Ynstellings en selektearje List ûnder Tastean .

  • Selektearje dan it Boarne fjild en selektearje dan de ferskillende wearden út de Tabellen

  • Dêrnei klikop OK yn de Gegevensvalidaasje
  • Dêrtroch sil in listfak tafoege wurde mei de kategoryen yn de selektearre sel. Selektearje dêr de geskikte kategory foar.

  • Foegje op deselde manier listfakjes ta ûnder de oare kolommen mei help fan it oare blêd. En selektearje dan harren wearden.

  • Folje no alle taken yn de dataset yn. Op dit punt wurde de formaten automatysk tafoege en kopiearje de listen makke troch Data Validation foar de folgjende rigen. De foltôge list soe der sa útsjen.

Jo kinne letter ek mear taken tafoegje.

  • Selektearje as lêste kolommen B:G, en yn it nammefak, skriuw de namme fan de dataset, Litte wy sizze, Taaklist .

Gean no nei de folgjende stappen om mear organisearre gegevens fan dizze dataset te krijen.

Stap 2: Nij blêd oanmeitsje om wachtjende taken te folgjen fan gegevensset

No moatte wy de ûnfolsleine taken organisearje, miskien basearre op de kategoryen of oare parameters dy't jo wolle. Wy sille it gebrûk fan de FILTER funksje en ôfhinklik fan hoe't jo dat wolle de SORT funksje .

  • Earst meitsje in nij spreadsheet foar dit doel . En lit ús it Taken yn behanneling neame. Set hjir de kopteksten lykas de oarspronklike dataset del.

  • Selektearje no sel B5 en skriuw it folgjende opformule.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

  • Druk no op Enter op jo toetseboerd. As gefolch hawwe jo hjir yn dit spreadsheet alle ôfhannele taken.

  • Yn it algemien wurdt it as serialnûmer sortearre. As jo ​​​​wolle dat it earst op oare parameters sortearre wurdt, moatte jo de funksje SORTEREN . Foar in sortearje op kategory brûke ynstee de folgjende formule yn sel B5 .

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

  • En druk dan op Enter op jo toetseboerd. Jo sille de ôfwachtende taken sorteare op kategory.

IP Oerdieling fan de Formule

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”))

👉 AllTaskList!B:B0 is in formule om in betingst út te drukken en jout in Booleaanske wearde werom.

👉 Likegoed is AllTaskList!G:G=”Not Done” in betingst en jout in Booleaanske wearde werom.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) jout alle rigewearden werom dêr't beide boppesteande betingsten TRUE wiene.

Stap 3: Oanmeitsjen fan ôfwachtende taken mei ferskate parameters

As jo ​​​​alle wachtjende taken fan in spesifike kategory wolle of alle urgente wachtjende taken. Of Wichtige / Net wichtige taken miskien. Om dy yn in nij spreadsheet te krijen, folgje dizze stappen.

  • Earst meitsje in nij blêd oan en meitsje alle kopteksten dêryn. Litte wy it blêd neame Taken yn behanneling trochKategory .

  • Selektearje no sel D4 en gean nei de Gegevens
  • Under de groep Gegevensark , selektearje Gegevensvalidaasje .

  • Folgjende, yn it fakje Gegevensvalidaasje selektearje List ûnder Tastean yn it ljepblêd Ynstellings .

  • Selektearje no ferskate kategorywearden út it blêd Tabellen en druk op Enter . Klik dan op Okee .

  • Selektearje der in kategory út.
  • Selektearje dêrnei sel B7 en skriuw de folgjende formule op.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

  • Druk no op Enter . Jo sille alle wearden sjen mei de kategory dy't jo hawwe selektearre.

Sa kinne jo de kategory feroarje yn sel D4 om de hanthavenjende taken fan oare kategoryen. Tenei sil de list automatysk bywurkje.

Lyksa kinne jo taken dy't yn ôfwachting binne oanmeitsje troch urginsje en belang fan dy taken.

Stap 4: Taakdetails bouwe List

No sille wy in spreadsheet meitsje om de details te kennen fan ien bepaalde taak dy't wy wolle. Folgje dizze stappen om te sjen hoe't jo sokke spreadsheets meitsje. Wy sille dat berikke mei help fan de VLOOKUP funksje en yn it lêste gefal de IF-funksje .

  • Earst meitsje in nij rekkenblêd, Litte wy it neame Taakdetails .
  • Selektearje dan de details en deoriïntaasje fan de kaart mei jo details.

  • Fier no in searjenûmer yn yn sel C4 .
  • Gean dan nei sel C6 en typ:
=C4

  • Dêrnei , gean nei sel C7 en skriuw de folgjende formule op. Druk no op Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

  • Gean op deselde manier nei sel C8 en skriuw de folgjende formule op. Druk dan op Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

  • Gean op deselde manier nei sel C9 en skriuw de folgjende formule op. En druk dan op Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

  • Gean dan nei sel C10 en skriuw de folgjende formule op. En druk dan op Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

  • Gean as lêste nei sel C11, skriuw de folgjende formule op en druk dan op Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Dêrtroch kinne jo de taakdetails fan it rekkenblêd maklik sjen.

As jo ​​feroarje it searjenûmer yn sel C4 , kinne jo de details fan dy spesifike taak sjen.

IP Oerdieling fan de formule

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) syket de wearde yn sel C4 yn de 6e kolom fan de oarspronklike dataset mei de namme "Tasklist" .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Done”,,”Completed”,,”Work in Progress”) kontrolearret oft de wearde dy’t opkommen is “Done”. As it de wearde is, dan printet it "Completed", oars giet it foar de wearde "Work in Progress".

Stap 5: Generearje Dynamic Report on Task Tracker

No troch nei de folgjende diel om in gearfetting fan 'e orizjinele dataset te meitsjen en it te visualisearjen mei grafiken foar de folsleine en ûnfolsleine taken. Wy sille in formule brûke om dat te tellen en wat grafiken tafoegje mei de Excel-ark hjir. De COUNTIFS en SUM funksjes komme fan pas yn dizze stap.

  • Earst meitsje in nij rekkenblêd. Litte wy it neame Gearfetting .
  • Maak dan in dataset om folsleine en ûnfolsleine taken foar ferskate kategoryen te skieden.

  • Gean no de sel C5 yn it rekkenblêd en skriuw de folgjende formule op en druk dan op Enter .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

  • Selektearje no de sel opnij. En klikje en ferpleatse it byldkaike foar foljehandgreep nei ûnderen om de formule foar de rest fan de kategoryen yn te foljen.

  • Dêrnei klikje en ferpleatse de folje hânfetten ikoan nei rjochts om de sellen fan de folgjende kolom mei deselde formule yn te foljen.

  • Skriuw no de folgjende formule yn sel E5 . En druk dan op Enter .

=SUM(C5:D5)

  • Selektearje nochris de sel en klikje en slepeit byldkaike foar de fillhandgreep nei ûnderen.

  • Selektearje op deselde manier de sel nochris en klikje en sleep it byldkaike foar it foljen omleech nei it ein fan de kolom.

  • Fyn op deselde manier en deselde formule de totale taken dien en net dien yn sellen C9 en D9 .

  • En nei wat opmaak sil de definitive gearfetting der sa útsjen.

  • Selektearje dêrnei it berik B5:E9 en gean nei de Ynfoegje Selektearje yn it ljepblêd Recommended Chart .

  • As gefolch sil it fakje Chart ynfoegje iepenje. Gean no nei it ljepblêd Alle diagrammen dêryn.
  • Selektearje dan jo foarkarskaart. Wy brûke in kolomdiagram foar de demonstraasje. Om dat te dwaan, selektearje Kolom fan links en kies it diagram fanôf rjochts lykas werjûn yn de ôfbylding hjirûnder.

  • Klikje dêrnei op OK . Dêrtroch sil it kolomdiagram opdûke.

  • Uteinlik sil it diagram nei wat oanpassings der sa útsjen.

  • Om in sirkeldiagram yn te foegjen foar de foltôge taken, selektearje de kategorykolom en de kolom "Klear" yn 'e dataset.

  • Gean no nei it ljepblêd Ynfoegje en selektearje Recommended Chart út de Charts

  • Dêrnei, yn it fak Kaart ynfoegje dat opkaam, gean nei de Alle diagrammen tab en selektearje Pie fan de linkerkant fan it fak. Selektearje it taartdiagram dat jo wolle fan rjochts.

  • Klik as lêste op OK en jo sille it taartdiagram ferskine boppe op it rekkenblêd. As jo ​​de kaartstyl feroarje, sil it der sa útsjen.

  • Dan kinne jo wer deselde proseduere folgje nei it selektearjen fan de "Kategory" kolom en de kolom "Net dien" en krije in sirkeldiagram foar de ûnfolsleine taken.

  • Uteinlik, werrangearje de diagrammen mei de dataset sadat it sjocht der noflik út en jo kinne maklik it idee krije mei de dataset oer jo taaktracker.

As jo ​​wat feroarje yn 'e oarspronklike dataset dy't yn 'e earste stap makke is, sille alle fan de gegevens yn oare blêden en de charts sille no automatysk bywurkje. Mei dizze ienfâldige manieren kinne jo in taak tracker meitsje yn Excel.

Lês Mear: Folslein funksjonele taaklist oanmeitsje yn Excel (4 handige metoaden)

Konklúzje

Dit wie in stap-foar-stap proses om in taak tracker te meitsjen yn Excel. Hoopje dat jo dizze gids nuttich en ynformatyf fûnen. As jo ​​​​fragen of suggestjes hawwe, lit it ús hjirûnder witte. Foar mear gidsen lykas dizze, besykje Exceldemy.com .

Foarige post Hoe kinne jo COUNTIF-funksje tapasse yn Excel mei meardere kritearia
Folgjende post Hoe kinne jo in nûmer opmaak yn tûzenen K en miljoenen M yn Excel (4 manieren)

Hugh West is in tige betûfte Excel-trainer en analist mei mear as 10 jier ûnderfining yn 'e yndustry. Hy hat in bachelorstitel yn boekhâlding en finânsjes en in masterstitel yn bedriuwsadministraasje. Hugh hat in passy foar lesjaan en hat in unike lesoanpak ûntwikkele dy't maklik te folgjen en te begripen is. Syn saakkundige kennis fan Excel hat tûzenen studinten en professionals wrâldwiid holpen har feardigens te ferbetterjen en útblinke yn har karriêre. Troch syn blog dielt Hugh syn kennis mei de wrâld, en biedt fergese Excel-tutorials en online training om partikulieren en bedriuwen te helpen har folsleine potensjeel te berikken.