Иако не постои директна алатка за следење задачи во Excel, можеме да користиме комбинација од различни функции и формули за да создадеме сопствен динамичен тракер за задачи. Овој туторијал ќе ви ги покаже брзите и лесни чекори за да го поставите вашиот трагач за задачи со извештаи за неговиот моментален статус во Excel.

Преземи Шаблон

Преземете го тракерот за задачи создаден во овој пример од врската подолу. Веќе можете да го користите како следење на задачи или да го користите како референца за чекорите опишани подолу.

Task Tracker Template.xlsx

Постапка чекор-по-чекор за создавање на Tracker за задачи во Excel

Следете ги овие 5 чекори подолу за да креирате ваш следеч на задачи во Excel. Секој чекор е детално опишан во својот под-секција.

Чекор 1: Направете збирка податоци за следење задачи во Excel

Најпрво, ќе направиме база на податоци, која треба автоматски да се ажурира . Ќе направиме список со задачи со нивниот внес и име, следејќи ја категоријата, итноста, важноста и статусот на завршување Следете ги овие чекори за да ја направите динамична базата на податоци, така што кога ќе додадете нова задача, таа автоматски да се ажурира на табелата.

• Прво, ги избираме следните заглавија во базата на податоци.

• Потоа изберете ќелија B5 и одете на Дома Сега изберете Условно форматирање од картичката Стилови и изберете Ново правило од паѓачкото менилиста.

• Следно, во полето Ново правило за форматирање , изберете Форматирајте само ќелии што содржат во Изберете тип на правило Потоа изберете ја вредноста на ќелијата како не еднаква на и изберете празна ќелија за вредноста. Откако ќе завршите тука, кликнете на Форматирај .

• Сега, одете на картичката Граница на полето Format Cells и изберете Outline работ како што е прикажано на сликата.

• После тоа кликнете на OK во двете полиња.
• Сега одете во јазичето Дома со избраната форматирана ќелија и изберете Форматирај сликар .

• После тоа, изберете област каде што сакате да ја зачувате базата на податоци.
• Да именуваме табела AllTaskList . А потоа креирајте нова со името Табели .
• Креирајте различни вредности за категории, итност, важност и статус овде.

• Сега вратете се на листот AllTaskList и изберете ја ќелијата D5 .
• Потоа одете во Податоци табот и изберете Потврда на податоци од групата Алатки за податоци .

• Како резултат на тоа, <Ќе се појави полето 6>Потврда на податоци . Сега одете во картичката Поставки и изберете Список под Дозволи .

• Потоа изберете го полето Извор и потоа изберете ги различните вредности од Табелите

• После тоа кликнетена Во ред во Валидација на податоци
• Следствено, ќе се додаде список со категориите во избраната ќелија. Изберете ја соодветната категорија за неа.

• Слично на тоа, додајте ги полињата со список под другите колони со помош на другиот лист. И потоа изберете ги нивните вредности.

• Сега пополнете ги сите задачи во базата на податоци. Во овој момент, форматите автоматски ќе се додадат и ќе ги копираат списоците создадени од Валидација на податоци за следните редови. Пополнетата листа би изгледала отприлика вака.

Подоцна можете да додадете повеќе задачи.

• Конечно, изберете колони B:G, и во полето за име, напишете го името на збирката податоци, да речеме, Список со задачи .

Продолжете на следните чекори сега за да добиете поорганизирани податоци од оваа база на податоци.

Чекор 2: Создадете нов лист за следење на задачите што чекаат од сетот на податоци

Сега треба да ги организираме нецелосните задачи, можеби врз основа на категориите или другите параметри што ги сакате. Ќе ни треба употреба на функцијата FILTER и во зависност од тоа како ја сакате функцијата SORT .

• Прво, креирајте нова табела за оваа намена . И да го именуваме Задачи што чекаат . Овде ставете ги заглавијата како оригиналниот сет.

• Сега изберете ја ќелијата B5 и запишете го следновоформула.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Сега притиснете Enter на вашата тастатура. Како резултат на тоа, ќе ги имате сите нерешени задачи овде во оваа табела.

• Општо земено, таа ќе биде подредена како сериски број. Ако сакате да биде подредено по други параметри прво ви треба функцијата SORT . За подредување по категорија, користете ја следнава формула во ќелијата B5 наместо тоа.

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• И потоа притиснете Enter на тастатурата. Ќе ги имате задачите што чекаат подредени по категорија.

🔍 Разложување на формулата

=ФИЛТЕР(Список со задачи,(Сите задачи!B:B0)*(Сите задачи!G:G="Не е готово"))

👉 Список со сите задачи!>е формула за изразување услов и враќа булова вредност.

👉 Слично, AllTaskList!G:G="Not Done" е услов и враќа булова вредност.

👉 FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G=”Not Done”)) ги враќа сите вредности на редовите каде и двата горенаведени услови беа ТОЧНИ.

Чекор 3: Креирајте задачи што чекаат со користење на различни параметри

Ако ги сакате сите нерешени задачи од одредена категорија или сите итни задачи што чекаат. Или можеби важни/неважни задачи. За да ги добиете во нова табела, следете ги овие чекори.

• Прво, креирајте нов лист и креирајте ги сите заглавија во него. Да го именуваме листот Задачи што чекаатКатегорија .

• Сега, изберете ја ќелијата D4 и одете во Податоци
• Под групата Алатки за податоци , изберете Потврда на податоци .

• Следно, во полето Валидација на податоци изберете Список под Дозволи во картичката Поставки .

• Сега изберете различни вредности на категоријата од листот Табели и притиснете Enter . Потоа кликнете на OK .

• Изберете категорија од неа.
• Потоа, изберете ќелија B7 и запишете ја следната формула.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Сега притиснете Enter . Ќе ги видите сите вредности со категоријата што сте ја избрале.

Слично на тоа, можете да ја промените категоријата во ќелијата D4 за да ја видите нерешени задачи од други категории. Отсега, списокот автоматски ќе се ажурира.

Слично на тоа, можете да креирате нерешени задачи според итноста и важноста на тие задачи.

Чекор 4: Изградете детали за задачата Листа

Сега ќе создадеме табела за да ги знаеме деталите за одредена задача што ја сакаме. Следете ги овие чекори за да видите како да креирате такви табели. Тоа ќе го постигнеме со помош на функцијата VLOOKUP и во краен случај IF функцијата .

• Прво, креирајте нова табела, ајде да ја именуваме Детали за задача .
• Потоа изберете ги деталите иориентација на табелата што ги содржи вашите податоци.

• Сега внесете сериски број во ќелијата C4 .
• Потоа одете во ќелијата C6 и напишете:

• Потоа , одете во ќелијата C7 и запишете ја следната формула. Сега притиснете Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Слично, одете во ќелијата C8 и запишете ја следната формула. Потоа притиснете Enter .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• На сличен начин, одете во ќелијата C9 и запишете ја следната формула. И потоа притиснете Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Потоа одете во ќелијата C10 и запишете ја следната формула. И потоа притиснете Enter.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Конечно, одете во ќелијата C11, запишете ја следната формула и потоа притиснете Enter .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Како резултат на тоа, можете лесно да ги видите деталите за задачата од табелата.

Ако промените серискиот број во ќелијата C4 , можете да ги видите деталите за таа специфична задача.

🔍 Поделба на формулата

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Готово”,”Завршено”,”Работа во тек”)

👉 VLOOKUP($C$4,Tasklist,6) ја бара вредноста во ќелијата C4 во 6-та колона од оригиналниот сет на податоци наречена „Список со задачи“ .

👉 =IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)=”Готово”,”Завршено”,”Работа во тек”) проверува дали вредноста што се појави е „Готово“. Ако е вредноста, тогаш се печати „Завршено“, инаку оди на вредноста „Работа во тек“.

Чекор 5: Генерирајте динамички извештај за следењето задачи

Сега на следното дел за да се создаде резиме на оригиналната база на податоци и да се визуелизира со графикони за целосните и нецелосните задачи. Ќе користиме формула за броење и ќе додадеме неколку графикони користејќи ги алатките на Excel овде. Функциите COUNTIFS и SUM ќе ви помогнат во овој чекор.

• Прво, креирајте нова табела. Ајде да го именуваме Резиме .
• Потоа креирајте база на податоци за да ги одделите комплетните и нецелосните задачи за различни категории.

• Сега одете во ќелијата C5 во табелата и запишете ја следната формула и потоа притиснете Enter .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Сега повторно изберете ја ќелијата. А потоа кликнете и повлечете ја иконата со рачката за пополнување надолу за да ја пополните формулата за останатите категории.

• Потоа, кликнете и повлечете го Пополнете ја иконата на рачката надесно за да ги пополните ќелиите од следната колона со истата формула.

• Сега напишете ја следната формула во ќелијата E5 . И потоа притиснете Enter .

=SUM(C5:D5)

• Повторно, изберете ја ќелијата и кликнете и повлечетеиконата за рачката за пополнување надолу.

• Слично на тоа, повторно изберете ја ќелијата и кликнете и повлечете ја иконата со рачката за пополнување надолу до крајот на колоната.

• На сличен начин и иста формула, пронајдете ги вкупните завршени и неизвршени задачи во ќелиите C9 и D9 .

• И по одредено форматирање, конечното резиме ќе изгледа вака.

• Следно, изберете го опсегот B5:E9 и одете на Вметни Во јазичето, изберете Препорачана табела .

• Како резултат на тоа, ќе се отвори полето Вметни графикон . Сега, одете на картичката Сите графикони во неа.
• Потоа изберете ја претпочитаната табела. Ние користиме колона шема за демонстрација. За да го направите тоа, изберете Колона од лево и изберете ја табелата од десната страна како што е прикажано на сликата подолу.

• После тоа, кликнете на OK . Како резултат на тоа, табелата со колони ќе се појави.

• Конечно, графиконот ќе изгледа вака по некои модификации.

• За да вметнете пита шема за завршените задачи изберете ја колоната категорија и колоната „Готово“ во базата на податоци.

• Сега одете на јазичето Вметни и изберете Препорачана табела од Табели

• После тоа, во полето Вметни графикон што се појави, одете во Сите графикони табот и изберете Пита од левата страна на полето. Изберете ја саканата пита шема од десната страна.

• На крајот, кликнете на OK и ќе се појави пита шема на врвот на табелата. Ако го промените стилот на графиконот, ќе изгледа вака.

• Потоа повторно, можете да ја следите истата постапка откако ќе ја изберете „Категоријата“ колоната и колоната „Не е готово“ и добијте пита шема за нецелосните задачи.

• На крајот, преуредете ги графиконите со збирката податоци така што изгледа пријатно и лесно може да ја добиете идејата со базата на податоци за вашиот трагач за задачи.

Ако промените нешто во оригиналната база на податоци создадена во првиот чекор, сите на податоците во другите листови и графиконите ќе се ажурираат автоматски сега. Со овие едноставни начини, можете да креирате следење задачи во Excel.

Прочитајте повеќе: Креирајте целосно функционална листа на задачи во Excel (4 практични методи)

Заклучок

Ова беше чекор-по-чекор процес за создавање на следење на задачи во Excel. Се надевам дека овој водич ви беше корисен и информативен. Ако имате какви било прашања или предлози, кажете ни подолу. За повеќе вакви водичи, посетете го Exceldemy.com .