Ponekad ćemo možda trebati tražiti određene podatke s kojima ćemo raditi. Ali kada je skup podataka ogroman, stvarno je teško pronaći ono što tražimo. U ovom ćemo vam članku pokazati kako izvući podatke iz programa Excel na temelju različitih kriterija.

Preuzmite predložak za vježbu

Možete preuzeti besplatnu vježbu Excel predložak odavde.

5 načina za izdvajanje podataka iz Excela na temelju kriterija

Ovaj odjeljak govori o 5 različitih načina izdvajanja podataka iz programa Excel na temelju određenih kriterija.

1. Implementacija formule polja za izdvajanje podataka iz Excela na temelju kriterija raspona

Iz sljedećeg skupa podataka kao primjera, opisat ćemo vam postupak izdvajanja podataka na temelju raspona. Pretpostavimo da imamo skup podataka o detaljima učenika, odakle želimo dohvatiti samo podatke o učenicima koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Koraci za izdvajanje podataka na temelju određenog raspona pomoću formule Array navedeni su u nastavku.

Koraci:

• Prvo pohranite stanje u drugim stanicama za rad s onima kasnije. To znači da ćemo izvlačiti podatke učenika koji su dobili Ocjene od 80 do 100 , pohranili smo 80 kao početnu vrijednost i 100 kao krajnju vrijednost u Ćelije I4 odnosno I5 .

Također, trebamo pohraniti i stupac odakle ćemo gledatistanje u vašem radnom listu za kasnije korištenje. Pogledajte sljedeću sliku gdje definiramo naše uvjete izdvajanja učenikovih detalja o Ocjenama 80 do 100 u dvije različite ćelije kao >=80 i <=100 pod Oznake i koristit ćemo referentne brojeve ćelija tih ćelija kasnije u našem radu.

Koraci za izdvajanje podataka na temelju određenog raspona pomoću naprednog filtra programa Excel dati su u nastavku.

Koraci:

• Prvo odaberite cijelu tablicu podataka .
• Drugo, idite na Podaci -> Napredno .

• Na kraju, vidjet ćete raspon vaših odabranih podataka u okviru pored Opcija raspona popisa .
• Zatim, u okviru pored raspona kriterija odaberite ćelije koje sadrže definirane uvjete . Vidjet ćete da će se tamo automatski generirati naziv radnog lista, slijedeći referentne brojeve ćelija za držanje unaprijed definiranih uvjeta.
• Na kraju kliknite U redu .

Kao rezultat toga, dobit ćete sve pojedinosti samo za studente koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Pročitajte više: Izdvoj filtrirane podatke u Excelu na drugi list (4 metode)

5. Izdvojite podatke iz tablice definirane u programu Excel na temelju kriterija raspona

Možete izvući podatke iz tablice definirane u programu Excel iz svog radnog lista programa Excel pomoću Filtra opciju.

Razmotrite sljedeći neorganizirani skup podataka, koji ćemo prvo definirati kao Excel tablicu, a zatim iz nje izvući podatke.

Koraci za izvlačenje podataka iz Excel definirane tablice na temelju određenog raspona dani su u nastavku.

Koraci:

• Na početku odaberite bilo koju ćeliju iz svoj skup podataka i pritisnite Ctrl T .

• Tada će se pojaviti skočni okvir Stvori tablicu prikazuju raspon vašeg skupa podataka kao vrijednosti . Držite označen okvir Moja tablica ima zaglavlja .
• Kasnije kliknite U redu .

On će automatski generirati tablicu na temelju vašeg skupa podataka s padajućim gumbom zajedno sa zaglavljima.

• Onda, kao što smo prethodno pokazao, kliknite na padajući gumb pored stupca Oznake jer želimo izdvojiti podatke na temelju Oznaka.
• Kasnije, s padajućeg popisa odaberite Filtri brojeva -> Između… (opet, budući da izvlačimo podatke između 80 do 100 , odabiremo opciju Između . Možete odabrati bilo koju drugu opciju s popisa prema vašim kriterijima) .

• Sada, iz skočnog okvira Prilagođeni automatski filtar odaberite 80 iz padajući popis koji će se pojaviti jednostavnim klikom na padajući gumb pokraj oznake je veće ili jednako i odaberete 100 u okviru s oznakom je manjenego ili jednako .
• Na kraju kliknite OK .

Na kraju ćete dobiti Excel definirana tablica koja sadrži samo pojedinosti učenika koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Pročitajte više: Kako izvući podatke Iz tablice na temelju višestrukih kriterija u Excelu

Imajte na umu

• Budući da je raspon polja tablice podataka za traženje vrijednosti fiksan , ne zaboravite staviti znak dolara ($) ispred referentnog broja ćelije tablice polja.
• Kada radite s vrijednostima polja, ne zaboravite pritisnuti Ctrl + Shift + Enter na tipkovnici tijekom izdvajanja rezultata. Pritisak samo na Enter radit će samo kada koristite Microsoft 365 .
• Nakon što pritisnete Ctrl + Shift + Enter , primijetit ćete da traka formule zatvorila je formulu u vitičaste zagrade {} , deklarirajući je kao formulu polja. Nemojte sami upisivati ​​te zagrade {} , Excel to automatski radi za vas.

Zaključak

U ovom članku, naučili kako izvući podatke iz Excela na temelju različitih kriterija. Nadam se da vam je ovaj članak bio od velike koristi. Slobodno postavite sva pitanja ako imate u vezi s temom.

• Treće, pritisnite Ctrl + Shift + Enter na tipkovnici.

Tada ćete u ćeliji rezultata dobiti prve izdvojene podatke koji odgovaraju vašem stanju. npr. Johnny čiji je ID 3 dobio je 80 bodova iz Biologije i njegov je zapis pohranjen u skupu podataka prije drugi, tako da smo dobili Johnnyjev ID 3 u ćeliji s rezultatima.

• Sada povucite po stupcima i recima pomoću Ručice za popunjavanje da biste dohvatili detalje o samo učenici koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Pregled formule

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Izlaz: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Objašnjenje: Funkcija INDEX obično vraća jednu vrijednost ili cijeli stupac ili redak iz zadanog raspona ćelija. 3 pohranjuje se u ćeliji $I$6 , tako da vraća cijeli stupac br. 3 (stupac Oznake ) iz cijelog raspona skupa podataka ( $B$5:$E$14 ) kao izlaz.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> postaje,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Izlaz: {TRUE ;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}
  • Objašnjenje: Pohranili smo 100 u Ćelija $I$5 . Budući da su sve vrijednosti manje od 100 ($I$5) , vraća stupac pun TRUE .

Slično,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> postaje,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Izlaz: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Objašnjenje: Pohranili smo 80 u Ćelija $I$4 . Dakle, vraća TRUE kada je vrijednost iz stupca jednaka ili veća od 80 ; inače vraća FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> postaje,
  • {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}*{FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE; FALSE;FALSE
  • Izlaz: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Objašnjenje: Booleove vrijednosti imaju numeričke ekvivalente, TRUE = 1 i FALSE = 0 (nula) . Pretvaraju se prilikom izvođenja aritmetičke operacije u formuli.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Izlaz: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Objašnjenje: RED funkcija izračunava broj retka ćelijereferenca.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> postaje,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Izlaz: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Objašnjenje: Funkcija MATCH vraća relativni položaj stavke u nizu ili referenci ćelije koja odgovara određenoj vrijednosti u određenom redoslijedu. .

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””) -> postaje,
  • IF( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Izlaz: {“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}
  • Objašnjenje: Funkcija IF vraća jednu vrijednost ako je logički test TRUE i drugu vrijednost ako je logički test je FALSE .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6) )=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””),ROWS(G11:$G$11)) -> ; postaje,
  • MALO({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},REDOVI(G11:$G$11)) -> postaje,
  • MALO({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},1)
  • Izlaz: 3
  • Objašnjenje: Funkcija SMALL vraća k-tu najmanju vrijednost iz grupe brojeva. 3 je najmanji u ovomegrupa.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$) I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””),ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS( $A$1:A1)) -> postaje,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Izlaz: {3; “Johnny”, 80, “Biologija”}
  • Objašnjenje: Funkcija INDEX vraća vrijednost iz raspona ćelija ( $B$5 :$E$14 ), određeno vrijednošću koja se temelji na broju retka i stupca.

Pročitajte više: Kako Izdvojite podatke iz ćelije u Excelu (5 metoda)

2. Implementacija formule niza za izvlačenje podataka iz Excela na temelju više uvjeta

U gornjem odjeljku izvukli smo podatke na temelju zadanog raspona. Ali u ovom ćemo vam odjeljku pokazati kako izvući podatke na temelju više uvjeta.

Pogledajte isti skup podataka kao i prije, ali ovdje umjesto pohranjivanja raspona vrijednosti (oznake 80 do 100) kao uvjeta, pohranili smo više uvjeta kao što je dohvaćanje podataka o studentima s i odjela za kemiju i biologiju .

Koraci za izvlačenje podataka na temelju više uvjeta pomoću Array navedena je u nastavku.

Koraci:

• Prvo, pohranite uvjete u druge ćelije da biste kasnije radili s njima. To znači da ćemo podatke o studentima izdvajati s odjela Kemija i Biologija da smo Kemiju i Biologiju pohranili u Ćelije H5 odnosno H6 .
• Drugo, u drugoj ćeliji, gdje želite rezultat (željeli smo naš rezultat u ćeliji G11 ), napišite sljedeću formulu,

• Treće, pritisnite Ctrl + Shift + Enter na tipkovnici.

Kasnije ćete dobiti prve izdvojene podatke koji odgovaraju vašim uvjetima u ćeliji rezultata. npr. Johnny čiji je ID 3 je s Odsjeka za biologiju i njegov je zapis pohranjen u skupu podataka ispred ostalih, tako da smo dobili Johnnyjev ID 3 u ćeliji s rezultatima.

• Sada povucite po stupcima i recima pomoću Ručice za popunjavanje kako biste dohvatili pojedinosti samo učenika koji su iz Odjel za Kemiju i Biologiju .

Raščlamba formule

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> postaje
  • COUNTIF({“Kemija”;“Biologija”},{“Matematika”;“Fizika”;“Biologija”;“Kemija”;“Fizika”;“Fizika”;“Matematika” ”;“Kemija”;“Matematika”;“Biologija”}
  • Izlaz: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Objašnjenje: Funkcija COUNTIF omogućuje prepoznavanje ćelija u rasponu $H$5:$H$6 koji je jednak $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> postaje,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(RED($B$5:$E$14), RED($B$5:$E$14)), “”) -> postaje,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Izlaz: {“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10}
  • Objašnjenje: Funkcija IF ima tri argumenta, prvi mora biti logički izraz. Ako izraz ima vrijednost TRUE tada se događa jedna stvar (argument 2), a ako je FALSE druga stvar (argument 3). Logički izraz je izračunat u koraku 1, TRUE jednako 1 i FALSE jednako 0 (nula) . Red br. 3, 4, 8 i 10 vrednuje TOČNO (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14) ), “”), RETCI(G11:$G$11)) -> postaje,
  • MALO({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},REDOVI(G11:$G$11)) -> postaje,
  • MALO({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},1)
  • Izlaz: 3
  • Objašnjenje: SMALL funkcija vraća k-tu najmanju vrijednost iz grupe brojeva. 3 je najmanji u ovoj grupi.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF) ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”), ROWS(G11 :$G$11)), STUPCI($B$5:B5)) -> postaje,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> postaje,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Izlaz: {3; “Johnny”, 80, “Biologija”
  • Objašnjenje: Funkcija INDEX vraća vrijednost iz raspona ćelija ( $B$5:$E$14 ), specificiranu vrijednošću na temelju broja retka i stupca.

Pročitajte više: Vraćanje više vrijednosti u Excelu na temelju jednog kriterija (3 opcije)

3. Korištenje naredbenog alata za filtriranje za izdvajanje podataka iz programa Excel na temelju kriterija raspona

Naredbeni alat za filtriranje u programu Excel jedan je od najčešće korištenih i učinkovitih alata za izdvajanje određenih podataka na temelju različitih kriteriji.

Pogledajte sljedeći skup podataka. Prethodno smo ga koristili kao naš primjer za izdvajanje pojedinosti o studentima koji su dobili ocjene od 80 do 100 implementacijom formule polja. Ali u ovom odjeljku naučit ćemo kako to učiniti korištenjem Excelovog alata za filtriranje .

Koraci za izdvajanje podataka na temelju određenog raspona pomoću Excelov filtar je dat u nastavku.

Koraci:

• Prvo odaberite samo zaglavlje skupa podataka.
• Drugo, idite na Podaci -> Filtar .

• Treće, umetnut će padajući gumb u svaki naziv zaglavlja skupa podataka.

• Zatim, kako želimo izdvojiti podatke na temelju oznaka, kliknite na padajući gumb pored oznaka .
• Zatim, s padajućeg popisa odaberite Filtri brojeva -> Između… (opet, budući da izvlačimo podatke između 80 do 100 , odabiremo opciju Između . Možete odabrati bilo koju drugu opciju s popisa prema vašim kriterijima).

• Sada, iz skočnog prozora Prilagođeni automatski filtar polje odaberite 80 s padajućeg popisa koji će se pojaviti jednostavnim klikom na padajući gumb pokraj je veće od ili jednako oznaci i odaberite 100 u okviru oznake je manje ili jednako .
• Kasnije kliknite U redu .

Na kraju ćete dobiti sve pojedinosti samo za studente koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Pročitajte više: Kako izvući podatke sa slike u Excel (uz brze korake)

Slična čitanja

• Kako uvesti podatke u Excel iz druge Excel datoteke (2 načina)
• VBA kod za pretvaranje tekstualne datoteke u Excel (7 metoda )
• Kako automatski pretvoriti tekstualnu datoteku u Excel (3 prikladna načina)
• Pretvoriti Excel u tekstualnu datoteku s razdjelnikom (2 jednostavna pristupa)
• Kako uvesti tekstualnu datoteku s Multi razdjelnike u Excel (3 metode)

4. Korištenje naprednog filtra za izdvajanje podataka iz Excela na temelju kriterija raspona

Ako ne želite prolaziti kroz mnogo koraka prikazanih u odjeljku Filtar, možete upotrijebiti Napredni filtar u programu Excel za izdvajanje podataka na temelju zadanog raspona.

Da biste upotrijebili opciju naprednog filtra u programu Excel, morate definirati