कभी-कभी हमें काम करने के लिए कुछ डेटा खोजने की आवश्यकता हो सकती है। लेकिन जब डेटासेट बहुत बड़ा होता है, तो हम जो खोज रहे हैं उसे ढूंढना वास्तव में कठिन होता है। इस लेख में, हम आपको विभिन्न मानदंडों के आधार पर एक्सेल से डेटा निकालने का तरीका दिखाएंगे।

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मानदंड के आधार पर एक्सेल से डेटा निकालने के 5 तरीके<2

यह खंड कुछ मानदंडों के आधार पर एक्सेल से डेटा निकालने के 5 अलग-अलग तरीकों पर चर्चा करेगा।

1। रेंज क्राइटेरिया के आधार पर एक्सेल से डेटा निकालने के लिए ऐरे फॉर्मूला लागू करना

उदाहरण के तौर पर निम्नलिखित डेटासेट से, हम आपको रेंज के आधार पर डेटा निकालने की प्रक्रिया का वर्णन करेंगे। मान लीजिए, हमारे पास छात्रों के विवरण का एक डेटासेट है, जहाँ से हम केवल उन छात्रों का विवरण प्राप्त करना चाहते हैं, जिन्होंने 80 से 100 तक अंक प्राप्त किए हैं ।

सरणी सूत्र का उपयोग करके एक निश्चित श्रेणी के आधार पर डेटा निकालने के चरण नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• पहले, स्टोर करें बाद में उनके साथ काम करने के लिए अन्य कोशिकाओं की स्थिति। इसका मतलब है कि चूंकि हम उन छात्रों का विवरण निकाल रहे हैं जिन्होंने 80 से 100 तक अंक प्राप्त किए हैं , हमने 80 को प्रारंभ मूल्य और 100 को अंतिम मूल्य के रूप में में संग्रहीत किया है। 1>सेल I4 और I5 क्रमशः।

इसके अलावा, हमें कॉलम को भी स्टोर करने की आवश्यकता है जहां से हम देखेंगेबाद में उपयोग करने के लिए आपकी वर्कशीट की स्थिति। निम्नलिखित तस्वीर देखें जहां हम मार्क्स 80 से 100 के छात्रों के विवरण को दो अलग-अलग कोशिकाओं में >=80 और <=100<2 के रूप में निकालने की हमारी स्थिति को परिभाषित करते हैं। चिह्नों के अंतर्गत और हम बाद में अपने कार्य में उन कक्षों के सेल संदर्भ संख्याओं का उपयोग करेंगे।

के चरण एक्सेल के उन्नत फ़िल्टर का उपयोग करके एक निश्चित श्रेणी के आधार पर डेटा निकालने के लिए नीचे दिया गया है।

चरण:

• सबसे पहले, संपूर्ण डेटा तालिका<2 चुनें>.
• दूसरा, डेटा -> उन्नत .

• आखिरकार, आपको चयनित डेटा की श्रेणी <के बगल वाले बॉक्स में दिखाई देगी 1>सूची श्रेणी विकल्प।
• फिर, मानदंड श्रेणी के बगल में स्थित बॉक्स में, निर्धारित शर्तों वाले सेल का चयन करें। आप देखेंगे कि वर्कशीट का नाम पूर्वनिर्धारित शर्तों को रखने के लिए सेल रेफरेंस नंबरों का पालन करते हुए ऑटो-जनरेट हो जाएगा।
• अंत में, ओके पर क्लिक करें।

परिणामस्वरूप, आपको केवल उन छात्रों के लिए सभी विवरण प्राप्त होंगे जिन्होंने 80 से 100 तक अंक प्राप्त किए हैं ।

और पढ़ें: एक्सेल में फ़िल्टर किए गए डेटा को अन्य शीट में निकालें (4 विधियाँ)

5। श्रेणी मानदंड के आधार पर एक्सेल परिभाषित तालिका से डेटा निकालें

आप फ़िल्टर का उपयोग करके अपने एक्सेल वर्कशीट से एक्सेल परिभाषित तालिका से डेटा निकाल सकते हैंविकल्प।

निम्नलिखित असंगठित डेटासेट पर विचार करें, जिसे हम पहले एक्सेल टेबल के रूप में परिभाषित करेंगे और फिर वहां से डेटा निकालेंगे।

डेटा निकालने के चरण एक निश्चित श्रेणी के आधार पर एक्सेल परिभाषित तालिका नीचे दी गई है। अपना डेटासेट और Ctrl T दबाएं।

• फिर, एक पॉप-अप तालिका बनाएं बॉक्स दिखाई देते हैं, आपके डेटासेट की श्रेणी को मानों के रूप में दिखाते हुए । चेक बॉक्स मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं चिह्नित रखें।
• बाद में, ठीक क्लिक करें।

यह आपके डेटासेट के आधार पर ड्रॉप-डाउन बटन हेडर के साथ एक तालिका स्वतः जनरेट करेगा ।

• फिर, जैसे हम आपको पहले दिखाया गया था, मार्क्स कॉलम के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें क्योंकि हम मार्क्स के आधार पर डेटा निकालना चाहते हैं।
• बाद में, ड्रॉप-डाउन सूची से <का चयन करें। 1>संख्या फ़िल्टर -> के बीच… (फिर, जैसा कि हम 80 से 100 के बीच डेटा निकाल रहे हैं, हम बीच विकल्प का चयन करते हैं। आप अपने मानदंड के अनुसार सूची से किसी अन्य विकल्प का चयन कर सकते हैं) .

• अब, पॉप-अप कस्टम ऑटोफ़िल्टर बॉक्स से 80 का चयन करें ड्रॉप-डाउन सूची जो केवल ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करके दिखाई देगी इससे बड़ा या इसके बराबर लेबल है, और 100<का चयन करें 2> लेबल बॉक्स में कम है के बराबर या बराबर।
• अंत में, ठीक क्लिक करें।

अंत में, आपको मिलेगा एक एक्सेल परिभाषित तालिका जिसमें केवल उन छात्रों का विवरण होता है जिन्होंने 80 से 100 तक अंक प्राप्त किए ।

और पढ़ें: डेटा कैसे निकालें एक्सेल में एकाधिक मानदंडों के आधार पर तालिका से

ध्यान रखें

• मान की खोज करने के लिए डेटा तालिका सरणी की सीमा निश्चित है , सरणी तालिका की सेल संदर्भ संख्या के सामने डॉलर ($) चिह्न लगाना न भूलें।
• सरणी मानों के साथ कार्य करते समय, <दबाना न भूलें 1>परिणाम निकालते समय अपने कीबोर्ड पर Ctrl + Shift + Enter । केवल Enter दबाने पर ही काम होगा जब आप Microsoft 365 का उपयोग कर रहे हों।
• Ctrl + Shift + Enter दबाने के बाद, आप देखेंगे कि फ़ॉर्मूला बार ने फ़ॉर्मूला को घुंघराले ब्रेसिज़ { में संलग्न किया, इसे एक सरणी सूत्र के रूप में घोषित किया। उन कोष्ठकों {} को स्वयं टाइप न करें, एक्सेल स्वचालित रूप से आपके लिए यह करता है।

निष्कर्ष

इस लेख में, हम विभिन्न मानदंडों के आधार पर एक्सेल से डेटा निकालना सीख लिया है। मुझे उम्मीद है कि यह लेख आपके लिए बहुत फायदेमंद रहा होगा। यदि आपके पास विषय के संबंध में कोई प्रश्न पूछने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

• तीसरा, अपने कीबोर्ड पर Ctrl + Shift + Enter दबाएं।

<15

फिर, आपको परिणाम सेल में आपकी स्थिति से मेल खाने वाला पहला निकाला गया डेटा मिलेगा। उदा. जॉनी जिसकी आईडी 3 को जीव विज्ञान में 80 अंक मिला और उसका रिकॉर्ड आगे के डेटासेट में संग्रहीत है अन्य, इसलिए हमें परिणाम सेल में जॉनी की आईडी 3 मिली।

• अब, विवरण प्राप्त करने के लिए फिल हैंडल द्वारा कॉलम और पंक्तियों के चारों ओर खींचें केवल वे छात्र जिन्होंने 80 से 100 तक अंक प्राप्त किए ।

फॉर्मूला ब्रेकडाउन

• इंडेक्स($B$5:$E$14,,$I$6)
  • आउटपुट: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18
  • स्पष्टीकरण: इंडेक्स फ़ंक्शन आमतौर पर किसी दिए गए सेल रेंज से एक मान या संपूर्ण कॉलम या पंक्ति देता है। 3 को सेल $I$6 में संग्रहीत किया जाता है, इसलिए यह पूरी रेंज से संपूर्ण कॉलम संख्या 3 ( मार्क्स कॉलम) लौटाता है आउटपुट के रूप में डेटासेट ( $B$5:$E$14 ) का।

• INDEX($B$5:$E) $14,,$I$6)<=$I$5 -> हो जाता है,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • आउटपुट: {TRUE ;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE
  • स्पष्टीकरण: हमने 100 में संग्रहीत किया सेल $I$5 . चूंकि सभी मान 100 ($I$5) से कम हैं, इसलिए यह TRUE से भरा एक कॉलम लौटाता है।

इसी तरह,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> बन जाता है,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • आउटपुट: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE
  • स्पष्टीकरण: हमने 80 को सेल $I$4 । इसलिए यह TRUE लौटाता है जब कॉलम से मान बराबर या 80 से अधिक होता है; अन्यथा, यह FALSE लौटाता है। $I$4) -> हो जाता है,
    • {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}*{FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE; FALSE;FALSE
    • आउटपुट: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0
    • स्पष्टीकरण: बूलियन मानों के संख्यात्मक समतुल्य होते हैं, TRUE = 1 और FALSE = 0 (शून्य) । सूत्र में अंकगणितीय संक्रिया करते समय वे रूपांतरित हो जाते हैं।
  • ROW($B$5:$E$14)
    • आउटपुट: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14
    • व्याख्या: आरओडब्ल्यू फ़ंक्शन सेल की पंक्ति संख्या की गणना करता हैसंदर्भ। -> बन जाता है,
      • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
      • आउटपुट: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
      • स्पष्टीकरण: MATCH फ़ंक्शन किसी सरणी या सेल संदर्भ में किसी आइटम की सापेक्ष स्थिति लौटाता है जो किसी विशिष्ट क्रम में निर्दिष्ट मान से मेल खाता है .
    • IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW( $B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)),””) -> बन जाता है,
      • IF( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
      • आउटपुट: {""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""
      • स्पष्टीकरण: IF फ़ंक्शन एक मान लौटाता है यदि तार्किक परीक्षण TRUE है और दूसरा मान यदि तार्किक है परीक्षण गलत है। )=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)),,""), ROWS(G11:$G$11)) -> ; बन जाता है,
        • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""},ROWS(G11:$G$11)) -> हो जाता है,
        • छोटा({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""},1)
        • आउटपुट: 3
        • व्याख्या: छोटा फ़ंक्शन k-th सबसे छोटा मान लौटाता है संख्याओं के समूह से। इसमें 3 सबसे छोटा हैसमूह। I$6)=$I$4), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)),,""), ROWS(G11:$G$11)), कॉलम ( $A$1:A1)) -> बन जाता है,
          • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
          • आउटपुट: {3; "जॉनी", 80, "बायोलॉजी"
          • व्याख्या: INDEX फ़ंक्शन सेल श्रेणी से एक मान लौटाता है( $B$5 :$E$14 ), एक पंक्ति और स्तंभ संख्या के आधार पर मान द्वारा निर्दिष्ट।

        और पढ़ें: कैसे करें एक्सेल में सेल से डेटा निकालें (5 विधियाँ)

        2। एकाधिक शर्तों के आधार पर एक्सेल से डेटा निकालने के लिए ऐरे फॉर्मूला को लागू करना

        उपर्युक्त अनुभाग में, हमने किसी दिए गए श्रेणी के आधार पर डेटा निकाला। लेकिन इस खंड में, हम आपको दिखाएंगे कि कई स्थितियों के आधार पर डेटा कैसे निकाला जाता है।

        पहले के समान डेटासेट को देखें, लेकिन यहां एक शर्त के रूप में मानों की एक सीमा (मार्क 80 से 100) को संग्रहीत करने के बजाय, हमने रसायन विज्ञान और जीव विज्ञान दोनों विभागों से छात्रों के विवरण प्राप्त करने जैसी कई स्थितियों को संग्रहीत किया।

        

        <का उपयोग करके कई स्थितियों के आधार पर डेटा निकालने के चरण 1>सरणी सूत्र नीचे दिया गया है।

        चरण:

        • सबसे पहले, बाद में उन पर काम करने के लिए शर्तों को अन्य सेल में संग्रहित करें। इसका मतलब है कि चूंकि हम रसायन विज्ञान और जीवविज्ञान विभागों से छात्रों का विवरण निकाल रहे हैं, इसलिए हमने रसायन विज्ञान और जीवविज्ञान को सेल H5 और H6 क्रमशः।
        • दूसरे सेल में, जहां आप परिणाम चाहते हैं (हम अपना परिणाम सेल G11 में चाहते थे) ), निम्न सूत्र लिखें,
        =INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)), COLUMNS($B$5:B5))

• तीसरा, Ctrl + Shift + Enter दबाएं आपके कीबोर्ड पर।

बाद में, आपको परिणाम सेल में आपकी स्थितियों से मेल खाने वाला पहला निकाला गया डेटा मिलेगा। उदा. जॉनी जिसकी आईडी 3 जीवविज्ञान विभाग से है और उसका रिकॉर्ड दूसरों के आगे डेटासेट में संग्रहीत है, इसलिए हमें <1 मिला परिणाम सेल में जॉनी की आईडी 3 ।

• अब, केवल उन छात्रों का विवरण प्राप्त करने के लिए फिल हैंडल द्वारा कॉलम और पंक्तियों के चारों ओर खींचें, जो से हैं रसायन विज्ञान और जीवविज्ञान का विभाग ।

फॉर्मूला ब्रेकडाउन

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> बन जाता है,
  • COUNTIF({"रसायन विज्ञान";"जीवविज्ञान"},{"गणित";"भौतिकी";"जीवविज्ञान";"रसायन विज्ञान";"भौतिकी";"भौतिकी";"गणित ";"रसायन विज्ञान";"गणित";"जीवविज्ञान"
  • आउटपुट: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • स्पष्टीकरण: COUNTIF फ़ंक्शन $H$5:$H$6 श्रेणी में सेल की पहचान करने की अनुमति देता है जो के बराबर है $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E) $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> बन जाता है,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -> बन जाता है,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • आउटपुट: {""; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; "";10
  • व्याख्या: IF फ़ंक्शन में तीन तर्क हैं, पहला एक तार्किक अभिव्यक्ति होना चाहिए। यदि अभिव्यक्ति TRUE का मूल्यांकन करती है तो एक चीज़ होती है (तर्क 2) और यदि FALSE दूसरी चीज़ होती है (तर्क 3)। तार्किक अभिव्यक्ति की गणना चरण 1 में की गई थी, TRUE बराबर 1 और FALSE बराबर 0 (शून्य) । पंक्ति संख्या 3, 4, 8 और 10 TRUE (1) का मूल्यांकन करें।

<12 छोटा(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14) ), ""), ROWS(G11:$G$11)) -> हो जाता है,
• SMALL({""; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; "";10},ROWS(G11:$G$11)) -> हो जाता है,
• छोटा({""; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; "";10},1)
• आउटपुट: 3
• स्पष्टीकरण: छोटा फ़ंक्शन k-th सबसे छोटा मान लौटाता है संख्याओं के समूह से। 3 इस समूह में सबसे छोटा है।

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF) ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11 :$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> बन जाता है,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> बन जाता है,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • आउटपुट: {3; "जॉनी", 80, "जीवविज्ञान"
  • स्पष्टीकरण: INDEX फ़ंक्शन सेल श्रेणी( $B$5:$E$14 ) से मान लौटाता है, जो पंक्ति और स्तंभ संख्या के आधार पर मान द्वारा निर्दिष्ट किया जाता है।

और पढ़ें: एकल मानदंड के आधार पर एक्सेल में एकाधिक मान लौटाएं (3 विकल्प)

3. रेंज क्राइटेरिया के आधार पर एक्सेल से डेटा निकालने के लिए फ़िल्टर कमांड टूल का उपयोग करना

एक्सेल में फ़िल्टर कमांड टूल अलग-अलग डेटा के आधार पर विशिष्ट डेटा निकालने के लिए सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला और प्रभावी टूल है। मानदंड।

निम्न डेटासेट देखें। पहले, हमने इसे अपने उदाहरण के रूप में उन छात्रों के विवरण निकालने के लिए उपयोग किया, जिन्होंने ऐरे फॉर्मूले को लागू करके 80 से 100 तक अंक प्राप्त किए। लेकिन इस खंड में, हम सीखेंगे कि Excel के फ़िल्टर टूल का उपयोग करके इसे कैसे करना है।

एक निश्चित सीमा के आधार पर डेटा निकालने के चरण एक्सेल का फ़िल्टर नीचे दिया गया है।

स्टेप्स:

• सबसे पहले, डेटासेट का केवल हेडर चुनें।
• दूसरा, डेटा -> फ़िल्टर ।

• तीसरा, यह डेटासेट के प्रत्येक हेडर नाम में ड्रॉप-डाउन बटन डालेगा।

• फिर, जैसा कि हम मार्क्स के आधार पर डेटा निकालना चाहते हैं, इसलिए मार्क्स के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें कॉलम।
• अगला, ड्रॉप-डाउन सूची से, संख्या फ़िल्टर -> के बीच… (फिर से, जैसा कि हम डेटा 80 से 100 के बीच निकाल रहे हैं, इसलिए हम विकल्प का चयन करते हैं बीच में . आप अपने मानदंड के अनुसार सूची में से किसी भी अन्य विकल्प का चयन कर सकते हैं।> बॉक्स में, ड्रॉप-डाउन सूची से 80 चुनें, जो ड्रॉप-डाउन बटन पर इससे बड़ा या लेबल के बराबर, और लेबल बॉक्स में 100 का चयन करें इससे कम या इसके बराबर है ।
• बाद में, ठीक पर क्लिक करें।

अंत में, आपको केवल उन छात्रों के लिए सभी विवरण मिलेंगे, जिन्होंने 80 से 100 तक अंक प्राप्त किए हैं ।

और पढ़ें: छवि से एक्सेल में डेटा कैसे निकालें (त्वरित चरणों के साथ)

समान रीडिंग <2

• दूसरी एक्सेल फाइल से एक्सेल में डेटा इम्पोर्ट कैसे करें (2 तरीके)
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4. श्रेणी मानदंड के आधार पर एक्सेल से डेटा निकालने के लिए उन्नत फ़िल्टर का उपयोग

यदि आप फ़िल्टर अनुभाग में दिखाए गए बहुत सारे चरणों से नहीं गुजरना चाहते हैं, तो आप उन्नत फ़िल्टर<का उपयोग कर सकते हैं दी गई श्रेणी के आधार पर डेटा निकालने के लिए एक्सेल में 2> विकल्प।

एक्सेल में उन्नत फ़िल्टर विकल्प का उपयोग करने के लिए, आपको परिभाषित करना होगा