Stundum gætum við þurft að leita að ákveðnum gögnum til að vinna með. En þegar gagnasafnið er risastórt er mjög erfitt að finna það sem við erum að leita að. Í þessari grein munum við sýna þér hvernig á að taka gögn úr Excel út frá mismunandi forsendum.

Hlaða niður æfingasniðmáti

Þú getur halað niður ókeypis æfa Excel sniðmát héðan.

5 leiðir til að draga gögn út úr Excel byggt á viðmiðum

Í þessum hluta verður fjallað um 5 mismunandi leiðir til að vinna gögn úr Excel út frá ákveðnum forsendum.

1. Innleiðing fylkisformúlu til að draga gögn úr Excel byggt á viðmiðunarsviði

Úr eftirfarandi gagnasafni sem dæmi, munum við lýsa fyrir þér ferlinu við að draga út gögn byggð á sviðum. Segjum sem svo að við höfum gagnasafn með upplýsingum nemenda, þaðan sem við viljum aðeins sækja upplýsingar um nemanda sem fengu einkunn frá 80 til 100 .

Skrefin til að draga út gögn byggð á ákveðnu bili með því að nota Array formúluna eru gefin hér að neðan.

Skref:

• Fyrst skaltu geyma ástandið í öðrum frumum til að vinna með þeim síðar. Það þýðir að þar sem við munum draga út upplýsingar nemenda sem fengu einkunn frá 80 til 100 , geymdum við 80 sem upphafsgildi og 100 sem lokagildi í Hólf I4 og I5 í sömu röð.

Einnig þurfum við að geyma dálkinn líka þaðan sem við munum lítaskilyrðið í vinnublaðinu þínu til að nota síðar. Sjá eftirfarandi mynd þar sem við skilgreinum ástand okkar til að draga út upplýsingar nemenda um merki 80 til 100 í tveimur mismunandi hólfum sem >=80 og <=100 undir Merki og við munum nota frumutilvísunarnúmerin þessara hólfa síðar í starfi okkar.

Skrefin til að draga út gögn byggð á ákveðnu bili með því að nota Excel's Advanced Filter eru gefin upp hér að neðan.

Skref:

• Í fyrsta lagi skaltu velja heildargagnatöfluna .
• Í öðru lagi, farðu í Gögn -> Ítarlegt .

• Að lokum muntu sjá svið valinna gagna í reitnum við hliðina á List range valkostur.
• Síðan, í reitnum við hliðina á Criteria range , veldu hólfin sem bera skilgreind skilyrði . Þú munt sjá að nafn vinnublaðsins verður sjálfkrafa búið til þar, eftir tilvísunarnúmerum reitsins sem geymir fyrirfram skilgreind skilyrði.
• Smelltu að lokum á OK .

Þar af leiðandi færðu allar upplýsingar aðeins fyrir nemendur sem fengu einkunn frá 80 til 100 .

Lesa meira: Dregið út síuð gögn í Excel í annað blað (4 aðferðir)

5. Dragðu gögn úr Excel skilgreindri töflu byggt á viðmiðunarsviði

Þú getur dregið gögn úr Excel skilgreindri töflu úr Excel vinnublaðinu þínu með því að nota Síuna valmöguleika.

Íhugaðu eftirfarandi óskipulagða gagnasafn sem við munum fyrst skilgreina sem Excel töflu og draga síðan út gögn þaðan.

Skrefin til að vinna út gögn frá Excel skilgreindri töflu sem byggir á ákveðnu bili eru gefin upp hér að neðan.

Skref:

• Í upphafi skaltu velja hvaða reit sem er frá gagnasafnið þitt og ýttu á Ctrl T .

• Þá mun sprettigluggi Búa til töflu birtast og sýnir svið gagnasafnsins þíns sem gildi . Haltu gátreitnum Taflan mín hefur hausa merkta.
• Síðar skaltu smella á Í lagi .

Það mun mynda sjálfkrafa töflu byggt á gagnasafninu þínu með fellihnappi ásamt hausunum.

• Þá, eins og við sýndi þér áður, smelltu á fellihnappinn við hlið Marks dálksins þar sem við viljum draga gögn út frá Marks.
• Síðar, af fellilistanum, veldu Tölusíur -> Milli... (aftur, þar sem við erum að draga gögn á milli 80 og 100 , veljum við valkostinn Milli . Þú getur valið hvaða aðra valkosti sem er af listanum í samræmi við forsendur þínar) .

• Nú, í sprettiglugganum Sérsniðin sjálfvirk sía skaltu velja 80 í 1>fellilisti sem mun birtast með því einfaldlega að smella á fellilistahnappinn við hliðina á er stærri en eða jafn merkimiðanum og veldu 100 í merkisboxinu er minnaen eða jafnt og .
• Smelltu að lokum á OK .

Í lokin færðu Excel skilgreind tafla sem inniheldur aðeins upplýsingar um nemendur sem fengu einkunn frá 80 til 100 .

Lesa meira: Hvernig á að draga út gögn Úr töflu byggt á mörgum skilyrðum í Excel

Hafðu í huga

• Þar sem svið gagnatöflufylkisins til að leita að gildinu er fast , ekki gleyma að setja dollar ($) táknið fyrir framan frumviðmiðunarnúmer fylkistöflunnar.
• Þegar unnið er með fylkisgildi, ekki gleyma að ýta á Ctrl + Shift + Enter á lyklaborðinu þínu á meðan þú tekur niðurstöður út. Að ýta aðeins á Enter virkar aðeins þegar þú ert að nota Microsoft 365 .
• Eftir að hafa ýtt á Ctrl + Shift + Enter muntu taka eftir því að formúlustikan umlukti formúluna í hrokknum axlaböndum {} og lýsti því yfir sem fylkisformúlu. Ekki slá inn svigana {} sjálfur, Excel gerir þetta sjálfkrafa fyrir þig.

Niðurstaða

Í þessari grein, hafa lært hvernig á að vinna gögn úr Excel út frá mismunandi forsendum. Ég vona að þessi grein hafi verið þér mjög gagnleg. Ekki hika við að spyrja spurninga ef þú hefur varðandi efnið.

• Í þriðja lagi skaltu ýta á Ctrl + Shift + Enter á lyklaborðinu þínu.

Þá færðu fyrstu útdregnu gögnin sem passa við ástand þitt í niðurstöðuhólfinu. T.d. Johnny með kenni er 3 fékk 80 mörk í líffræði og skráning hans er geymd í gagnasafninu á undan aðrir, þannig að við fengum Johnny's ID 3 í niðurstöðuhólfinu.

• Dragðu nú um dálkana og raðir með Fill Handle til að sækja upplýsingar um aðeins þeir nemendur sem fengu einkunn frá 80 til 100 .

Formúlusundurliðun

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Úttak: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Skýring: INDEX fallið skilar venjulega einu gildi eða heilum dálki eða röð úr tilteknu reitsviði. 3 er geymt í klefanum $I$6 , þannig að það skilar öllum dálknum nr 3 ( Marks dálki) úr öllu sviðinu gagnasafnsins ( $B$5:$E$14 ) sem úttak.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> verður,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Framleiðsla: {TRUE ;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE
  • Skýring: Við geymdum 100 í Hólf $I$5 . Þar sem öll gildin eru minni en 100 ($I$5) , skilar það dálki fullum af TRUE .

Á sama hátt,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> verður,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Úttak: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Skýring: Við geymdum 80 í 1>Hólf $I$4 . Þannig að það skilar TRUE þegar gildið úr dálknum er jafnt eða stærra en 80 ; annars skilar það FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> verður,
  • {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}*{FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE; FALSE;FALSE}
  • Úttak: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Skýring: Boolean gildi hafa tölugildi, TRUE = 1 og FALSE = 0 (núll) . Þeim er umreiknað þegar reikniaðgerð er framkvæmd í formúlu.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Framleiðsla: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Útskýring: The ROW fall reiknar út raðnúmer reitstilvísun.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> verður,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Úttak: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Skýring: MATCH fallið skilar hlutfallslegri stöðu hlutar í fylki eða frumutilvísun sem passar við tiltekið gildi í ákveðinni röð .

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"”) -> verður,
  • IF( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Úttak: {“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}
  • Skýring: IF fallið skilar einu gildi ef rökrétta prófið er TRUE og annað gildi ef rökrétta prófið er FALSE .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6 )=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),“),ROWS(G11:$G$11)) -> ; verður,
  • SMALL({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},ROWS(G11:$G$11)) -> verður,
  • SMALL({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},1)
  • Úttak: 3
  • Skýring: SMALL fallið skilar k-th minnsta gildinu úr hópi númera. 3 er minnst í þessuhópur.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$ I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"",ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS( $A$1:A1)) -> verður,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Úttak: {3; “Johnny”, 80, “Líffræði”
  • Skýring: Fallið INDEX skilar gildi úr frumusviði( $B$5 :$E$14 ), tilgreint með gildinu byggt á röð og dálknúmeri.

Lesa meira: Hvernig á að Dragðu gögn út úr frumu í Excel (5 aðferðir)

2. Innleiðing fylkisformúlu til að draga gögn úr Excel byggt á mörgum skilyrðum

Í hlutanum hér að ofan, drógum við út gögn byggð á tilteknu bili. En í þessum hluta munum við sýna þér hvernig á að draga út gögn út frá mörgum skilyrðum.

Skoðaðu sama gagnasafn og áður en hér í stað þess að geyma gildissvið (merki 80 til 100) sem skilyrði, við geymdum margar aðstæður eins og að sækja upplýsingar nemenda frá bæði efnafræði- og líffræðideildum .

Skrefin til að draga út gögn byggð á mörgum aðstæðum með því að nota Array formúla eru gefin hér að neðan.

Skref:

• Í fyrsta lagi, geymdu skilyrðin í öðrum frumum til að vinna með þær síðar. Það þýðir að þar sem við munum draga upplýsingar nemenda úr efnafræði og líffræði deildum, geymdum við efnafræði og líffræði í Frumur H5 og H6 í sömu röð.
• Í öðru lagi, í öðrum reit, þar sem þú vilt fá niðurstöðuna (við vildum niðurstöðuna okkar í Cell G11 ), skrifaðu eftirfarandi formúlu,

• Í þriðja lagi, ýttu á Ctrl + Shift + Enter á lyklaborðinu þínu.

Síðar færðu fyrstu útdregnu gögnin sem passa við aðstæður þínar í niðurstöðuhólfinu. T.d. Johnny með kenni er 3 er frá líffræðideild og skráning hans er geymd í gagnasafninu á undan öðrum, þannig að við fengum Johnny's ID 3 í niðurstöðuhólfinu.

• Dragðu nú um dálkana og raðir með Fill Handle til að ná í upplýsingar um aðeins nemendur sem eru frá Deild Efnafræði og líffræði .

Formúlusundurliðun

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> verður,
  • COUNTIF({“Eðlisfræði”;“Líffræði”},{“Stærðfræði”;“Eðlisfræði”;“Líffræði”;“Efnafræði”;“Eðlisfræði”;“Eðlisfræði”;“Stærðfræði ";"Efnafræði";"Stærðfræði";"Líffræði"}
  • Úttak: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Skýring: COUNTIF aðgerðin gerir kleift að bera kennsl á frumur á bilinu $H$5:$H$6 sem jafngildir $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> verður,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> verður,
  • EF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Úttak: {“”; “”; 3; 4; “”; „“;““; 8; “”;10}
  • Skýring: EF fallið hefur þrjár röksemdir, þá verður sú fyrsta að vera rökrétt tjáning. Ef tjáningin metur til TRUE þá gerist eitt (rök 2) og ef FALSE gerist annað (rök 3). Rökfræðileg tjáning var reiknuð út í skrefi 1, TRUE jafngildir 1 og FALSE jafngildir 0 (núll) . Röð nr 3, 4, 8 og 10 meta TRUE (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14) ), “”), ROWS(G11:$G$11)) -> verður,
  • SMALL({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},ROWS(G11:$G$11)) -> verður,
  • SMALL({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},1)
  • Úttak: 3
  • Skýring: Fallið SMALL skilar k-th minnsta gildinu úr hópi númera. 3 er minnsti í þessum hópi.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF) ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”), ROWS(G11) :$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> verður,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> verður,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Úttak: {3; „Johnny“, 80, „Líffræði“
  • Skýring: Fullið INDEX skilar gildi úr reitsviði ( $B$5:$E$14 ), tilgreint með gildinu byggt á röð og dálkinúmeri.

Lesa meira: Skilaðu mörgum gildum í Excel byggt á stakum viðmiðum (3 valkostir)

3. Notkun Filter Command Tool til að draga gögn út úr Excel byggt á sviðsviðmiðum

Síuskipanatólið í Excel er eitt mest notaða og áhrifaríkasta verkfæri til að útdráttur ákveðin gögn byggt á mismunandi viðmið.

Skoðaðu eftirfarandi gagnasafn. Áður notuðum við það sem dæmi til að draga út upplýsingar nemenda sem fengu stig frá 80 til 100 með því að innleiða Array formúluna. En í þessum hluta munum við læra hvernig á að gera það með því að nota Excel's Filter Tool .

Skrefin til að draga út gögn byggð á ákveðnu bili með því að nota Excel sían er gefin upp hér að neðan.

Skref:

• Veldu fyrst aðeins haus gagnasafnsins.
• Í öðru lagi, farðu í Gögn -> Sía .

• Í þriðja lagi mun hún setja inn fellihnapp í hverju heiti haus gagnasafnsins.

• Þá, þar sem við viljum draga gögn út frá merkjunum, smelltu svo á fellihnappinn við hliðina á merkjunum dálki.
• Næst, af fellilistanum, veldu Númerasíur -> Milli... (aftur, þar sem við erum að draga gögn á milli 80 og 100 , þannig að við veljum valkostinn Á milli . Þú getur valið aðra valkosti af listanum í samræmi við forsendur þínar).

• Nú, í sprettiglugganum Sérsniðin sjálfsía reit, veldu 80 af fellilistanum sem mun birtast með því einfaldlega að smella á fellilistann við hliðina á er stærri en eða jöfn merki, og veldu 100 í merki kassanum er minna en eða jafnt og .
• Síðar skaltu smella á OK .

Að lokum færðu allar upplýsingar aðeins fyrir nemendur sem fengu einkunn frá 80 til 100 .

Lesa meira: Hvernig á að draga gögn úr mynd yfir í Excel (með skjótum skrefum)

Svipaðar lestur

• Hvernig á að flytja inn gögn í Excel úr annarri Excel skrá (2 leiðir)
• VBA kóða til að umbreyta textaskrá í Excel (7 aðferðir) )
• Hvernig á að umbreyta textaskrá í Excel sjálfkrafa (3 hentugar leiðir)
• Breyta Excel í textaskrá með afmörkun (2 auðveldar aðferðir)
• Hvernig á að flytja inn textaskrá með Multi ple afmörkun í Excel (3 aðferðir)

4. Að nota háþróaða síu til að draga gögn úr Excel byggt á viðmiðunarsviði

Ef þú vilt ekki fara í gegnum mörg skref sem sýnd eru í síuhlutanum geturðu notað Ítarlega síuna valmöguleikann í Excel til að draga út gögn út frá tilteknu bili.

Til að nota háþróaða síuvalkostinn í Excel þarftu að skilgreina