Aínda que non hai ningunha ferramenta directa para rastrexar tarefas en Excel, podemos usar unha combinación de diferentes funcións e fórmulas para crear un rastreador de tarefas dinámico propio. Este titorial mostrarache os pasos sinxelos e rápidos para configurar o teu rastreador de tarefas con informes sobre o seu estado actual en Excel.

Descargar modelo

Descarga o rastreador de tarefas creado neste exemplo desde a ligazón a continuación. Xa podes usalo como o teu rastreador de tarefas ou usalo como referencia para os pasos que se describen a continuación.

Task Tracker Template.xlsx

Procedemento paso a paso para crear un seguimento de tarefas en Excel

Sigue estes 5 pasos a continuación para crear un seguimento de tarefas propio en Excel. Cada paso descríbese en detalle na súa propia subsección.

Paso 1: crear un conxunto de datos para o seguimento de tarefas en Excel

Ao principio, faremos un conxunto de datos, que debería actualizarse automaticamente . Faremos unha lista de tarefas coa súa entrada e nome, seguindo a categoría, a urxencia, a importancia e o estado de finalización Siga estes pasos para que o conxunto de datos sexa dinámico para que cando engada unha nova tarefa se actualice automaticamente na táboa.

• Primeiro, seleccionamos as seguintes cabeceiras no conxunto de datos.

• A continuación, selecciona a cela B5 e vai a o Inicio Agora seleccione Formato condicional na pestana Estilos e seleccione Nova regra no menú despregablelista.

• A continuación, na caixa Nova regra de formato , seleccione Formatar só as celas que conteñan no Seleccione un tipo de regra A continuación, seleccione o valor da cela como non igual a e seleccione unha cela en branco para o valor. Unha vez que remates aquí, fai clic en Formato .

• Agora, vai á pestana Borde na caixa Formato de celas e seleccione Contorno bordo como se mostra na figura.

• Despois diso. fai clic en Aceptar en ambas as caixas.
• Agora vai á pestana Inicio coa cela formateada seleccionada e selecciona Formato de Pintor .

• Despois diso, selecciona unha área onde queres gardar o conxunto de datos.
• Poñemos un nome á folla de cálculo AllTaskList . E despois cree un novo co nome Táboas .
• Cree aquí diferentes valores para categorías, urxencias, importancia e o estado.

• Agora volve á folla AllTaskList e selecciona a cela D5 .
• Entón vai á Datos e seleccione Validación de datos no grupo Ferramentas de datos .

• Como resultado, o Aparecerá a caixa Validación de datos. Agora vai á pestana Configuración e selecciona Lista en Permitir .

• A continuación, seleccione o campo Fonte e despois seleccione os diferentes valores das Táboas

• Despois diso premaen Aceptar na Validación de datos
• En consecuencia, engadirase unha caixa de lista coas categorías na cela seleccionada. Seleccione a categoría adecuada para ela.

• Do mesmo xeito, engade caixas de lista baixo as outras columnas coa axuda da outra folla. E despois selecciona os seus valores.

• Agora completa todas as tarefas do conxunto de datos. Neste punto, os formatos engadiranse automaticamente e copiaranse as listas creadas por Validación de datos para as seguintes filas. A lista completa sería algo así.

Tamén podes engadir máis tarefas máis tarde.

• Finalmente, selecciona columnas B:G, e no cadro de nome, escriba o nome do conxunto de datos, digamos, Lista de tarefas .

Pase agora aos seguintes pasos para obter datos máis organizados deste conxunto de datos.

Paso 2: Crear unha nova folla para rastrexar as tarefas pendentes do conxunto de datos

Agora necesitamos organizar as tarefas incompletas, quizais en función das categorías ou doutros parámetros que queiras. Necesitaremos o uso da función FILTRO e, dependendo de como queira, a función ORDENAR .

• Primeiro, cree unha nova folla de cálculo para este fin . E poñémoslle o nome Tarefas pendentes . Coloca aquí as cabeceiras como o conxunto de datos orixinal.

• Agora selecciona a cela B5 e escribe o seguintefórmula.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done"))

• Agora preme Intro no teu teclado. Como resultado, terás todas as tarefas pendentes aquí nesta folla de cálculo.

• Xeralmente, ordenarase como un número de serie. Se queres primeiro que se clasifique por outros parámetros, necesitas a función ORDENAR . Para ordenar por categoría, use a seguinte fórmula na cela B5 .

=SORT(FILTER(Tasklist,(AllTaskList!B:B0)*(AllTaskList!G:G="Not Done")),3)

• E logo preme Introducir no teu teclado. Terás as tarefas pendentes ordenadas por categorías.

🔍 Desglose da fórmula

=FILTRO(Lista de tarefas,(Lista de tarefas!B:B0)*(Lista de tarefas!G:G=”Non feito”))

👉 Lista de todas as tarefas!B:B0 é unha fórmula para expresar unha condición e devolve un valor booleano.

👉 Do mesmo xeito, AllTaskList!G:G=”Not Done” é unha condición e devolve un valor booleano.

👉 FILTRO(Lista de tarefas,(Lista de tarefas!B:B0)*(Lista de tarefas!G:G=”Non feito”)) devolve todos os valores de fila onde as dúas condicións anteriores eran VERDADEIRAS.

Paso 3: Crea tarefas pendentes usando diferentes parámetros

Se queres todas as tarefas pendentes dunha categoría específica ou todas as tarefas pendentes urxentes. Ou tarefas importantes/non importantes quizais. Para obter estes nunha folla de cálculo nova, siga estes pasos.

• Primeiro, crea unha nova folla e crea todas as cabeceiras nela. Poñemos o nome da folla de Tarefas pendentes porCategoría .

• Agora, selecciona a cela D4 e vai á Datos
• No grupo Ferramentas de datos , seleccione Validación de datos .

• A continuación, en a caixa Validación de datos , seleccione Lista en Permitir na pestana Configuración .

• Agora selecciona diferentes valores de categoría da folla Táboas e prema Intro . A continuación, faga clic en Aceptar .

• Seleccione unha categoría dela.
• Despois diso, seleccione a cela B7 e escribe a seguinte fórmula.

=FILTER(Tasklist,(AllTaskList!G:G="Not Done")*(AllTaskList!D:D='Pending Tasks by Categroy'!D4))

• Agora preme Intro . Verá todos os valores coa categoría que seleccionou.

Do mesmo xeito, pode cambiar a categoría na cela D4 para ver o tarefas pendentes doutras categorías. A partir de agora, a lista actualizarase automaticamente.

Do mesmo xeito, podes crear tarefas pendentes segundo a urxencia e a importancia destas.

Paso 4: crear detalles da tarefa Lista

Agora crearemos unha folla de cálculo para coñecer os detalles dunha tarefa concreta que queremos. Siga estes pasos para ver como crear tales follas de cálculo. Conseguirémolo coa axuda da a función BUSCAR V e, no último caso, da a función SE .

• Primeiro de todo, cree unha nova folla de cálculo, poñémoslle o nome Detalles da tarefa .
• A continuación, seleccione os detalles e oorientación do gráfico que contén os teus datos.

• Agora introduce un número de serie na cela C4 .
• Despois vai á cela C6 e escribe:

• Despois diso , vai á cela C7 e escribe a seguinte fórmula. Agora preme Intro .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,2)

• Do mesmo xeito, vai á cela C8 e escribe a seguinte fórmula. Despois preme Intro .

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,3)

• De xeito semellante, vai á cela C9 e escribe a seguinte fórmula. E despois preme Intro.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,4)

• Entón vai á cela C10 e escribe a seguinte fórmula. E despois preme Intro.

=VLOOKUP($C$4,Tasklist,5)

• Finalmente, vai á cela C11, escribe a seguinte fórmula e despois preme Intro .

=IF(VLOOKUP($C$4,Tasklist,6)="Done","Completed","Work in Progress")

Como resultado, podes ver os detalles da tarefa da folla de cálculo facilmente.

Se cambias o número de serie na cela C4 , podes ver os detalles desa tarefa específica.

🔍 Desglose de a fórmula

=IF(BUSCARV($C$4,Lista de tarefas,6)=”Feito”,”Completado”,”Traballo en curso”)

👉 BUSCARV($C$4,Tasklist,6) busca o valor na cela C4 na 6ª columna do conxunto de datos orixinal chamado "Tasklist" .

👉 =IF(BUSCARV($C$4,Lista de tarefas,6)=”Feito”,”Completado”,”Traballo en curso”) comproba se o valor que apareceu é “Feito”. Se é o valor, imprime "Completado", se non, vai para o valor "Traballo en curso".

Paso 5: Xera un informe dinámico no seguimento de tarefas

Agora pasa ao seguinte parte para crear un resumo do conxunto de datos orixinal e visualizalo con gráficos para as tarefas completas e incompletas. Imos usar unha fórmula para contar isto e engadir algúns gráficos usando as ferramentas de Excel aquí. As funcións COUNTIFS e SUM serán útiles neste paso.

• Primeiro, crea unha nova folla de cálculo. Poñémoslle o nome Resumo .
• Despois cree un conxunto de datos para separar tarefas completas e incompletas para diferentes categorías.

• Agora vai á cela C5 na folla de cálculo e escribe a seguinte fórmula e despois preme Intro .

=COUNTIFS(AllTaskList!$D:$D,Summary!$B5,AllTaskList!$G:$G,C$4)

• Agora seleccione de novo a cela. E despois fai clic e arrastra a icona do controlador de recheo cara abaixo para encher a fórmula para o resto das categorías.

• Despois diso, fai clic e arrastra o icona de recheo á dereita para encher as celas da seguinte columna coa mesma fórmula.

• Agora escribe a seguinte fórmula na cela E5 . E despois preme Intro .

=SUM(C5:D5)

• De novo, selecciona a cela e fai clic e arrastrara icona do controlador de recheo cara abaixo.

• Do mesmo xeito, seleccione de novo a cela e prema e arrastre a icona do controlador de recheo ata o final da columna.

• Dunha forma similar e coa mesma fórmula, atopa o total de tarefas feitas e non realizadas nas celas C9 e D9 .

• E despois dun pouco de formato, o resumo final quedará así.

• A continuación, seleccione o intervalo B5:E9 e vai ao Inserir Na pestana, seleccione Gráfico recomendado .

• Como resultado, abrirase a caixa Inserir gráfico . Agora, vai á pestana Todos os gráficos .
• A continuación, selecciona o teu gráfico preferido. Estamos usando un gráfico de columnas para a demostración. Para iso, seleccione Columna da esquerda e escolla o gráfico da dereita como se mostra na imaxe de abaixo.

• Despois diso, faga clic en Aceptar . Como resultado, aparecerá o gráfico de columnas.

• Finalmente, o gráfico terá un aspecto así despois dalgunhas modificacións.

• Para inserir un gráfico circular para as tarefas completadas, seleccione a columna da categoría e a columna "Feito" no conxunto de datos.

• Agora vai á pestana Inserir e selecciona Gráfico recomendado dos Gráficos

• Despois diso, na caixa Inserir gráfico que apareceu, vai á Todos os gráficos e seleccione Torta no lado esquerdo da caixa. Selecciona o gráfico de sectores que queres dende a dereita.

• Finalmente, fai clic en Aceptar e aparecerá o gráfico circular. enriba da folla de cálculo. Se cambias o estilo do gráfico, terá un aspecto así.

• Entón, de novo, podes seguir o mesmo procedemento despois de seleccionar a "Categoría". e a columna "Non feito" e obtén un gráfico circular para as tarefas incompletas.

• Por último, reordena os gráficos co conxunto de datos para que parece agradable e podes facerte facilmente unha idea co conxunto de datos sobre o teu rastreador de tarefas.

Se cambias algo no conxunto de datos orixinal creado no primeiro paso, todos dos datos noutras follas e os gráficos actualizaranse automaticamente agora. Con estas formas sinxelas, podes crear un seguimento de tarefas en Excel.

Ler máis: Crear unha lista de tarefas totalmente funcional en Excel (4 métodos prácticos)

Conclusión

Este foi un proceso paso a paso para crear un rastreador de tarefas en Excel. Espero que atopes esta guía útil e informativa. Se tes algunha pregunta ou suxestión, fáganos saber a continuación. Para obter máis guías como esta, visita Exceldemy.com .